MANUAL DE PROCESOS MAYO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 1 de 402

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1 MANUAL DE PROCESOS MAYO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página de 402

2 TABLA DE CONTENIDOS Página ANTECEDENTES LISTA MAESTRA DE PROCESOS 6 MAPA DE LOS PROCESOS PROCESOS GOBERNANTES PROCESOS PRODUCTIVOS PROCESOS DE APOYO INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS FLUJOGRAMAS ICOMs DE LOS PROCESOS PROCESOS GOBERNANTES PROCESOS PRODUCTIVOS. 82 PROCESOS DE APOYO SUBSECRETARÍAS REGIONALES CONFORMACION 246 FLUJOGRAMAS ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Austro) 248 FLUJOGRAMAS ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Litoral) 3 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 2 de 402

3 . ANTECEDENTES.- Este documento responde al pedido de la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación, que con Memorando No. SENPLADES-SSE de fecha 29 de abril del 2008, solicita que: Se incorpore en el documento los procesos de las Subsecretarías Regionales. Una validación con los responsables o delegados de las distintas Subsecretarías. Se consideren las observaciones de la Subsecretaría de Gestión Corporativa y se realicen los ajustes pertinentes. Para este efecto, se realizaron visitas a las Regionales del Litoral y del Austro a fin de verificar sus procesos y contrastarlos frente a los procesos Institucionales definidos previamente; por otro lado, se mantuvieron reuniones con varios funcionarios de las distintas áreas, y se incorporaron las observaciones y lineamientos de la Subsecretaría de Gestión Corporativa. Es importante remarcar que a mayo 2008 se detectaron varios cambios a los procesos y lista maestra definidos en febrero 2008 (se cambió el 80% del documento); esto se debe a que SENPLADES es una Institución en constante cambio, en continuo cuestionamiento de sus competencias; y, consecuentemente sus procesos tienen que adaptarse a esa dinámica. Los cambios más importantes fueron: En la Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de Procesos, faltando a mayo/2008- la definición de las actividades de cada uno de los nuevos Procesos identificados. En la Dirección de Recursos Tecnológicos, de la Subsecretaría de Información e Investigación, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 3 de 402

4 Procesos alineado a la normativa ITIL, faltando a mayo/2008- la definición de las actividades de cada uno de los nuevos Procesos identificados. En la Subsecretaría de Inversión Pública, se incorporaron 3 nuevos procesos; cuyos flujogramas se incorporan a finales de junio/2008. En la Dirección de Recurso Humanos de la Subsecretaría de Gestión Corporativa, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de Procesos, alineado a la normativa de SENRES. En la Unidad de Asesoría de Comunicación, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de Procesos, sobre la base de nuevas definiciones. El MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, es un documento vivo que necesita ser administrado permanentemente; y sobre su base, desarrollar e implantar proyectos de optimización y automatización de procesos, lo que facilitará el logro de altos estándares de Calidad y Productividad. Tal como se manifestó en el MANUAL DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, se sugiere la incorporación de la División de Calidad y Productividad, que reportando a la Subsecretaría General, sea responsable de: o Implantar la administración de los procesos institucionales como la técnica gerencial que permita sistemáticamente cuantificar los respectivos desempeños, a fin de establecer planes de innovación y mejora. Esto unido a la incorporación de tecnología habilitante- logrará reducir sustancialmente los tiempos de respuesta frente al Cliente Externo / Interno. o Propender a que SENPLADES, incorpore a su diaria operatividad el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 900:2000. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 4 de 402

5 o Implementar el MEJORAMIENTO CONTINUO como una técnica para generar mejores desempeños de los Procesos y que la SENPLADES se convierta en un referente de excelencia Institucional. o Generar y ejecutar Proyectos que permitan lograr altos índices de automatización de los Procesos Institucionales. o Sobre la base del nuevo Mapa de Procesos de SENPLADES, generar indicadores y estándares a fin de incorporarlos al Balanced Scorecard. o Considerando los procesos que se ejecutan en casa matriz y en las regionales; generar un Plan de Estandarización de Procesos, sobre la base del análisis de los mejores desempeños, alineados a políticas de descentralización y/o desconcentración. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 5 de 402

6 2. LISTA MAESTRA DE PROCESOS GOBERNANTES LISTA MAESTRA DE PROCESOS Macro Proceso Proceso Sub. Proceso Sub. Proceso Nivel Sub. Proceso Nivel 2 CODIGO Gestión de la Planificación Institucional PGGPI Gestión del Desempeño Organizacional y Mejora Continua Seguimiento al Cumplimiento de Recomendaciones de Auditoría Seguimiento al Cumplimiento de Resoluciones y Disposiciones Gestión de Calidad y Productividad de los Procesos PGGDO-0 PGGDO-02 PGGDO-03 G o b e r n a n t e s Gestión de Comunicación Gestión de la Participación Ciudadana Comunicación Externa Comunicación Interna Gestión de Medios Gestión de Relaciones Públicas Gestión de la Imagen Corporativa Proactiva Reactiva PGGIIC0-. PGGIIC0-.2 PGGIIC0-2 PGGIIC0-3 PGGIIC02 PGGPC Coordinación de Convenios Internacionales Definición de Políticas de Cooperación Internacional Apoyo a Definición de Estrategias de los Organismos de Cooperación Internacional Gestión de Cooperación Internacional para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Planificación PGCCI0 PGCCI02 PGCCI03 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 6 de 402

7 PRODUCTIVOS LISTA MAESTRA DE PROCESOS Gestión de la Reforma Democrática del Estado Implementación del Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva Implementación del Nuevo Modelo de Gestión desconcentrada y descentralizada del Estado PPGRDE0 PPGRDE02 Gestión de la Innovación del Sector Público Formación & Desarrollo del Sector Público (Escuela de Gobierno) Generación de Planes de Acción para la Innovación del Sector Público PPGISP0 PPGISP02 Gestión de la Información e Investigación Gestión del Sistema Nacional de Información Coordinación de la Investigación para la Ciencia & Tecnología PPGII0 PPGII02 P r o d u c t i v o s Planificación Institucional & Presupuesto Gestión de la Planificación y de las Políticas Públicas Formulación y Acompañamiento de Políticas Públicas Diseño de Pautas Metodológicas para Capacitación en Planificación & Formulación de Políticas Públicas Análisis & Priorización de Proyectos de Inversión Pública Reprogramación Presupuestaria de Proyectos de Inversión Elaboración del Plan Anual de Inversiones Públicas Gestión de la Inversión Pública Gestión de Preinversión de Proyectos* Administración del Inventario Nacional de Proyectos* Asistencia Técnica Sistematización de PPI s y POA s Formulación de Lineamientos Presupuestarios PPGPL0- PPGPL0-2 PPGPL02 PPGPL03 PPIP0 PPIP02 PPIP03 PPIP04 PPIP05 PPIP06 Gestión del Seguimiento y Evaluación Seguimiento a Estrategias y Acciones Públicas Evaluación de Resultados e Impacto de las Acciones del Sector Público Seguimiento a POA s Seguimiento a Proyectos de Inversión Seguimiento a Políticas Seguimiento a Metas/Objetivos PPGSYE0- PPGSYE0-2 PPGSYE0-3 PPGSYE0-4 PPGSYE02 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 7 de 402

8 APOYO LISTA MAESTRA DE PROCESOS Gestión de Consultas PAJUR0 Procesos Contenciosos PAJUR02- Gestión de la Asesoría Jurídica Patrocinio Procesos Extrajudiciales PAJUR02-2 Procesos Judiciales PAJUR02-3 Planificación de Recursos Humanos PATH0- Clasificación de Puestos PATH0-2 Gestión Técnica de Recursos Humanos Selección de Personal PATH0-3 Evaluación de Desempeño PATH0-4 Capacitación y Desarrollo del Personal PATH0-5 Ingreso al Servicio Civil PATH02- Vacaciones PATH02-2. Licencias con Remuneración Enfermedad Maternidad PATH PATH Gestión del Talento Humano Calamidad doméstica PATH Administración de Recursos Humanos Licencias sin Remuneración Asuntos Particulares Servicio militar obligatorio PATH02-3. PATH Comisiones de Servicios PATH02-4 Traslados PATH02-5 Régimen Disciplinario PATH02-6 Sumario Administrativo PATH02-7 Cesación de Funciones PATH02-8 Bienestar Social Asistencia Médica Anticipos de remuneraciones PATH03- PATH03-2 Planificación Presupuestaria PAGCF0 A p o y o Gestión Contable / Financiera Ejecución Presupuestaria Evaluación & Control de Presupuesto Service Desk Gestión de Incidentes PAGCF02 PAGCF03 PATIC0-. PATIC0-.2 Gestión de Soporte de Servicios de T.I. Gestión de Problemas Gestión de Cambios PATIC0-.3 PATIC0-.4 Gestión de TI & C Administración de Recursos Tecnológicos Gestión de la Configuración Gestión de la Versión Administración de la Capacidad PATIC0-.5 PATIC0-.6 PATIC0-2. Entrega de Servicios de T.I. Administración de la Disponibilidad Administración de la Continuidad del Servicio PATIC0-2.2 PATIC0-2.3 Administración del Nivel de Servicio PATIC0-2.4 Gestión de Proyectos Tecnológicos Gestión de Riesgos & Seguridades Administración Financiera PATIC0-2.5 PATIC02 PATIC03 Servicios Generales Mantenimiento Edificios/Instalaciones Transporte PAADM0- PAADM0-2 Ingresos de Activos PAADM02- Activos Fijos Constatación Física PAADM02-2 Bajas PAADM02-3 Gestión Administrativa Administración de la Documentación Institucional Ingreso de Documentación Salida de Documentación Envío de Correspondencia PAADM03- PAADM03-2 PAADM03-3 Proveeduría Ingresos Egresos PAADM04- PAADM04-2 Menores a usd PAADM05- Adquisiciones B/O/S De 300 a 0000 usd De 0 00 a usd PAADM05-2 PAADM05-3 Mayores a usd PAADM05-4 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 8 de 402

9 3. MAPA DE LOS PROCESOS 3.. CADENA DE VALOR DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE MAPA DE LOS PROCESOS GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA GESTION DE COMUNICACIÓN COORDINACION DE CONVENIOS INTERNACIONALES GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA C I U D A D A N I A NIVEL PRODUCTIVO GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO GESTION DE LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO GESTION DE LA INVERSION PUBLICA GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION C I U D A D A N I A NIVEL DE APOYO GESTION DE LA ASESORIA JURIDICA GESTION DEL TALENTO HUMANO GESTION CONTABLE/ FINANCIERA GESTION T. I & C. GESTION ADMINISTRATIVA MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 9 de 402

10 3.2. PROCESOS GOBERNANTES NIVEL GOBERNANTE MAPA DE LOS PROCESOS GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL C I U D A D A N I A C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 0 de 402

11 MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA C I U D A D A N I A Seguimiento a Recomendaciones de Auditoría Seguimiento al Cumplimiento de Resoluciones y Disposiciones Gestión de Calidad y Productividad de los Procesos C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página de 402

12 MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE GESTION DE COMUNICACIÓN C I U D A D A N I A Gestión de Comunicación Externa (Gestión de Medios; Gestión de Relaciones Públicas; Gestión de la Imagen Corporativa) Gestión de Comunicación Interna C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 2 de 402

13 MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE COORDINACION DE CONVENIOS INTERNACIONALES C I U D A D A N I A Definición de Políticas de Cooperación Internacional Apoyo a la Definición de Estrategias de los Organismos de Cooperación Internacional Gestión de Cooperación Internacional para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Planificación C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 3 de 402

14 MAPA DE LOS PROCESOS NIVEL GOBERNANTE GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA C I U D A D A N I A C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 4 de 402

15 3.3. PROCESOS PRODUCTIVOS MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A NIVEL PRODUCTIVO GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION Gestión del Sistema Nacional de Información Coordinación de la Investigación para la Ciencia & Tecnología C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 5 de 402

16 MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A NIVEL PRODUCTIVO GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS Planificación Institucional & Presupuesto (Sistematización de PPI s y POA s; Formulación de Lineamientos Presupuestarios) Formulación y Acompañamiento de Políticas Públicas C I U D A D A N I A Diseño de Pautas Metodológicas para Capacitación en Planificación & Formulación de Políticas Públicas MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 6 de 402

17 MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A NIVEL PRODUCTIVO GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO Implementación del Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva Implementación del Nuevo Modelo de Gestión desconcentrada y descentralizada del Estado C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 7 de 402

18 MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A NIVEL PRODUCTIVO GESTION DE LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO Formación & Desarrollo del Sector Público C I U D A D A N I A Generación de Planes de Acción para la Innovación del Sector Público MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 8 de 402

19 MAPA DE LOS PROCESOS Análisis & Priorización de Proyectos de Inversión Pública C I U D A D A N I A Reprogramación Presupuestaria de Proyectos de Inversión Elaboración del Plan Anual de Inversiones Públicas Gestión de Preinversión de Proyectos* Administración del Inventario Nacional de Proyectos* Asistencia Técnica GESTION DE LA INVERSION PUBLICA C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 9 de 402

20 MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A NIVEL PRODUCTIVO Seguimiento a Estrategias y Acciones Públicas (Seguimiento a POA s; Seguimiento a Proyectos de Inversión; Seguimiento a Políticas Públicas; Seguimiento a Objetivos/Metas del PND) Evaluación de Resultados e Impacto de las Acciones del Sector Público GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION C I U D A D A N I A MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 20 de 402

21 3.4. PROCESOS DE APOYO MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A Gestión de Consultas Patrocinio (Procesos Contenciosos; Procesos Extrajudiciales; Procesos Judiciales) C I U D A D A N I A NIVEL DE APOYO GESTION DE LA ASESORIA JURIDICA MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 2 de 402

22 MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A Gestión Técnica de Recursos Humanos (Planificación de Recursos Humanos; Clasificación de Puestos; Selección de Personal; Evaluación de Desempeño; Capacitación y Desarrollo del Personal) GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION Administración de Recursos Humanos Bienestar Social (Asistencia Médica, Anticipos de Remuneraciones) C I U D A D A N I A NIVEL DE APOYO GESTION TALENTO HUMANO MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 22 de 402

23 MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A Planificación Presupuestaria Ejecución Presupuestaria Evaluación & Control de Presupuesto C I U D A D A N I A GESTION CONTABLE/ FINANCIERA MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 23 de 402

24 MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A Administración de Recursos Tecnológicos (Gestión de Soporte de Servicios de T.I.; Entrega de Servicios de T.I.) Gestión de Proyectos Tecnológicos Gestión de Riesgos & Seguridades C I U D A D A N I A NIVEL DE APOYO GESTION T. I & C. MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 24 de 402

25 MAPA DE LOS PROCESOS C I U D A D A N I A Servicios Generales Activos Fijos Administración de Documentación Institucional Proveeduría C I U D A D A N I A NIVEL DE APOYO Adquisición de B/O/S GESTION ADMINISTRATIVA MAYO /2008 Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 25 de 402

26 3.5. INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION Gestión del Sistema Nacional de Información Coordinación de la Investigación para la Ciencia y Tecnología GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO Implementación del Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva Implementación del Nuevo Modelo de Gestión desconcentrada y descentralizada del Estado GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS PUBLICAS Planificación Institucional & Presupuesto GESTION DE LA INNOVACION DEL ESTADO Formación & Desarrollo del Sector Público Generación de Planes de Acción para la Innovación del Sector Público GESTION DE LA INVERSION PUBLICA GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION Seguimiento a Estrategias y Acciones Públicas Evaluación de Resultados e Impacto de las Acciones del Sector Público Formulación y Acompañamiento de Políticas Públicas Diseño de Pautas Metodológicas para Capacitación en Planificación & Formulación de Políticas Públicas Análisis & Priorización de Proyectos de Inversión Pública Reprogramación Presupuestaria de Proyectos de Inversión Elaboración del Plan Anual de Inversiones Públicas Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 26 de 402

27 4. FLUJOGRAMAS ICOMs DE LOS PROCESOS 4.. PROCESOS GOBERNANTES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 27 de 402

28 GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 28 de 402

29 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Establecer una plataforma coherente de planeación y seguimiento de la gestión institucional, a través de Proyectos/Planes Estratégicos que apalanquen la consecución de los objetivos propuestos por la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario General Unidad de Planificación Institucional Unidad de Planificación Institucional Unidad de Planificación Institucional.3. BASE LEGAL: Planificación Estratégica de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Toda la Institución Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 29 de 402

30 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. POAs: Planes Operativos Anuales 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Planificación Institucional define un equipo de trabajo para la ejecución del proceso. 2. El Subsecretario General convoca a todos los Subsecretarios para que participen en los talleres de Planificación Interna, mediante Memorando. 3. Los Subsecretarios asisten a los talleres; al igual que el responsable de la Unidad de Planificación Institucional. 4. Los participantes de los talleres analizan el ambiente externo de SENPLADES. Para ello se emplea el análisis de las Oportunidades y Amenazas a las que se enfrenta la Institución en la actualidad. 5. Los participantes de los talleres analizan el ambiente interno de SENPLADES. Para ello se emplea el análisis de las Fortalezas y Debilidades a las que se enfrenta la Institución en la actualidad. 6. Los participantes de los talleres revisan los Objetivos Estratégicos institucionales planteados en el Orgánico Funcional. 7. Los participantes de los talleres definen las acciones/planes/programas/proyectos que permitan alcanzar los objetivos institucionales. 8. Todos los Subsecretarios elaboran los POAs de sus respectivas Subsecretarías. 9. La Unidad de Planificación Institucional consolida todos los POAs y elabora el POA institucional. 0. El Secretario Nacional aprueba el POA institucional mediante resolución.. Los Subsecretarios difunde el POA a todos los funcionarios que integran las Subsecretarías. 2. La Unidad de Planificación Institucional realiza el seguimiento al cumplimiento del POA institucional durante todo el año. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 30 de 402

31 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE FECHA: MARZO 2008 PROCESO: PLANIFICACION INSTITUCIONAL CÓDIGO: PGGPI SUB - PROCESOS: GESTION DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL HOJA #: /. SUBSECRETARIO GENERAL UNIDAD DE PLANIFICACION INSTITUCIONAL TODAS LAS SUBSECRETARÍAS SECRETARIO NACIONAL Inicio 0 Define Equipo de Trabajo Aprueba POAs 3 3 Convoca a Talleres de Planificación Interna 20 4 Asiste a Talleres de Planificación Interna Asisten a Talleres de Planificación Interna Asisten a Talleres de Planificación Interna Analizan Ambiente Externo Analizan Ambiente Externo Analizan Ambiente Interno Analizan Ambiente Interno Revisan Objetivos Estretégicos Revisan Objetivos Estretégicos Definen Acciones Definen Acciones Elaboran POAs 2 2 Consolida POA Institucional Difunden POA 3 3 Realiza Seguimiento a POA Fin DOCUMENTOS: - : Memorando - 2: POAs - 2: POA Institucional (consolidado) - 4: Resolución ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional de Planificación; Presidente de larepública ENTRADAS:Plan Nacional de Desarrollo; Lineamientos del Secretario Nacional; Lineamientos de la Presidencia; Objetivos Institucionales; POA del año anterior. SALIDAS: Plan Operativo Anual de SENPLADES. CLIENTE: SENPLADES. CONTROLES: Políticas y Normativas de SEPLADES; Plan Estratégico de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 3 de 402

32 GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 32 de 402

33 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el cumplimiento oportuno de las recomendaciones emitidas durante auditorías realizadas por la Contraloría General del Estado..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Secretario General. Unidad Técnica de la Subsecretaría General. Unidad Técnica de la Subsecretaría General. Unidad Técnica de la Subsecretaría General..3. BASE LEGAL: LOSCCA.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Secretario Nacional de Planificación Subsecretario General de SENPLADES Unidad Técnica de la Subsecretaría General de SENPLADES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 33 de 402

34 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Contraloría General del Estado, luego de realizar la auditoría respectiva, emite las recomendaciones del caso a SENPLADES, mediante Oficio. 2. La Unidad de Archivo de SENPLADES ejecuta el proceso Ingreso de Documentación. 3. El Subsecretario General recibe las recomendaciones de Contraloría. 4. El Subsecretario General asigna a la Unidad Técnica como responsable de asegurar el cumplimiento a las recomendaciones de Contraloría. 5. La Unidad Técnica de la Subsecretaría General asigna a un responsable puede ser Funcionario o alguna Unidad de SEPLADES para la ejecución de las recomendaciones de Contraloría. Se debe fijar las acciones que se deben seguir, así como los plazos de ejecución (Cronograma de Trabajo). 6. La Unidad Técnica de la Subsecretaría General realiza el seguimiento al cumplimiento de la ejecución de las recomendaciones realizadas por Contraloría. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 34 de 402

35 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE FECHA: MARZO 2008 PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA CÓDIGO: PGGDO-0 SUB - PROCESOS: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIA HOJA #: /. CONTRALORIA UNIDAD DE ARCHIVO SECRETARÍA GENERAL UNIDAD RESPONSABLE Inicio Emite Recomendaciones Ingreso de Documentación Recibe Recomendaciones Asigna Responsable Asigna Responsable de Ejecución de Recomendaciones Realiza Seguimiento a Ejecución de Recomendaciones Fin DOCUMENTOS: - : Oficio con recomendaciones ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Contraloría General del Estado. ENTRADAS: Recomendaciones de auditoría. SALIDAS: Recomendaciones aplicadas. CLIENTE: SENPLADES; Contraloría GEneral del Estado. CONTROLES: Contraloría General del Estado. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 35 de 402

36 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIONES Y DISPOSICIONES. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el cumplimiento de Resoluciones y Disposiciones emitidas por el Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario General. Unidad Técnica de la Subsecretaría General. Unidad Técnica de la Subsecretaría General. Unidad Técnica de la Subsecretaría General..3. BASE LEGAL: Normativa Interna.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Secretario Nacional de Planificación Subsecretario General de SENPLADES Unidad Técnica de la Subsecretaría General de SENPLADES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 36 de 402

37 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Secretario Nacional de SENPLADES emite Resoluciones y Disposiciones, mediante Memorando dirigido al Subsecretario General. 2. El Subsecretario General de SEPLADES recibe el Memorando. 3. La Asistente del Subsecretario General de SEPLADES actualiza el archivo de Resoluciones y Disposiciones (Hoja electrónica Excel). Se debe detallar el Número de Resolución, la Fecha de Sesión, el Contenido, la(s) Unidad(es) Administrativa(s) que deben cumplir con la Resolución, y Observaciones. Y en el caso de las Disposiciones, se debe indicar: el Número de Disposición, la Fecha, el Contenido, la(s) Unidad(es) Administrativa(s) que deben cumplir con la Disposición, y Observaciones. 4. El Subsecretario General difunde las Resoluciones y/o Disposiciones, mediante Memorando dirigido a todas las Subsecretarías; adjuntando una copia del Memorando emitido por el Secretario Nacional. 5. Todas las Subsecretarías de SEPLADES reciben el Memorando con las Resoluciones y/o Disposiciones. 6. Las Subsecretarías elaboran un informe de cumplimiento de las Resoluciones y/o Disposiciones. Esta actividad se realiza de manera mensual. 7. Las Subsecretarías remiten el informe de cumplimiento de las Resoluciones y/o Disposiciones, mediante correo electrónico. 8. El Subsecretario General recopila los informes de cumplimiento remitidos por las Subsecretarías. 9. El Subsecretario General elabora el Informe Final de Cumplimiento de las Resoluciones/Disposiciones. 0. El Subsecretario General remite el Informe Final de Cumplimiento de las Resoluciones/Disposiciones al Secretario Nacional, mediante Memorando.. El Secretario Nacional recibe el Informe Final de Cumplimiento de las Resoluciones/Disposiciones Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 37 de 402

38 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE FECHA: MARZO 2008 PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA CÓDIGO: PGGDO-02 SUB - PROCESOS: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIONES Y DISPOSICIONES HOJA #: /. SECRETARÍA NACIONAL SUBSECRETARÍA GENERAL TODAS LAS SUBSECRETARIAS Inicio 0 Emite Resoluciones / Disposiciones Reciben Memorando. Recibe Memorando Elaboran Informe de Cumplimiento Actualiza Archivo 2 Difunde Resoluciones / Disposiciones. Remiten Informe de Cumplimiento Recopila Informes de Cumplimiento Elabora Informe Final 3 Remite Informe Final 3 3 Recibe Informe Final Fin DOCUMENTOS: - : Memorando con Resoluciones/Disposiciones. -.: Copia del Memorando - 2: Informes de Cumplimiento de Resoluciones/Disposiciones - 3: Informe Final de Cumplimiento ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo. ENTRADAS: Disposiciones y Resoluciones (Memorandos) SALIDAS: Informe de cumpliimiento de Resoluciones y Disposiciones. CLIENTE: Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo. CONTROLES: Políticas y Normativa Interna de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 38 de 402

39 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE LOS PROCESOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Establecer acciones sistemáticas para controlar, mejorar e innovar los procesos de SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Subsecretario General DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario General Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Secretario Nacional de Planificación Subsecretario General de SENPLADES Todas las Subsecretarías de SENPLADES Subsecretarías Regionales de SENPLADES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 39 de 402

40 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Calidad y Productividad, en base al Manual de Procesos, realiza una priorización de los procesos, en coordinación con las Subsecretarías y el Subsecretario General. Esta actividad permite establecer los procesos críticos de la Institución. 2. La Unidad de Calidad y Productividad analiza los procesos críticos. Para el análisis de procesos se pueden emplear varias técnicas, tales como: 5WH; Diagramas de Pareto; Diagramas Causa-Efecto, entre otras. 3. La Unidad de Calidad y Productividad determina estándares de calidad para los procesos analizados, en coordinación con las Subsecretarías. Los estándares de calidad, se puede fijar por datos históricos, o con procesos de benchmarking. 4. La Unidad de Calidad y Productividad identifica alternativas de mejora que aseguren el cumplimiento de los estándares para los procesos críticos. 5. La Unidad de Calidad y Productividad, en coordinación con las Subsecretarías, elabora un plan de trabajo para la implementación de las mejoras identificadas. El plan de trabajo debe incluir: responsables de ejecución, tiempos de ejecución y mecanismos de ejecución. 6. La Unidad de Calidad y Productividad remite el plan de trabajo al Subsecretario General. 7. El Subsecretario General revisa y aprueba el plan de trabajo. 8. La Unidad de Calidad y Productividad implementa las alternativas de mejora de los procesos críticos, en coordinación con las Subsecretarías. 9. La Unidad de Calidad y Productividad actualiza el Manual de Procesos. 0. La Unidad de Calidad y Productividad evalúa el resultado de las acciones implementadas. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 40 de 402

41 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE FECHA: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA CÓDIGO: PGGDO-03 SUB - PROCESOS: GESTION DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE LOS PROCESOS HOJA #: /. UNIDAD DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD TODAS LAS SUBSECRETARÍAS SUBSECRETRÍA GENERAL Inicio 30 Prioriza Procesos Prioriza Procesos Prioriza Procesos Analiza Procesos Críticos Establece Estándares de Calidad Establece Estándares de Calidad Identifica Alternativas de Mejora Elabora Plan de Trabajo Elabora Plan de Trabajo Aprueba Plan de Trabajo 20 Implementa Alternativas de Mejora Implementa Alternativas de Mejora Actualiza Manual de Procesos 2 Evalúa Acciones Implementadas 30 DOCUMENTOS: - : Plan de Trabajo - 2: Manual de Procesos actualizado ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES. ENTRADAS: Manual de Procesos; Necesidad de mejorar la calidad y productividad de la Institución. SALIDAS: Manual ELABORADO de Procesos POR actualizado; Plan de Mejoramiento e Innovación de Procesos; Reportes REVISADO de Desempeño. POR CLIENTE: SENPLADES. CONTROLES: Políticas y Normativa Interna de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 4 de 402

42 GESTION DE COMUNICACION Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 42 de 402

43 PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite, publicar información..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Unidad de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 43 de 402

44 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Directora de Comunicación Social, o sino el Secretario Nacional o cualquier Subsecretario, identifica la necesidad de generar una comunicación externa. 2. La Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo. 3. La Unidad de Comunicación Social recopila información relacionada con el comunicado que se desea generar. 4. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información recopilada por la Unidad de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso Gestión de las Relaciones Públicas. 5. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la propuesta, junto con el Secretario Nacional y los Subsecretarios que ameriten ser considerados. 6. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego de haber sido validada por el Secretario Nacional. 7. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES. 8. La Unidad de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto. 9. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 44 de 402

