MANUAL DE PROCESOS SEGUIMIENTO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE PROCESOS SEGUIMIENTO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Aprobado por el Comité de la Calidad de Servicio y Desarrollo el 19/12/2017 [Versión 01]

2

3 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y Página 3 de 9 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS SUBPROCESO: SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES FICHA DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES SUBPROCESO: EVALUACIÓN DE RESULTADOS INSTITUCIONALES FICHA DEL SUBPROCESO: EVALUACIÓN DE RESULTADOS INSTITUCIONALES DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: EVALUACIÓN DE RESULTADOS INSTITUCIONALES INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ANEXOS... 9

4 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y Página 4 de 9 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN SEGUIMIENTO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso: Código del Proceso: Descripción: la PAEI-PDI-SGI PROPÓSITO: Dar al avance físico y presupuestario de los planes, programas y proyectos institucionales, con la finalidad de evaluar la gestión, resultados y el cumplimiento de lo planificado. DISPARADOR: Cumplimiento de fecha ENTRADAS:. Formato de información. SUBPROCESOS: Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos es Evaluación de Resultados es Productos/Servicios del Proceso: Informe de y evaluación a la ejecución Informe de evaluación de gestión y resultados institucionales Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Adjetivo Jefe de la Interno y externo Marco Legal: Reglamento Orgánico por Procesos de la Universidad de Guayaquil Constitución de la República del Ecuador, Registro Oficial 449 de 20-oct-2008 Última modificación: 13-jul-2011 Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Registro Oficial Suplemento 306, 22 de Octubre de 2010 Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, Decreto Ejecutivo 2428 RO 536 de Última modificación: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la (LOTAIP) 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de la requiere considerar las siguientes políticas: El proceso deberá cumplir con la metodología establecida por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES). Se comunicará a los responsables de proyectos y unidades ejecutoras a que nivel (actividad o tarea) darán y la frecuencia mínima con la que realizarán el y evaluación. Toda actualización requerida por el Jefe de la al presente documento o a los formatos del mismo deberán ser aprobados por el Desarrollo y comunicados a la Jefatura de Procesos para el registro y control correspondiente, y posterior aprobación del Comité de la Calidad de Servicio y Desarrollo.

5 Seguimiento de la DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y Página 5 de 9 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término Programa Proyecto de Inversión Proyecto de Gasto Corriente POI SIPeIP Esigef Senplades Definición Es un conjunto de proyectos organizados y estructurados dentro de una misma lógica temporal, afinidad y complementariedad, agrupados para alcanzar un objetivo común. En la ejecución de un programa podrán intervenir varias instituciones; sin embargo, los programas estarán liderados por una institución ejecutora responsable de su gestión. Es aquel cuyos recursos provienen del presupuesto de inversión y que han seguido el ciclo determinado por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, de aprobación, prioridad y presupuesto. Es aquel cuyos recursos no provienen del presupuesto de inversión y se orientan a obtener una mejora en la institución. Plan Operativo. Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública. Sistema de Administración Financiera. Secretaria General de Planificación y Desarrollo. 4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de la. Universidad de Guayaquil Macroproceso: la Formato de información Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos es Evaluación de Resultados es Informe de y control Informe de evaluación 5. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS 5.1 SUBPROCESO: SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES FICHA DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos es PAEI-PDI-SGI-001 PROPÓSITO: Dar y control al cumplimiento de avance físico y presupuestario de los planes, programas y proyectos durante la ejecución de la planificación establecida.

6 la Jefe de la Dirección de Desarrollo Responsable de Proyectos Unidades Ejecutoras DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y Página 6 de 9 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DISPARADOR: Cumplimiento de fecha ENTRADAS: ACTIVIDADES PRINCIPALES: Elaborar formato de matriz de Consolidar información de Planes, Programas y Proyectos Revisar avances físicos, presupuestarios y resultados de gestión Elaborar informe Publicar o actualizar información en sistemas de entidades rectoras Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Informe de Reporte de Inversión y Gasto Corriente - Esigef Reporte de Inversión - SIPeIP Jefe de la Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS INSTITUCIONALES Universidad de Guayaquil Macroproceso: gestión de la información. Proceso: Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos es Actualizar información de ejecución de planes, programas y proyectos Efectuar acciones correctivas en base a la matriz de o presentar soportes justificativos Enviar memorando con requerimiento de información a los responsables de proyectos o unidades ejecutoras Memorando Informe de Aprobar y remitir los informes para su publicación y conocimiento SI Aprueba informes? NO Disponer la publicación o ingreso de información en sistema SIPeIP y comunicar a responsables acciones correctivas Remitir los informes para la corrección Elaborar formato de matriz de para ingreso de Cumplimiento de información requerida fecha Informe de Remitir los informes para la aprobación SI Informe de Revisar y firmar informes Informes correctos? NO Solicitar realizar las respectivas correcciones a los informes Elaborar informe Informe de SI Publicar o actualizar información en sistemas de entidades rectoras Cumple metas planificadas? NO Elaborar informe con recomendación de reprogramación o reforma POA Informe de Consolidar información de Generar reportes todas las de los sistemas unidades y ESIGEF y SIPeIP proyectos Reporte de inversión y Gasto Corriente - Esigef Reporte de Inversión - SIPeIP Revisar avances Actualizar físicos, información de la presupuestarios y matriz de resultados de gestión Informe de Informe de Memorando de reprogramación

