MANUAL DEL SUBPROCESO DE FINALIZACIÓN DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CS-STAB-01-P02-02

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1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE FINALIZACIÓN DE CONTRATO DE CS-STAB-01-P02-02 Versión /10/2014

2 Página: Página 1 de 9 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 Página: Página 2 de 9 1. INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Subproceso CS STAB 01 P02 02 PROPÓSITO Gestionar las actividades necesarias para dar por terminado un contrato de arrendamiento, de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR, que han sido dispuestos para ese fin. DISPARADOR Ley de Inquilinato Descripción ENTRADAS Matriz de Arriendos ACTIVIDADES PRINCIPALES Identificar vencimiento o incumplimiento de contrato Elaborar y entregar notificaciones Solicitar desahucio de bienes inmuebles PROCESO RELACIONADO Desahucio de Bienes Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Finalización de contrato de arriendo Sustantivo Arriendos de Bienes Cliente externo 2

4 Página: Página 3 de 9 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de Aplicación Ley de Administración de Bienes Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público Decreto Ejecutivo Nro. 798 Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 906 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 435 Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales Decreto Ejecutivo Nro. 38 Transferencia de bienes del FLOPEC Decreto Ejecutivo Nro. 50 Transformar de Secretaría a Servicio Decreto Ejecutivo Nro. 52 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Bienes Intestados RESOLUCIÓN INMOBILIAR DSI RESOLUCIÓN INCOP Nro Ley de Inquilinato Código Civil Ley de Administración de Bienes Reformatoria a la Disposición Transitoria Única de la Ley de Prevención Detención y Erradicación del Delito de Lavado de Activos del Financiamiento de Delitos. Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas publicada en el suplemento del Registro Oficial No. 732 de 26 de junio de Resolución UGEDEP No 64 A 3

5 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL Página: Página 4 de 9 El proceso de Finalización de Arriendos requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: Se dará inicio al proceso una vez que el arrendatario haya incurrido en el incumplimiento de las cláusulas del contrato previamente establecido, esto será causal de terminación de contrato, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Inquilinato como Ley supletoria. Cumplido el mes impago de cánones de arrendamiento, se generará 3 notificaciones por escrito con un período de 8 días de diferencia entre una y otra. 3. ROLES Arrendatario. Persona que toma en arrendamiento o alquiler un bien inmueble. Director Nacional de Administración de Bienes. Planifica y dirige los procesos para gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público.. Gestiona y coordina las actividades con los funcionarios de la Unidad de Arriendos, con el fin de ejecutar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR, que han sido dispuestos para arrendamiento. Analista de. Ejecuta las actividades que permitan gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento. Analista Jurídico DNABI. Ejecuta las actividades de soporte legal, que permitan gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS BI. Bien Inmueble DNABI. Dirección Nacional de Administración de Bienes. 4

6 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL Página: Página 5 de 9 5

7 Página: Página 6 de 9 6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE 6.1. PROPÓSITO Determinar las actividades que permitan ejecutar correctamente la gestión para dar por terminado un contrato de arrendamiento de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para ese fin ALCANCE Este proceso abarca desde la identificación del incumplimiento del contrato de arrendamiento, hasta la finalización del mismo a través de la solicitud de desahucio de arrendamiento por medio del Subproceso de Desahucio de Bienes DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Disponer elaboración del cronograma de visitas Con la Matriz de Arriendos actualizada el Experto dispone al Analista la elaboración y ejecución del cronograma de visitas con el fin de monitorear el cumplimiento de las cláusulas del contrato de arrendamiento. El Analista elabora y ejecuta el cronograma de visitas, si el bien inmueble está asignado a un Administrador de INMOBILIAR, solicitará a este que proceda con la visita le comunique cualquier novedad. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Correo institucional Elaborar y ejecutar cronograma de visitas Analista de De no existir un Administrador de INMOBILIAR asignado al inmueble, el Analista personalmente ejecutará las visitas, a excepción de los casos en los que el inmueble se encuentre ubicado en las zonales, en cuyo caso coordinará la ejecución de las visitas con el personal de la DNABI en dicha zona. Informe de Visitas Si de la información obtenida se evidencia que existe incumplimiento a las cláusulas del contrato de arrendamiento, el Analista elabora el Informe de Visitas y lo remite al Experto para su conocimiento y gestión. 6

8 Página: Página 7 de 9 Identificar vencimiento o incumplimiento de contrato Con la información proveniente del control y seguimiento a la Matriz de Arriendos y el Informe de Visitas, el Experto identifica el incumplimiento de contrato por parte del arrendatario. Matriz de Arriendos Solicitar autorización para elaboración de notificación Autorizar tipo de notificación Elaborar notificación Entregar notificación Elaborar Informe de entrega de notificación Definir gestión Solicitar informe y documentación de soporte Director DNABI Analista Jurídico DNABI Analista de / Administrador de BI Analista de Con el grado del incumplimiento de contrato determinado por el Experto, se solicita autorización para la elaboración del tipo de notificación a efectuarse. El Director conoce y autoriza la elaboración de la notificación. El Analista Jurídico elabora la notificación de acuerdo a los lineamientos autorizados por el Director DNABI y la entregará al Analista de Arriendo de BI. El Analista gestiona la entrega de la notificación al arrendatario, si el bien inmueble está asignado a un Administrador de INMOBILIAR, solicitará a este que proceda con la entrega de la notificación y le comunique cualquier novedad. De no existir un Administrador de INMOBILIAR asignado al inmueble, el Analista gestionará la entrega de la notificación a través de medios de mensajería Estatales, a excepción de los casos en los que el inmueble se encuentre ubicado en las zonales, en cuyo caso coordinará la entrega de la notificación con el personal de la DNABI en dicha zona. Dependiendo de la retroalimentación por parte del Administrador de INMOBILIAR o de su propia gestión, el Analista elabora un Informe de la entrega de la notificación y lo remitirá al Experto. De acuerdo a lo reportado en el Informe, el Experto definirá si amerita solicitar la finalización del contrato de arrendamiento. Si se determina que es meritoria la solicitud para la finalización del contrato de arrendamiento, el Experto solicita al Analista Jurídico que elabore un Informe para este fin anexando la documentación de soporte respectiva. Memorando Memorando Notificación Notificación Informe 7

9 Página: Página 8 de 9 Solicitar autorización para finalización de contrato Revisar y solicitar autorización Autorizar y solicitar gestión Director DNABI Subdirector Técnico de Administración de Bienes Con el Informe y los documentos de soporte el Experto solicita mediante memorando la autorización para la finalización del contrato de arrendamiento. El Director, revisa la información recibida y de no encontrar impedimentos, solicita la autorización del Subdirector Técnico. El Subdirector, revisa y analiza la información recibida y de no encontrar impedimentos, autoriza la finalización del contrato de arrendamiento y solicita la gestión para el inicio del Subproceso de Desahucio de Bienes a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes. Memorando Memorando (sumillado) Memorando 7. ANEXOS o Manual del Subproceso de Desahucio de Bienes o Formato de Notificación (CS STAB 01 P02 02 F01) 8

10 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL Página: Página 9 de 9 Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Director Nacional de Aprobado Eco. Vanessa Administración de Bienes Por: Centeno Validado por: Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de Bienes CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 09/10/2014 9