45 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC0-. SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA HOJA #: / (Gestión de Medios - Proactiva) SUBSECRETARÍA SOLICITANTE SECRETARÍA NACIONAL DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL MEDIOS DE COMUNICACIÓN U OTROS PUBLICOS Inicio Inicio Inicio Indentifica Necesidad de Comunicación Externa Indentifica Necesidad de Comunicación Externa Indentifica Necesidad de Comunicación Externa Brinda Asesoramiento Recopila información dentro de SENPLADES Genera Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Ejecuta Propuesta Reciben Información Realiza Seguimiento a Medios Ofrece Retroalimentación Fin DOCUMENTOS: : Boletines de Prensa ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 45 de 402

46 PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite, publicar información..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Unidad de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 46 de 402

47 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Comité de Crisis: Comité conformado por el Secretario Nacional, los Subsecretarios, la Directora de la Unidad de Comunicación Social, y el Asesor de Comunicación. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Monitoreo, perteneciente a la Unidad de Comunicación Social, es la responsable de generar alertas relacionadas a comunicados generados por los medios, que afecten a SENPLADES. No obstante, ya sea el Secretario Nacional, los diferentes Subsecretarios, el Director de la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, también pueden generan dicho tipo de alertas. 2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES analiza si se requiere la conformación del Comité de Crisis. 3. En caso de que sí se requiera del Comité de Crisis, se convoca al Comité. 4. El Comité de Crisis define la estrategia de Comunicación a ser utilizada; y se prosigue con la actividad En caso de que no se requiera conformar el Comité de Crisis, la Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo. 6. La Unidad de Comunicación Social recopila información relacionada con el comunicado generado. 7. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información recopilada por la Unidad de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso Gestión de las Relaciones Públicas. 8. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la propuesta, junto con el Secretario Nacional y los Subsecretarios que ameriten ser considerados. 9. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego de haber sido validada por el Secretario Nacional. 0. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 47 de 402

48 . La Unidad de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto. 2. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 48 de 402

49 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC0-.2 SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA HOJA #: / (Gestión de Medios - Reactiva) SECRETARÍA DIRECCION DE UNIDAD DE UNIDAD DE COMITÉ DE MEDIOS DE OTROS SUBSECRETARÍAS NACIONAL COMUNICACIÓN SOCIAL COMUNICACIÓN SOCIAL MONITOREO CRISIS COMUNICACIÓN PUBLICOS Inicio Inicio Inicio Inicio 40 Generan Alertas Genera Alertas Genera Alertas Genera Alertas Define Estrategia Se requiere C.C.? Sí No Brinda Asesoramiento 50 Recopila Información Genera Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Ejecuta Propuesta Reciben Información Reciben Información Realiza Seguimiento a Medios Ofrece Retroalimentación Fin DOCUMENTOS: : Boletines de Prensa ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 49 de 402

50 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LAS RELACIONES PÚBLICAS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Fortalecer los vínculos con los distintos públicos relacionados con SENPLADES, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de la Unidad de Comunicación Social Unidad de Comunicación Social Director de la Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 50 de 402

51 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Directivos de SENPLADES: Secretario Nacional, Subsecretario General. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Este proceso puede provenir del proceso de Gestión (Reactiva) de Medios o del proceso de Gestión (Proactiva) de Medios. 2. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES contacta a las instituciones relacionadas con SENPLADES, previamente identificadas. 3. El Director de Comunicación Social de SENPLADES agenda reuniones entre los Directivos de las instituciones y los Directivos de SENPLADES. Se debe consultar y respetar la agenda de los Directivos de SENPLADES. 4. Los Directivos de SENPLADES asisten a las reuniones. 5. Los Directivos de SENPLADES definen acciones en común con las Instituciones relacionadas con SENPLADES. 6. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, en base a las acciones en común definidas entre SENPLADES y las Instituciones relacionadas, elabora un Plan de Relaciones Públicas. El Plan es remitido a la Dirección de Comunicación Social para su revisión. 7. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES revisa el Plan de Relaciones Públicas. 8. En caso de que el Plan de Relaciones Públicas requiera de modificaciones, la Directora de Comunicación Social solicita realizar las modificaciones necesarias. 9. La Unidad de Comunicación realiza las modificaciones solicitadas por la Directora; y remiten el Plan para su nueva revisión. 0. En caso de que el Plan de Relaciones Públicas no requiera modificaciones, la Directora de Comunicación Social lo aprueba, mediante firma.. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta el Plan de Relaciones Públicas. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 5 de 402

52 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC0-2 SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Relaciones Públicas) HOJA #: / UNIDAD DE COMUNICACION SOCIAL DIRECTIVOS DE SENPLADES DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL Inicio 0 Gestión de Medios (Reactiva) Gestión de Medios (Proactiva) 40 Revisa Plan de Relaciones Públicas Identifica Instituciones relacionadas con SENPLADES (Interinstitucionales u Otras) Sí Plan ok? No Solicita Modificaciones Contacta a las Instituciones relacionadas con SENPLADES (Interinstitucionales u Otras) Aprueba Plan de Relaciones Públicas 30 Agenda Reuniones 20 Asisten a Reuniones Definen Acciones en común Elabora Plan de Relaciones Públicas 0 30 Realiza Modificaciones Ejecuta Plan de Relaciones Públicas Fin DOCUMENTOS: : Plan de Relaciones Públicas ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Unidad de Comunicación Social de SENPLADES. ENTRADAS: Plan de Comunicación de SENPLADES; Necesidad de administrar las relaciones públicas de SENPLADES. SALIDAS: Plan de Relaciones Públicas. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones del Sector Público; Gobiernos Locales; Instituciones Privadas; Ciudadanía. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 52 de 402

53 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE IMAGEN CORPORATIVA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Apoyar al posicionamiento de SENPLADES, a través de una gestión eficiente e innovadora de su Imagen Corporativa..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Unidad de Comunicación Social Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Unidad de Comunicación Social.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 53 de 402

54 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES elabora el Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa de SENLADES. El Plan debe incluir un presupuesto referencial, tiempo establecido y cumplimiento de todos los requisitos. El Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa debe considerar las demandas internas que puedan existir. 2. El Director de Comunicación Social revisa el Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa. 3. En caso de que el Director de Comunicación Social considere que el Plan puede ser mejorado, solicita las modificaciones pertinentes. 4. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES realiza las modificaciones solicitadas y remite el Plan modificado al Director de la Unidad, para su nueva revisión. 5. En caso de que el Director de Comunicación Social considere que el Plan está correctamente elaborado, solicita, a la Subsecretaría de Gestión Corporativa, se apruebe la disponibilidad presupuestaria que permita la ejecución del Plan; y remite, mediante Memorando, el Plan de Comunicación Social al Secretario Nacional para su aprobación definitiva. 6. El Secretario Nacional aprueba la ejecución del Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa de SENPLADES. 7. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta el Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa, de acuerdo a lo planificado. 8. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES monitorea el cumplimiento del Fortalecimiento de la Imagen Corporativa de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 54 de 402

55 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC0-3 SUB - PROCESO: COMUNICACIÓN EXTERNA (Gestión de Imagen Corporativa) HOJA #: / UNIDAD DE COMUNICACION DIRECCION DE COMUNICACION SECRETARÍA NACIONAL Genera Plan de Fortalecimiento de Imagen Corporativa Inicio Imagen Corporativa: - Identidad Gráfica (Colores, Logos, Distintivos, Señalética) - Apariencia de los Funcionarios - Presentación Institucional Revisa Plan de Fortalecimiento de Imagen Corporativa Aprueba Ejecución del Plan Ok? No Sí Solicita Modificaciones Ejecuta Plan de Fortalecimiento de Imagen Corporativa Remite Plan 30 2 Da Seguimiento al Plan de Fortalecimiento de Imagen Corporativa 0 Fin 30 Realiza Modificaciones al Plan. 40 DOCUMENTOS: - : Plan de Fortalecimiento de Imagen -.: Plan de Fortalecimiento de Imagen mejorado - 2: Memorando - 3: Memorando de Aprobación ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES / Subsecretarías ENTRADAS: Necesidad de posicionamiento de la Institución / Demandas internas. SALIDAS: Plan de Imagen Institucional en ejecución. CLIENTE: SENPLADES, Ciudadanía. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 55 de 402

56 PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIÓN INTERNA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Promover una comunicación a todas las escalas (internas) que permita profundizar en el conocimiento de la Institución como entidad, así como los logros conseguidos por la Institución; generando un clima de confianza y motivación..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Unidad de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Subsecretarías de SENPLADES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 56 de 402

57 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquiera de las Subsecretarías de SENPLADES puede generar una necesidad de asesoría relacionada con temas de Comunicación. La solicitud puede ser en relación a un comunicado, evento, taller, etc. La solicitud se la envía mediante correo electrónico dirigido a la Directora de Comunicación Social de SENPLADES. 2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES recibe la solicitud. 3. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES brinda asesoramiento. 4. En caso de que se decida que es más conveniente que la comunicación sea emitida a través de la Subsecretaría solicitante, el(la) Subsecretario(a) responsable emite la comunicación. 5. En caso que se decida que la comunicación debe ser emitida a través de la Unidad de Comunicación Social, la Directora de Comunicación Social de SENPLADES emite la comunicación. 6. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES realiza el seguimiento a la comunicación generada; indistintamente de si la comunicación fue emitida por la Unidad de Comunicación Social o por la Subsecretaría responsable. 7. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES ofrece retroalimentación. Es responsabilidad de la Dirección de Comunicación Social de SENPLADES realizar una evaluación periódica (cada 6 o 2 meses) de los resultados logrados con el Modelo de Comunicación Intrainstitucional. 8. La Subsecretaría solicitante recibe la retroalimentación. Finaliza el proceso. 9. El proceso también puede iniciarse cuando la Directora de Comunicación Social de SENPLADES revisa el cronograma del Plan de Comunicación y detecta la necesidad de emitir un comunicado. Al detectar la necesidad se prosigue con la actividad 5 y se continúa el proceso hasta su finalización. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 57 de 402

58 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC02 SUB - PROCESO: COMUNICACION INTERNA HOJA #: / SUBSECRETARÍA SOLICITANTE DIRECCION DE COMUNICACIÓN Inicio Genera Necesidad de Asesoría La necesidad de Asesoría en Comunicación puede estar relacionada a: un Comunicado, Evento o Taller. Inicio Revisa Cronograma del Plan de Comunicación Recibe Solicitud Brinda Asesoramiento No Responsable de Emitir Comunicación? Sí Emite Comunicación Emite Comunicación Realiza Seguimiento a la Comunicación Ofrece Retroalimentación Recibe Retroalimentación Fin ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Unidad de Comunicación Social / Subsecretarías de SENPLADES. ENTRADAS: Plan de Comunicación interna / Solicitud de asesoría en temas de Comunicación. SALIDAS: Información rerlacionada a SENPLADES transmitida a los funcionarios. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP); Modelo de Comunicación Intrainstitucional. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 58 de 402

59 COORDINACION DE CONVENIOS INTERNACIONALES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 59 de 402

60 PROCEDIMIENTO PARA DEFINICION DE POLITICAS DE COOPERACION INTERNACIONAL. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Definir políticas de Cooperación Internacional, alineadas a los Objetivos y Políticas del Plan Nacional de Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Secretario Nacional. Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales. Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales. Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales..3. BASE LEGAL: Decreto 699 del 30 de octubre de VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Secretario Nacional de Planificación Subsecretario General de SENPLADES Subsecretaría de Inversión Pública Subsecretaría de Planificación Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación Subsecretaría de Información Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 60 de 402

61 Subsecretarías Regionales 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: CODCI: Consejo Directivo de Cooperación Internacional. AGECI: Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PND: Plan Nacional de Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Presidente de la República y/o el Secretario Nacional de Planificación emite(n) sus lineamientos relacionados a la Cooperación Internacional. 2. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES recibe los lineamientos. 3. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES analiza los lineamientos. El análisis de los lineamientos debe considerar los siguientes aspectos: Objetivos del PND, orientaciones y principios de la política de cooperación internacional, y las políticas de los Organismos de cooperación internacional. 4. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES formula políticas de Cooperación Internacional; las cuales deben estar enfocadas en beneficio de los intereses del país. 5. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES remite las políticas elaboradas, mediante Memorando dirigido al Consejo Directivo de Cooperación Internacional. 6. El CODCI recibe las políticas y las analiza. En caso de que el CODCI apruebe las políticas formuladas el Director de Cooperación Internacional de SENPLADES, en coordinación con la AGECI, difunde las políticas aprobadas. En caso de que el CODCI no apruebe las políticas, dicho organismo devuelve al Director de Cooperación Internacional de SEPLADES las políticas para que las reformule. Cualquiera sea el caso, debe existir un Acta en la cual consten las resoluciones tomadas por parte del CODCI. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 6 de 402

62 7. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES, luego de reformular las políticas, las debe remitir nuevamente al CODCI para su análisis y aprobación final. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 62 de 402

63 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI0 SUB - PROCESO: DEFINICION DE POLITICAS DE COOPERACION INTERNACIONAL HOJA #: /. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA SECRETARIA NACIONAL COORDINACION TECNICA DE RELACIONES INTERNACIONALES CODCI AGECI Inicio Inicio Otorga Lineamientos Otorga Lineamientos 3 Recibe Lineamientos Analiza Lineamientos Formula Políticas 3 30 Remite Políticas 2 2 Analiza Políticas Aprueba? No 4 Sí 20 P 4 P 0 0 Difunde Políticas Difunde Políticas Fin 20 Reformula Políticas 3 30 DOCUMENTOS: - : Políticas - 2: Memorando - 3: Políticas Reformuladas - 4: Acta ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Presidente de la República, Secretario Nacional de Planificación. ENTRADAS: Lineamientos en materia de cooperación internacional; Objetivos del PND; Propuestas de Ministerios Coordinadores y Gobiernos Seccionales. SALIDAS: Políticas de Cooperación Internacional. CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES; CODCI; AGECI; SECI; Instituciones Públicas Centrales y Locales; ONG s; Agencias de Coop. Internacional; Embajadas. CONTROLES: Decreto 699. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 63 de 402

64 PROCEDIMIENTO PARA APOYO A LA DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE LOS ORGANISMOS DE COOPERACION INTERNACIONAL. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Apoyar en la definición de estrategias de apoyo país de los diferentes organismos de cooperación internacional, a fin de lograr programas que beneficien al Ecuador en la consecución de los Objetivos del Plan Nacional de Desarrollo y de los Planes de Desarrollo Territorial..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Secretario Nacional. Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales. Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales. Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales..3. BASE LEGAL: Decreto 699 del 30 de octubre de VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales. Subsecretaría de Planificación. Subsecretaría de Inversión Pública. Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 64 de 402

65 Subsecretaría de Información. Subsecretarías Regionales. 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: CODCI: Consejo Directivo de Cooperación Internacional. AGECI: Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PND: Plan Nacional de Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. AGECI conforma un Comité Intergubernamental para realizar un diagnóstico de la situación del país, considerando los lineamientos del Presidente de la República y del Secretario Nacional, para identificar las necesidades existentes de apoyo por parte de organismos internacionales de cooperación. SENPLADES forma parte del Comité Intergubernamental. 2. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES presenta el PND en los talleres con los diferentes organismos de cooperación internacional. 3. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES consulta a los Organismos de Cooperación Internacional sus líneas de cooperación relacionadas con el PND. 4. AGECI procesa la información recopilada y la valida. 5. AGECI en base a la información procesada y validada, construye consensos junto con los organismos de cooperación internacional 6. Los Organismos de Cooperación Internacional, una vez que ha logrado consensos con las Instituciones Públicas, publican los convenios Estrategias de apoyo al país. 7. AGECI es responsable del seguimiento al cumplimiento de los convenios firmados. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 65 de 402

66 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI02 SUB - PROCESO: APOYO A DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE LOS ORGANISMOS DE HOJA #: /. COOPERACION INTERNACIONAL COORDINACION TECNICA DE RELACIONES INTERNACIONALES ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL AGECI Inicio Realiza Diagnóstico de la Situación del País Organiza Talleres Presenta PND Consulta Líneas de Cooperación relacionadas al PND Procesa Información Construye Consensos/Estrategias Construye Consensos/Estrategias 0 Publican Convenios Recibe Convenio(s) 0 Seguimiento a Convenios Fin DOCUMENTOS: - : Convenios ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Organismos de Cooperación Internacional; Presidente de la República. ENTRADAS: Requerimientos de Cooperación Internacional del País; Objetivos y Políticas del PND; Políticas de los Organismos de Coop. Internacional; Lineamientos del Presidente de la República y del Secreatrio Nacional de Planificación. SALIDAS: Estrategias y Programas de Cooperación Internacional. que apoyen a la consecución de los objetivos del PND. CLIENTE: Mininsterios; Gobiernos Centrales y Locales. CONTROLES: CODCI. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 66 de 402

67 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE COOPERACION INTERNACIONAL PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE: INFORMACION, PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN, INVERSIÓN PÚBLICA, REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO, CIENCIA Y TECNOLOGIA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar de manera oportuna la consecución de recursos técnicos y financieros para el fortalecimiento de los Sistemas Nacionales de Información, Planificación, Seguimiento y Evaluación, Inversión Pública, Reforma Democrática del Estado, Ciencia y Tecnología..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Secretario Nacional. Director de Coordinación Técnica de Cooperación Internacional. Director de Coordinación Técnica de Cooperación Internacional. Director de Coordinación Técnica de Cooperación Internacional..3. BASE LEGAL: Orgánico Funcional por Procesos de SENPLADES..4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Secretario Nacional de Planificación Subsecretario General de SENPLADES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 67 de 402

68 Subsecretaría de Inversión Pública Subsecretaría de Planificación Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación Subsecretaría de Información Subsecretaría de Gestión Corporativa Subsecretarías Regionales 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad solicitante identifica la necesidad de asistencia técnica y/o económica por parte de algún Organismos de cooperación internacional. 2. La Unidad solicitante, a través de su máximo representante, remite un Memorando dirigido al Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES solicitando la búsqueda de financiamiento. 3. La Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales de SENPLADES recibe la solicitud. 4. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES, en coordinación con la Unidad solicitante, elabora el proyecto para ser financiado. 5. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES busca financiamiento para el proyecto, contactando a los Organismos de Cooperación Internacional. 6. Los Organismos de Cooperación Internacional consultan su disponibilidad de recursos. En caso de que no exista disponibilidad notifican a la Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales; entonces la Unidad de Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales de SENPLADES continúa con la búsqueda de financiamiento hasta conseguirlo. En caso de que sí exista disponibilidad, el organismo internacional acuerda el financiamiento con la Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 68 de 402

69 7. Una vez acordado el financiamiento con el organismo de cooperación internacional, el Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES notifica la consecución del financiamiento a la Unidad solicitante. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 69 de 402

70 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI03 SUB - PROCESO: GESTION DE COOPERACION INTERNACIONAL PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS HOJA #: /. SISTEMAS NACIONALES DE PLANIFICACION, INFORMACIÓN, Y CIENCIA Y TECNOLOGIA UNIDAD SOLICITANTE COORDINACION TECNICA DE RELACIONES INTERNACIONALES ORGANISMOS DE COOP. INTERNACIONAL Inicio Identifica Necesidad de Asistencia Solicita Financiamiento Recibe Solicitud Elabora Proyecto Elabora Proyecto 2 Busca Financiamiento 20 3 Disponibilidad? No Sí Emite Negativa 4 Acuerdan Financiamiento Acuerdan Financiamiento 0 Notifica Consecución de Financiamiento Fin 0 Continúa Búsqueda de Financiamiento 20 DOCUMENTOS: - : Memorando - 2: Proyecto / Programa - 3: Carta de Solicitud de Cooperación - 4: Carta de Negación de Solicitud ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretarios de SENPLADES; Entidades Adscritas a SENPLADES. ENTRADAS: Requerimientos de Asistencia Financiera y Técnica. SALIDAS: Proyectos / Programas a ser financiados. (Requerimientos Atendidos) CLIENTE: Subsecretarios de SENPLADES; Entidades Adscritas a SENPLADES. CONTROLES: Orgánico Funcional de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 70 de 402

71 GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 7 de 402

72 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Generación de propuesta para Consejos Sociales). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar la participación ciudadana en todas las propuestas de reforma, planificación y seguimiento que se generen desde SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Directora de Participación Ciudadana Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado. Subsecretarías de SENPLADES. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 72 de 402

73 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES recopila información. 2. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES diagnostica la situación actual, en base a la información recopilada. 3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES realiza el análisis respectivo; el cual incluye la identificación y definición de problemas; así como el análisis de la(s) causa(s) raíz de los problemas; análisis de las consecuencias y/o efectos que se derivan de los problemas identificados; entre otras consideraciones. 4. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES elabora una propuesta de mejora. 5. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES revisa la propuesta elaborada por la Unidad de Participación Ciudadana. 6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve la propuesta a la Unidad responsable, adjuntando sus comentarios y observaciones. 7. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES reformula la propuesta, considerando los comentarios y observaciones del Subsecretario de Reforma Democrática del Estado; y se la remite para su nueva revisión.. 8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de Reforma Democrática del Estado, en conjunto la Directora de Participación Ciudadana, socializan la propuesta con los Consejos Sociales. 9. Los Consejos Sociales deciden si están de acuerdo con la propuesta. 0. En caso de que los Consejos Sociales no estén de acuerdo con la propuesta, plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en la propuesta.. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES actualiza la propuesta, considerando las opiniones planteadas por los Consejos Sociales. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 73 de 402

74 2. Una vez actualizada la propuesta, los Consejos Sociales validan la propuesta final. 3. La propuesta es remitida a la Asamblea Nacional Constituyente para que sea incluida en la nueva Constitución. Esta actividad se realiza directamente en caso de que los Consejos Sociales estén de acuerdo con la propuesta planteada inicialmente. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 74 de 402

75 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNATE FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Generación de Propuesta para Consejos Sociales) CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC HOJA #: /. UNIDAD DE PARTICIPACION CIUDADANA SUBSECRETARÍA DE REFORMA CONSEJOS ASAMBLEA NACIONAL DEMOCRÁTICA DEL ESTADO SOCIALES CONSTITUYENTE Inicio Recopila Información Diagnostica Situación Actual Revisa Propuesta De Acuerdo? Sí No Plantean Modificaciones/Mejoras Incluye Propuesta en Nueva Constitución Fin Ok? No Analiza Situación Actual Sí Plantea Modificaciones/Mejoras Elabora Propuesta 2 Socializa Propuesta Validan Propuesta Final Reformula Propuesta Actualiza Propuesta DOCUMENTOS: - : Información - 2: Propuesta - 2.: Propuesta Reformulada - 2.2: Propuesta Final ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información. SALIDAS: Propuesta de Participación Ciudadana incluida en la Nueva Constitución. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Consejos Sociales; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 75 de 402

76 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Apoyo al Sistema Nacional de Planificación). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar la participación ciudadana en todas las propuestas de reforma, planificación y seguimiento que se generen desde SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Directora de Participación Ciudadana Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado. Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 76 de 402

77 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES construye la metodología para promover la Planificación Participativa. La metodología es construida en conjunto con la Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas (Consultor experto). 2. La Unidad de Participación Ciudadana valida la metodología. La validación se realiza a través de talleres con los actores internos y luego con los actores externos; que ameriten ser considerados. Esta actividad es responsabilidad de la Directora de la Unidad. 3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES, una vez que la metodología ha sido validada, implementa una prueba piloto. La prueba piloto consiste en aplicar la metodología en una región; por lo cual se debe realizar en coordinación con una de las Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 4. La Unidad de Participación Ciudadana, como resultado de la aplicación de la prueba piloto, identifica opciones de mejora de la metodología. 5. La Unidad de Participación Ciudadana actualiza la metodología; incorporando las mejoras identificadas. 6. La Unidad de Participación Ciudadana apoya en la elaboración de la Ley de Planificación. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 77 de 402

78 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNATE FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Apoyo al Sistema Nacional de Planificación) CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC HOJA #: /. UNIDAD DE PARTICIPACION SUBSECRETARÍA DE SUBSECRETARÍAS CIUDADANA PLANIFICACIÓN REGIONALES Inicio Construye Metodología Construye Metodología Valida Metodología Implementa Prueba Piloto Implementa Prueba Piloto Identifica Opciones de Mejora Actualiza Metodología Aporta a la Elaboración de Ley de Planificación Fin ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información. SALIDAS: Propuesta de Planificación Participativa implementada. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía CONTROLES: PND. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 78 de 402

79 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Implementación de Veedurías Ciudadanas). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Desarrollar una metodología que permita implementar veedurías ciudadanas que aseguren la participación activa de la ciudadanía en actividades de seguimiento que se generen desde SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Directora de Participación Ciudadana Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado. Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 79 de 402

80 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES construye la metodología para implementar veedurías ciudadanas. La metodología es construida en conjunto con un Consultor experto y con la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. 2. La Unidad de Participación Ciudadana valida la metodología. La validación se realiza a través de talleres con los actores internos y luego con los actores externos; que ameriten ser considerados. 3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES, una vez que la metodología ha sido validada, implementa las veedurías. La implementación se realiza en las 7 regiones; por lo cual se debe realizar en coordinación con todas las Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 4. La Unidad de Participación Ciudadana, luego de implementar las veedurías, analiza la pertinencia de modificar la Ley de Planificación. 5. En caso de que se requiera modificar la Ley, la Unidad de Participación Ciudadana propone las reformas necesarias a la Ley. 6. En caso de que no se requiera modificar la Ley, la Unidad de Participación Ciudadana realiza el acompañamiento a la Secretaría de Pueblos en el seguimiento de las veedurías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 80 de 402

81 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: GOBERNATE FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA (Implementación de Veedurías) CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC HOJA #: /. UNIDAD DE PARTICIPACION CIUDADANA SUBSECRETARÍAS REGIONALES SECRETARÍA DE PUEBLOS Inicio Construye Metodología Valida Metodología Implementa Veedurías Implementa Veedurías Se requiere Reforma a No Sí Propone Reforma a la Ley de Planificación Fin Realiza Seguimiento de Veedurías Realiza Seguimiento de Veedurías Fin DOCUMENTOS: - : Metodología ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información. SALIDAS: Veedurías Ciudadanas implementadas. CLIENTE: SENPLADES; Gobiernos Locales; Secretaría de Pueblos; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 8 de 402

82 4.2. PROCESOS PRODUCTIVOS Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 82 de 402

83 GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 83 de 402

84 GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS PÚBLICAS Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 84 de 402

85 PROCEDIMIENTO PARA FORMULACION DE LINEAMIENTOS PRESUPUESTARIOS Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el siguiente procedimiento:. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Formular y fomentar lineamientos que vinculen de una manera real el presupuesto con las políticas de planificación..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Analistas de Planificación. Unidad de Calidad y Productividad / Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Analistas de Planificación / Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Constitución de la República..4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 85 de 402

86 .5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas. Subsecretarías de SENPLADES. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Los Analistas de Planificación de SENPLADES recopilan información referente a planificación y su vínculo con presupuesto. 2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en base a la información recopilada. 3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES analizan la situación actual del país en materia de planificación y su relación con presupuesto. El análisis incluye el reconocimiento y definición de problemas; historial del problema, el análisis de la(s) causa(s) raíz de los problemas; entre otras consideraciones. 4. Los Analistas de Planificación de SENPLADES elaboran una propuesta de mejora. 5. El Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas de SENPLADES revisa la propuesta elaborada por los Analistas. 6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve la propuesta a los Analistas responsables, adjuntando sus comentarios y observaciones. 7. Los Analistas responsables reformulan la propuesta, considerando los comentarios y observaciones del Subsecretario de Planificación. 8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de Planificación autoriza a los Analistas responsables la socialización de la propuesta con los actores que ameriten ser consideradas; dependiendo de la propuesta. 9. Los Analistas de Planificación de SENPLADES responsables de la propuesta, socializan la propuesta con las Instituciones del Sector Público. Se debe definir el método de socialización más conveniente. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 86 de 402

87 0. Las Instituciones del Sector Público convocadas para la socialización de la propuesta deciden si están de acuerdo con la propuesta.. En caso de que las Instituciones Públicas no estén de acuerdo con la propuesta, plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en la propuesta. 2. Los Analistas de Planificación actualizan la propuesta considerando las opiniones planteadas por las Instituciones Públicas. 3. Una vez actualizada la propuesta, las Instituciones Públicas validan la propuesta final. 4. En caso de que las Instituciones Públicas estén de acuerdo con la propuesta planteada por los Analistas de Planificación de SENPLADES se publica la Política/Ley respectiva de forma inmediata. Esta actividad también debe ser realizada luego de que las Instituciones Públicas validan la propuesta final (Actividad 3). Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 87 de 402