7 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y Página 7 de 9 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 5.2 SUBPROCESO: EVALUACIÓN DE RESULTADOS INSTITUCIONALES FICHA DEL SUBPROCESO: EVALUACIÓN DE RESULTADOS INSTITUCIONALES Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Evaluación de Resultados es R-DPU-SGI-002 PROPÓSITO: Evaluar la gestión institucional y los resultados obtenidos de acuerdo a lo planificado y ejecutado. DISPARADOR: Cumplimiento de fecha ENTRADAS: Formato de información ACTIVIDADES PRINCIPALES: Actualizar información de y evaluación solicitado Elabora Informe de y evaluación solicitado Aprobar y remitir los informes para su publicación y conocimiento Publicar o actualizar información en sistema SIPeIP Productos/Servicios del Subproceso: Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Jefe de la Interno

8 Seguimiento Y Jefe de Seguimiento Y Dirección de Desarrollo Dirección Financiera Máxima Autoridad o su delegado DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y Página 8 de 9 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: EVALUACIÓN DE RESULTADOS INSTITUCIONALES Universidad de Guayaquil Macroproceso: la Proceso: Evaluación de Resultados es Informe de a intervenciones públicas Aprobar y disponer la publicación o ingreso de información en sistema SIPeIP Realizar evaluación a la ejecución Informe de y evaluación a la ejecución MINISTERIO DE FINANZAS Cumplimiento de fecha Receptar requerimiento y formato de la información SENPLADES Solicitar aprobación del informe a la Máxima Autoridad Formato de información Aprobar y remitir los informes para su publicación y conocimiento Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas Aprueba informes? SI NO Remitir los informes para la corrección Sumillar requerimiento para consolidación de información en formato establecido Remitir los informes para la aprobación Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas SI Revisar Informes para enviar a SENPLADES y MINFIN Informes correctos? NO Solicitar realizar las respectivas correcciones a los informes Actualizar información de y evaluación solicitado Elabora Informe de y evaluación solicitado Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas Publicar o actualizar información en sistema SIPeIP Informe de a intervenciones públicas 6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO Los indicadores de gestión definidos para el proceso de la son los siguientes: N Indicador Fórmula de Cálculo 1 Porcentaje de Cumplimiento presupuestario % de cumplimiento presupuestario real/ % de cumplimiento presupuestario planificado Unidad de Medida Porcentaje Responsable de Medición Jefe de la Fuente de la Medición y evaluación Frecuencia de Medición Mensual

9

10 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: la Código: PAEI-PDI-SGI-001 Nombre del Subproceso: Descripción: Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos es Propósito del proceso Dar y control al cumplimiento de avance físico y presupuestario de los planes, programas y proyectos durante la ejecución de la planificación establecida. Disparador: Cumplimiento de fecha Alcance: Informe de Actividad Inicial/Responsable: Elaborar formato de matriz de para ingreso de información requerida/ Jefe de Seguimiento y. Actividad Final/Responsable: Publicar o actualizar información en sistemas de entidades rectoras/. Reporte de Inversión y Gasto Corriente - Esigef Reporte de Inversión SIPeIP Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento Elaborar formato de matriz de para ingreso de información Enviar memorando con requerimiento de información a los responsables de proyectos o unidades ejecutoras Actualizar información de ejecución de planes, programas y proyectos Consolidar información de todas las unidades y proyectos Generar reportes de los sistemas ESIGEF y SIPeIP Revisar avances físicos, presupuestarios y resultados de gestión Jefe de Seguimiento y Dirección de Desarrollo Responsable de Proyectos Unidades Ejecutoras Elabora la matriz de para el ingreso de la información por parte de los responsables de proyectos y las unidades ejecutoras. Envía memorando a los responsables de proyectos o unidades ejecutoras con requerimiento de la información en la matriz de. Actualiza la información de la ejecución de planes, programas y proyectos de conformidad con la matriz. Consolida la información remitida por las unidades ejecutoras y los responsables de proyectos para verificar los valores ejecutados en presupuesto. Genera reporte de los sistemas ESIGEF para verificar lo ejecutado en gasto corriente y del sistema SIPeIP para verificar lo ejecutado en proyectos. Revisa la información de los avances físicos, presupuestarios y resultados de gestión, para verificar que se haya cumplido con lo planificado. P á g i n a 1 2 Memorando Reporte de inversión y Gasto Corriente - Esigef Reporte de Inversión SIPeIP

