GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN

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1 MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo el 19/12/2017 [Versión 01]

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3 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 3 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN Contenido 1 INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL9 5.3 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN FICHA DEL SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE INVERSIÓN FICHA DEL SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE INVERSIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 15 8 ANEXOS... 15

4 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 4 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 1 INFORMACIÓN BÁSICA Proceso: Código del Proceso: Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Gestión de de Inversión PAEI-PDI-PPI PROPÓSITO: Formular los planes, programas y proyectos institucionales articulados a la planificación nacional y el presupuesto asignado. DISPARADOR: Recepción de directrices e instrumentos de planificación nacional ENTRADAS: Instrumentos y directrices de planificación nacional Programa Anual de Programa Plurianual de Metodología para formulación de proyectos Cronograma para formulación de proyectos de inversión Presupuesto aprobado o modificado por Finanzas SUBPROCESOS: Elaboración de Estratégica de Desarrollo Elaboración del Plan Anual de Inversión Elaboración del Plan Operativo Anual Reforma Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión Reprogramación Presupuestaria de Inversión Plan Estratégico de Desarrollo Programa Anual de Programa Plurianual de Plan Anual de Inversión Plan Operativo Anual Acta de proyectos priorizados Adjetivo Jefe de de inversión Interno y externo Marco Legal: Reglamento Orgánico por Procesos de la Universidad de Guayaquil Constitución de la República del Ecuador, Registro Oficial 449 de 20-oct-2008 Última modificación: 13-jul-2011 Código Orgánico de Finanzas Públicas, Registro Oficial Suplemento 306, 22 de Octubre de 2010 Reglamento Orgánico por Procesos de la Secretaria Nacional de Desarrollo (SENPLADES), Decreto No. 489, (Segundo Suplemento del Registro Oficial 383, 26-XI-2014 Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, Decreto Ejecutivo 2428 RO 536 de Última modificación: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información (LOTAIP) Resolución N007-DPE-CGAJ de la Defensoría del Pueblo

5 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 5 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de Infraestructura requiere considerar las siguientes políticas: El proceso deberá cumplir con la metodología establecida por la Secretaría Nacional de Desarrollo (SENPLADES). El proceso deberá cumplir los lineamientos y metodologías de la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (SENESCYT). El proceso deberá cumplir las directrices del Ministerio de Finanzas. La información para publicación por cumplimiento de la LOTAIP deberá realizarse con periodicidad mensual. 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término e-sigef PAP PPP POA Programa Proyecto Proyecto de inversión Proyecto de Gasto Corriente SIPeIP LOTAIP Definición Sistema De Gestión Financiera Programa Anual de Programa Plurianual de Plan Operativo Anual Es un conjunto de proyectos organizados y estructurados dentro de una misma lógica temporal, afinidad y complementariedad, agrupados para alcanzar un objetivo común. En la ejecución de un programa podrán intervenir varias instituciones; sin embargo, los programas estarán liderados por una institución ejecutora responsable de su gestión. 1 «Un proyecto de inversión pública constituye un conjunto de actividades organizadas y estructuradas dentro de una misma lógica secuencial, afinidad y complementariedad, agrupadas para cumplir un propósito específico y contribuir a la solución de un problema.» 2 «Es aquel cuyos recursos provienen de presupuesto de inversión y que han seguido el ciclo determinado por la Secretaría Nacional de Desarrollo, de aprobación, prioridad y presupuesto.» 2 «Es aquel cuyos recursos no provienen del presupuesto de inversión y se orientan a obtener una mejora en la institución.» 3 Sistema Integrado de e Inversión Publica Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información 4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de de Inversión. 1 Secretaria de Desarrollo-SENPLADES. (30 de agosto de 2011). Guía Metodológica de. 2 Secretaría Nacional de la Administración Pública. (noviembre de 2011). Norma técnica de implementación y operación de la metodología y herramienta de gobierno por resultados.