88 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL0-2 SUB - PROCESO: PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y PRESUPUESTO HOJA #: /. (Formulación de Lineamientos Presupuestarios) ANALISTAS DE SUBSECRETARÍA DE INSTITUCIONES DEL PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS SECTOR PUBLICO ANC/ CONGRESO Inicio Recopilan Información De No Publica Estrategia/Ley Acuerdo? Diagnostican Situación Actual Sí Plantean Modificaciones/Mejoras Fin 60 Analizan 50 Situación Actual 30 Elaboran 2. Propuesta Revisa Propuesta 2.2 Validan Propuesta Final 20 Ok? No 50 Reformulan Propuesta Sí Socializan Propuesta Actualizan Propuesta DOCUMENTOS: - : Información - 2: Propuesta - 2.: Propuesta Reformulada - 2.2: Propuesta Final - 3: Esrategia / Política / Ley ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Estrategias de Planificación; Necesidades. SALIDAS: Estrategias y/o Políticas Públicas de Planificación, enfocadas al Desarrollo. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Gobiernos Locales; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 88 de 402

89 PROCEDIMIENTO PARA FORMULACION Y ACOMPAÑAMIENTO DE POLITICAS PÚBLICAS Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el siguiente procedimiento:. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Formular y fomentar estrategias y/o políticas públicas que permitan la consecución de una planificación del país de forma participativa, ágil, eficiente y articulada a la consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Analistas de Planificación. Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Analistas de Planificación.3. BASE LEGAL: N/A.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas. Subsecretarías de SENPLADES. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 89 de 402

90 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Los Analistas de Planificación de SENPLADES recopilan información referente a planificación. 2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en base a la información recopilada. 3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES analizan la situación actual del país en materia de planificación. El análisis incluye el reconocimiento y definición de problemas; historial del problema, el análisis de la(s) causa(s) raíz de los problemas; entre otras consideraciones. 4. Los Analistas de Planificación de SENPLADES elaboran una propuesta de mejora. 5. El Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas de SENPLADES revisa la propuesta elaborada por los Analistas. 6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve la propuesta a los Analistas responsables, adjuntando sus comentarios y observaciones. 7. Los Analistas responsables reformulan la propuesta, considerando los comentarios y observaciones del Subsecretario de Planificación. 8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de Planificación autoriza a los Analistas responsables la socialización de la propuesta. 9. Los Analistas de Planificación de SENPLADES responsables de la propuesta, socializan la propuesta con las Instituciones del Sector Público que ameriten ser consideradas; dependiendo de la propuesta. Se debe definir el método de socialización más conveniente. 0. Las Instituciones del Sector Público convocadas para la socialización de la propuesta deciden si están de acuerdo con la propuesta.. En caso de que las Instituciones Públicas no estén de acuerdo con la propuesta, plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en la propuesta. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 90 de 402

91 2. Los Analistas de Planificación actualizan la propuesta considerando las opiniones planteadas por las Instituciones Públicas. 3. Una vez actualizada la propuesta, las Instituciones Públicas validan la propuesta final. 4. En caso de que las Instituciones Públicas estén de acuerdo con la propuesta planteada por los Analistas de Planificación de SENPLADES se publica la Política/Ley respectiva. Esta actividad también debe ser realizada luego de que las Instituciones Públicas validan la propuesta final (Actividad 3). Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 9 de 402

92 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL0-2 SUB - PROCESO: FORMULACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO DE POLÍTICAS PÚBLICAS HOJA #: /. ANALISTAS DE SUBSECRETARÍA DE INSTITUCIONES DEL PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS SECTOR PUBLICO ANC/ CONGRESO Inicio Recopilan Información De No Publica Estrategia/Ley Acuerdo? Diagnostican Situación Actual Sí Plantean Modificaciones/Mejoras Fin 60 Analizan 50 Situación Actual 30 Elaboran 2. Propuesta Revisa Propuesta 2.2 Validan Propuesta Final 20 Ok? No 50 Reformulan Propuesta Sí Socializan Propuesta Actualizan Propuesta DOCUMENTOS: - : Información - 2: Propuesta - 2.: Propuesta Reformulada - 2.2: Propuesta Final - 3: Esrategia / Política / Ley ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País) ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Estrategias de Planificación; Necesidades. SALIDAS: Estrategias y/o Políticas Públicas de Planificación, enfocadas al Desarrollo. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Gobiernos Locales; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 92 de 402

93 GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 93 de 402

94 PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACION DEL REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCIÓN EJECUTIVA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar la implementación de la propuesta para la Reforma Democrática del País, que permitan la consecución de una Función Ejecutiva ágil, eficiente y articulada a la consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Directora de Reforma Democrática del Estado. Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Funcionarios de la Unidad de Reforma Democrática del Estado.3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado. Subsecretarías de SENPLADES. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 94 de 402

95 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en conjunto con la Directora de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, validan la propuesta de rediseño de la Función Ejecutiva con las Instituciones del Sector Público; en los gabinetes sectoriales. 2. En caso de que las Instituciones del Sector Público estén de acuerdo con la propuesta, la Unidad de Reforma Democrática del Estado participa en la re-estructuración de la Función Ejecutiva. 3. La Unidad de Reforma Democrática del Estado realiza el acompañamiento a la SENRES para la implantación de la re-estructuración de la Función Ejecutiva. 4. En caso de que las Instituciones del Sector Público no estén de acuerdo con la propuesta, plantean las modificaciones que consideren necesarias. 5. La Unidad de Reforma Democrática del Estado actualiza la propuesta, de acuerdo a lo solicitado por las Instituciones; y validan la nueva propuesta. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 95 de 402

96 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO CÓDIGO DEL PROCESO: PPGRDE0 SUB - PROCESO: IMPLEMENTACION DEL REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA HOJA #: /. UNIDAD DE REFORMA DEMOCRÁTICA SUBSECRETARÍA DE DIRECCIÓN DE REFORMA DEL ESTADO REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO DEMOCRÁTICA DEL ESTADO INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO (Gabinetes Sectoriales) Inicio Participa en la Reestructuración de la Función Ejecutiva Valida Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Realiza Acompañamiento a SENRES Fin De Acuerdo? Sí No Plantean Modificaciones Actualiza Propuesta.2 30 DOCUMENTOS: - : Propuesta -.2: Propuesta Reformulada ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES ENTRADAS: Propuesta de Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva SALIDAS: Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas de la Función Ejecutiva; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 96 de 402

97 PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN DESCONCENTRADA Y DESCENTRALIZADA DEL ESTADO. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Implementar la propuesta para la reorganización territorial, que responda a las actuales y futuras demandas de un Estado participativo, ágil, eficiente y encaminado a la consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Directora de Reforma Democrática del Estado. Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Funcionarios de la Unidad de Reforma Democrática del Estado.3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado. Subsecretarías de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 97 de 402

98 Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. R.D.E.: Reforma Democrática del Estado S.N.C.P.: Sistema Nacional de Competencias Públicas 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, bajo los lineamientos de la Directora de RDE y del Subsecretario de RDE, diseña el S.N.C.P.; en coordinación con los Gobiernos Seccionales autónomos. 2. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES crea el S.N.C.P. 3. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES implementa el Sistema. 4. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en coordinación con la Directora de RDE y del Subsecretario de RDE, diseña la Estructura descentralizada del Estado. 5. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES implementa la desconcentración regional. 6. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en conjunto con los Gobiernos Seccionales autónomos, participa en la elaboración de las reformas legales que sean pertinentes para lograr implementar la desconcentración regional. 7. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES acompaña a los Gobiernos Seccionales autónomos en el proceso de descentralización. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 98 de 402

99 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO CÓDIGO DEL PROCESO: PPGRDE02 SUB - PROCESO: IMPLEMENTACION DEL NUEVO MODELO DESCONCENTRADO Y HOJA #: /. DESCENTRALIZADO DEL ESTADO UNIDAD DE REFORMA DEMOCRÁTICA DIRECCION DE REFORMA SUBSECRETARÍA DE REFORMA GOBIERNOS SECCIONALES DEL ESTADO DEMOCRÁTICA DEL ESTADO DEMOCRÁTICA DEL ESTADO AUTONOMOS Inicio Diseña el S.N.C.P. Diseña el S.N.C.P. Diseña el S.N.C.P. Diseña el S.N.C.P. Crea el S.N.C.P. Implementa el Sistema Diseña la Estructura Descentralizada Diseña la Estructura Descentralizada Diseña la Estructura Descentralizada Implementa la Desconcentración Regional Participa en Reformas Legales Participa en Reformas Legales Acompaña el proceso de Descentralización Fin ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES; Asamblea Nacional Constituyente. ENTRADAS: Propuesta de un modelo desconcentrado y descentralizado del Estado.. SALIDAS: Reorganización Territorial del Estado. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central/Seccional/Local; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 99 de 402

100 GESTIÓN DE INNOVACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 00 de 402

101 PROCEDIMIENTO PARA GENERACIÓN DE PLANES DE ACCION PARA LA INNOVACION DEL SECTOR PÚBLICO Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el siguiente procedimiento:. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Generar planes de acción que permitan lograr una innovación de la gestión del sector público en el menor tiempo posible..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Directora de Innovación del Sector Público Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Reforma Democrática del Estado / Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Ley de Modernización del Sector Público Constitución de la República.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 0 de 402

102 .5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado. Subsecretarías de SENPLADES. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Directora de Innovación del Sector Público de SENPLADES, define un grupo de trabajo. 2. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, recopila información sobre las Instituciones del sector público. 3. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, consolida y estudia la información sobre las Instituciones del sector público. 4. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, realiza el levantamiento de percepciones/necesidades de las Instituciones del sector público. 5. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, estructura las necesidades del sector público (relacionadas a herramientas de modernización/innovación de gestión). 6. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, valida las necesidades. 7. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, en conjunto con la Directora de Innovación del Sector Público, identifica herramientas de modernización. (localmente y/o en el exterior) 8. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público, en conjunto con la Directora, define la(s) herramienta(s) de modernización que se deberían implementar en el Sector Público. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 02 de 402

103 9. La Directora de la Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADE elabora un Informe, en el cual se resumen todas las actividades anteriores. El Informe es remitido al Subsecretario de Reforma Democrática del Estado. 0. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado revisa el Informe. En caso de que el Informe requiera modificaciones, el Subsecretario solicita realizar las modificaciones del caso.. La Unidad de Innovación del Sector Público reformula la Propuesta; y la remite al Subsecretario de Reforma Democrática del Estado para su nueva revisión. 2. En caso de que el Informe no requiera modificaciones, el Subsecretario de RDE aprueba el Informe, mediante sumilla. 3. La Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADES, una vez aprobado el Informe, aplica la(s) herramienta(s) de innovación al interior de SENPLADES; con la coordinación de la Subsecretaría de Información e Investigación (Dirección de Recursos Tecnológicos). 4. La Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADES evalúa la herramienta aplicada. 5. En caso de que la herramienta aplicada ofrezca resultados positivos, las Instituciones del Sector Público aplican la herramienta; con la asesoría de SENPLADES. Finaliza el proceso. 6. En caso de que la herramienta presente fallas, se regresa a la actividad de definición de herramientas (Actividad 8) para definir una nueva herramienta y se continúa con el proceso. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 03 de 402

104 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO CÓDIGO DEL PROCESO: PPGISP02 SUB - PROCESO: GENERACION DE PLANES DE ACCION PARA LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO HOJA #: /. UNIDAD DE INNOVACION DIRECCION DE INNOVACION SUBSECRETARÍA DE SUBSECRETARÍA DE INFORMACIÓN DEL SECTOR PUBLICO DEL SECTOR PUBLICO REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO E INVESTIGACIÓN INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO Inicio Define Grupo de Trabajo Revisa Informe Consolida & Estudia Información de las Instituciones del Sector Público De Acuerdo? No Realiza Levantamiento de Percepciones/Necesidades de las Instituciones del Sector Público Sí Plantea Modificaciones/Mejoras Estructura Necesidades 2 Aprueba Informe Valida Necesidades Identifica Herramientas de Modernización Identifica Herramientas de Modernización 50 Define Herramienta(s) de Modernización Define Herramienta(s) de Modernización 30 Elabora Informe 3 3 Reformulan Propuesta Aplica Herramienta Aplica Herramienta Evalúa Herramienta Ok? No Sí Aplica Herramienta Aplica Herramienta DOCUMENTOS: - : Información - 2: Necesidades - 3: Informe - 3.: Informe Reformulado ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central / Instituciones Públicas Extranjeras / Instituciones Privadas ENTRADAS: Necesidad de Innovar las Instituciones del Sector Público / Información SALIDAS: Herramientas de Innovación para el Sector Público aplicadas CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 04 de 402

105 GESTION DE LA INVERSION PUBLICA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 05 de 402

106 PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Director de Análisis de Proyectos Director de Análisis de Proyectos Subsecretario de Inversiones Públicas / Director de Análisis de Proyectos.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento Ley de Educación Superior y su Reglamento.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Dirección de Análisis de Proyectos Instituciones del Gobierno Central Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 06 de 402

107 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos. PND: Plan Nacional de Desarrollo DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Secretario Nacional de SENPLADES. 2. La Unidad de Archivo recibe los proyectos, realiza el respectivo proceso de Ingreso de Documentación, y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional. 3. El Secretario Nacional, o su Asistente, remiten los proyectos a la Subsecretaría de Inversiones Públicas. 4. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas recibe los proyectos y registra los datos, ingresándolos en el SINAPRO. 5. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas entrega los proyectos (físicos) al Director de Análisis de Proyectos. 6. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los distintos Analistas para su respectiva revisión. 7. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en: a. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND. b. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local c. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad d. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado. 8. En caso de que el proyecto NO cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Oficio con las observaciones correspondientes; y lo remite al Director de Análisis de Proyectos, quien a su vez lo remite al Subsecretario de Inversión Pública. 9. El Subsecretario de Inversiones Públicas remite el Oficio, con el dictamen de priorización desfavorable, a la Institución responsable del proyecto. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 07 de 402

108 0. En caso de que el proyecto SI cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Informe de Prioridad y un borrador de Oficio, los cuales son remitidos al Director de Análisis de Proyectos.. El Director de Análisis de Proyectos revisa los borradores. En caso de que los borradores estén correctamente elaborados, sumilla el Informe y remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. En caso de que los borradores no se encuentren bien elaborados, el Director de Análisis de Proyectos realiza las correcciones del caso; sumilla el Informe y remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. 2. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe y el borrador de Oficio. En caso de que detecte errores, el Subsecretario de Inversión Pública solicita el Director de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario de Inversión Pública para su nueva revisión. 3. En caso de que no detecte errores, el Subsecretario de Inversiones Públicas remite el Informe y el borrador de Oficio al Secretario Nacional, mediante Memorando. 4. El Secretario Nacional firma el Oficio y remite a la Institución responsable del proyecto, adjuntando el Informe de Priorización respectivo. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 08 de 402

109 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP0 SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA HOJA #: /. INSTITUCIONES DEL ASISTENTE DE SUBSECRETARIA DIRECCION DE ANALISIS ANALISTAS DE SUBSECRETARIO DE SECRETARIO GOBIERNO CENTRAL ARCHIVO DE INVERSION PUBLICA DE PROYECTOS PROYECTOS INVERSIONES PUBLICAS NACIONAL Inicio Remite(n) Proyecto(s) Ingreso de Documentación Recibe Documentos Asigna Proyecto a Analista Analiza Proyecto Verifica Informe Ok? No Remite a Subsecretaría de Inversión Pública Registra Datos 40 Sí Solicita Modificaciones Cumple criterios? No 80 Fin Entrega Proyecto a Director 2 30 Revisa Borrador de Informe y Borrador de Oficio Ok? Sí No Realiza Correcciones 80 Sí Elabora Borrador de Oficio con observaciones correspondientes 5 Remite Borrador de Oficio al Remite Informe y Oficio Firma Oficio 3 6 Salida de Sumilla y Elabora Borrador de Informe de Prioridad Director Documentación Sumilla Informe Remite 0 Fin y Remite Elabora Borrador de Oficio Remite Oficio a 4 Entidad Responsable del Proyecto Remite Borrador de Informe y Borrador de Oficio Remite Borrador de Oficio al Subsecretario 5 90 DOCUMENTOS: - : Proyecto - 2: Oficio - 3: Borrador de Informe de Prioridad - 4: Borrador de Oficio - 5: Borrador de Oficio con observaciones - 6: Oficio firmado por Secretario Nacional - 7: Oficio con observaciones, firmado por Subsecretario de Inversión Pública ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud(es) de Priorización para Proyectos de Inversión Pública. SALIDAS: Solicitud de Priorización aceptada o rechazada. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público; Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 09 de 402

110 PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Reprogramar, de manera objetiva, la asignación de recursos para los proyectos de Inversión Pública..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Director de Análisis de Proyectos Director de Análisis de Proyectos Subsecretario de Inversiones Públicas / Director de Análisis de Proyectos.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Instituciones del Gobierno Central Dirección de Análisis de Proyectos Ministerio de Economía y Finanzas Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 0 de 402

111 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Las Instituciones del Gobierno Central solicitan al Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES, mediante Oficio, la reprogramación presupuestaria de un Proyecto. Las Instituciones deben adjuntar los datos actualizados del proyecto. 2. La Unidad de Archivo recibe los Oficios, realiza el respectivo proceso de Ingreso de Documentación, y remite la documentación al despacho del Subsecretario de Inversión Pública. 3. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas recibe la(s) solicitud(es); la(s) registra en el sistema SINAPRO; y entrega al Director de Análisis de Proyectos. 4. El Director de Análisis de Proyectos y/o los Analistas a su cargo, analizan la pertinencia de la solicitud. Para ello se debe verificar el estado del Proyecto para el cual se solicita la reprogramación, revisando los datos (adjuntos) del proyecto donde las Instituciones del Gobierno Central deben especificar: el grado de avance del proyecto; el cronograma valorado de actividades; y la justificación TECNICA de los incrementos y decrementos presupuestarios. 5. En caso de que sí se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente y lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. En caso de que no se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente, señalando las razones por las cuales se niega la solicitud, y lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. 6. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe Técnico, sea este favorable o desfavorable. En caso de que el Informe Técnico no contenga errores, el Subsecretario firma el Oficio de resolución; y lo remite a la Institución pertinente. 7. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso Salida de Documentación y entrega la(s) Resolucion(es) a las Instituciones respectivas. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página de 402

112 8. En caso de que el Informe Técnico presente irregularidades, el Subsecretario de Inversión Pública solicita al Director de Análisis de Proyectos realizar las modificaciones del caso. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el Informe corregido al Subsecretario de Inversión Pública para su nueva revisión y posterior envío. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 2 de 402

113 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION HOJA #: /. INSTITUCIONES DEL GOBIERNO CENTRAL ARCHIVO ASISTENTE DE SUBSECRETARIA DE INVERSION PUBLICA DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS SUBSECRETARÍA DE INVERSIONES PÚBLICAS Inicio Solicitan Reprogramación 2 Ingreso de Documentación 2 Recibe Solicitud 2 Analiza Solicitud Sí 0 Ok? 2 No Elabora Informe Técnico de Negación Sí 20 Verifica Informe Ok? 3 60 No Solicita Modificaciones 70 3 Recibe Notificación de Aprobación 5 Registra Datos Entrega a Director Elabora Informe Técnico de Aprobación 3 Remite Informe Remite Informe Notifica Resolución Fin Recibe Notificación de Negación Salida de Documentación Realiza Modificaciones Fin DOCUMENTOS: - : Oficio de Solicitud - 2: Datos del Proyecto - 3: Informe Técnico de Aprobación - 4: Informe Técnico de Negación - 5: Oficio / Notificación de Resolución ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos. SALIDAS: Aprobación/Negación de Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55) MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 3 de 402

114 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES PÚBLICAS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Elaborar el documento que rige la ejecución de los proyectos de Inversión Pública a nivel nacional; y, a través de ello, servir de insumo para la elaboración de la Proforma Presupuestaria del Estado..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Director de Inversiones Públicas Director de Inversiones Públicas Subsecretario de Inversiones Públicas / Director de Inversiones Públicas.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto del Sector Público Ley de Transparencia Fiscal Ley de Educación Superior.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Instituciones del Sector Público. Subsecretaría de Inversión Pública. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 4 de 402

115 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos. PND: Plan Nacional de Desarrollo PAI: Plan Anual de Inversiones. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Secretario Nacional de SENPLADES envía una convocatoria a las entidades del Gobierno Central, tales como Ministerios y Entidades Adscritas, mediante Oficio, para que remitan sus proyectos de inversión pública. Se establece como fecha límite para remitir los proyectos hasta el 5 de junio del año en curso. 2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso Salida de Documentación y entrega la convocatoria a las Instituciones respectivas. El envió del Oficio se lo realiza en los primeros días del mes de mayo de cada año 3. Las Instituciones del Gobierno Central reciben la convocatoria y remiten a SENPLADES los respectivos proyectos de inversión. 4. La Unidad de Archivo recibe los proyectos, realiza el respectivo proceso de Ingreso de Documentación, y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional. 5. El Secretario Nacional, o su Asistente, remiten los proyectos a la Subsecretaría de Inversión Pública. 6. La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública recibe los proyectos. 7. La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública registra los datos del proyecto, así como la fecha de recepción, en el sistema SINAPRO. 8. La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública, luego de ingresar la información en el sistema, entrega los proyectos (documentos físicos) al Director de Análisis de Proyectos. 9. El Director de Análisis de Proyectos y los Analistas a su cargo, analizan los proyectos recibidos. El análisis de los proyectos consiste en: revisar que se cumpla con los lineamientos de la Guía General para la Presentación de Proyectos de Inversión y de Cooperación Externa, asegurar que los proyectos hayan sido priorizados por SENPLADES, y que los proyectos se encuentren alineados al PND. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 5 de 402

116 0. En caso de que el/los proyecto(s) analizado(s) cumpla(n) con los criterios de análisis, el Director de Inversiones Públicas incorpora el/los proyecto/s al Plan Anual de Inversiones. En caso de que los proyectos analizados NO cumplan con los criterios de análisis, son devueltos a la Instituciones responsables para que reformulen el Proyecto. Los proyectos devueltos ya no se incluyen en el PAI.. El Director de Análisis de Proyectos, en base a los proyectos que sí cumplen con los criterios de análisis, consolida el PAI, y lo presenta al Subsecretario de Inversión Públicas. 2. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el PAI consolidado. En caso de que no detecte errores, lo remite al Secretario Nacional, mediante Memorando y adjuntando el Borrador de Oficio. El Secretario Nacional de SENPLADES firma el Oficio y remite el PAI al Ministerio de Economía y Finanzas. 3. En caso de que el PAI consolidado contenga errores, el Subsecretario de Inversión Pública solicita el Director de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario de Inversión Pública para su nueva revisión. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 6 de 402

117 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES PUBLICAS HOJA #: /. SECRETARÍA ENTIDADES ASISTENTE DE SUBSECRETARIA DIRECCION DE INVERSIONES SUBSECRETARIA DE NACIONAL ARCHIVO MINISTERIOS ADSCRITAS AL GOBIERNO DE INVERSION PUBLICA PUBLICAS INVERSION PUBLICA Inicio Envía Convocatoria Recibe Proyectos Analiza Proyectos de Inversión Pública Revisa Consolidado PAI Salida de 20 2 Remite a Subsecretaría de Inversión Pública 2 30 Documentación 0 Reciben Reciben Convocatoria Convocatoria Remiten Proyectos Remiten Proyectos de Inversión Pública de Inversión Pública 2 2 Registra Datos Entrega a Director 40 2 Cumple criterios? Sí Incorpora Proyecto al Programa Anual de Inversiones No Devuelve Proyecto a Entidad Responsable Ok? Sí Remite PAI a Secretario Nacional 3 No Solicita Modificaciones Ingreso de Documentación Consolida Documento Final PAI Remite PAI a Ministerio de Economía Realiza Modificaciones Salida de Documentación 80 Fin DOCUMENTOS: - : Oficio de Solicitud - 2: Datos del Proyecto - 3: Informe Técnico de Aprobación - 4: Informe Técnico de Negación - 5: Oficio / Notificación de Resolución ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Proyectos de Inversión Pública. SALIDAS: Plan Anual de Inversiones Públicas consolidado. CLIENTE: Ministerio de Economía y Finanzas. CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público; Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 7 de 402

118 PROCEDIMIENTO PARA ASISTENCIA TECNICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Brindar capacitación y asistencia técnica en formulación y preparación de proyectos de inversión pública a toda Institución del Sector Público que lo solicite..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Director de Análisis de Proyectos Director de Análisis de Proyectos Subsecretario de Inversiones Públicas / Director de Análisis de Proyectos.3. BASE LEGAL: Ley de Juntas Parroquiales.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Instituciones del Sector Público Dirección de Análisis de Proyectos Subsecretaría de Información e Investigación (en un futuro) Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 8 de 402

119 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Institución interesada solicita capacitación relacionada a la formulación y preparación de proyectos de inversión pública, mediante Oficio dirigido al Secretario Nacional de SENPLADES. 2. La Unidad de Archivo recibe la solicitud de capacitación, realiza el respectivo proceso Ingreso de Documentación, y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional. 3. El Secretario Nacional de SENPLADES, o su Asistente, remite el Oficio de solicitud de capacitación a la Subsecretaría de Inversión Pública 4. El Subsecretario de Inversión Pública recibe la solicitud y a su vez sumilla al Director de Análisis de Proyectos. 5. El Director de Análisis de Proyectos debe esperar contar con un mínimo de tres solicitudes para coordinar la capacitación. Se coordina lugar, fecha, hora y logística respectiva. 6. Una vez que se tienen las tres solicitudes se ejecuta la capacitación; a través de talleres dictados por los analistas técnicos de la Dirección. 7. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 9 de 402

120 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP06 SUB - PROCESO: ASISTENCIA TECNICA HOJA #: /. ENTIDAD SOLICITANTE ARCHIVO SECRETARIA NACIONAL SUBSECRETARIA DE INVERSION PUBLICA DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS Inicio 0 20 Solicita Capacitación Remite Solicitud a Subsecretaría de Inversión Pública Remite a Dirección de Análisis de Proyectos Ingreso de Documentación 20 Existen 3 solicitudes? No 0 Sí Espera contar con 3 solicitudes Coordina Capacitación Ejecuta Capacitación Fin DOCUMENTOS: - : Oficio de Solicitud ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Requerimiento(s) de capacitación. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES). CONTROLES: Ley de Juntas Parroquiales. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 20 de 402

121 GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 2 de 402

122 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA s). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las Instituciones (No Financieras) del Sector Público..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación Directora de Seguimiento Directora de Seguimiento Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación / Directora de Seguimiento.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal. Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal..4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías de SENPLADES. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Instituciones del Sector Público. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 22 de 402

123 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. POA s: Planes Operativos Anuales. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Secretario Nacional de Planificación envía un Oficio, adjuntando la Matriz de Seguimiento, a todas las instituciones del Sector Público. En el Oficio se indica el plazo hasta el cual deben remitir la información las instituciones. 2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso Salida de Documentación. 3. Las instituciones del Sector Público reciben el Oficio. 4. Las instituciones completan y remiten la Matriz de Seguimiento, a través de la página web de SENPLADES. (Programa/Software). En caso de que las Instituciones no remitan la información, es responsabilidad de los Analistas de Seguimiento contactar a las Instituciones para solicitar nuevamente la información; y, deberán llenar la Matriz de Llamadas y Contactos. 5. Los analistas reciben la información, y la procesan. El procesamiento de la información consiste en: Confrontar la información de la Matriz de Seguimiento con el Plan Operativo Anual (línea base) de cada una de las instituciones, traducir a texto escrito la información de las Matrices de Seguimiento y elaborar gráficos que muestren de una manera más clara la información. Se dispone de 4 días para realizar esta actividad. 6. Los analistas, en base a la información procesada, elaboran un borrador de Informe, con conclusiones y recomendaciones; el cual es remitido a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico. El Informe deberá incluir adicionalmente estadísticas referentes a: a. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, cumpliendo con el tiempo de entrega; b. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, pero fuera del tiempo estipulado; c. Número de Instituciones que nunca remitieron la información solicitada. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 23 de 402