11 7 8 9 Actualizar información de la matriz de Cumple planificadas? metas Elaborar informe con recomendación de reprogramación o reforma POA 10 Elaborar informe 11 Revisar y firmar informes 12 Informes correctos? Solicitar realizar las correcciones necesarias. Remitir los informes para la aprobación 15 Aprueba informes? 16 Remitir informes para la corrección Aprobar y remitir los informes para su publicación y conocimiento Disponer la publicación o ingreso de información en sistema SIPeIP Efectuar correctivas acciones Publicar o actualizar información en sistemas de entidades rectoras Jefe de Seguimiento y Jefe de Seguimiento y Jefe de Seguimiento y Jefe de Seguimiento y Desarrollo Desarrollo Desarrollo Desarrollo Responsable de Proyectos Unidades Ejecutoras Actualiza información de la matriz de para proceder a la elaboración el informe respectivo. Si cumple con las metas planificadas, continúa con el paso 10. Caso contrario, continúa con el paso 9 Elabora informe con recomendaciones de reprogramación o de reforma POA, adjunta matriz de y remite para aprobación respectiva. Continúa con el paso 11. Elabora informe de y adjunta matriz para revisión y aprobación del Jefe. Revisa la matriz de y firma los informes en caso de no tener observaciones y remite para aprobación del Director. Si el informe de es correcto, continúa con el paso 14. Caso contrario continúa, con el paso 13. Solicita las respectivas correcciones a los informes, en base a las novedades encontradas y continúa con el paso 7. Remite la matriz e informes de para la aprobación del Director. Si aprueba la matriz y el informe, continúa con el paso 17. Caso contrario continúa, con el paso 16. Remite las observaciones encontradas y solicita corrección en los informes, continúa con el paso 13. Aprueba y remite los informes para su publicación y conocimiento. Dispone la publicación o ingreso de información en sistema SIPeIP y comunica a los responsables de las acciones correctivas. Efectúa acciones correctivas en base a la matriz de, o presenta soportes justificativos. Continúa con el paso 6. Publica o actualiza información en sistemas de entidades rectoras. Informe de Informe de Informe de Informe de Informe de P á g i n a 2 2

12 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: la Código: PAEI-PDI-SGI-002 Nombre del Subproceso: Evaluación de resultados institucionales Propósito del proceso Evaluar la gestión institucional y los resultados obtenidos de acuerdo a lo planificado y ejecutado. Descripción: Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Disparador: Cumplimiento de fecha Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Receptar requerimiento y formato de la información/ Dirección de Desarrollo. Actividad Final/Responsable: Publicar o actualizar información en sistema SIPeIP/ Seguimiento e. Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento Receptar requerimiento y formato de la información Sumillar requerimiento para consolidación de información Actualizar información de y evaluación Elaborar Informe de y evaluación solicitado Dirección de Desarrollo Jefe de Gestión de Gestión de Recibe de la Dirección Financiera el requerimiento y formato establecido para el envío de la información solicitada. Sumilla el requerimiento al Analista responsable para consolidación de información en el formato establecido. Actualiza información solicitada de y evaluación, en base a formato y directrices recibidas. Elabora Informe de y evaluación solicitada. Formato de información Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas 5 Revisar Informes 6 Informes correctos? Jefe de Jefe de Revisa informes elaborados, previo al envío a las instituciones rectoras. Si el informe está correcto, continúa con el paso 8. Caso contrario, continúa con el paso 7. Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a iintervenciones públicas P á g i n a 1 2

13 7 8 Solicitar corrección de observaciones a los informes Remitir los informes para la aprobación 9 Aprueba informes? Remitir informes para corrección Aprobar y remitir los informes para su publicación y conocimiento Realizar y evaluación a la ejecución 13 Solicitar aprobación del informe Aprobar y disponer la publicación o ingreso de información en sistema SIPeIP Publicar o actualizar información en sistema SIPeIP Jefe de Jefe de Desarrollo Desarrollo Desarrollo Dirección Financiera Desarrollo Máxima Autoridad o su delegado Gestión de Solicita las correcciones necesarias, según las observaciones realizadas a los informes elaborados. Continúa con el paso 4. Remite los informes de y evaluación para la aprobación del Planificación. Si aprueba informes, continúa con el paso 11. Caso contrario, continúa con el paso 10. Remite los informes elaborados, con las observaciones encontradas para la corrección del mismo. Continúa con el paso 7. Aprueba y remite los informes a la Dirección Financiera para su conocimiento, complemento, y publicación correspondiente. Si corresponde a informe solicitado por Ministerio de Finanzas, continúa con el paso 12. Si corresponde a informe solicitado por Senplades, continúa con el paso 13. Ejecuta proceso de y evaluación a la ejecución. Solicita aprobación del informe a la Máxima Autoridad o su delegado, previo a su publicación. Aprueba y dispone la publicación o ingreso de información en sistema SIPeIP. Publica o actualiza la información en sistema SIPeIP. Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas Informe de y evaluación a la ejecución Informe de a intervenciones públicas Informe de a iintervenciones públicas P á g i n a 2 2