MANUAL DE PROCESO DE ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRATÉGIA O PLAN COMUNICACIONAL INTERNA

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1 MANUAL DE PROCESO DE ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRATÉGIA O PLAN COMUNICACIONAL INTERNA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL DC-CI Versión 1.0, Revisión Dirección de Administración por Procesos Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción. No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright. FOTOCOPIAR ES DELITO. Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños.

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3 Página 2 de 11 TABLA DE CONTENIDO INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO... 1 FIRMAS Y APROBACIONES... 1 LISTA DE CAMBIOS Objetivos Objetivo general Objetivos específicos Alcance Responsables Glosario de Términos y Abreviaturas Lineamientos y Políticas del Proceso Información Básica del Proceso Ficha del Proceso Controles del proceso elaboración de informativa territorial Diagrama de flujo del proceso elaboración e implementación de una estrategia o plan de Matriz aclaratoria proceso elaboración e implementación de una estrategia o plan de Indicadores de gestión del proceso elaboración de informativa territorial Mapa de Interrelación de los Procesos Anexos Ficha técnica y diagrama del subproceso elaboración de informativa territorial

4 Página 3 de 11 PROCESO DE ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRATEGIA O PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA 1.- Objetivos 1.1 Objetivo general Establecer los lineamientos generales del proceso de elaboración e implementación de una estrategia o plan de. 1.2 Objetivos específicos Compartir la información necesaria para reforzar la estructura institucional y garantizar la calidad del servicio. Propiciar entre todo el personal el desarrollo de una visión común acerca de la política, institucional y fines de la DIRCOM. Mantener oportuna y adecuadamente informado al personal, acerca de los cambios en el entorno que incidan en el funcionamiento de la DIRCOM. Establecer canales de bidireccionales que permitan sentar las bases para el mantenimiento de un clima de trabajo óptimo. 2.- Alcance Este proceso es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda DESDE la necesidad de la implementación de un plan de HASTA la obtención de resultados en base de su razón técnica. 3.- Responsables Máxima Autoridad o su Delegado (a) Director (a) de Jefe de

5 Página 4 de Glosario de Términos y Abreviaturas ABREVIATURAS DIRCOM DAP TÉRMINOS Plan de DEFINICIÓN Dirección de Dirección de Administración por Procesos DEFINICIÓN El Plan de es la herramienta de planificación que sistematiza de manera global, integral y coherente los objetivos de la DIRCOM 5.- Lineamientos y Políticas del Proceso Las funciones y responsabilidades en el proceso de elaboración e implementación de una estrategia o plan de, están basados en los logros institucionales los cuales deben ser comunicados de manera inmediata y de forma efectiva para el alcance de objetivos.

6 Página 5 de Información Básica del Proceso 6.1 Ficha del Proceso Proceso: ELABORACIÓN E Código del Proceso: Descripción: DC-CI-01 PROPÓSITO: Establecer los lineamientos generales del proceso de elaboración e implementación de una estrategia o plan de. DISPARADOR: Ejecución del Plan de ENTRADAS: Plan de ACTIVIDADES PRINCIPALES: Analizar la solicitud para la elaboración del plan de Elaborar el plan de Verificar el contenido de la propuesta de Ejecutar la Elaborar informe Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Informe para acerca de los logros institucionales Adjetivo Director (a) de

7 Página 6 de 11 Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional del MIDUVI. Acuerdo Ministerial Nro.058 Manual de Manejo de Imagen Institucional del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda 6.2 Diagrama de flujo del proceso elaboración e implementación de una estrategia o plan de

8 Página 7 de Matriz aclaratoria proceso elaboración e implementación de una estrategia o plan de No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Analizar la solicitud para la elaboración del plan de Jefe de El Jefe de analizará la solicitud de elaboración del plan de a fin de definir la estructura básica del plan de. 2 Elaborar el plan de Jefe de El Jefe de elaborará el plan con la estructura base: antecedentes, justificación, objetivos, grupo objetivo, eje de estrategia, medios, presupuesto, duración, etc. Plan de 3 Revisar la propuesta de la Director de El Director de Social evaluará el plan de y en caso de ser aprobada será enviada a la Máxima Autoridad para su aprobación. Se Aprueba? Si se aprueba va a la actividad 4 No se aprueba va a la actividad 10 4 Verificar el contenido de la propuesta de Máxima Autoridad La Máxima Autoridad revisará el plan de a fin de evaluar su contenido y su relación con los objetivos institucionales. Se Aprueba? Si se aprueba va a la actividad 5 No se aprueba va a la actividad 11 5 Enviar la aprobada Máxima Autoridad En caso que el plan de cumpla con las expectativas de la Máxima Autoridad, será enviado el documento aprobado a Director de Social.