124 7. La Directora de Seguimiento consolida la información y la revisa. En caso de que se requieran modificaciones las realiza. En caso de que no se requieran modificaciones remite el Informe Preliminar a la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación, vía correo electrónico. 8. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación revisa el Informe Preliminar. En caso de que se requieran modificaciones solicita a la Directora de Seguimiento realizarlas. En caso de que no se requieran modificaciones autoriza a la Directora de Seguimiento la impresión del documento final. 9. La Directora de Seguimiento imprime el Informe Final de Seguimiento a POA s y lo entrega a la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación. 0. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación remite el Informe Final de Seguimiento a POA s al Secretario Nacional, mediante Memorando.. El Secretario Nacional elabora un Oficio y remite a la Presidencia de la República, adjuntando el Informe Final de Seguimiento a POA s. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 24 de 402

125 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE0- SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A POA s HOJA #: /. ENTIDADES SECRETARIA SUBSECRETARIA DE DIRECCION DE PUBLICAS NACIONAL ARCHIVO SEGUIMIENTO Y EVALUACION SEGUIMIENTO ANALISTAS Inicio 0 Reciben Oficio 2 Envía Oficio a Instituciones Públicas 2 20 Reciben Información 3 2 Completan Procesan Matriz Salida Información de Documentación Remiten Matriz 0 Elaboran Borrador de Informe Remiten Borrador de Informe Revisa Informe Preliminar 4 4 Informe ok? No Consolida Información Sí Solicta Modificaciones Informe ok? No Sí Realiza Modificaciones Remite Informe Preliminar Remite Informe Elabora Oficio y Remite Informe a Presidencia Imprime Informe Final DOCUMENTOS: Fin : Oficio - 2: Matriz - 3: Matriz completa - 4: Borrador de Informe - 5: Informe preliminar - 6: Informe Final - 7: Memorando - 8: Oficio ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones -No Financieras- del Sector Público. ENTRADAS: Matriz de Seguimiento y Evaluación al Plan Operativo Anual. SALIDAS: Informe de Seguimiento al Cumplimiento de los Planes Operativos Anuales. CLIENTE: Presidente de la República. CONTROLES: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal; Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 25 de 402

126 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de la inversión pública en el país, para incentivar el desarrollo y el bienestar de la ciudadanía..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación Subsecretarías Regionales Directora de Seguimiento Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación / Directora de Seguimiento.3. BASE LEGAL:.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación Subsecretaría de Inversiones Públicas Subsecretarías Regionales Instituciones del Sector Público Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 26 de 402

127 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PAI: Plan Anual de Inversión. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES remite el PAI, junto con el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento, a la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. El envío se lo realiza a través del correo electrónico. 2. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación de SENPLADES recibe el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento y asigna a los responsables de realiza el seguimiento. 3. Las Subsecretarías Regionales de SENPLADES, en coordinación con la Dirección de Seguimiento, realizan el seguimiento a los Proyectos a través de visitas personales en los sitios de ejecución de los proyectos. En las visitas de campo se recopila información relacionada a: Avance o estado del Proyecto Ejecución presupuestaria 4. Las Subsecretarías Regionales, a través de los responsables designados para las visitas a los proyectos, elaboran Reportes del estado de cumplimiento de cada uno de los proyectos, al finalizar todas las visitas. La elaboración de estos reportes consiste en ingresar al sistema PPI/POA y contestar las preguntas que constan en el sistema. Una vez que hayan sido respondidas todas las preguntas se debe guardar la información. 5. La Subsecretaria de Seguimiento, el Subsecretario de Inversiones Públicas y el Ministerio de Economía y Finanzas obtienen la información del estado de cumplimiento de los proyectos de inversión a los cuales se les realizó el seguimiento; a través del sistema. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 27 de 402

128 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE0-2 SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA HOJA #: /. SUBSECRETARIA DE INVERSIONES PUBLICAS SUBSECRETARIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION SUBSECRETARIAS REGIONALES DIRECCION DE SEGUIMIENTO MINISTERIO DE ECONOMIA Inicio 0 Envia Listado de Proyectos Recibe Reporte 2.3 Recibe Listado Fin Asigna Responsables Realizan Seguimiento Realizan Seguimiento Elaboran Reporte Recibe Reporte Recibe Reporte Fin Fin DOCUMENTOS: - : Listado de Proyectos - 2.: Reporte de Avance de Proyectos - 2.2: Reporte de Avance de Proyectos - 2.3: Reporte de Avance de Proyectos ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretaría de Inversión Pública. ENTRADAS: Plan Anual de Inversiones; Listado de Proyectos para realizar seguimiento. SALIDAS: Reporte de Avance-Cumplimiento de los Proyectos de Inversión. CLIENTE: Subsecretaría de Inversiones Públicas; Ministro de Finanzas; Presidente de la República. CONTROLES: Metodología de Seguimiento a Proyectos de Inversión Pública. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 28 de 402

129 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A METAS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las Instituciones (No Financieras) del Sector Público, relacionados a la consecución de las metas del Plan Nacional de Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación Directora de Seguimiento Directora de Seguimiento Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación / Directora de Seguimiento.3. BASE LEGAL: Decreto Ejecutivo N 745 (4 de noviembre de 2007).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación Subsecretarías Regionales Instituciones del Sector Público Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 29 de 402

130 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PND: Plan Nacional de Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Los Analistas de Seguimiento de SENPLADES solicitan la información a las Instituciones del Sector Público. La solicitud se la debe realizar a través Oficios. En la solicitud se debe indicar el tiempo del cual disponen las Instituciones para remitir la información. 2. Las Instituciones remiten la información solicitada. 3. Los Analistas de Seguimiento recopilan la información remitida por las Instituciones. En caso de que las Instituciones no remitan la información, los Analistas de Seguimiento deben realizar llamadas telefónicas, enviar correos electrónicos, o incluso visitar a las Instituciones para obtener la información. 4. Los Analistas de Seguimiento analizan la información recopilada. 5. Los Analistas de Seguimiento elaboran un borrador de Informe. 6. Los Analistas de Seguimiento remiten el borrador de Informe a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico. 7. La Directora de Seguimiento revisa el borrador de Informe, en coordinación con la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación. 8. En caso de que el borrador de Informe se encuentre sin errores la Directora de Seguimiento consolida el Informe Final, en coordinación con la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación. 9. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación remite el Informe Final de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND al Secretario Nacional, mediante Memorando. 0. En caso de que el borrador de Informe contenga errores, la Directora de Seguimiento devuelve el borrador de Informe a los Analistas para que realicen las correcciones del caso.. Los Analistas de Seguimiento realizan las correcciones solicitadas, y remiten nuevamente el Informe a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 30 de 402

131 2. La Directora de Seguimiento consolida el Informe Final, y la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación remite el Informe Final de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND al Secretario Nacional, mediante Memorando. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 3 de 402

132 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MARZO 2008 PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE0-4 SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMINETO DE METAS DEL PND HOJA #: /. ANALISTAS DE SEGUIMIENTO INSTITUCIONES DIRECCION DE SEGUIMIENTO SUBSECRETARÍA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION Inicio 0 2 Solicitan Información Revisa Borrador de Informe Revisa Borrador de Informe Remiten Información Ok? No Sí 20 Recopilan Información 40 Consolida Informe Final Consolida Informe Final Analizan Información 3 30 Elaboran Borrador de Informe Remite Informe al Secretario Nacional Remiten Borrador de Informe Fin 0 20 Realizan Correcciones 40 DOCUMENTOS: - : Información (Indicadores) - 2: Borrador de Informe - 3: Informe Final - 4: Memorando ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Indicadores / POA s SALIDAS: Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND. CLIENTE: Secretario Nacional; Instituciones Públicas del Gobierno Central. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 32 de 402

133 PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIONES DE RESULTADOS E IMPACTO DE LAS ACCIONES DEL SECTOR PUBLICO. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Evaluar de manera objetiva y eficiente los resultados e impacto obtenidos por Programas/Proyectos/Políticas implementados por las Instituciones del Sector Público; en relación a las metas del Plan Nacional de Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación Director de Evaluación Director de Evaluación Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación / Director de Evaluación.3. BASE LEGAL: Decreto Ejecutivo 878. (Art. 3, literal f) Decreto Ejecutivo 98 (Art. 7, literal h).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación Subsecretarías Regionales de SENPLADES Instituciones del Sector Público Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 33 de 402

134 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. EVALUADOR: Persona ó Institución que se designa para que sea responsable de la evaluación del Programa / Políticas / Institución. EVALUADO: Institución / Programa / Proyecto que es evaluado. MARCO LOGICO: Metodología que sirve de guía para el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de un Proyecto. BDD: Base de Datos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación convoca a un Comité, el cual debe estar conformado por: un Evaluador, un representante de SENPLADES (Director de Evaluación), y el Evaluado. 2. El Comité decide si se realiza una evaluación de impacto o una evaluación de resultado. 3. Si el comité decide realizar una evaluación de resultado, verifica si el Programa o Proyecto presentado por el Evaluado dispone de un marco lógico. 4. En caso de que el Programa o Proyecto SÍ disponga de un marco lógico, el Evaluador evalúa dicho marco lógico. 5. El Evaluador evalúa el Programa o Proyecto, en su totalidad. La evaluación del Programa debe realizarse tomando como referencia el marco lógico. 6. El Evaluador elabora un Informe Final. 7. El evaluador ingresa toda la información generada durante el proceso en la Base de Datos. 8. En caso de que el Programa o Proyecto NO disponga de marco lógico, el Comité ayuda a establecer uno. 9. El Evaluado valida el marco lógico establecido por el Comité; y el Evaluador sigue el procedimiento correspondiente. 0. Si el comité decide realizar una evaluación de impacto, el Evaluado presenta la información referente al Programa / Proyecto / Política que se va a evaluar. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 34 de 402

135 . El Evaluador plantea una metodología de evaluación. 2. El Comité valida la metodología propuesta por el Evaluador; y analiza si existe información disponible exacta para aplicar la metodología propuesta. 3. En caso de que SÍ exista información exacta, se autoriza al Evaluador aplicar la metodología. 4. El Evaluador aplica la metodología. 5. El Evaluador, luego de que aplica la metodología, elabora un Informe Final. 6. El Evaluador ingresa toda la información generada durante el proceso a la Base de Datos. 7. En caso de que NO exista información exacta para aplicar la metodología propuesta, el Evaluador genera los instrumentos necesarios para asegurar la recolección de información. 8. El Evaluador recolecta la información (Primera toma de datos) 9. El Evaluador, luego de recolectar la información, elabora un primer Informe. 20. El Evaluador, luego de un tiempo prudencial, recoge una segunda toma de datos. 2. El Evaluador evalúa el impacto del Programa / Proyecto / Política. La evaluación se debe realizar considerando las variables de interés. 22. El Evaluador elabora un Informe Final e ingresa toda la información generada a lo largo del proceso en la Base de Datos. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 35 de 402

136 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MARZO 2008 PROCESO: GESTION DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE02 SUB - PROCESO: EVALUACIONES DE RESULTADOS E IMPACTO DE LAS ACCIONES DEL SECTOR PUBLICO HOJA #: /. SUBSECRETARIA SEGUIMIENTO. & EVAL. COMITÉ EVALUADO EVALUADOR Inicio Convoca Comité 0 Valida Marco Lógico 20 Evalúa Marco Lógico Evaluación de Impacto o Resultado? Impacto 20 Evalúa Programa Resultado 30 Elabora Informe Final 2 Existe marco lógico? Sí Ingresa Información a BDD No 20 2 BDD Ayuda a Levantamiento de Marco Lógico 30 Fin Presenta Información Plantea Metodología Valida Metodología 50 Existe información exacta para metodología? No Aplica Metodología Elabora Informe Final Sí Ingresa Información a BDD 50 4 Fin BDD 60 Genera Instrumentos para Recolección de Información Recolecta Información 5 Elabora Primer Informe 6 Recoge Segunda Toma de Datos 7 DOCUMENTOS: Evalúa Impacto - : Marco Lógico - 2: Informe Final de Evaluación de Resultado - 3: Información - 4: Informe Final de Evaluación de Impacto - 5: Datos de primera recolección de información - 6: Primer Informe de Evaluación de Impacto - 7: Datos de segunda recolección de información - 8: Informe Final de Evaluación de Impacto Elabora Informe Final 8 70 ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público. ENTRADAS: Programas / Proyectos. SALIDAS: Informes de Evaluación de Resultado y/o Informes de Evaluación de Impacto. CLIENTE: SENPLADES; Instituciones del Sector Público; Ciudadanía / País. CONTROLES: Decreto Ejecutivo 878; Decreto Ejecutivo 98. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 36 de 402

137 4.3. PROCESOS DE APOYO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 37 de 402

138 GESTION DE LA ASESORIA JURIDICA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 38 de 402

139 PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE CONSULTAS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Brindar asesoramiento a los Funcionarios de SENPLADES sobre consultas en temas jurídicos..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Asesoría Jurídica Asesores Jurídicos Unidad de Calidad y Productividad Director(a) de la Unidad de Asesoría Jurídica / Asesores Jurídicos.3. BASE LEGAL: Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva (ERJAFE) LOSCCA y su Reglamento Resoluciones de SENRES Ley de Modernización Ley de Transparencia y Acceso a la Información Orgánico Funcional de SENPLADES Demás leyes y reglamentos atenientes a la consulta que se recepte..4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación: Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 39 de 402

140 .5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Asesoría Jurídica Unidad de Calidad y Productividad Secretaría Nacional Subsecretaría General Subsecretarías de SENPLADES 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquier funcionario de SENPLADES solicita asesoría jurídica, a través de un Memorando. 2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el Memorando con la consulta; y lo entrega al Asesor Jurídico de SENPLADES. La Asistente debe registrar la fecha y hora de recepción. 3. El Asesor Jurídico asigna la consulta a un técnico de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES; mediante sumilla. 4. El Técnico Jurídico asignado, recopila antecedentes. La recopilación de antecedentes se realiza de acuerdo a la consulta. 5. El Técnico Jurídico asignado, analiza la petición. 6. El Técnico Jurídico asignado, ofrece una respuesta en Derecho; a través de un Memorando de respuesta. El Memorando (borrador) es remitido a la Coordinadora de Asesoría Jurídica para su revisión. 7. La Coordinadora de Asesoría Jurídica recibe el Memorando y revisa la respuesta en Derecho. 8. En caso de que la respuesta requiera correcciones, la Coordinadora de Asesoría Jurídica solicita las modificaciones necesarias. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 40 de 402

141 9. El Técnico Jurídico asignado, realiza las modificaciones solicitadas por la Coordinadora de Asesoría Jurídica; y remite el Memorando al Asesor Jurídico para su conocimiento y firma. 0. En caso de que la respuesta no requiera correcciones, la Coordinadora de Asesoría Jurídica sumilla el Memorando y lo remite al Director de Asesoría Jurídica para su conocimiento y firma.. El Director de Asesoría Jurídica firma el Memorando de respuesta; y lo entrega a la Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica, para que lo remita el Funcionario solicitante. 2. El Funcionario solicitante recibe la respuesta a su consulta. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 4 de 402

142 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: ASESORIA JURIDICA CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR0 SUB - PROCESO: GESTION DE CONSULTAS HOJA #: / FUNCIONARIO SOLICITANTE ASESORÍA JURÍDICA ASISTENTE DIRECTOR TECNICO JURÍDICO COORDINADORA Inicio Solicita Asesoría Jurídica 2 0 Revisa Respuesta en Derecho Recepta Consulta Ok? No Asigna Técnico Responsable Sí Solicita Modificaciones 30 Recopila Antecedentes 20 Analiza Petición Ofrece Respuesta en Derecho Firma Memorando 2 30 Realiza Modificaciones Remite Memorando 40 2 Recibe Respuesta Fin DOCUMENTOS: - : Memorando de solicitud - 2: Memorando de respuesta ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de asesoría jurídica. SALIDAS: Solicitud atendida (Respuesta en Derecho). CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: Estatutos, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 42 de 402

143 PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO (Administrativo y/o Contencioso Administrativo). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Vigilar, controlar, impulsar, supervisar y ejecutar procesos judiciales relacionados con SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de la Unidad de Asesoría Jurídica Asesores Jurídicos Unidad de Calidad y Productividad Director de la Unidad de Asesoría Jurídica / Asesores Jurídicos.3. BASE LEGAL: Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva LOSCCA y su Reglamento Ley de Contratación Pública y su Reglamento Código Civil Código de Procedimiento Penal Demás leyes y reglamentos que atañen al Patrocinio.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Asesoría Jurídica Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 43 de 402

144 Unidad de Calidad y Productividad Secretaría Nacional Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso) Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en el proceso) 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Unidad de Asesoría Jurídica recibe el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda, debidamente fundamentados y cumpliendo con todos los requisitos necesarios conforme a la Ley. 2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda. Registra la fecha y hora de recepción; y entrega al Director de Asesoría Jurídica. 3. El Director de la Unidad de Asesoría Jurídica asigna a un responsable de atender la causa. 4. El Técnico Jurídico responsable analiza el caso y procede a dar el trámite legal respectivo; considerando plazos y términos legales. 5. El Técnico Jurídico responsable, una vez analizada la causa, elabora el documento pertinente (contestación, aclaración, ampliación, legitimación de personería, etc.), el cual debe ser firmado por el Secretario Nacional de SENPLADES y el Asesor Jurídico o, en su defecto, por el asesor Jurídico y el responsable de Patrocinios. 6. El responsable de Patrocinio, conjuntamente con el Asesor Jurídico, vigilan lo que la autoridad competente realiza y que su accionar esté conforme a Derecho. 7. De ser el caso, el responsable de Patrocinios debe impulsar la causa ante la autoridad competente. 8. El responsable de Patrocinios debe intervenir en la causa hasta la conclusión definitiva de ésta (dictamen de sentencia). Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 44 de 402

145 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: ASESORIA JURIDICA CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02- SUB - PROCESO: PATROCINIO HOJA #: / (Administrativos y/o Contencioso Administrativos) ASESORÍA JURÍDICA TÉCNICO JURÍDICO RESPONSABLE DE PATROCINIOS SECRETARÍA NACIONAL Inicio Recibe Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc Asigna Técnico Responsable Analiza el Caso Procede a dar trámite legal respectivo Elabora Documento pertinente Firma Documento Firma Documento Firma Documento 2 Remite Documento Vigila Actuación de la Autoridad Competente Se necesita impulsar la causa? No Sí Interviene en la Causa hasta su conclusión Impulsa la Causa Fin Interviene en la Causa hasta su conclusión Fin DOCUMENTOS: - : Escrito / Petición / Demanda - 2: Resolución ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc. SALIDAS: Resolución. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 45 de 402

146 PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO (Extrajudiciales). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Solucionar cualquier conflicto de orden judicial por la vía del diálogo, para no tener que recurrir a procesos judiciales..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de la Unidad de Asesoría Jurídica Asesores Jurídicos Unidad de Calidad y Productividad Director de la Unidad de Asesoría Jurídica / Asesores Jurídicos.3. BASE LEGAL: Aplicación de la Norma Legal de acuerdo al caso..4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Asesoría Jurídica Unidad de Calidad y Productividad Secretaría Nacional Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso) Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en el proceso) Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 46 de 402

147 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Demandante envía el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda a SENPLADES. 2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda. Registra la fecha y hora de recepción; y entrega al Director de Asesoría Jurídica. 3. El Director de la Unidad de Asesoría Jurídica asigna a un Técnico Jurídico responsable de atender la demanda. 4. El Técnico Jurídico contacta al Demandante, para mostrar la voluntad de solucionar el problema o los puntos divergentes en base al diálogo. Se establece día, fecha y hora para iniciar las conversaciones. 5. El Técnico Jurídico responsable se reúne, en el lugar, fecha y hora acordados, para negociar con el Demandante hasta llegar a un acuerdo beneficioso para cada uno. 6. En caso de que se llegue a un acuerdo, finaliza el proceso; con la elaboración del respectivo documento el cual debe ser legalizado conforme a Derecho. 7. Si no se llega a un acuerdo, se inicia el proceso administrativo o judicial pertinente. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 47 de 402

148 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: ASESORIA JURIDICA CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02-2 SUB - PROCESO: PATROCINIO (Extrajudiciales) HOJA #: / DEMANDANTE ASESORÍA JURÍDICA TÉCNICO JURÍDICO Inicio Envía Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc Recibe Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc Contacta al Demandante Negocia con el Demandante Acuerdo? No SÍ Patrocinio (Adm. o Judicial) Elabora Documento Legaliza Documento Legaliza Documento Fin DOCUMENTOS: - : Escrito / Petición / Demanda ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Demandantes. ENTRADAS: Solicitud de asesoría jurídica. SALIDAS: Acuerdo o Proceso de Patrocinio Contencioso o Judicial. CLIENTE: SENPLADES. CONTROLES: Estatutos, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 48 de 402

149 PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO (Judiciales). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Defender los derechos e intereses de SENPLADES durante cualquier proceso judicial en el que participe la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de la Unidad de Asesoría Jurídica Asesores Jurídicos Unidad de Calidad y Productividad Director de la Unidad de Asesoría Jurídica / Asesores Jurídicos.3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador Código de Procedimiento Penal Código de Procedimiento Civil Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Demás leyes y reglamentos, según el caso..4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Asesoría Jurídica Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 49 de 402

150 Secretaría Nacional Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso) Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en el proceso) 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Asesor Jurídico de SEPLADES determina si el proceso judicial es un proceso civil o un proceso penal. 2. En caso de que sea un proceso penal, el Asesor Jurídico de SENPLADES asigna un técnico responsable del proceso. 3. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de indagación del proceso penal. 4. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de instrucción del proceso penal. 5. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa intermedia del proceso penal. 6. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de juzgamiento del proceso penal. 7. La Autoridad competente dicta sentencia. En caso de que la sentencia dictada sea favorable para SENPLADES, finaliza el proceso. En caso de que la sentencia dictada por parte de la Autoridad competente no sea favorable para SENPLADES, el Técnico Jurídico responsable debe impugnar la sentencia. 8. En caso de que sea un proceso civil, el Asesor Jurídico determina si se trata de una demanda recibida (se actúa como demandado) o si se plantea una demanda (se actúa como demandante). 9. En caso de que SENPLADES sea el Demandado, el Técnico Jurídico responsable contesta la demanda. 0. El Técnico Jurídico acude a la audiencia. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 50 de 402

151 . El Técnico Jurídico presenta las pruebas de descargo ante la Autoridad competente, según el caso. 2. El Técnico Jurídico presenta los alegatos correspondiente, según el caso. 3. La Autoridad competente dicta sentencia. En caso de que la sentencia dictada sea favorable para SENPLADES, finaliza el proceso. En caso de que la sentencia dictada por parte de la Autoridad competente no sea favorable para SENPLADES, el Técnico Jurídico responsable debe impugnar la sentencia. 4. En caso de que SENPLADES sea el Demandante, el Técnico Jurídico responsable presenta la demanda ante la Autoridad competente, según el caso. Luego el proceso se encadena con la actividad 0. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 5 de 402

152 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: ASESORIA JURIDICA CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02-3 SUB - PROCESO: PATROCINIO (Judiciales) HOJA #: / ASESORÍA JURÍDICA TÉCNICO JURÍDICO AUTORIDAD COMPETENTE Inicio 0 Proceso Civil o Penal Participa en Etapa de Indagación Civil Asigna Técnico Responsable Participa en Etapa de Instrucción 0 Participa en Etapa Intermedia Demandante o Demandado? Demandante Participa en Etapa de Juzgamiento Demandado Dicta Sentencia Contesta Demanda 30 Presenta Demanda Acude a Audiencia Presenta Pruebas Presenta Alegatos Sentencia Favorable? No Sí Participa en Etapa de Impugnación Fin DOCUMENTOS: Fin - : Citación - 2: Excepciones - 3: Prueba(s) de Descargo - 4: Resolución ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Juez ENTRADAS: Citación o Notificación. SALIDAS: Resolución a favor de SENPLADES. CLIENTE: SENPLADES CONTROLES: Código de Procedimiento Civil, Código de Procedimiento Penal y Código de Trabajo. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 52 de 402

153 GESTION DEL TALENTO HUMANO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 53 de 402

154 PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACION DEL TALENTO HUMANO. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Planificar, coordinar, ejecutar, verificar y controlar la planificación anual del Talento Humano de SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 54 de 402

155 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES establece un diagnóstico de la situación actual del talento humano dentro de la Institución. Esta actividad se debe realizar en coordinación con los Subsecretarios o en su defecto con los Directores de todas las Subsecretarías; considerando, además, la planificación operativa de cada una de las Subsecretarías. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. de SEPLADES, recopila la información obtenida de la actividad anterior. 3. El Analista de RR.HH. procesa la información; y elabora un Informe de la situación actual del talento humano dentro de SENPLADES. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES revisa el Informe. 5. En caso de que el Informe requiera modificaciones, el Director de RR.HH. solicita las correcciones del caso. 6. El Analista de RR.HH. realiza las correcciones solicitadas por el Director y remite el Informe para su nueva revisión. 7. En caso de que el Informe esté sin errores, la Unidad de RR.HH. de SENPLADES imprime el Informe. El Informe (copia original) es remitido a SENRES. Una copia de Informe es archivada en la Unidad de RR.HH. 8. La SENRES recibe el Informe. Finaliza el proceso. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 55 de 402

156 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH0- SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Planificación del Talento Humano) DIRECCION RR.HH. ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS SENRES Inicio Realiza Diagnóstico de la Situación Actual del Recurso Humano 30 Recibe Informe 2 Recopila Información Fin Procesa Información 20 Elabora Informe de la Situación Actual del Recurso Humano Revisa Informe Informe Correcto? Sí No Solicita Modificaciones 0 0 Imprime Informe. Realiza Modificaciones 30 P 20 DOCUMENTOS: - : Informe: Planificación del Talento Humano -.: Copia de Informe - 2: Oficio ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Subsecretarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitudes de Personal. SALIDAS: Planificación del Talento Humano. CLIENTE: Todos los Subsecretarios de SENPLADES. CONTROLES: Norma Técnica de Administración de Recursos Humanos (SENRES), LOSCCA, Políticas y Normativas SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 56 de 402

157 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE PUESTOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Estructurar y administrar un sistema que permita valorar los puestos de trabajo dentro de la Institución y determinar escalas salariales, de una manera objetiva..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 57 de 402

158 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Autoridad Nominadora (Secretario Nacional) de SENPLADES dispone la realización de un Estudio de Clasificación de Puestos. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES define la Estructura de Puestos actual. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES compara la estructura de puestos actual versus la estructura organizacional, planificación de RR.HH. y planes operativos. 4. En caso de que la estructura ocupacional no se ajuste a los requerimientos de los procesos institucionales, el Director de la Unidad de RR.HH. redefine la estructura de puestos. 5. En caso de que la estructura ocupacional sí se ajuste a los requerimientos de los procesos institucionales, el Director de la Unidad de RR.HH. establece la estructura de puestos institucional 6. El Director de la Unidad de RR.HH. realiza el levantamiento de perfiles de puestos por competencias. 7. El Director de la Unidad de RR.HH. realiza las descripciones y determina los perfiles 8. de competencias de los puestos. 9. El Director de la Unidad de RR.HH. valida la información de la descripción de puestos y perfiles, en conjunto con el Secretario Nacional. 0. El Secretario Nacional remite el Informe a la SENRES, mediante Oficio. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 58 de 402

159 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH0-2 SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Administración de Puestos) DIRECCION RR.HH. SECRETARÍA NACIONAL Inicio Dispone realización de Estudio de Calsificación de Puestos Define Estructura de Puestos actual Compara estructura de puestos actual vs. estructura organizacional, planificación de RR.HH. y planes operativos Estructura ocupacional se ajusta a requerimientos de procesos institucionales? No Sí Redefine la estructura de puestos Establece la estructura de puestos institucional P Realiza el levantamiento de perfiles de puestos por competencias Realiza las descripciones y determina los perfiles de competencias de los puestos 2 P Valida Información Valida Información Remite Informe a la SENRES Fin P DOCUMENTOS: - : Estructura ocupacional institucional - 2: Manual de Clasificación de Puestos - 3: Informe - 4: Oficio ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Unidad de RR.HH.; Subsecretarías de SENPLADES. ENTRADAS: Orgánico posicional, Número y denominación de puestos; Estructura organizacional, Planes Operativos. SALIDAS: Manual de Clasificación de Puestos CLIENTE: SENPLADES, SENRES. CONTROLES: LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 59 de 402

160 PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PERSONAL. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar la adecuada selección y contratación de los perfiles requeridos para suplir las vacantes que se generen dentro de la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 60 de 402

161 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES realiza un análisis Técnico- Jurídico de la Bolsa de Trabajo. 2. En caso de que no exista una vacante disponible finaliza el proceso. 3. En caso de que sí exista una vacante el Director de la Unidad de RR.HH. recepta la disposición de concurso de merecimiento. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. conforma el Tribuna de Méritos y Oposición. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora la convocatoria para el concurso de merecimientos. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. revisa y suscribe la convocatoria. 7. El Director de la Unidad de RR.HH. difunde la convocatoria al concurso. 8. El Director de la Unidad de RR.HH. recepta las carpetas de los aspirantes a la vacante. 9. El Director de la Unidad de RR.HH. verifica los requisitos de los aspirantes. 0. En caso de que el/los aspirante/s no cumpla/n con los requisitos, el Director de RR.HH: registra el no cumplimiento en el banco de datos; y comunica a los interesados.. En caso de que el/los aspirante/s sí cumpla/n con los requisitos, el Director de RR.HH., convoca a los aspirantes calificados. 2. El Director de RR.HH. ejecuta las pruebas y entrevistas a los aspirantes calificados. 3. El Director de RR.HH. revisa las pruebas y analiza entrevista de cada uno de los aspirantes. 4. El Director de RR.HH. emite un Informe con la terna de los posibles elegibles, el cual es remitido al Secretario Nacional. 5. El Secretario Nacional elige al aspirante ganador. 6. El Director de RR.HH. recepta el documento con el nombre del ganador del concurso. 7. El Director de RR.HH. emite una Acción de Personal. 8. El Director de RR.HH. registra la Acción de Personal. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 6 de 402

162 9. El Director de RR.HH. archiva la documentación del nuevo Funcionario en una carpeta que se debe crear específicamente para el nuevo Funcionario. 20. EL Director de RR.HH. aplica el Plan de Inducción con el nuevo Funcionario. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 62 de 402

163 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH0-3 SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Selección de Personal) DIRECCION RR.HH. SECRETARÍA NACIONAL Inicio Realiza análisis Técnico-Jurídico de la Bolsa de Trabajo Existe vacante? No Sí Fin Recepta disposición de concurso de merecimiento Confoma el Tribunal de Méritos y Oposición Elabora convocatoria para el concurso de merecimientos Revisa y suscribe la convocatoria Revisa y suscribe la convocatoria Difunde la convocatoria Recepta las carpetas de los aspirantes Verifica requisitos Cumple con los requisitos? No Sí Registra en banco de datos Convoca a aspirantes calific ados Comunica a interesados Ejecuta pruebas y entrevista Fin Revisa pruebas y analiza entrevista Emite Informe Elige al aspirante ganador Recepta documento con nombre del ganador Emite Acción de Personal 2 Registra Acción de Personal Archiva Documentación del Nuevo Funcionario Aplica Plan de Inducción DOCUMENTOS: Fin - : Informe - 2: Acción de Personal ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional; Director de RR.HH:; Subsecretarios. ENTRADAS: Solicitud para cubrir vacante SALIDAS: Inducción brindada al nuevo Funcionario. CLIENTE: Secretario Nacional; Director de RR.HH:; Subsecretarios. CONTROLES: LOSCCA, Norma Técnica de Evaluación del Desempeño (SENRES), Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 63 de 402

164 PROCEDIMIENTO PARA EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL TALENTO HUMANO. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Generar una cultura de evaluación para determinar el aporte de todos los funcionarios en la consecución de los objetivos institucionales y, a partir de la evaluación, generar acciones de mejora que permitan asegurar altos niveles de desempeño dentro de la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 64 de 402

165 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES elabora el Plan de Evaluación del Desempeño. 2. La Autoridad Nominadora (Secretario Nacional) de SENPLADES conforma el Comité de Servicios y Evaluación del Desempeño. 3. El Director de RR.HH. determina las herramientas e instrumentos técnicos a aplicarse durante el proceso de evaluación del desempeño. 4. El Director de RR.HH. elabora una circular informando al personal de la Institución sobre el inicio de las evaluaciones. 5. El Director de RR.HH. coordina el entrenamiento de los evaluadores. 6. El Director de RR.HH. envía documentación para la aplicación de las evaluaciones. La documentación es remitida a los Directores y/o Coordinadores de las áreas. 7. El Director de RR.HH. realiza las evaluaciones; analizando y estudiando el desempeño de los Funcionarios de acuerdo a lo requerido en el formulario de evaluación. 8. El Director de RR.HH. legaliza los formularios de evaluación con las respectivas firmas de responsabilidad. Los formularios legalizados son archivados en la Unidad de RR.HH. 9. En caso de que el Funcionario evaluado no esté conforme con la evaluación, el Funcionario evaluado puede presentar su respectiva queja al Tribunal de Reclamos. 0. El Tribunal de Reclamos revisa la evaluación del funcionario; y emite Dictamen.. En caso de que el Funcionario evaluado esté conforme con la evaluación, los Directores y/o Coordinadores elaboran un Informe técnico final; en el cual se detallen las calificaciones obtenidas individualmente. Las calificaciones individuales son entregadas a cada uno de los Funcionarios evaluados; 2. El Director de RR.HH. formula un Plan de Mejoramiento. Finaliza el proceso. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 65 de 402

166 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH0-4 SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Evaluación del Desempeño) DIRECCION SECRETARÍA FUNCIONARIO(S) TRIBUNAL DE RR.HH. NACIONAL DIRECTORES / COORDINADORES EVALUADO(S) RECLAMOS Inicio Elabora Plan de Evaluación del Desempeño Conforma Comité de Servicios y Evaluación del Desempeño Determina las herramientas e instrumentos técnicos a aplicarse 2 Elabora circular informando sobre el inicio de las evaluaciones 3 Coordina el entrenamiento de los evaluadores Envía documentación para la aplicación de las evaluaciones 4 4 Realizan evaluaciones Legaliza formularios de evaluación 5 P 20 Sí Conforme con la evaluación? Elabora Informe Técnico final No 6 Formula Plan de Mejoramiento Presenta queja respectiva al tribunal de reclamos Fin Revisa evaluación del funcionario Emite Dictamen 20 DOCUMENTOS: - : Plan de Evaluación del Desempeño - 2: Formularios de medición de gestión y desempeño - 3: Circular - 4: Herramientas e instrumentos técnicos - 5: Formulario legalizado - 6: Informe final ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Subsecretarios de SENPLADES. ENTRADAS: Disposición de realizar evaluación del desempeño de los funcionarios. SALIDAS: Informe de Evaluación del Desempeño de los funcionarios de SENPLADES. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Unidad de RR.HH. CONTROLES: LOSCCA, Norma Técnica de Evaluación del Desempeño (SENRES), Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 66 de 402

167 PROCEDIMIENTO PARA CAPACITACION Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Reforzar y complementar la capacidad cognitiva y técnica de todos los Funcionarios de SENPLADES, mediante la generación de conocimientos y el desarrollo de habilidades; para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo integral de las personas..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 67 de 402

168 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Director de la Unidad de RR.HH. determina las competencias que se deben desarrollar. Esta determinación se realiza teniendo como insumo los resultados de la evaluación del desempeño. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. revisa e introduce ajustes al borrador de Plan de Desarrollo de Competencias. 3. El Director de RR.HH. elabora la programación detallada de los eventos de capacitación. 4. El Director de RR.HH. difunde a todos los Funcionarios los programas de capacitación. 5. El Director de RR.HH. inscribe al personal que será capacitado. Se obtiene una nómina de los participantes en el evento. 6. El Director de RR.HH. ejecuta y desarrolla la capacitación. 7. El Director de RR.HH. elabora los certificados del evento de capacitación. 8. El Director de RR.HH. evalúa el cumplimiento del Plan de Capacitación. Elabora un Informe sobre la capacitación realizada; mismo que es remitido a la Autoridad Nominadora (Secretario Nacional). 9. El Director de RR.HH. evalúa el impacto de la capacitación. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 68 de 402

169 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH0-5 SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Capacitación y Desarrollo del Talento Humano) DIRECCION DE RR.HH. Inicio Determina competencias por desarrollar Revisa e Introduce ajustes al borrador de Plan de Deasrrollo de Competencias 2 Elabora programación de eventos de capacitación Difunde programas de capacitación Inscribe al personal que será capacitado 3 Ejecuta y desarrolla la capacitación Elabora certificados del evento de capacitación 4 Evalúa cumplimiento del Plan de Capacitación 5 Evalúa el impacto de la capacitación Fin DOCUMENTOS: - : Informe de Diagnóstico de necesidades de capacitación - 2: Plan de Desarrollo de Competencias - 3: Nómina de participantes en la capacitación - 4: Certificados - 5: Informe sobre la capacitación realizada ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Unidad de RR.HH.; Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Resultados de la evaluación del desempeño, Requerimientos personales. SALIDAS: Funcionarios capacitados. CLIENTE: Todos los Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: LOSCCA (Art. 47 y 79); SENRES; Presupuesto; Reglamento Interno de Talento Humano. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 69 de 402

170 PROCEDIMIENTO PARA INGRESO AL SERVICIO CIVIL. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el ingreso de profesionales de alto nivel al Servicio Civil..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 70 de 402

171 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES determina el cumplimiento del perfil de exigencias del puesto por parte del servidor. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora un Informe técnico, producto del estudio efectuado a los Funcionarios. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora el Proyecto de resolución de incorporación de los Funcionarios a la carrera administrativa. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. remite el Informe y Proyecto de Resolución a SENRES. 5. La SENRES recibe el Informe y Proyecto de Resolución. 6. La SENRES estudia y analiza la propuesta. 7. La SENRES emite la resolución de incorporación de los Funcionarios a la carrera administrativa. Se entrega un Certificado de ingreso a la carrera administrativa al Funcionario, y una copia del Certificado se archiva en el expediente del Funcionario. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 7 de 402

172 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02- SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Ingreso al Servicio Civil) DIRECCION RR.HH. SENRES Inicio Determina el cumplimiento del perfil de exigencias del puesto por parte del servidor Elabora Informe técnico Elabora Proyecto de Resolución 2 Remite Informe y Proyecto de Resolución 2 2 Recibe Informe y Proyecto de Resolución Estudia y Analiza propuesta Emite Resolución de Incorporación 3 Fin DOCUMENTOS: - : Informe de Recursos Humanos - 2: Proyecto de Resolución - 3: Certificados de Ingreso a la carrera Administrativa ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Autoridad Nominadora de SENPLADES. ENTRADAS: Disposición para realizar estudio; Expediente del Servidor. SALIDAS: Funcionarios ingresados en la carrera administrativa.. CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES. CONTROLES: LOSCCA, SENRES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 72 de 402

173 PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU (Vacaciones). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar que todos los Funcionarios de SENPLADES hagan uso de su derecho de acceder a vacaciones, de conformidad al Marco Legal vigente..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 73 de 402

174 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia/vacación, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. coteja el Kardex de vacaciones vs. permisos. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora acción de personal. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento, considerando la ausencia del Funcionario que solicita la licencia/vacación. 7. El Funcionario solicitante, retorna de sus vacaciones; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado de sus vacaciones. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 74 de 402

175 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2. SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Licencias con RMU - Vacaciones) SOLICITANTE DIRECCION DE RR.HH. Inicio Solicita licencia/vacación Coteja kardex de vacaciones vs. permisos 2 Elabora acción de personal 3 Legaliza acción de personal Despacha acción de personal P 0 Planifica actividades del departamento Retorna de Vacaciones 0 Firma Hoja de Entrada 4 P Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud - 2: Inventario de vacaciones - 3: Acción de Personal - 3.: Copia de Acción de Personal - 3.2: Copia de Acción de Personal - 4: Registro de Asistencia ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución. CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES. CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 75 de 402

176 PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU (Enfermedad). GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 76 de 402

177 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la solicita por motivos de enfermedad, el solicitante debe adjuntar a su solicitud el respectivo certificado médico. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud. 3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al interesado. Finaliza el proceso. 4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de personal. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia por enfermedad se reincorpora a las actividades; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 77 de 402

178 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Licencias con RMU - Enfermedad) SOLICITANTE DIRECCION DE RR.HH. Inicio Solicita licencia Analiza Solicitud Procede la licencia? No Sí Informa al interesado Elabora acción de personal 2 Fin Legaliza acción de personal Despacha acción de personal P Se reincorpora a las actividades Firma Hoja de Entrada 3 P Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud - 2: Acción de Personal - 2.: Copia de Acción de Personal - 2.2: Copia de Acción de Personal - 3: Registro de Asistencia ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de Licencia por enfermedad SALIDAS: Solicitud atendida. CLIENTE: Funcionario(s) solicitante(s). CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 78 de 402

179 PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU (Maternidad). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar que las Funcionarias de SENPLADES tengan acceso a licencias durante su etapa de embarazo, de conformidad al Marco Legal vigente..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 79 de 402

180 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquiera de las Funcionarias de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento, considerando la ausencia de la Funcionaria que solicita la licencia. 6. La Funcionaria solicitante, retorna de su período de licencia; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que se ha reincorporado a las actividades de la Institución.. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 80 de 402

181 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Licencias con RMU - Maternidad) SOLICITANTE DIRECCION DE RR.HH. Inicio Solicita licencia Analiza Solicitud Elabora acción de personal 2 Legaliza acción de personal Despacha acción de personal P 0 Planifica actividades del departamento Retorna del periodo de Licencia 0 Firma Hoja de Entrada 3 P Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud - 2: Acción de Personal - 2.: Copia de Acción de Personal - 2.2: Copia de Acción de Personal - 3: Registro de Asistencia ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución. CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES. CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 8 de 402

182 PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU (Calamidad Doméstica). GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 82 de 402

183 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la solicita por motivos de calamidad doméstica, el solicitante debe adjuntar a su solicitud un documento que avalice el siniestro (muerte o enfermedad de un familiar). 2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud. 3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al interesado. Finaliza el proceso. 4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de personal. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia se reincorpora a las actividades; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 83 de 402

184 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Licencias con RMU - Calamidad doméstica) SOLICITANTE DIRECCION DE RR.HH. Inicio Solicita licencia Analiza Solicitud Procede la licencia? No Sí Informa al interesado Elabora acción de personal 2 Fin Legaliza acción de personal Despacha acción de personal P Se reincorpora a las actividades Firma Hoja de Entrada 3 P Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud - 2: Acción de Personal - 2.: Copia de Acción de Personal - 2.2: Copia de Acción de Personal - 3: Registro de Asistencia ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de Licencia por calimidad doméstica. SALIDAS: Solicitud atendida. CLIENTE: Funcionario(s) solicitante(s). CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 84 de 402

185 PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS SIN RMU (Asuntos Particulares). GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 85 de 402

186 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud. 3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al interesado. Finaliza el proceso. 4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de personal. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH., otra copia es remitida a la Dirección Financiera; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia se reincorpora a las actividades; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado. 8. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal de reintegro. Este documento es archivado en la Dirección de RR.HH. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 86 de 402

187 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-3. SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Licencias sin RMU - Asuntos Particulares) SOLICITANTE DIRECCION DE RR.HH. Inicio Solicita licencia Analiza Solicitud Procede la licencia? No Sí Informa al interesado Elabora acción de personal Fin 2 Legaliza acción de personal Despacha acción de personal P 0 0 Retorna del periodo de Licencia Firma Hoja de Entrada 3 P Elabora Acción de Personal de reintegro 4 Fin P DOCUMENTOS: - : Solicitud - 2: Acción de Personal - 2.: Copia de Acción de Personal - 2.2: Copia de Acción de Personal - 3: Registro de Asistencia - 4: Acción de Personal de reintegro ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución. CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES. CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 87 de 402

188 PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS SIN RMU (Servicio Militar Obligatorio). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar que los Funcionarios de SENPLADES que deban presentarse al Servicio Militar obligatorio cumplan con su deber de ciudadanos ecuatorianos, de conformidad al Marco Legal vigente..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 88 de 402

189 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la solicita por el Servicio Militar, el solicitante debe adjuntar a su solicitud la convocatoria del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas. 2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal. 3. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de responsabilidad. 4. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante. 5. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento, considerando la ausencia del Funcionario que solicita la licencia. 6. El Funcionario solicitante, retorna de su período de licencia; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que se ha reincorporado a las actividades de la Institución. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 89 de 402

190 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS HOJA #: / (Licencias sin RMU - Servicio Militar Obligatorio) SOLICITANTE DIRECCION DE RR.HH. Inicio Presenta Convocatoria al Servicio Militar Verifica Notificación Elabora acción de personal 2 Legaliza acción de personal Despacha acción de personal P 0 Retorna del periodo de Licencia Planifica actividades del departamento 0 Firma Hoja de Entrada 3 P Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud - 2: Acción de Personal - 2.: Copia de Acción de Personal - 2.2: Copia de Acción de Personal - 3: Registro de Asistencia ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución. CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES. CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 90 de 402

191 PROCEDIMIENTO PARA PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Asistencia Médica). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Garantizar a los colaboradores una Asistencia Médica oportuna y de calidad, a través de la utilización del respectivo seguro médico..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 9 de 402

192 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: FORMULARIO DE RECLAMOS: Formulario que se utiliza para solicitar un reembolso, luego de haber accedido a una atención medica. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Funcionario solicitante, pide un Formulario de Reclamos a la responsable de Bienestar Social. La solicitud se la realiza personalmente. 2. El Funcionario solicitante asiste al médico. 3. El Funcionario solicitante, luego de asistir al médico, entrega el Formulario de Reclamos con la documentación de respaldo pertinente a la responsable de Bienestar Social. 4. La responsable de Bienestar Social revisa el Formulario de Reclamos y la documentación de respaldo. Debe revisarse que el Formulario se encuentre llenado de manera correcta, y que la documentación de respaldo sea acorde al reclamo que se realiza. Además la responsable de Bienestar Social saca una copia del Formulario, para su archivo personal. 5. La responsable de Bienestar Social remita el Formulario de Reclamos junto con la documentación de respaldo al Broker de seguros. 6. El Broker de seguros gestiona la liquidación del reclamo. Se dispone de 8 días para realizar esta actividad. 7. La responsable de Bienestar Social recibe la liquidación del reclamo. 8. La responsable de Bienestar Social revisa la liquidación del reclamo. Debe revisar que los nombres sean los correctos, que las fechas concuerden, y que el monto devuelto sea el correcto. 9. En caso de que la liquidación contenga errores, la responsable de Bienestar Social remite la documentación al Broker de seguros para que gestione la liquidación nuevamente. 0. En caso de que la liquidación esté correcta, la responsable de Bienestar Social contacta al Beneficiario (Funcionario solicitante) vía telefónica para que se acerque a retirar su liquidación. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 92 de 402

193 . La responsable de Bienestar Social actualiza el historial del Funcionario, en la base de datos. 2. El Funcionario solicitante recibe su reembolso. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 93 de 402

194 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH07- SUB - PROCESO: PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Asistencia Médica) HOJA #: / FUNCIONARIO SOLICITANTE RESPONSABLE DE BIENESTAR SOCIAL BROKER DE SEGUROS Inicio Solicita Formulario de Reclamos Revisa Formulario y Documentación Gestiona Liquidación de Reclamo Asiste al Médico Remite Documentación al Broker Entrega Formulario con Documentación de Respaldo Recibe Liquidación de Reclamo Revisa Liquidación Liquidación correcta? No Sí Contacta al Beneficiario Recibe Liquidación Fin Actualiza BDD DOCUMENTOS: - : Formulario de Reclamo - 2: Documentación de Respaldo ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios en general. ENTRADAS: Solicitud de Asistencia Médica SALIDAS: Liquidación recibida CLIENTE: Funcionario solicitante. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 94 de 402

195 PROCEDIMIENTO PARA PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Anticipo de Remuneraciones). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Brindar apoyo económico a los Funcionarios de SEPLADES, en casos emergentes, entregándoles, anticipadamente, un porcentaje de su remuneración mensual..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos / Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa / Director de Recursos Humanos.3. BASE LEGAL: LOSCCA Leyes y Reglamentos de SENRES Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 95 de 402

196 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Funcionario solicitante remite una solicitud de anticipo de remuneración al Subsecretario de Gestión Corporativa, mediante Memorando. 2. El Subsecretario de Gestión Corporativa analiza la solicitud. 3. En caso de no aprobar la solicitud, el Subsecretario de Gestión Corporativa emite su negativa al Funcionario solicitante; y el proceso finaliza. 4. En caso de aprobar la solicitud, el Subsecretario de Gestión Corporativa sumilla la solicitud y la remite al Director de RR.HH. 5. El Director de RR.HH. autoriza el anticipo, mediante sumilla, y remite la solicitud al Asistente de RR.HH. asignado. 6. El Asistente de RR.HH. recibe la solicitud y saca una copia de la solicitud. 7. El Asistente de RR.HH. remite la solicitud original al Departamento Financiero. 8. El Asistente de RR.HH. registra el valor autorizado/acreditado en el rol de pagos del Funcionario solicitante, para descontarlo. 9. El Departamento Financiero realiza la acreditación del valor aprobado en la cuenta del Funcionario solicitante. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 96 de 402

197 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: PATH07-2 SUB - PROCESO: PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Anticipo de Remuneraciones) HOJA #: / FUNCIONARIO SUBSECRETARIA DE DIRECTOR DE SOLICITANTE GESTION CORPORATIVA RR.HH. ASISTENTE DE RR.HH. DEPARTAMENTO FINANCIERO Inicio 0 Remite solicitud de anticipo Autoriza anticipo Aprueba? Sí Sumilla solicitud y Remite No Emite negativa Fin Sumilla solicitud y remite Recibe solicitud Remite solicitud (original) Realiza acreditación 0 Obtiene una copia de la solictud Fin. Descuenta valor autorizado (en el Rol de Pagos). DOCUMENTOS: : Memorando.: Copia del Memorando Fin P ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de anticipo de remuneración. SALIDAS: Solicitud de anticipo aprobada o rechazada. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES. CONTROLES: LOSCCA; Reglamento Interno de Recursos Humanos de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 97 de 402

198 GESTION CONTABLE / FINANCIERA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 98 de 402

199 PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACION PRESUPUESTARIA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Planificar, generar y controlar efectivamente el Presupuesto de gastos de la Institución de una manera óptima y transparente..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Responsable de Presupuesto Directora Financiera Subsecretario de Gestión Corporativa / Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto Reglamento de la Ley de Presupuesto.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías de SENPLADES Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 99 de 402

200 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-sigef: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Directora Financiera de SENPLADES solicita, mediante Memorando, a todas las Subsecretarías (incluidas las Subsecretarías Regionales) su Informe de Proyección de Gastos Anual. Esta solicitud se debe realizar durante el mes de abril. 2. Todas las Subsecretarías de SENPLADES remiten su respectivo Informe de Proyección de Gastos Anual. La elaboración del Informe debe ser realizada en coordinación con el responsable de Presupuesto (o con la Unidad de Planificación Institucional), para que se cubran todos los rubros necesarios. El Informe debe ser elaborado de acuerdo al formato que utiliza el sistema e-sigef. Las Subsecretarías disponen hasta el 30 de mayo de cada año para remitir sus Informes a la Dirección Financiera de SENPLADES. 3. El responsable de Presupuesto de la Unidad Financiera de SENPLADES consolida los Informes de Proyección de Gastos Anual y formula el presupuesto. 4. El responsable de Presupuesto de la Unidad Financiera de SENPLADES ingresa el presupuesto al sistema e-sigef. Esta actividad debe ser realizada como máximo hasta el 30 de junio de cada año. Para realizar esta actividad referirse al documento Directrices Presupuestarias del Ministerio de Economía y Finanzas. Se debe remitir una copia física al Subsecretario de Gestión Corporativa del Presupuesto remitido al Ministerio de Finanzas para su conocimiento. 5. El Ministerio de Finanzas consolida los presupuestos de todas las Instituciones Públicas. 6. El Ministerio de Finanzas elabora el Presupuesto General del estado y lo remite al Congreso Nacional, para su aprobación. 7. El Congreso Nacional revisa el Presupuesto General del Estado. 8. El Congreso Nacional aprueba el Presupuesto General del Estado. 9. El Ministerio de Finanzas, una vez que ha sido aprobado el Presupuesto General del Estado, difunde los montos aprobados; a través del sistema e-sigef. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 200 de 402

201 0. La Directora Financiera de SENPLADES difunde el presupuesto aprobado a cada una de las Subsecretarías (incluidas las Subsecretarías Regionales). Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 20 de 402

202 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION CONTABLE / FINANCIERA CÓDIGO DEL PROCESO: PAGCF0 SUB - PROCESO: PLANIFICACION PRESUPUESTARIA HOJA #: / TODAS LAS SUBSECRETARIAS DIRECCION FINANCIERA SUBSECRETARIO DE GESTION CORPORATIVA MINISTERIO DE FINANZAS CONGRESO NACIONAL Inicio Solicita Informe de Necesidades Recibe Presupuesto Consolida Presupuestos 2 Revisa Presupuesto Remiten Informe de Necesidades 3 2 Formula Presupuesto 2 Remite Presupuestos al Congreso Aprueba Presupuesto Ingresa Presupuesto al Sistema 3 0 e-sigef 30 Difunde Montos Aprobados Remite Presupuesto Difunde Presupuesto Aprobado Fin DOCUMENTOS: - : Notas de Crédito - 2: Papeletas de Depósito - 3: Transferencias - 4: Comprobante de Ingreso ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todas las Subsecretarías de SENPLADES. ENTRADAS: Necesidades de Gasto de cada una de las Subsecretarías. SALIDAS: Presupuesto aprobado y disponible. CLIENTE: Todas las Subsecretarías de SENPLADES. CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 202 de 402

203 PROCEDIMIENTO PARA EJECUCION PRESUPUESTARIA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asignar los recursos de una forma efectiva y eficiente; respetando la planificación presupuestaria..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Responsable de Presupuesto Directora Financiera Subsecretario de Gestión Corporativa / Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto Reglamento de la Ley de Presupuesto.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías de SENPLADES Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 203 de 402

204 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-sigef: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquiera de las Subsecretarías de SENPLADES solicita un compromiso presupuestario, mediante Memorando dirigido al Subsecretario de Gestión Corporativa. 2. El Subsecretario de Gestión Corporativa consulta la disponibilidad presupuestaria. 3. En caso de que no exista disponibilidad de presupuesto, el Subsecretario de Gestión Corporativa emite la respectiva negativa; por medio de un Memorando. 4. En caso de que sí exista disponibilidad presupuestaria, el Subsecretario de Gestión Corporativa autoriza al responsable de Presupuesto para que cree un compromiso presupuestario. 5. El/La responsable de Presupuesto crea el compromiso presupuestario en el sistema e- SIGEF. Referirse al instructivo Guía del Capacitador para las UDAF s y UE s. 6. El/La responsable de Presupuesto solicita el compromiso presupuestario en el sistema e-sigef. Referirse al instructivo Guía del Capacitador para las UDAF s y UE s. 7. El/La responsable de Presupuesto aprueba el compromiso presupuestario en el sistema e-sigef. Referirse al instructivo Guía del Capacitador para las UDAF s y UE s. 8. El/La responsable de Contabilidad devenga el compromiso presupuestario en el sistema e-sigef. Referirse al instructivo Guía del Capacitador para las UDAF s y UE s. 9. La Directora Financiera aprueba el pago del compromiso presupuestario. Esta actividad se realiza a través del sistema e-sigef. Referirse al instructivo Guía del Capacitador para las UDAF s y UE s. 0. La Directora Financiera remite la aprobación del pago del compromiso presupuestario a Tesorería; a través del sistema e-sigef. Referirse al instructivo Guía del Capacitador para las UDAF s y UE s. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 204 de 402

205 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION CONTABLE / FINANCIERA CÓDIGO DEL PROCESO: PAGCF02 SUB - PROCESO: EJECUCION PRESUPUESTARIA HOJA #: / SUBSECRETARIA(S) SOLICITANTE SUBSECRETARIA DE GESTION CORPORATIVA PRESUPUESTO CONTABILIDAD DIRECCION FINANCIERA Inicio Solicita conpromiso presupuestario Consulta disponibilidad de presupuesto Existe disponibilidad? No Sí Crea compromiso presupuestario Emite Negativa Solicita compromiso presupuestario Fin Aprueba compromiso presupuestario Devenga compromiso presupuestario Aprueba el pago Remite aprobación a Tesorería Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud (Memorando) ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todas las Subsecretarías de SENPLADES. ENTRADAS: Solicitud de compromiso presupuestario (gasto). SALIDAS: Solicitud atendedida. CLIENTE: Todas las Subsecretarías de SENPLADES. CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 205 de 402

206 GESTION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACION (T.I. & C.) Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 206 de 402