9 Página 8 de 11 6 Solicitar la ejecución de la Director de El Director de Social solicitará la ejecución de la estrategia al Jefe de de acuerdo a lo establecido en el plan aprobado por la Máxima Autoridad. Ejecución de la 7 Ejecutar la Jefe de El Jefe de ejecutará la estrategia en coordinación con el equipo técnico designado. 8 Elaborar informe Jefe de Al finalizar la ejecución de la estrategia, el Jefe de elaborará un informe en el que se evidenciará un detalle de su desarrollo y los alcances logrados. 9 Revisar informes Director de El Director de Social revisará el informe elaborado por el Jefe de y archivará su contenido. 10 Realizar cambios Jefe de El Jefe de previo requerimiento del Director realizará los cambios solicitados. Posteriormente va a la actividad 3 en la revisión por el/la directora (a) de Social o va a la actividad 4 si la revisión fue realizada por la M axima Autoridad o su delegado 11 Solicitar cambios Director de Si la Máxima Autoridad no aprueba el plan de el Director de solicitará los cambios al documento remitido, posteriormente va a la actividad 10

10 Página 9 de Indicadores de gestión del proceso elaboración de informativa territorial N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de eficacia en la elaboración e implementación de una estrategia o plan comunicacional (Número de productos comunicacionales internos desarrollados/total de productos comunicacionales planificados)x100 Porcentaje % Director (a) de Social Informe técnico de la territorial Mensual

11 Página 10 de Anexos Ficha técnica y diagrama del subproceso elaboración de informativa territorial. MACROPROCESO PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO FICHA DE SUBPROCESO TIPO DE PROCESO: Adjetivo FECHA: 24/09/2015 CÓDIGO: DC-CI-01 VERSIÓN: 1.0 DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN ELABORACIÓN E Establecer los lineamientos generales del proceso de elaboración e implementación de una estrategia o plan de. ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO Este proceso es aplicable al Ministerio dedesarrollo Urbano y Vivienda DESDE la necesidad dela implementación de un plan de HASTA la obtención de resultados en base de su razón técnica. DISPARADOR Ejecución del Plan de, necesidades de las unidades de la institución PROVEEDORES Dirección de CLIENTES Máxima Autoridad o delegado Director de Jefe de HUMANOS Máxima Autoridad o delegado Director de Jefe de ENTRADAS CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA Plan Anual de Institucional PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS) CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA Plan de Plan de Plan de RECURSOS FISICOS TECNOLÓGICOS Equipo Informático Internet - E mail - QUIPUX Teléfonos CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS Manual de Manejo de Imagen Institucional del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda REGISTROS DENOMINACIÓN Código Catálogo de Procesos Actas de Reuniones INDICADORES DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO (Número de productos comunicacionales internos Eficacia del desarrollo de elaboración e implementación de una estrategia o plan de desarrollados/total de productos comunicacionales planificados)x100 TIPO DEL PROCESO Procesos Adjetivos TIPO DE CLIENTE RESPONSABLE DEL PROCESO Director (a) de Social PROCESO Operación LINEA BASE 0 (según GPR) TIEMPO DE CLICLO (DIAS) 1 PROCESO CERTIFICADO NO FECHA DE CERTIFICACIÓN Elaborado por: Ing. Mario Velásquez Fecha:24/09/2015 Revisado por: Ing. Silvia Gomez Fecha:24/09/2015 Aprobado por: Ing. Mabel Cobo Fecha:24/09/2015 INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 LINEA BASE META RESPONSABLE DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE CALCULO FUENTE PARA CALCULO Eficacia = (productos desarrollados/ productos planificados)x100 80% Mensual Quipux