207 GESTION ADMINISTRATIVA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 207 de 402

208 PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO GENERALES (Mantenimiento de Instalaciones). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones funcionales los edificios, mobiliarios e instalaciones de SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Servicios Administrativos Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Director de Servicios Administrativos.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativas de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 208 de 402

209 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquier Funcionario de la SENPLADES identifica y notifica la necesidad de dar mantenimiento a alguna instalación o área de la Institución. La notificación puede ser vía telefónica o correo electrónico; dirigida al Director de Servicios Administrativos. 2. Este proceso también se puede iniciar sin la necesidad de que algún Funcionario realice el requerimiento; ya que el Director de Servicios Administrativos revisa constantemente las instalaciones y el mobiliario de la Institución. 3. Ya sea debido a una notificación o debido a la revisión constante de las instalaciones, una vez que el Director de Servicios Administrativos tiene conocimiento de algún tipo de problema, éste verifica el problema o necesidad. 4. Luego de verificar el problema, el Director de Servicios Administrativos asigna la solución correspondiente. Según sea el caso, se asigna la solución ya sea al grupo de electricistas, carpinteros, proveedor de llaves, o encargados de los sanitarios. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 209 de 402

210 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM0- SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Mantenimiento de Edificios) HOJA #: /. FUNCIONARIOS DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Inicio Inicio Identifica y Notifica Problema o Necesidad Revisa edificio, instalaciones y mobiliario Verifica Problema o Necesidad Asigna solución Fin ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 20 de 402

211 PROCEDIMIENTO PARA SERVICIOS GENERALES (Transporte). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Brindar movilización a todos los Funcionarios de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Director de Servicios Administrativos Director de Servicios Administrativos Subsecretario de Gestión Corporativa.3. BASE LEGAL: Normas de Austeridad y Control del Gasto Público Contraloría General del Estado Reglamento Interno de Transporte.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 2 de 402

212 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquier Funcionario de la SENPLADES solicita transportación al Director de Servicios Administrativos, vía telefónica. 2. El Director de Servicios Administrativos verifica la disponibilidad de vehículos. Al verificar la disponibilidad, el Director de Servicios Administrativos debe respetar y priorizar las necesidades de transportación de de cada uno de los Subsecretarios. 3. En caso de que exista disponibilidad de vehículos, el Director de Servicios Administrativos asigna un automóvil (con el conductor respectivo) al Funcionario solicitante. 4. El Conductor designado llena una Orden de Movilización, en la cual se detallan características del auto (número de placa, nombre del conductor, kilometraje de salida número de motor, número de chasis, quienes viajan, por orden de quién viajan). 5. El Conductor designado transporta al Funcionario. 6. El Conductor designado reporta el cumplimiento de sus responsabilidades. Verbalmente informa cualquier novedad relacionada con el vehículo y firma la orden de movilización junto con la persona solicitante. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 22 de 402

213 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM0-2 SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Transporte) HOJA #: /. FUNCIONARIO DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CONDUCTOR Inicio Solicita Transportación 0 Llena Orden de Movilización Verifica Disponibilidad de Vehículos Transporta al Funcionario Disponibilidad? No Si Comunica Negativa Reporta Acción Cumplida Asigna Conductor Fin Fin 0 ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretarios y Directores. ENTRADAS: Requerimiento(s) de transportación. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretarios y Directores. CONTROLES: Reglamento de Choferes. MECANISMOS: Recursos: humanos, administrativos, financieros, transporte. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 23 de 402

214 PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos adquiridos para uso de SENPLADES y que están en poder de la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Responsable de Activos Fijos Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Responsable de Activos Fijos.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativas de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 24 de 402

215 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo BDD: Base de Datos 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Proveedor al cual se haya seleccionado, entrega los bienes o activos. 2. El responsable de Activos Fijos de SENPLADES recibe los activos. Debe solicitar una copia de la Factura. Además genera un Acta de Entrega-Recepción que debe ser firmada por el Proveedor y por el responsable de Activos Fijos. 3. El responsable de Activos Fijos de SENPLADES registra los nuevos activos en la BDD. 4. El responsable de Activos Fijos de SENPLADES realiza la entrega de los activos al área o áreas que corresponda. Se genera un Acta de Entrega-Recepción, la cual debe ser firmada por ambas partes (responsable de Activos Fijos y persona quien recibe el activo). Además el responsable de Activos Fijos debe actualizar la BDD con el nombre de la persona que recibe el activo. 5. El responsable de Activos Fijos de SENPLADES notifica al responsable de SEGUROS la incorporación de nuevos activos; vía memorando o correo electrónico, para que el nuevo activo sea incluido en la lista de bienes asegurados. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 25 de 402

216 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02- SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos) HOJA #: /. PROVEEDOR RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS Inicio Entrega Bien / Activo Recibe Activo Ingresa Activo en BDD Entrega Activo 2 Notifica a responsable de SEGUROS Fin DOCUMENTOS - : Acta de Entrega - 2: Acta de Recepción ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Proveedores externos. ENTRADAS: Activos Fijos nuevos. SALIDAS: Activos Fijos registrados y asegurados. CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES CONTROLES: Registro General de Bienes, Políticas y Normativas SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 26 de 402

217 PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS (Constatación Física). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Controlar la existencia física y el buen estado de los activos pertenecientes a SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Responsable de Activos Fijos Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Responsable de Activos Fijos.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativas de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Unidad de Servicios Administrativos. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 27 de 402

218 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo BDD: Base de Datos 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Directora Financiera de SENPLADES delega a un responsable para supervisar la constatación física de los activos. El responsable designado deberá acompañar al responsable de Activos Fijos durante la constatación física de los activos de la Institución. 2. El responsable de Activos Fijos imprime la Lista de Activos (Hoja de Excel). 3. El responsable de Activos Fijos, en conjunto con la persona designada por la Directora Financiera, realiza la constatación física de los activos. Se debe constatar, en primer lugar, la existencia del bien; y, en segundo lugar, el estado del bien. 4. En caso de que los activos NO se encuentren en mal estado, el responsable de Activos Fijos actualiza la BDD. 5. En caso de que algún activo se encuentre en mal estado, el responsable de Activos Fijos debe considerar si se trata de un mueble o de un equipo tecnológico. En caso de que se trate de un mueble, el responsable de Activos Fijos embodega el bien; y se procede a ejecutar el proceso Baja de Activos Fijos. 6. En caso de que el activo en mal estado sea un equipo tecnológico, el responsable de Activos Fijos contacta al Director de Recursos Tecnológicos. 7. El Director de Recursos Tecnológicos asigna un responsable de su Unidad para que revise los equipos en mal estado. 8. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados revisan el estado de los equipos. 9. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados elaboran un Informe sobre el estado de los equipos tecnológicos. El Informe es presentado al director de Recursos Tecnológicos. 0. El Director de Recursos Tecnológicos analiza el Informe sobre el estado de los equipos revisados. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 28 de 402

219 . El Director de Recursos Tecnológicos decide si se da de baja a los equipos o no. En caso de que se decida dar de baja a los equipos, se procede con el proceso Baja de Activos Fijos. 2. En caso de que se decida NO dar de baja los equipos tecnológicos, los equipos son embodegados. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 29 de 402

220 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-2 SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Constatación Física) HOJA #: /. DIRECTOR FINANCIERO RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS DIRECCION DE RECURSOS TECNOLOGICOS ASISTENTES DE RECURSOS TECNOLOGICOS Inicio 0 20 Delega Responsable para Supervisar Constatción Física Asigna Responsables de Revisión Revisan Estado de Equipos Imprime Lista de Activos 20 Elaboran Informe sobre Estado de Equipos 2 Realiza Constatación de Activos Analiza Informe sobre Estado de Equipos Mal Estado? No Si Alimenta BDD Dar de Baja? No Sí 50 Mueble Mueble o Equipo Tecnolog.? Eq. Tecnol. Contacta a Director de Recursos Tecnol Embodega el Bien 40 Baja de Activos Fijos DOCUMENTOS - : Listado de Activos - 2: Informe sobre estado de equipos tecnológicos ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Todas las Direccionesde la SENPLADES. ENTRADAS: Necesidad de Constatar la existencia y estado de los bienes. SALIDAS: Informe de constatación física de los Bienes. CLIENTE: Todas las Direccionesde la SENPLADES. CONTROLES: Registro General de Bienes,, Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: humanos, tecnológicos, administrativos, financieros. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 220 de 402

221 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que ingrese a SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION Unidad de Archivo Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Unidad de Archivo.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 22 de 402

222 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquier representante de alguna Institución externa a SENPLADES se acerca a la ventanilla de recepción de documentos de la Unidad de Archivo y entrega la documentación que necesite ingresar a SENPLADES. 2. El Responsable de Archivo sella la documentación. Se pone el sello, con fecha, solamente sobre la primera hoja. 3. El Responsable de Archivo codifica la documentación. 4. El Responsable de Archivo ingresa los datos de la documentación en el Sistema SIGOB. Se registra información referente a: Datos Personales; Descripción del Documento (Asunto y Resumen); Código de Numeración; Destinatario y responsable. 5. El Responsable de Archivo escanea toda la documentación. 6. El Responsable de Archivo archiva el documento escaneado 7. El Responsable de Archivo remite el documento físico a quien corresponda. 8. La persona a quien está dirigida la documentación recibe la documentación física. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 222 de 402

223 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03- SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL HOJA #: /. (Ingreso de Documentación) REPRESENTANTE DE INSTITUCIONES EXTERNAS RESPONSABLE DE ARCHIVO AREA CORRESPONDIENTE Inicio Se acerca a ventanilla y entrega documentación Sella documentación 0 Recibe Documentación Fin Codifica Documentación Ingresa documentación a Sistema SIGOB SIGOB Escanea toda la documentación Archiva el documento escaneado Remite el documento físico a quien corresponda 0 DOCUMENTOS: - : Documentación ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público. ENTRADAS: Documentación. SALIDAS: Documentación recibida por la persona especificada. CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios. CONTROLES: Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 223 de 402

224 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Salida de Documentación). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que salga desde SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION Unidad de Archivo Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Unidad de Archivo.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 224 de 402

225 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Área solicitante remite la documentación junto con Oficio. 2. El Responsable de Archivo recibe la documentación. 3. El responsable de Archivo escanea la documentación. 4. El Responsable de Archivo elabora la Hoja de Ruta para los mensajeros. La Hoja de Ruta incluye información referente al destinatario, fecha, asunto, entre otros temas. 5. El responsable de Archivo asigna a un mensajero para que realice la entrega de la documentación. Esta asignación se realiza considerando las distancias entre Instituciones. 6. El mensajero entrega la documentación en la Institución asignada. Al momento de entregar la documentación el mensajero debe solicitar a la Persona/Institución que recibe la documentación que selle el Acta de Entrega-Recepción. El mensajero debe entregar el Acta sellada al Responsable de Archivo. 7. El Responsable de Archivo recibe las Actas de Entrega Recepción por parte del mensajero. 8. El Responsable de Archivo saca una copia del Acta de Entrega-Recepción sellada. La copia es remitida al área que solicitó el envió de la documentación. 9. El área solicitante recibe la copia del Acta de Entrega-Recepción. Esta acta sellada sirve de respaldo para verificar que la documentación fue recibida por la Institución a la cual se envió. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 225 de 402

226 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-2 SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION HOJA #: /. INSTITUCIONAL (Salida de Documentación) AREA RESPONSABLE DE SOLICITANTE ARCHIVO MENSAJERO Inicio Remite documentación junto con Oficio 2 2 Recibe documentación Escanea documentación Elabora Hoja de Ruta 3 Asigna a mensajero Entrega Documentación Recibe Actas de Entrega - Recepción 4 P Copia Actas de Entrega - Recepción 4. Recibe Copia de Acta de Entrega - Recepción 4. Fin DOCUMENTOS - : Documentación - 2: Oficio - 3: Hoja de Ruta - 4: Acta de Entrega - Recepción - 4.: Copia de Acta de Entrega - Recepción ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcioanrios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 226 de 402

227 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el envío oportuno de todo tipo de correspondencia que requiera ser remitida desde SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION Unidad de Archivo Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Unidad de Archivo.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 227 de 402

228 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Área solicitante remite la documentación (sobres de correspondencia). 2. El Responsable de Archivo recibe la documentación (sobres de correspondencia). 3. El Responsable de Archivo llena la guía para envío de correspondencia. La guía se llena manualmente. 4. El Responsable de Archivo entrega la correspondencia, junto con la guía, al agente de Correos del Ecuador. 5. El Agente de Correos del ecuador recibe la correspondencia que debe entregar. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 228 de 402

229 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-3 SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL HOJA #: /. (Envío de Correspondencia) AREA SOLICITANTE RESPONSABLE DE ARCHIVO AGENTE DE CORREOS DEL ECUADOR Inicio Remite documentación (sobres) 0 Recibe correspondencia Recibe documentación (sobres) Fin Llena guía Entrega correspondencia 0 DOCUMENTOS - : Documentación ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento de envío de correspondencia. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s) / Correspondencia enviada. CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos,. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 229 de 402

230 PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURIA (Ingresos). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar la disponibilidad suficiente, y en todo momento, de suministros, materiales de oficina y otros bienes de uso y consumo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION Responsable de Proveeduría Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Responsable de Proveeduría.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 230 de 402

231 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, verifica las existencias de suministros y materiales de oficina; y determina los artículos y cantidades que se debe adquirir. 2. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales a adquirir. 3. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, solicita autorización al Subsecretario de Gestión Corporativa, mediante Memorando, para proceder con la compra. 4. El Subsecretario de Gestión Corporativa de SENPLADES revisa la solicitud de compra de artículos. 5. En caso de que no exista disponibilidad de presupuesto, el Subsecretario de Gestión Corporativa emite la respectiva negativa; y el proceso finaliza. 6. En caso de que sí exista disponibilidad presupuestaria, el Subsecretario de Gestión Corporativa autoriza la adquisición. 7. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, una vez que cuenta con la autorización para realizar la compra, solicita cotizaciones a los proveedores calificados. 8. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, en base a las cotizaciones de los proveedores, elabora un cuadro comparativo de ofertas y sugiere la mejor opción. Se debe adjuntar las cotizaciones respectivas al cuadro comparativo. 9. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, solicita la autorización final de compra al Subsecretario de Gestión Corporativa. Se debe remitir el cuadro comparativo para que el Subsecretario de Gestión toma la decisión más óptima. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 23 de 402

232 0. El Subsecretario de Gestión Corporativa autoriza la compra de los artículos de oficina; con el proveedor más conveniente.. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, realiza el pedido de materiales al proveedor seleccionado. 2. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, recibe la factura por parte del proveedor y revisa los suministros. Se debe verificar la calidad y cantidad; de no existir novedad recibe los materiales. 3. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, firma el Recibí Conforme en la factura. 4. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, una vez recibido los materiales, elabora el formulario de Ingreso de Materiales. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 232 de 402

233 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04- SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Ingresos) HOJA #: / SUBSECRETARIO DE GESTION CORPORATIVA ASISTENTE ADMININSTRATIVA Inicio Verifica las existencias de suministros y materiales de oficina y detrermina los items y cantidades a adquirir Prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales necesarios Solicita Autorización para proceder con compra Revisa Solicitud No Presupuesto Disponible? Emite Negativa Sí Autoriza la adquisición Fin Solicita cotizaciones a proveedores calificados 2 Elabora un cuadro comparativo de ofertas y sugiere la mejor opción 3 Solicita autorización al Subsecretario de Gestión Corporativa Autoriza la adquisición Realiza el pedido de materiales al proveedor seleccionado Recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verifica la calidad y cantidad, de no existir novedad recibe los materiales 4 Firma el recibi conforme en la factura 4 P DOCUMENTOS: - : Solicitud de artículos de oficina - 2: Proformas - 3: Cuadro de comparación de ofertas - 4: Facturas - 5: Formulario de Ingreso de Materiales Elabora el formulario de Ingreso de Materiales Fin 5 ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría SALIDAS: Requerimiento atendido CLIENTE: Subsecretario(s) CONTROLES: Contraloría MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 233 de 402

234 PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURIA (Egresos). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Entregar periódicamente los suministros, materiales de oficina y otros bienes de uso y consumo que se requieran dentro de la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION Responsable de Proveeduría Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Responsable de Proveeduría.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 234 de 402

235 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Todas las Subsecretarías de SENPLADES remiten una Solicitud de Materiales. La Solicitud de Materiales es un formato pre-establecido. Las Subsecretarías disponen del al 5 de cada mes para remitir la Solicitud de Materiales. La solicitud debe estar aprobada (firmada) por el principal de cada Subsecretaría. 2. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, recibe la solicitud de materiales. 3. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, realiza la entrega de materiales 4. Las Subsecretarías solicitantes reciben los materiales necesarios. 5. La persona encargada de recibir los materiales en cada una de las Subsecretarías suscribe el Acta de Entrega-Recepción. La Asistente Administrativa, responsable de Proveeduría, también debe suscribir el Acta. 6. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, y luego de haber entregado los materiales y de haber firmado las respectivas Actas de Entrega- Recepción, realiza el cuadre de Inventario. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 235 de 402

236 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-2 SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Egresos) HOJA #: / TODAS LAS SUBSECRETARÍAS ASISTENTE RESPONSABLE DE PROVEEDURÍA Inicio Remiten Solicitud de Materiales Recibe Solicitud de Materiales Realiza Entrega de Materiales Reciben Materiales Firman Acta de Entrega Firman Acta de Entrega 2 2 Realiza Cuadre de Inventario Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud de artículos de oficina - 2: Acta de Entrega - Recepción ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría SALIDAS: Requerimiento atendido CLIENTE: Subsecretario(s) CONTROLES: Contraloría MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 236 de 402

237 PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE B/O/S (Menores a $ 3,000). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Seleccionar y contratar al mejor proveedor, cumpliendo con todos los requisitos institucionales, para poder brindar soluciones eficientes a las necesidades de Bienes, Obras o Servicios..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Gestión Corporativa Subsecretario solicitante Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Gestión Corporativa.3. BASE LEGAL: Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES Contraloría.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías de SENPLADES Subsecretarías Regionales de SENPLADES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 237 de 402

238 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. B/O/S: Bien, Obra o Servicio. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Subsecretaría solicitante genera una Solicitud de Compra; la cual es remitida, vía correo electrónico, al Subsecretario de Gestión Corporativa de SENPLADES. La solicitud contiene las razones que motivan el requerimiento, así como las características y condiciones mínimas que debe reunir el bien, la obra o el servicio a contratarse. 2. El Subsecretario de Gestión Corporativa, luego de recibida la Solicitud de Compra, autoriza la compra. En caso contrario, emite un Memorando notificando la no procedencia de la solicitud; ante lo cual el proceso finaliza. Se dispone de 3 días laborables para emitir la respuesta. 3. En caso de que la solicitud de compra haya sido autorizada la Subsecretaría solicitante solicita por escrito tres o más cotizaciones, concediendo un plazo prudencial para que los oferentes presenten sus propuestas. 4. Durante el plazo establecido, los oferentes elaboran las respectivas cotizaciones y las remiten a la Subsecretaría solicitante. 5. Una vez recibidas las cotizaciones por parte de los oferentes, la Subsecretaría solicitante procede a elaborar un informe conteniendo el cuadro comparativo de las propuestas y las observaciones o recomendaciones respectivas. 6. En base al Informe elaborado en al actividad anterior, el Subsecretario responsable adjudica el contrato de adquisición al mejor oferente. 7. El Proveedor seleccionado recibe el pedido y entrega el bien/obra/servicio solicitado. 8. La Subsecretaria solicitante revisa el estado del bien/obra/servicio que se recibe. En caso de que el B/O/S no se encuentre en buen estado, se lo devuelve; y se solicita cotizaciones a los otros oferentes. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 238 de 402

239 9. En caso de que el bien/obra/servicio que se recibe se encuentre en perfecto estado, la Subsecretaría solicitante realiza la recepción del B/O/S; solicitando una Orden de Entrega-Recepción al proveedor. 0. La Subsecretaría solicitante elabora un Informe de Conformidad, el cual remite al Subsecretario de Gestión Corporativa.. El Subsecretario responsable solicita el pago, mediante Memorando dirigido al Subsecretario de Gestión Corporativa. Debe adjuntar factura y toda la documentación del trámite. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 239 de 402

240 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM06- SUB - PROCESO: ADQUISICIONES B/O/S (menores a $ 3.000) HOJA #: /. SUBSECRETARIA SOLICITANTE SUBSECRETARIA DE GESTION CORPORATIVA OFERENTES PROVEEDOR SELECCIONADO Inicio Genera Solicitud de Compra Elaboran Cotizaciones Recibe Pedido Fin autoriza? Sí 20 No Emite Negativa 2 Remiten Cotizaciones 40 4 Entrega B/O/S Solicitado Solicita Cotizaciones Recibe Cotizaciones Elabora Informe 5 Adjudica Adquisición al Mejor Oferente B/O/S ok? No Sí Devuelve Producto 70 Realiza Recepción de B/O/S Elabora y Remite Informe de Conformidad DOCUMENTOS: Solicita Pago Fin 8 - : Solicitud de Compra - 2: Memo de Negación - 3: Solicitud de Cotizaciones - 4: Cotizaciones - 5: Informe - 6: Pedido de B/O/S - 7: Orden de Entrega - 8: Informe de Conformidad ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s). ENTRADAS: Requerimiento(s) de Bien / Obra / Servicio. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s). CONTROLES: Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 240 de 402

241 PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE B/O/S (Mayores a $ 45,000). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Seleccionar y contratar al mejor proveedor, cumpliendo con todos los requisitos institucionales, para poder brindar soluciones eficientes a las necesidades de Bienes, Obras o Servicios..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Comité de Contrataciones DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION Subsecretario solicitante Comité de Contrataciones Subsecretario de Gestión Corporativa.3. BASE LEGAL: Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES Contraloría.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 24 de 402

242 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: B/O/S: Bien, Obra o Servicio. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Responsable de la Unidad solicitante presenta por escrito el requerimiento al Secretario Nacional para que autorice la adquisición o contratación. La solicitud debe contener las razones que motivan el requerimiento, las características y condiciones mínimas que debe reunir el bien, obra o servicio a contratarse. 2. El Secretario Nacional, de creerlo conveniente, dispone a la Subsecretaría de Gestión Corporativa emita la certificación presupuestaria e inicie el trámite correspondiente. 3. El Subsecretario de Gestión Corporativa, en un plazo de cinco días, prepara, en coordinación con la Unidad solicitante, los documentos precontractuales, los cuales contendrán como mínimo: a. carta de invitación, b. modelo de carta de presentación de la oferta y compromiso del oferente, c. formulario en el que consten los datos del oferente, d. guía sobre el contenido del proyecto de la oferta, e. el plazo estimado para la ejecución del contrato, f. demás instrucciones relevantes. 4. El Subsecretario de Gestión Corporativa, una vez elaborados los documentos precontractuales, los remite a Asesoría Jurídica para su revisión. 5. Asesoría Jurídica, en un plazo no mayor a cinco días, analiza los documentos y con las observaciones pertinentes, remite al Subsecretario de Gestión Corporativa. 6. El Subsecretario de Gestión Corporativa, recibe los documentos precontractuales por parte de Asesoría Jurídica y los remite al Presidente de la Comisión de Contrataciones de SENPLADES para que los analice, apruebe y disponga el inicio del concurso privado. 7. La Comisión de Contrataciones de SENPLADES, mediante oficio, invita a concurso un mínimo de tres oferentes. Los oferentes deben estar inscritos y calificados n el registro de proveedores de la Institución; en caso de que no existan proveedores Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 242 de 402

243 inscritos y calificados, se podrá invitar a cualquier persona natural o jurídica que esté en capacidad de ofertar lo requerido. 8. Los oferentes, hasta el día y hora señalada en la invitación, elaboran sus ofertas; y remiten a la Secretaría de la Comisión de Contrataciones en un sobre único, cerrado con las debidas seguridades. 9. La Secretaria de la Comisión registra la fecha y hora de recepción de las ofertas. 0. La Comisión de Contrataciones abre los sobres que contienen las ofertas en el lugar, día y hora señalados para el efecto en la invitación. En el acto de apertura de sobres pueden estar presente los oferentes o sus representantes. Se deja Constanza de la apertura de sobres en un acta, que debe ser firmada por los integrantes de la Comisión y el Secretario.. La Comisión de Contratación, dentro de los tres días hábiles siguientes a la audiencia de apertura de sobres, designa una Comisión Técnica para que sirva de apoyo en el proceso de análisis y selección. 2. La Comisión Técnica analiza, evalúa las ofertas, y elabora un informe, con lo cuadros comparativos de las ofertas y sus conclusiones y recomendaciones. El informe es remitido al Presidente de la Comisión de Contrataciones. 3. El Presidente de la Comisión de Contrataciones pone a conocimiento de la Comisión el informe elaborado por la Comisión Técnica, y se recomienda la adjudicación del contrato a la oferta que cumpla con los requisitos precontractuales. La recomendación es remitida al Secretario Nacional. 4. El Secretario Nacional, en base a la recomendación de la Comisión de Contrataciones, adjudica el contrato al ganador del concurso mediante resolución, la cual debe incluir el nombre del adjudicatario, el monto y plazo de entrega. 5. El Presidente de la Comisión notifica por escrito a los oferentes el resultado del concurso. En caso de que los oferentes no ganadores hubieren presentado garantías, el Presidente de la Comisión dispone su inmediata devolución. 6. El Presidente de la Comisión notifica, mediante Oficio, a la persona adjudicataria del contrato; y solicita que coordine con la Subsecretaría de Gestión Corporativa la presentación de los documentos habilitantes para la firma del contrato. 7. La Subsecretaría de Gestión Corporativa solicita los documentos habilitantes a la persona adjudicataria. 8. El Adjudicatario presenta los documentos habilitantes para la firma del contrato. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 243 de 402

244 9. El Secretario de la Comisión de Contrataciones recibe los documentos habilitantes de la persona adjudicataria y adjunta documentos adicionales. Todos los documentos son remitidos a Asesoría Jurídica para la elaboración del respectivo contrato. 20. El área de Asesoría Jurídica elabora el contrato. 2. Las partes interesadas Secretario Nacional y Adjudicatario suscriben el contrato. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 244 de 402

245 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: ADQUISICIONES B/O/S (mayores a $ ) HOJA #: /. SUBSECRETARIA SOLICITANTE SECRETARIO NACIONAL SUBSECRETARIA DE GESTION CORPORATIVA DIRECCION FINANCIERA COMISION DE CONTRATACIONES PRESIDENTE COMISION DE CONTRATACIONES SECRETARIO DE COMISION DE CONTRATACIONES COMISION TECNICA ASESORIA JURIDICA Inicio Genera Solicitud de Compra 20 3 Solicita Certificación Presupuestaria 30 4 Emite Certificación Presupuestaria 80 Invita a Concurso 8 70 Analiza Contrato 7 00 Recibe Ofertas 0 20 Evalúa Ofertas Analiza Documentos Precontractuales autoriza? No Ok? No 0 Elabora Informe 2 0 Sí Emite Sí Negativa Registra Fecha y Hora de Recepción Remite Observaciones Fin Dispone Inicio del Trámite Dispone Inicio de Concurso Remite Informe Abre Sobres Elabora Documentos Precontractuales 40 Adjudica Contratación a Mejor Oferente Elabora Documentos Precontractuales 6 Remite Documentos Precontractuales Designa Comisión Técnica 20 Recomienda Adjudicación Recibe Informe Recibe Documentos Habilitantes Adjunta Documentos Adicionales 6 Remite Documentos Habilitantes 7 Recibe Documentos Habilitantes Elabora Contrato Remite Documentos Precontractuales 7 2 Notifica Resultado de Concurso 90 OFERENTES ADJUDICATARIO Solicita Documentos Habilitantes 4 Garantías? No Dispone Coordinar Firma de Contrato Sí Dispone Devolución de Garantías Fin Elaboran Ofertas Remiten Ofertas Presenta Documentos Habilitantes Suscribe Contrato Suscribe Contrato Fin DOCUMENTOS: - : Memorando de Solicitud de Compra - 2: Memorando de Negación - 3: Memorando - 4: Solicitud de Certificación Presupuestaria (Memorando) - 5: Certificación Presupuestaria - 6: Documentos Precontractuales - 7: Documentos Precontractuales (Revisados por Asesoría Jurídica) - 8: Memorando - 9: Invitación a Concurso (Oficio) - 0: Ofertas/Sobres - : Informe de Análisis de Ofertas - 2: Oficio/Resolución de Adjudicación - 3: Memorando - 4: Notificación de Resultado del Consurso - 5: Documentos Habilitantes (del Adjudicatario) - 6: Documentos Habilitantes adicionales (SENPLADES) - 7: Documentos Habilitantes - 8: Contrato Fin ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s). ENTRADAS: Requerimiento(s) de Bien / Obra / Servicio. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s). CONTROLES: Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 245 de 402

246 5. SUBSECRETARÍAS REGIONALES 5.. CONFORMACION A febrero del 2008 y con la validación realizada en mayo del 2008, se disponen de 2 Regionales, la del Litoral y la del Austro. Los detalles de conformación y gestión se encuentran en la siguiente tabla: ITEM REGIONAL SUBSECRETARIA ZONA DE COBERTURA ESTRUCTURA APROBADA POR SENRES (Feb/ 2008) ESTRUCTURA QUE FUNCIONA ACTUALMENTE (Mayo/2008) LITORAL María Eloísa Velásquez (Febrero/08) Guadalupe Ramón (Mayo/08) Guayas Esmeraldas Manabí Los Ríos El Oro Santa Elena Galápagos Subsecretaría del Litoral Dirección de Planificación Dirección de Inversión Subsecretaría del Litoral Dirección de Planificación (Equipo de Trabajo de 5 personas), que administra los siguientes procesos: o Planificación o Seguimiento y Evaluación Dirección de Inversión Pública (Equipo de Trabajo 5 personas), que administra los siguientes procesos: o Inversión Pública AUSTRO María Caridad Vásquez Cañar Azuay Loja Morona Santiago, y Zamora Chinchipe Subsecretaría del Austro Dirección de Planificación Dirección de Inversión y Pre inversión Dirección de Participación Ciudadana y Reforma Democrática del Estado Subsecretaría del Austro Dirección de Planificación Equipo de Trabajo (5 personas), que administra los siguientes procesos: o Planificación o Inversión Pública o Seguimiento y Evaluación o Reforma D. del Estado o Información e Investigación Asistente Administrativa - Financiera Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 246 de 402

247 PROCESOS GOBERNANTES EN LA REGIONAL (*) PROCESOS PRODUCTIVOS EN LA REGIONAL (*) PROCESOS DE APOYO EN LA REGIONAL (*) Asistente Administrativa - Financiera Conserje Chofer Gestión de Imagen Institucional y Comunicación Gestión de la Participación Ciudadana Planificación Inversión Pública Seguimiento y Evaluación Gestión Financiera Gestión Administrativa Conserje Chofer Gestión de Imagen Institucional y Comunicación Gestión de la Participación Ciudadana Información e Investigación Planificación Inversión Pública Reforma Democrática del Estado Seguimiento y Evaluación Gestión del Talento Humano Gestión de Tecnologías de Información Gestión Administrativa (*): Las actividades y alcance que la Regional realiza en estos procesos, se visualizan a continuación. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 247 de 402

248 5.2. FLUJOGRAMAS ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Austro) PROCESOS GOBERNANTES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 248 de 402

249 GESTION DE COMUNICACIÓN EXTERNA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 249 de 402

250 PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite, publicar información..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Responsable de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social/ Unidad de Calidad Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Responsable de Comunicación Social.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Responsable de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 250 de 402

251 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Directora de Comunicación Social, el Secretario Nacional o el Subsecretario Regional, identifica la necesidad de generar una comunicación externa. 2. La Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo. 3. El responsable de Comunicación Social de la Regional recopila información relacionada con el comunicado que se desea generar. 4. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información recopilada por el responsable de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso Gestión de las Relaciones Públicas. 5. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la propuesta, junto con el Secretario Nacional y al Subsecretario Regional. 6. El responsable de Comunicación Social de la Regional ejecuta la propuesta, luego de haber sido validada por el Secretario Nacional. 7. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES. 8. El responsable de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto. 9. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por el Responsable de Comunicación Social, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 25 de 402

252 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC0-. SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA HOJA #: / (Gestión de Medios - Proactiva) SUBSECRETARÍA REGIONAL SECRETARÍA NACIONAL (QUITO) DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL (QUITO) RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN SOCIAL (REGIONAL) MEDIOS DE COMUNICACIÓN U OTROS PUBLICOS Inicio Inicio Inicio Indentifica Necesidad de Comunicación Externa Indentifica Necesidad de Comunicación Externa Indentifica Necesidad de Comunicación Externa Brinda Asesoramiento Recopila información dentro de SENPLADES Genera Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Ejecuta Propuesta Reciben Información Realiza Seguimiento a Medios Ofrece Retroalimentación Fin DOCUMENTOS: : Boletines de Prensa ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 252 de 402

253 PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite, publicar información..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Responsable de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Unidad de Calidad y Productividad Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Responsable de Comunicación Social.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Responsable de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 253 de 402

254 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Comité de Crisis: Comité conformado por el Secretario Nacional, los Subsecretarios, la Directora de la Unidad de Comunicación Social, y el Asesor de Comunicación. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El responsable de Comunicación Social de la Regional, es el encargado de generar alertas relacionadas a comunicados generados por los medios, que afecten a SENPLADES. No obstante, ya sea el Secretario Nacional, el Subsecretario Regional o el Director de la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, también pueden generan dicho tipo de alertas. 2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES analiza si se requiere la conformación del Comité de Crisis. 3. En caso de que sí se requiera del Comité de Crisis, se convoca al Comité. 4. El Comité de Crisis define la estrategia de Comunicación a ser utilizada; y se prosigue con la actividad En caso de que no se requiera conformar el Comité de Crisis, la Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo. 6. El responsable de Comunicación Social de la Regional recopila información relacionada con el comunicado generado. 7. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información recopilada por el responsable de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso Gestión de las Relaciones Públicas. 8. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la propuesta, junto con el Secretario Nacional y el Subsecretario(a) Regional. 9. El responsable de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego de haber sido validada por el Secretario Nacional. 0. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 254 de 402

255 . El responsable de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto, e informa a la Directora de Comunicación Social. 2. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por el responsable de Comunicación Social de la Regional, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 255 de 402

256 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC0-.2 SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA HOJA #: / (Gestión de Medios - Reactiva) SUBSECRETARÍA SECRETARÍA DIRECCION DE RESPONSABLE DE UNIDAD DE COMITÉ DE MEDIOS DE OTROS REGIONAL NACIONAL (QUITO) COMUNICACIÓN SOCIAL (QUITO) COMUNICACIÓN SOCIAL (REGIONAL) MONITOREO CRISIS COMUNICACIÓN PUBLICOS Inicio Inicio Inicio Inicio 40 Generan Alertas Genera Alertas Genera Alertas Genera Alertas Define Estrategia Se requiere C.C.? Sí No Brinda Asesoramiento 50 Recopila Información Genera Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Valida Propuesta Ejecuta Propuesta Reciben Información Reciben Información Realiza Seguimiento a Medios Ofrece Retroalimentación Fin DOCUMENTOS: : Boletines de Prensa ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Regional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 256 de 402

257 PROCESOS PRODUCTIVOS Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 257 de 402

258 GESTION DE LA REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 258 de 402

259 PROCEDIMIENTO PARA REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA. GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Junta de Subsecretarios / Subsecretaria Regional Subsecretaria Regional Subsecretaria Regional/ Directora de Reforma Democrática del Estado..3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales Instituciones del Sector Público. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 259 de 402

260 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Subsecretaria Regional convoca a comité a los miembros de la Junta de Subsecretarios y les remite la matriz de competencias actual. 2. Una vez reunidos, la Junta de Subsecretarios analiza las responsabilidades actuales de las autoridades regionales. 3. La Junta de Subsecretarios identifica las competencias legales que forman parte de la estructura Orgánico-Funcional y no pueden ser modificadas. 4. La Junta de Subsecretarios identifica las competencias verdaderas, es decir, todo aquello que las autoridades realizan en la actualidad. 5. La Junta de Subsecretarios determina si las competencias verdaderas son adecuadas para la realidad regional. 6. De ser las competencias verdaderas adecuadas, no se realiza ninguna modificación a la matriz de competencias actual. 7. Si las competencias verdaderas no son adecuadas, la Junta de Subsecretarios reformula la matriz de competencias y la remite a la Subsecretaria Regional. 8. Si la Subsecretaria no está de acuerdo con la nueva matriz de competencias, solicita a la Junta de Subsecretarios realizar las modificaciones necesarias, caso contrario, aprueba la nueva matriz de competencias. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 260 de 402

261 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA HOJA #: /. SUBSECRETARIA REGIONAL JUNTA DE SUBSECRETARIOS Inicio 0 Convoca Comité Remite matriz de competencias actual 0 Analiza responsabilidades actuales de las autoridades Regionales Identifica las competencias legales Determina las competencias verdaderas 2. 2 Aprueba? No Competencia s son Adecuadas? No Sí Solicita modificaciones Sí Determina las competencias ideales Fin 30 Fin Reformula matriz de competencias Realiza modificaciones DOCUMENTOS: - : Matriz de competecias actual - 2: Matriz de competecias nueva - 2,: Matriz de competecias con modificaciones ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES. ENTRADAS: Matriz de competencias actual. SALIDAS: Matriz de competencias nueva (o actual). CLIENTE: Función Ejecutiva. CONTROLES: Competencias Legales MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 26 de 402

262 GESTIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 262 de 402

263 PROCEDIMIENTO PARA SISTEMATIZACION DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA s). GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Analistas de Planificación (Técnicos). Dirección de Planificación y Presupuesto Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Unidad de Calidad.3. BASE LEGAL:.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 263 de 402

264 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Las Instituciones del Gobierno Local remiten sus Planes Estratégicos y Operativos a SENPLADES. Si el documento es electrónico este va dirigido directamente al Director de Planificación; caso contrario es remitido al Subsecretario(a) Regional de SENPLADES. 2. La asistente del Subsecretario(a) registra la documentación en el sistema SIGOB, revisa los planes, los sumilla, registra la asignación en el sistema SIGOB y la remite a la Dirección de Planificación. 3. El Director de Planificación recibe los planes, sea del Subsecretario Regional o en forma electrónica directamente de las entidades públicas, los revisa y los asigna a uno de los técnicos mediante sumilla. Además, indica verbalmente al técnico respectivo qué debe analizar, con qué debe comparar y qué debe tomar en cuenta la articulación de objetivos con políticas y diagnóstico. 4. El técnico asignado, analiza el plan y elabora un informe. Para Planes estratégicos, el informe debe incluir: Antecedentes, Contenido, Análisis y Conclusiones. Para planes Operativos se debe realizar además comentarios o sugerencias a las metas establecidas, objetivo, presupuesto, indicadores, entre otros 5. Terminado el informe, el técnico debe presentar el informe de forma escrita y electrónica al Director de Planificación, sin necesidad de un memorando. 6. Si el informe no está correcto, el Director de Planificación solicita a los técnicos realizar las modificaciones, caso contrario remite el informe al Subsecretario Regional mediante memorando. 7. Finalmente, el Subsecretario Regional firma y remite el informe a la institución pública correspondiente Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 264 de 402

265 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02 SUB - PROCESO: SISTEMATIZACION DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA's) HOJA #: /. INSTITUCIONES DEL SUBSECRETARÍA DIRECCIÓN REGIONAL DE ANALISTAS DE GOBIERNO LOCAL REGIONAL PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN Inicio Remiten Planes Estratégicos y Operativos Recibe Planes Recibe planes 50 Analiza Plan Registra Documentación Revisa Planes Elabora Informe Documento Electrónico? No 2 Sí 20 Sumilla Asigna Plan a un Técnico Presentar Informe Registra asignación Informe correcto? No Sí 2 Fin 2 Remite Informe a la Entidad 2 Remite Informe a Subsecretario DOCUMENTOS: - : Planes Institucionales - 2: Informe ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local. ENTRADAS: Planes estratégicos/operativos de entidades públicas SALIDAS: Informes. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central. CONTROLES: Acuerdo Ministerial 82 del Ministerio de Economía MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 265 de 402

266 GESTIÓN DE LA INVERSIÓN PÚBLICA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 266 de 402

267 PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas Regionales Director de Análisis de Proyectos Director de Análisis de Proyectos / Unidad de Calidad.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento Ley de Educación Superior y su Reglamento.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Instituciones del Gobierno Local Subsecretarías Regionales de SENPLADES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 267 de 402

268 2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos. PND: Plan Nacional de Desarrollo DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional. 2. La asistente del Subsecretario Regional recibe los proyectos y registra los datos, ingresándolos en el SINAPRO. 3. La asistente del Subsecretario Regional entrega los proyectos (físicos) al Director de Análisis de Proyectos. 4. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los distintos Analistas para su respectiva revisión. 5. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en: a. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND. b. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local c. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad d. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado. 6. En caso de que el proyecto NO cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Oficio con las observaciones correspondientes; y lo remite al Director de Análisis de Proyectos, quien a su vez lo remite al Subsecretario Regional. 7. El Subsecretario Regional firma y remite el Oficio, con el dictamen de priorización desfavorable, a la Institución responsable del proyecto. 8. En caso de que el proyecto SI cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Informe de Prioridad y un borrador de Oficio, los cuales son remitidos al Director de Análisis de Proyectos. 9. El Director de Análisis de Proyectos revisa los borradores. En caso de que los borradores estén correctamente elaborados, sumilla el Informe y remite al Subsecretario Regional. En caso de que los borradores no se encuentren bien Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 268 de 402

269 elaborados, el Director de Análisis de Proyectos realiza las correcciones del caso; sumilla el Informe y remite al Subsecretario Regional. 0. El Subsecretario Regional revisa el Informe y el borrador de Oficio. En caso de que detecte errores, el Subsecretario solicita al Director de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario Regional para su nueva revisión.. En caso de que no detecte errores, el Subsecretario Regional remite el Informe y el borrador de Oficio al Secretario Nacional, mediante Memorando. 2. El Secretario Nacional firma el Oficio y remite a la Institución responsable del proyecto, adjuntando el Informe de Priorización respectivo. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 269 de 402

270 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA HOJA #: /. CUENCA QUITO INSTITUCIONES DEL SUBSECRETARIO REGIONAL DE DIRECCION DE ANALISIS ANALISTAS DE SECRETARIO GOBIERNO LOCAL INVERSIONES PUBLICAS DE PROYECTOS PROYECTOS NACIONAL Inicio Remite(n) Proyecto(s) Recibe Documentos Registra Datos Firma Oficio Entrega Proyecto a Director Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto Asigna Proyecto a Analista 90 Fin Analiza Proyecto Verifica Informe Revisa Borrador de Informe y Borrador de Oficio Cumple criterios? No Fin Ok? Sí Remite Informe y Oficio 3 4 No Solicita Modificaciones 60 Sí Ok? No Realiza Correcciones 60 Si Elabora Borrador de Informe de Prioridad Elabora Borrador de Oficio con observaciones correspondientes 5 Remite Borrador de Oficio al 70 Sumilla Informe Sumilla y Remite 3 Director 5 y Remite Elabora Borrador de Oficio Remite Borrador Firma de Informe y Oficio Borrador de Oficio Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto Remite Borrador de Oficio DOCUMENTOS: - : Proyecto - 2: Oficio - 3: Borrador de Informe de Prioridad - 4: Borrador de Oficio - 5: Borrador de Oficio con observaciones - 6: Oficio firmado por Secretario Nacional - 7: Oficio con observaciones, firmado ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud(es) de Priorización para Proyectos de Inversión Pública. SALIDAS: Solicitud de Priorización aceptada o rechazada. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público; Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 270 de 402

271 PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Reprogramar la asignación de recursos para los proyectos de Inversión Pública..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas Regionales Director de Análisis de Proyectos Director de Análisis de Proyectos.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Instituciones del Gobierno Local Dirección de Análisis de Proyectos Subsecretarías Regionales Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 27 de 402

272 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Las Instituciones del Gobierno Local solicitan al Subsecretario Regional de SENPLADES, mediante Oficio, la reprogramación presupuestaria de un Proyecto. Las Instituciones deben adjuntar los datos actualizados del proyecto. 2. La asistente de la Subsecretaría Regional recibe la(s) solicitud(es); la(s) registra en el sistema SINAPRO; y entrega al Director de Análisis de Proyectos. 3. El Director de Análisis de Proyectos y/o los Analistas a su cargo, analizan la pertinencia de la solicitud. Para ello se debe verificar el estado del Proyecto para el cual se solicita la reprogramación, revisando los datos (adjuntos) del proyecto donde las Instituciones del Gobierno local deben especificar: el grado de avance del proyecto; el cronograma valorado de actividades; y la justificación TECNICA de los incrementos y decrementos presupuestarios. 4. En caso de que Sí se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente y lo remite al Secretario Nacional en Quito. En caso de que No se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico correspondiente, señalando las razones por las cuales se niega la solicitud, y lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas en Quito. 5. El Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe Técnico correspondiente, favorable o desfavorable. En caso de que el Informe Técnico no contenga errores, el Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas firma el Oficio de resolución; y lo remite a la Institución pertinente. 6. En caso de que el Informe Técnico presente irregularidades, el Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas según sea el caso, solicita al Director de Análisis de Proyectos realizar las modificaciones respectivas. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el Informe corregido al Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas para su nueva revisión y posterior envío. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 272 de 402

273 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION HOJA #: /. CUENCA QUITO INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL SUBSECRETARIA REGIONAL DE INVERSION PUBLICA DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS SUBSECRETARÍA DE INVERSIONES PÚBLICAS SECRETARIO NACIONAL Inicio Solicitan Reprogramación 2 0 Recibe Solicitud Registra Datos Analiza Solicitud Ok? No 4 Verifica Informe 70 3 Verifica Informe 60 Entrega a Director Sí Elabora Informe Técnico de Negación 4 No Ok? Ok? Sí Solicita Sí Modificaciones No Solicita Modificaciones Recibe Notificación de Aprobación 20 2 Elabora Informe Técnico de Aprobación 3 Remite Informe Remite Informe 4 40 Notifica Resolución Notifica Resolución Fin Recibe Notificación de Negación 50 Realiza Modificaciones Fin DOCUMENTOS: - : Oficio de Solicitud - 2: Datos del Proyecto - 3: Informe Técnico de Aprobación - 4: Informe Técnico de Negación - 5: Oficio / Notificación de Resolución ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos. SALIDAS: Aprobación/Negación de Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55) MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 273 de 402

274 PROCEDIMIENTO PARA ASISTENCIA TÉCNICA EN FORMULACIÓN Y PREPARACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Brindar capacitación y asistencia técnica en formulación y preparación de proyectos de inversión pública a Instituciones del Sector Público..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas de Proyectos de las Subsecretarías Regionales Director de Análisis de Proyectos Subsecretario Regional / Director de Análisis de Proyectos.3. BASE LEGAL: Ley de Juntas Parroquiales.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Instituciones del Sector Público Dirección de Análisis de Proyectos Subsecretaría de Información e Investigación (en un futuro) Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 274 de 402

275 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: Se presentan dos casos: Cuando una institución solicita la capacitación:. La Institución interesada solicita la asistencia técnica (capacitación) relacionada a la formulación y preparación de proyectos de inversión pública, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional de SENPLADES. 2. El Subsecretario Regional recibe la solicitud y a su vez sumilla al Director de Análisis de Proyectos. 3. El Director de Análisis de Proyectos debe esperar contar con un mínimo de tres solicitudes para coordinar la capacitación. Se coordina lugar, fecha, hora y logística respectiva. 4. Una vez que se tienen las tres solicitudes se ejecuta la capacitación; a través de talleres dictados por los analistas técnicos de la Dirección. 5. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos. Cuando la Subsecretaría Regional tiene programado dar capacitación a una entidad determinada:. La Subsecretaría Regional contacta a la institución a capacitar y sumilla al Director de Análisis de Proyectos. 2. El Director de Análisis de Proyectos coordina el lugar, fecha, hora y logística respectiva. 3. Se ejecuta la capacitación de acuerdo a lo establecido anteriormente; a través de talleres dictados por los analistas técnicos de la Dirección. 4. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 275 de 402

276 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: CAPACITACION EN FORMULACION Y PREPARACION DE PROYECTOS HOJA #: /. SUBSECRETARIA REGIONAL DIRECCION DE ANALISIS DE PROYECTOS Inicio 40 Solicitud? No Si Recibir solicitud 30 Existen 3 solicitudes? Sí No Espera contar con 3 solicitudes Contacta entidad a capacitar Remite a Dirección de Análisis de Proyectos Coordina Capacitación 30 Ejecuta Capacitación 40 Fin DOCUMENTOS: - : Oficio de Solicitud ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Requerimiento(s) de capacitación. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES). CONTROLES: Ley de Juntas Parroquiales. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 276 de 402

277 GESTIÓN DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 277 de 402

278 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA s). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las Instituciones (No Financieras) del Sector Público..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación Subsecretarías Regionales Directora de Seguimiento Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación / Directora de Seguimiento.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal. Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal..4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Instituciones del Sector Público. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 278 de 402

279 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. POA s: Planes Operativos Anuales. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Secretario Nacional de Planificación envía un Oficio, adjuntando la Matriz de Seguimiento, a todas las instituciones del Sector Público. En el Oficio se indica el plazo hasta el cual deben remitir la información las instituciones. 2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso Salida de Documentación. 3. Las instituciones del Sector Público reciben el Oficio. 4. Las instituciones completan y remiten la Matriz de Seguimiento, a través de la página web de SENPLADES. (Programa/Software). En caso de que las Instituciones no remitan la información, es responsabilidad de los Analistas de Seguimiento contactar a las Instituciones para solicitar nuevamente la información; y, deberán llenar la Matriz de Llamadas y Contactos. 5. Los analistas regionales reciben la información, y la procesan. El procesamiento de la información consiste en: Confrontar la información de la Matriz de Seguimiento con el Plan Operativo Anual (línea base) de cada una de las instituciones, traducir a texto escrito la información de las Matrices de Seguimiento y elaborar gráficos que muestren de una manera más clara la información. Se dispone de 4 días para realizar esta actividad. 6. Los analistas regionales, en base a la información procesada, elaboran un borrador de Informe, con conclusiones y recomendaciones; el cual es remitido a la Directora de Seguimiento en Quito, vía correo electrónico. El Informe deberá incluir adicionalmente estadísticas referentes a: a. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, cumpliendo con el tiempo de entrega; b. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, pero fuera del tiempo estipulado; c. Número de Instituciones que nunca remitieron la información solicitada. 7. La Directora de Seguimiento recibe la información para su análisis posterior. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 279 de 402

280 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE0- SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A POA s HOJA #: /. ENTIDADES PUBLICAS SECRETARIA NACIONAL (QUITO) ARCHIVO DIRECCION DE SEGUIMIENTO (QUITO) ANALISTAS REGIONALES Inicio 30 0 Reciben Oficio 2 Envía Oficio a Instituciones Públicas 2 4 Recibe Información 20 Reciben Información 3 2 Completan Matriz Salida de Documentación Fin Procesan Información Remiten Matriz 0 Elaboran Borrador de Informe Remiten Borrador de Informe 4 30 DOCUMENTOS: - : Oficio - 2: Matriz - 3: Matriz completa - 4: Borrador de Informe - 5: Informe preliminar - 6: Informe Final - 7: Memorando - 8: Oficio ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones -No Financieras- del Sector Público. ENTRADAS: Matriz de Seguimiento y Evaluación al Plan Operativo Anual. SALIDAS: Borrador de Informe de Seguimiento al Cumplimiento de los Planes Operativos Anuales. CLIENTE: Dirección de Seguimiento. CONTROLES: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal; Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 280 de 402

281 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de la inversión pública en el país, para incentivar el desarrollo y el bienestar de la ciudadanía..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación Subsecretarías Regionales Directora de Seguimiento Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación / Directora de Seguimiento.3. BASE LEGAL:.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación Subsecretaría de Inversiones Públicas Subsecretarías Regionales Instituciones del Sector Público (Regionales) Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 28 de 402

282 2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PAI: Plan Anual de Inversión. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES remite el PAI, junto con el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento, a la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. El envío se lo realiza a través del correo electrónico. 2. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación de SENPLADES recibe el Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento y asigna a los responsables de realizar el seguimiento. 3. Las Subsecretarías Regionales de SENPLADES, en coordinación con la Dirección de Seguimiento, realizan el seguimiento a los Proyectos a través de visitas personales en los sitios de ejecución de los proyectos. En las visitas de campo se recopila información relacionada a: Avance o estado del Proyecto Ejecución presupuestaria 4. Las Subsecretarías Regionales, a través de los responsables designados para las visitas a los proyectos, elaboran Reportes del estado de cumplimiento de cada uno de los proyectos, al finalizar todas las visitas. La elaboración de estos reportes consiste en ingresar al sistema PPI/POA y contestar las preguntas que constan en el sistema. Una vez que hayan sido respondidas todas las preguntas se debe guardar la información. 5. La Subsecretaria de Seguimiento, el Subsecretario de Inversiones Públicas y el Ministerio de Economía y Finanzas obtienen la información del estado de cumplimiento de los proyectos de inversión a los cuales se les realizó el seguimiento; a través del sistema. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 282 de 402

283 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008 PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE0-2 SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA HOJA #: /. SUBSECRETARIA DE INVERSIONES SUBSECRETARIA DE SUBSECRETARIAS DIRECCION DE MINISTERIO DE PUBLICAS SEGUIMIENTO Y EVALUACION REGIONALES SEGUIMIENTO ECONOMIA Inicio 0 Envia Listado de 2.3 Proyectos Recibe Reporte Recibe Listado Fin Asigna Responsables Realizan Seguimiento Realizan Seguimiento Elaboran Reporte Recibe Reporte Recibe Reporte Fin Fin DOCUMENTOS: - : Listado de Proyectos - 2.: Reporte de Avance de Proyectos - 2.2: Reporte de Avance de Proyectos - 2.3: Reporte de Avance de Proyectos ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretaría de Inversión Pública. ENTRADAS: Plan Anual de Inversiones; Listado de Proyectos para realizar seguimiento. SALIDAS: Reporte de Avance-Cumplimiento de los Proyectos de Inversión. CLIENTE: Subsecretaría de Inversiones Públicas; Ministro de Finanzas; Presidente de la República. CONTROLES: Metodología de Seguimiento a Proyectos de Inversión Pública. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 283 de 402

284 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A METAS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las Instituciones (No Financieras) del Sector Público, relacionados a la consecución de las metas del Plan Nacional de Desarrollo..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación Subsecretarías Regionales Directora de Seguimiento Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación / Directora de Seguimiento.3. BASE LEGAL: Decreto Ejecutivo N 745 (4 de noviembre de 2007).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales Instituciones del Sector Público Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 284 de 402

285 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. PND: Plan Nacional de Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Los Analistas regionales de Seguimiento de SENPLADES solicitan la información a las Instituciones del Sector Público. La solicitud se la debe realizar a través de llamadas telefónicas, correo electrónico, visitas a las Instituciones, u Oficios (firmados por el Subsecretario Regional). En la solicitud se debe indicar el tiempo del cual disponen las Instituciones para remitir la información. 2. Las Instituciones remiten la información solicitada. 3. Los Analistas de Seguimiento recopilan la información remitida por las Instituciones. 4. Los Analistas de Seguimiento analizan la información recopilada. 5. Los Analistas de Seguimiento elaboran un borrador de Informe. 6. Los Analistas de Seguimiento remiten el borrador de Informe a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico. 7. La Directora de Seguimiento recibe el borrador de Informe para su posterior análisis y consolidación. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 285 de 402

286 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE0-4 SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMINETO DE METAS DEL PND HOJA #: /. ANALISTAS REGIONALES DE SEGUIMIENTO INSTITUCIONES DIRECCION DE SEGUIMIENTO (QUITO) Inicio 0 2 Solicitan Información Recibe Información Remiten Información Fin Recopilan Información Analizan Información Elaboran Borrador de Informe 2 Remiten Borrador de Informe 2 0 DOCUMENTOS: - : Información (Indicadores) - 2: Borrador de Informe ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Indicadores / POA s SALIDAS: Borradoe de Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND. CLIENTE: Dirección de Seguimiento CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 286 de 402

287 PROCESOS DE APOYO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 287 de 402

288 GESTION DEL TALENTO HUMANO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 288 de 402

289 PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PERSONAL. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar la adecuada selección y contratación de los perfiles requeridos para suplir las vacantes que se generen dentro de la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Recursos Humanos (Quito) Subsecretaría Regional Director de Recursos Humanos (Quito) / Subsecretaría Regional Director de Recursos Humanos (Quito) / Unidad de Calidad.3. BASE LEGAL: Reglamento Interno de Recursos Humanos LOSCA y su Reglamento.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación..5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales. 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos. SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 289 de 402

290 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El responsable asignado para la selección de personal de la Regional recopila los formatos con los requerimientos de personal de cada área. 2. El responsable asignado para la selección de personal de la Regional analiza las bases de datos internas para determinar si existe personal que satisfaga los requerimientos establecidos. 3. Si encuentra el personal necesario dentro de las bases de datos internas, el responsable asignado para la selección de personal remite un informe del personal seleccionado, firmado por el Subsecretario Regional a RR.HH. en Quito. 4. Si no encuentra el personal necesario dentro de las bases de datos internas, el responsable asignado para la selección de personal de la Regional analiza las bases de datos de empresas externas dedicadas a reclutar personal, realiza las entrevistas y pruebas que se requiera para cada caso, selecciona a los candidatos finales y remite el informe respectivo firmado por el Subsecretario Regional a RR.HH. en Quito. 5. El Director de RR.HH. en Quito determina si aprueba los candidatos, de ser así emite los contratos respectivos; caso contrario emite un informe de negación con las observaciones que justifiquen dicha negación y solicita se repita el proceso de selección. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 290 de 402

291 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DEL RECURSO HUMANO CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: SELECCIÓN DE PERSONAL HOJA #: /. RESPONSABLE DE LA SELECCIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS (QUITO) Inicio Consolida Necesidades de Personal de Todas las Áreas Analiza fuentes internas de personal Se aprueba? Si No Emite Informe de Negación 20 2 Emite contratos Satisfacen requerimien tos? No 3 Sí Analiza fuentes externas de personal Fin Remite informe Realiza Entrevistas y pruebas 4 0 Selecciona candidatos Remite informe 4 0 DOCUMENTOS: : Formato de Solicitud de Personal de cada área. 2: Informe de Negativa de Contratación. 3: Contrato de Trabajo. 4: Informe del personal seleccionado ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Nacional ENTRADAS: Necesidades de Personal de todas las areas. SALIDAS: Seleccion y Contratacion del Personal. CLIENTE: Areas solicitantes. CONTROLES: LOSCCA MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 29 de 402

292 GESTION ADMINISTRATIVA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 292 de 402

293 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE ACTIVOS FIJOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Realizar efectivamente el proceso de ingreso y registro de Activos Fijos de la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Responsable de activos Fijos (Asistente administrativa/financiera) Director de Servicios Administrativos Director de Servicios Administrativos.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativas de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 293 de 402

294 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El proveedor entrega el bien o activo a la persona responsable del manejo de activos fijos. 2. El responsable de los activos fijos, firma el Acta de recepción e ingresa el bien en la base de datos. 3. El responsable de los activos fijos entrega el activo al área correspondiente con la cual firma el Acta de entrega. 4. El responsable de los activos fijos notifica mediante Memorando al responsable de Seguros, en Quito, para que tome las acciones pertinentes. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 294 de 402

295 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02- SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos) HOJA #: /. PROVEEDOR RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS Inicio Entrega Bien / Activo Recibe Activo Ingresa Activo en BDD Entrega Activo 2 Notifica a responsable de SEGUROS 3 Fin DOCUMENTOS - : Acta de Recepción - 2: Acta de Entrega - 3: Memorando ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Proveedores externos. ENTRADAS: Activos Fijos nuevos. SALIDAS: Activos Fijos registrados y asegurados. CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES CONTROLES: Registro General de Bienes, Políticas y Normativas SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 295 de 402

296 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que ingrese a la Regional de SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos Recepción de la Subsecretaría Regional Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Recepción de la Subsecretaría Regional.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 296 de 402

297 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquier representante de alguna Institución externa a SENPLADES se acerca a la recepción de la Subsecretaría Regional y entrega la documentación que necesite ingresar a SENPLADES. 2. La recepcionista sella la documentación. Se pone el sello, con fecha, solamente sobre la primera hoja. 3. La recepcionista codifica la documentación. 4. La recepcionista ingresa los datos de la documentación en el Sistema SIGOB. Se registra información referente a: Datos Personales; Descripción del Documento (Asunto y Resumen); Código de Numeración; Destinatario y responsable. 5. La recepcionista escanea toda la documentación. 6. La recepcionista archiva el documento escaneado 7. La recepcionista remite el documento físico a quien corresponda. 8. La persona a quien está dirigida la documentación recibe la documentación física. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 297 de 402

298 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03- SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL HOJA #: /. (Ingreso de Documentación) REPRESENTANTE DE INSTITUCIONES EXTERNAS RECEPCIÓN DE SUBSECRETARÍA REGIONAL AREA CORRESPONDIENTE Inicio Se acerca a Recepción y entrega documentación 0 Recibe Documentación Sella documentación Fin Codifica Documentación Ingresa documentación a Sistema SIGOB SIGOB Escanea toda la documentación Archiva el documento escaneado Remite el documento físico a quien corresponda 0 DOCUMENTOS: - : Documentación ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público. ENTRADAS: Documentación. SALIDAS: Documentación recibida por la persona especificada. CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios. CONTROLES: Políticas y Normativas de SENPLADES. MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 298 de 402

299 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Salida de Documentación). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que salga desde la Regional de SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos Recepción de la Subsecretaría Regional Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Recepción de la Subsecretaría Regional.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 299 de 402

300 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: En caso que la documentación sea Institucional se remite a Correos del Ecuador, a través del Proceso Envío de correspondencia. De lo contrario, si la documentación es externa, se realiza el siguiente procedimiento:. El Área solicitante remite la documentación junto con Oficio. 2. La recepcionista recibe la documentación. 3. La recepcionista escanea la documentación. 4. La recepcionista elabora la Hoja de Ruta para los mensajeros. La Hoja de Ruta incluye información referente al destinatario, fecha, asunto, entre otros temas. 5. La recepcionista asigna a un mensajero para que realice la entrega de la documentación. Esta asignación se realiza considerando las distancias entre Instituciones. 6. El mensajero entrega la documentación en la Institución asignada. Al momento de entregar la documentación el mensajero debe solicitar a la Persona/Institución que recibe la documentación que selle el Acta de Entrega-Recepción. El mensajero debe entregar el Acta sellada al Responsable de Archivo. 7. La recepcionista recibe las Actas de Entrega Recepción por parte del mensajero. 8. La recepcionista saca una copia del Acta de Entrega-Recepción sellada. La copia es remitida al área que solicitó el envió de la documentación. 9. El área solicitante recibe la copia del Acta de Entrega-Recepción. Esta acta sellada sirve de respaldo para verificar que la documentación fue recibida por la Institución a la cual se envió. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 300 de 402

301 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-2 SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION HOJA #: /. INSTITUCIONAL (Salida de Documentación) AREA RECEPCIÓN DE SOLICITANTE SUBSECRETARÍA REGIONAL MENSAJERO Inicio Remite documentación junto con Oficio 2 2 Documento institucional o externo? Externo Recibe documentación Institucional Escanea documentación Envío por Correspondencia Elabora Hoja de Ruta 3 Asigna a mensajero Entrega Documentación Recibe Actas de Entrega - Recepción 4 P Copia Actas de Entrega - Recepción 4. Recibe Copia de Acta de Entrega - Recepción 4. Fin DOCUMENTOS - : Documentación - 2: Oficio - 3: Hoja de Ruta - 4: Acta de Entrega - Recepción - 4.: Copia de Acta de Entrega - Recepción ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s). CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcioanrios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 30 de 402

302 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar el envío oportuno de todo tipo de correspondencia que requiera ser remitida desde la Regional de SENPLADES..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Director de Servicio Administrativos DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION Unidad de Archivo Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad y Productividad Recepción de la Subsecretaría Regional.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Todas las Subsecretarías. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 302 de 402

303 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Área solicitante remite la documentación (sobres de correspondencia). 2. La recepcionista recibe la documentación (sobres de correspondencia). 3. La recepcionista llena la guía para envío de correspondencia. La guía se llena manualmente. 4. La recepcionista entrega la correspondencia, junto con la guía, al agente de Correos del Ecuador. 5. El Agente de Correos del ecuador recibe la correspondencia que debe entregar. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 303 de 402

304 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-3 SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL HOJA #: /. (Envío de Correspondencia) AREA SOLICITANTE RECEPCIÓN DE SUBSECRETARÍA REGIONAL AGENTE DE CORREOS DEL ECUADOR Inicio Remite documentación (sobres) 0 Recibe correspondencia Recibe documentación (sobres) Fin Llena guía Entrega correspondencia 0 DOCUMENTOS - : Documentación ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios. ENTRADAS: Requerimiento de envío de correspondencia. SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s) / Correspondencia enviada. CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos,. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 304 de 402

305 PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (INGRESOS). GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Asistente Administrativo Director de Servicios Administrativos Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. e-sigef: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 305 de 402

306 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:. La asistente administrativa verifica las existencias de suministros y materiales de oficina y determina los items y cantidades a adquirir 2. La asistente administrativa prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales según lo determinado anteriormente. 3. Antes de proceder con la compra la asistente administrativa Solicita una Autorización al Subsecretario Regional. 4. El Subsecretario Regional revisa la solicitud y determina si existe el presupuesto necesario para realizar la compra. 5. Si NO existe el presupuesto el Subsecretario Regional niega la compra. Si existe el presupuesto autoriza la adquisición. 6. Una vez que cuenta con la autorización, la asistente administrativa solicita cotizaciones a proveedores calificados. 7. Luego de receptar las cotizaciones, la asistente administrativa elabora un cuadro comparativo de ofertas, sugiere la mejor opción y solicita autorización al Subsecretario Regional. 8. El Subsecretario Regional emite la aprobación respectiva a la asistente administrativa para que ésta proceda con la compra. 9. Una vez realizado el pedido de materiales al proveedor seleccionado, la asistente administrativa recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verificando la calidad y cantidad antes de recibir los materiales 0. Si todo está en orden, la asistente administrativa firma el recibí conforme en la factura. La asistente administrativa elabora el formulario de Ingreso de Materiales e ingresa el gasto y la solicitud de Pago al Sistema e-sigef. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 306 de 402

307 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04- SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Ingresos) HOJA #: / SUBSECRETARIO REGIONAL ASISTENTE ADMININSTRATIVA Inicio Verifica las existencias de suministros y materiales de oficina y determina los items y cantidades a adquirir Prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de suministros y/o materiales Solicita Autorización para proceder con compra Revisa Solicitud No Presupuesto Disponible? Emite Negativa Sí Autoriza la adquisición Fin Solicita cotizaciones a proveedores calificados 2 Elabora un cuadro comparativo de ofertas y sugiere la mejor opción 3 Solicita autorización al Subsecretario Regional Autoriza la adquisición Realiza el pedido de materiales al proveedor seleccionado Recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verifica la calidad y cantidad, de no existir novedad recibe los materiales 4 Firma el recibi conforme en la factura 4 P Elabora el formulario de Ingreso de Materiales 5 DOCUMENTOS: - : Solicitud de artículos de oficina - 2: Proformas - 3: Cuadro de comparación de ofertas - 4: Facturas Ingresa Gasto y Solicitud de Pago al Sistema - 5: Formulario de Ingreso de Materiales Fin ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría SALIDAS: Requerimiento atendido CLIENTE: Subsecretario(s) CONTROLES: Contraloría MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 307 de 402

308 PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (EGRESOS). GENERALIDADES.. OBJETIVO: Entregar periódicamente los suministros, materiales de oficina y otros bienes de uso y consumo que se requieran dentro de la Institución..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director de Servicios Administrativos Asistente Administrativo Director de Servicios Administrativos Director de Servicios Administrativos / Unidad de Calidad.3. BASE LEGAL: Políticas y Normativa de SENPLADES.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 308 de 402

309 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Cualquier funcionario de la Subsecretaría Regional remite la solicitud de materiales a la Asistente Administrativa. 2. La asistente administrativa recibe la Solicitud de Materiales y realiza la entrega de los mismos. 3. Una vez que el Funcionario solicitante recibe los materiales, ambas partes firman el Acta de entrega. 4. Finalmente, la asistente administrativa realiza el cuadre del Inventario en el sistema (despliegue de hoja en Excel). Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 309 de 402

310 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: APOYO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-2 SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Egresos) HOJA #: / FUNCIONARIO SOLICITANTE ASISTENTE RESPONSABLE DE PROVEEDURÍA Inicio Remite Solicitud de Materiales Recibe Solicitud de Materiales Realiza Entrega de Materiales Reciben Materiales Firman Acta de Entrega Firman Acta de Entrega 2 2 Realiza Cuadre de Inventario Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud de artículos de oficina - 2: Acta de Entrega - Recepción ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretario(s) ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría SALIDAS: Requerimiento atendido CLIENTE: Subsecretario(s) CONTROLES: Contraloría MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 30 de 402

311 5.3. FLUJOGRAMAS ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Litoral) PROCESOS GOBERNANTES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 3 de 402

312 GESTION DE COMUNICACIÓN EXTERNA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 32 de 402

313 PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite, publicar información..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Responsable de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social/ Unidad de Calidad Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Responsable de Comunicación Social.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Responsable de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 33 de 402

314 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El responsable de Comunicación Social de la Regional recibe el comunicado respecto a la necesidad de comunicación externa desde Quito. 2. El responsable de Comunicación Social de la Regional contacto a los medios de comunicación y entidades adscritas y solicita la publicación de la información o boletín. 3. Los medios de comunicación se encargan de publicar y difundir la información proporcionada. 4. El responsable de Comunicación Social de la Regional es responsable de dar seguimiento al proceso y asegurarse de que se haya realizado la publicación y alcanzado los objetivos propuestos. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 34 de 402

315 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA HOJA #: / (Gestión de Medios - Proactiva) MEDIOS DE COMUNICACIÓN RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN SOCIAL Inicio Recibe comunicado de Quito Contacta medios y entidades adscritas Solicitar publicación información / boletín Realizan Publicación Distribuyen información Realiza seguimiento Fin ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Regional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 35 de 402

316 PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite, publicar información..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Director(a) de la Unidad de Comunicación Social Responsable de Comunicación Social Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Unidad de Calidad y Productividad Director(a) de la Unidad de Comunicación Social / Responsable de Comunicación Social.3. BASE LEGAL: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Responsable de Comunicación Social Unidad de Calidad y Productividad Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 36 de 402

317 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:. El responsable de Comunicación Social de la Regional, es el encargado de recopilar información relacionada con el comunicado generado. 2. Con los datos recolectados, el responsable de Comunicación Social de la Regional genera un informe y lo remite al Subsecretario Regional. 3. El Subsecretario revisa el informe y solicita modificaciones en caso de ser necesarias. 4. Si el informe está correcto, el Subsecretario Regional da su aprobación y lo remite a Quito. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 37 de 402

318 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC0-.2 SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA HOJA #: / (Gestión de Medios - Reactiva) SUBSECRETARÍA REGIONAL RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN SOCIAL 0 30 Inicio Revisa Documento. Recopila Información Ok? No Redacta Documento Sí Solicita modificaciones Remite a Quito 20 Remite al Subsecretario 0 Fin 20 Realiza modificaciones. 30 DOCUMENTOS: - : Documento -.: Documento con modificaciones ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Secretario Regional; Subsecretario General; Medios de Comunicación. ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES. SALIDAS: Boletines de Prensa. CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación. CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 38 de 402

319 GESTION DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 39 de 402

320 PROCEDIMIENTO PARA INSTALAR VEEDURÍAS PARA SEGUIMIENTO DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Implementar veedurías ciudadanas que aseguren la participación activa de la ciudadanía en actividades de seguimiento al cumplimiento de los objetivos del PND..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCION DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Dirección de Participación Ciudadana Funcionarios de la Unidad de Participación Ciudadana Subsecretaría de seguimiento y evaluación/ Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado/ Unidad de Calidad y Productividad Funcionarios de la Unidad de Participación Ciudadana / Unidad de Calidad y Productividad.3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado. Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación. Subsecretarías Regionales de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 320 de 402

321 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. CCCC: Comisión de Control Cívico contra la Corrupción 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. El Director de Participación Ciudadana define que objetivo se hace seguimiento junto con el Subsecretario de Seguimiento y Evaluación. 2. Una vez que el objetivo ha sido establecido, el Director de Participación Ciudadana se encarga de conformar la veeduría, definiendo las personas que deben integrarla y determinando si es una mezcla, individuales o solo institucionales 3. La Unidad de Participación Ciudadana, establece los objetivos de la veeduría. 4. Finalmente, la Unidad de Participación ciudadana realiza el seguimiento de la gestión de la veeduría para asegurarse que cumpla con los objetivos propuestos. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 32 de 402

322 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACROPROCESO: GOBERNANTE FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC0-.2 SUB - PROCESO: Instalación de veedurías para seguimiento del PND HOJA #: / PARTICIPACIÓN CIUDADANA SUBSECRETARÍA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Inicio Inicio Define objetivo a hacer seguimiento Define objetivo a hacer seguimiento Conforma la veeduría Establece objetivos de la veeduría Realiza seguimiento Fin ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación ENTRADAS: Objetivos del PND, Propuesta de conformación de veedurías SALIDAS: Informes de Seguimiento. CLIENTE: SENPLADES; Secretaría de Pueblos, Ciudadanía. CONTROLES: CCCC, Secretaría de Pueblos (Dirección de veedurías). MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 322 de 402

323 PROCESOS PRODUCTIVOS Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 323 de 402

324 GESTION DE LA REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 324 de 402

325 PROCEDIMIENTO PARA REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA. GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISION Y ACTUALIZACION FUNCIONARIO Subsecretario de Reforma Democrática del Estado Junta de Subsecretarios / Subsecretaria Regional Subsecretaria Regional Subsecretaria Regional/ Directora de Reforma Democrática del Estado..3. BASE LEGAL: Constitución de la República del Ecuador.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías e Instituciones del Sector Público. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 325 de 402

326 2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. La Subsecretaria Regional convoca a comité a los miembros de la Junta de Subsecretarios y les remite la matriz de competencias actual. 2. Una vez reunidos, la Junta de Subsecretarios analiza las responsabilidades actuales de las autoridades regionales. 3. La Junta de Subsecretarios revisa las competencias legales que forman parte de la estructura Orgánico-Funcional y no pueden ser modificadas. 4. La Junta de Subsecretarios determina las competencias verdaderas, es decir, todo aquello que las autoridades realizan en la actualidad. 5. La Junta de Subsecretarios determina si las competencias verdaderas son adecuadas para la realidad regional. 6. De ser las competencias verdaderas adecuadas, no se realiza ninguna modificación a la matriz de competencias actual. 7. Si las competencias verdaderas no son adecuadas, la Junta de Subsecretarios y la Subsecretaría regional determinan en conjunto las competencias ideales y reformulan la matriz de competencias. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 326 de 402

327 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO CÓDIGO DEL PROCESO: SUB - PROCESO: REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA HOJA #: /. SUBSECRETARIA REGIONAL REPRESENTANTES INSTITUCIONES LOCALES Inicio 0 Convoca Comité Remite matriz de competencias actual 0 Analizan responsabilidades actuales de las autoridades Regionales Revisan las competencias legales Determinan las competencias verdaderas No Competencia s son Adecuadas? Determinan las competencias ideales Determinan las competencias ideales Sí Reformulan matriz de competencias Reformulan matriz de competencias Fin 2 Fin DOCUMENTOS: - : Matriz de competecias actual - 2: Matriz de competecias nueva ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: SENPLADES. ENTRADAS: Matriz de competencias actual. SALIDAS: Matriz de competencias nueva (o actual). CLIENTE: Función Ejecutiva. CONTROLES: Competencias Legales MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 327 de 402

328 GESTIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 328 de 402

329 PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA EN PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL A INSTITUCIONES PÚBLICAS. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Brindar capacitación y asistencia técnica en planificación institucional a Instituciones del Sector Público..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN FUNCIONARIO Subsecretario Regional DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Analistas de Planificación. Unidad de Calidad y Productividad Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Analistas de Planificación.3. BASE LEGAL: N/A.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas. Subsecretaría Regional de SENPLADES. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 329 de 402

330 2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:. Las instituciones del Gobierno Local solicitan asesoría y envían información de su situación actual a los Analistas de Planificación de SENPLADES. 2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES reciben la información y la analizan detalladamente. 3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en base a la información recopilada. 4. Los Analistas de Planificación de SENPLADES coordinan fechas, horas, etc. con las instituciones del Gobierno Local para la realización del taller. 5. Los Analistas de Planificación de SENPLADES imparten un taller personalizado que se acople a la situación de cada institución, en el cual la Institución tiene la oportunidad de resolver todas sus inquietudes. Los talleres incluyen temas como: Misión, Visión, Objetivos, Planes/Proyectos, Matriz FODA, entre otros. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 330 de 402

331 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02 SUB - PROCESO: ASISTENCIA TÉCNICA EN PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL HOJA #: /. INSTITUCIONES DEL GOBIERNO LOCAL ANALISTAS DE PLANIFICACIÓN Inicio Solicitan Información Reciben Información Analizan Información Coordinan Taller Coordinan Taller Imparten taller personalizado Solucionan sus inquietudes Fin DOCUMENTOS: - : Solicitud ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local. ENTRADAS: Solicitud para recibir taller de Planificación Institucional/ Elaboración POA. SALIDAS: Taller de Planificación Institucional/ Elaboración POA. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Local. CONTROLES: MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 33 de 402

332 PROCEDIMIENTO PARA SISTEMATIZACIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA s). GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN FUNCIONARIO Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas Analistas de Planificación (Técnicos). Dirección de Planificación y Presupuesto Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas / Unidad de Calidad.3. BASE LEGAL:.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Subsecretarías Regionales de SENPLADES. 2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 332 de 402

333 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:. Las Instituciones del Gobierno Local remiten sus Planes Estratégicos y Operativos a SENPLADES. Si el documento es electrónico este va dirigido directamente al Director de Planificación; caso contrario es remitido al Subsecretario(a) Regional de SENPLADES. 2. La asistente del Subsecretario(a) registra la documentación en el sistema SIGOB, revisa los planes, los sumilla, registra la asignación en el sistema SIGOB y la remite a la Dirección de Planificación. 3. El Director de Planificación recibe los planes, sea del Subsecretario Regional o en forma electrónica directamente de las entidades públicas, los revisa y los asigna a uno de los técnicos mediante sumilla. Además, indica verbalmente al técnico respectivo qué debe analizar, con qué debe comparar y qué debe tomar en cuenta la articulación de objetivos con políticas y diagnóstico. 4. El técnico asignado, analiza el plan y elabora un informe. Para Planes estratégicos, el informe debe incluir: Antecedentes, Contenido, Análisis y Conclusiones. Para planes Operativos se debe realizar además comentarios o sugerencias a las metas establecidas, objetivo, presupuesto, indicadores, entre otros 5. Terminado el informe, el técnico debe presentar el informe de forma escrita y electrónica al Director de Planificación, sin necesidad de un memorando. 6. Si el informe no está correcto, el Director de Planificación solicita a los técnicos realizar las modificaciones, caso contrario remite el informe al Subsecretario Regional mediante memorando. 7. Finalmente, el Subsecretario Regional firma y remite el informe a la institución pública correspondiente Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 333 de 402

334 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02 SUB - PROCESO: SISTEMATIZACION DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA's) HOJA #: /. INSTITUCIONES DEL SUBSECRETARÍA DIRECCIÓN REGIONAL DE GOBIERNO LOCAL REGIONAL PLANIFICACIÓN ANALISTAS DE PLANIFICACIÓN Inicio Remiten Planes Estratégicos y Operativos Recibe Planes Recibe planes 50 Analiza Plan Registra Documentación Revisa Planes Elabora Informe Documento Electrónico? No 2 Sí 20 Sumilla Asigna Plan a un Técnico Presentar Informe Registra asignación Informe correcto? No Sí 2 Fin 2 Remite Informe a la Entidad 2 Remite Informe a Subsecretario DOCUMENTOS: - : Planes Institucionales - 2: Informe ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local. ENTRADAS: Planes estratégicos/operativos de entidades públicas SALIDAS: Informes. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central. CONTROLES: Acuerdo Ministerial 82 del Ministerio de Economía MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 334 de 402

335 GESTIÓN DE LA INVERSIÓN PÚBLICA Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 335 de 402

336 PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO:.2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas Regionales Director de Análisis de Proyectos Director de Análisis de Proyectos / Unidad de Calidad.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento Ley de Educación Superior y su Reglamento.4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Instituciones del Gobierno Local Subsecretarías Regionales de SENPLADES Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 336 de 402

337 2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO: SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos. PND: Plan Nacional de Desarrollo DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional. 2. El Asistente recibe los proyectos, registra los datos (fecha y hora), los ingresa en el SINAPRO y codifica los documentos colocando un número de orden. 3. El Asistente entrega los proyectos (físicos) al Director de Análisis de Proyectos. 4. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los distintos Analistas para su respectiva revisión. 5. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en: e. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND. f. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local g. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad h. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado. 6. En caso de que el proyecto NO cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Oficio con las observaciones correspondientes; y lo remite al Director de Análisis de Proyectos, quien a su vez lo remite al Subsecretario Regional. 7. El Subsecretario Regional firma y remite el Oficio, con el dictamen de priorización desfavorable, a la Institución responsable del proyecto. 8. En caso de que el proyecto SI cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador de Informe de Prioridad y un borrador de Oficio, los cuales son remitidos al Director de Análisis de Proyectos. 9. El Director de Análisis de Proyectos revisa los borradores. En caso de que los borradores estén correctamente elaborados, sumilla el Informe y remite al Subsecretario Regional. En caso de que los borradores no se encuentren bien Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 337 de 402

338 elaborados, el Director de Análisis de Proyectos realiza las correcciones del caso; sumilla el Informe y remite al Subsecretario Regional. 0. El Subsecretario Regional revisa el Informe y el borrador de Oficio. En caso de que detecte errores, el Subsecretario solicita al Director de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario Regional para su nueva revisión.. En caso de que no detecte errores, el Subsecretario Regional remite el Informe y el borrador de Oficio al Secretario Nacional, mediante Memorando. 2. El Secretario Nacional firma el Oficio y remite a la Institución responsable del proyecto, adjuntando el Informe de Priorización respectivo. Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 338 de 402

339 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO: MACRO PROCESO: PRODUCTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008 PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP0 SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA HOJA #: /. INSTITUCIONES DEL RECEPCIÓN DE LA SUBSECRETARÍA DIRECCION DE ANALISTAS DE SECRETARIO GOBIERNO LOCAL SUBSECRETARÍA REGIONAL REGIONAL INVERSIÓN PÚBLICA PROYECTOS NACIONAL (QUITO) Inicio Remite(n) Proyecto(s) Recibe Documentos 3 Firma Registra Informe 3 4 Asigna Proyecto a Analista Firma Oficio Datos (Fecha, hora) 0 80 Codifica los documentos Remite Informe y Oficio Analiza Proyecto Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto 3 6 Fin 7 Entrega Proyecto a Director Revisa Borrador de Informe y Borrador de Oficio Cumple criterios? Sí No Elabora Borrador de Oficio con observaciones Ok? No correspondientes Firma Oficio 5 Sí Sumilla Informe Realiza Correcciones Sumilla y Remite Elabora Borrador de Informe de Prioridad Remite Borrador de Oficio al Director 5 Fin Remite Oficio a Entidad Responsable del Proyecto y Remite Elabora Borrador de Oficio Remite Borrador de Informe y Borrador de Oficio Remite Borrador de Oficio al Subsecretario 5 60 DOCUMENTOS: - : Proyecto - 2: Oficio - 3: Borrador de Informe de Prioridad - 4: Borrador de Oficio - 5: Borrador de Oficio con observaciones - 6: Oficio firmado por Secretario Nacional - 7: Oficio con observaciones, firmado por Subsecretario Regional de Inversión Pública ICOMS/ELEMENTOS: PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). ENTRADAS: Solicitud(es) de Priorización para Proyectos de Inversión Pública. SALIDAS: Solicitud de Priorización aceptada o rechazada. CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES). CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público; Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior. MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 339 de 402

340 PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA. GENERALIDADES.. OBJETIVO: Reprogramar la asignación de recursos para los proyectos de Inversión Pública..2. RESPONSABILIDADES: ITEM DE LA APROBACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTROL PREVIO Y CONCURRENTE DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN FUNCIONARIO Subsecretario de Inversiones Públicas Analistas Regionales Director de Análisis de Proyectos Director de Análisis de Proyectos.3. BASE LEGAL: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55).4. VIGENCIA: A partir de la fecha de aprobación:.5. DISTRIBUCIÓN: Instituciones del Gobierno Local Dirección de Análisis de Proyectos Subsecretarías Regionales Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC Página 340 de 402