6 Interrelación de procesos DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 6 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Requerimiento de máxima autoridad Elaboración o Actualización de Estratégica de Desarrollo (PEDI) PEDI PAP PPP Elaboración del Plan Anual de Inversión PAI Dictamen favorable Presupuesto modificado Reforma Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión Requerimiento de modificación Presupuestaria de proyecto priorizado Reprogramación presupuestaria de inversión PEDI PAP PPP PEDI PAP PPP Elaboración del Plan Operativo Anual POA reformado PAI reformado Presupuesto modificado POA Presupuesto 5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO 5.1 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Elaboración o Actualización de la Estratégica de Desarrollo PAEI-PDI-PPI-001 PROPÓSITO: Elaborar la planificación estratégica institucional, el programa anual de planificación y el programa plurianual de planificación alineados la misión, visión objetivos institucionales y los lineamientos de la planificación nacional. DISPARADOR: Recepción de disposición de la máxima autoridad para dar cumplimiento a las directrices de planificación nacional ENTRADAS: Directrices e instrumentos de Nacional ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar la elaboración o actualización del PEDI, PAP o PPP Coordinar la elaboración de metodologías y plan de trabajo Consolidar planes Aprobar PEDI, PAP, PPP y remitir resolución para comunicación Ingresar información en SIPeIP

7 Equipo designado Equipo técnico de planificación Jefe de de inversión de Desarrollo Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 7 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Estratégica Aprobada Programa Anual de Programa Plurianual de Jefe de de inversión Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Elaboración o Actualización de Plan Estratégico de Desarrollo Solicitar la elaboración o actualización del PEDI, PAP o PPP Aprobar PEDI, PAP, PPP Recepción de directrices de planificación nacional Directrices de planificación PEDI, PPP, PAP NO Requiere cambios? SI Solicitar modificaciones Designar la atención al requerimiento Solicitar cambios a la propuesta del PEDI, PAP y PPP SI Requiere cambios? No PEDI, PPP, PAP Aprobar y enviar Propuesta del PEDI, PAP y PPP Remitir las modificaciones solicitadas PEDI, PPP, PAP Enviar PEDI aprobado a Senplades y socializar en la institución Plan de trabajo Metodología Coordinar la elaboración de metodologías y plan de trabajo Realizar cambios solicitados PEDI, PPP, PAP Ingresar información en SIPeIP Revisar y comunicar la metodología y plan de trabajo a los involucrados Ejecutar plan de trabajo implementando metodología PEDI, PPP, PAP Elaborar propuesta y consolidar plan estratégico, PAP y PPP PEDI, PPP, PAP Presentar propuesta del PEDI, PAP y PPP Participar en talleres para construcción de la estratégica

8 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 8 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 5.2 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Elaboración del Plan Operativo Anual PAEI-PDI-PPI-002 PROPÓSITO: Elaborar el Plan Operativo, que comprende las actividades a ejecutarse por gasto corriente o inversión, articulado a la Estratégica de Desarrollo, para solicitar la inclusión respectiva en el Presupuesto General del Estado. DISPARADOR: Recepción de Planes es ENTRADAS: Plan Estratégico de Desarrollo Programa Anual de Programa Plurianual de ACTIVIDADES PRINCIPALES: Planificar levantamiento de necesidades en base al PAP y PPP aprobado Dictar capacitación para elaboración del POA Elaborar POA Consolidar información POA en base a las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas Solicitar actualización de PAC Realizar Formulación Presupuestaria Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Plan Operativo Anual Jefe de Interno

9 Dirección Financiera Dirección Administrativa Unidades Académicas y Administrativas Jefe de de Desarrollo DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 9 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Elaboración de Plan Operativo Anual Realizar observaciones y solicitar corrección Aprueba hoja de ruta e instructivo? NO SI Enviar convocatoria y cronograma de capacitación Realizar observaciones NO Aprueba POA? SI Enviar POA a Dirección Administrativa y Dirección Financiera POA Recepción de Planes institucionales Planificar levantamiento de necesidades en base a PAP y PPP aprobado Realizar cambios solicitados Revisar hoja de ruta, instructivo y matriz POA y remitir para aprobación Dictar capacitación para elaboración de POA Realizar cambios solicitados Revisar POA consolidado y realizar correcciones de ser necesario Hoja de ruta Instructivo Matrices POA Hoja de ruta Instructivo Matrices Elaborar hoja de ruta, instructivo y matriz POA Realizar acompañamiento y seguimiento a las Unidades Académicas y Administrativas Consolidar información POA en base a las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas POA Elaborar POA POA PAC Adquisiciones Elaborar PAC Presupuesto Realizar Formulación Presupuestaria Presupuesto 5.3 SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN FICHA DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN Subproceso: Elaboración del Plan Anual de Inversión Código del Subproceso: PAEI-PDI-PPI-003 Descripción: PROPÓSITO: Diseñar, elaborar y actualizar proyectos y programas de inversión alineados al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales. DISPARADOR: Recepción de Plan Estratégico de Desarrollo ENTRADAS: Plan Estratégico de Desarrollo Guía Metodológica para Formulación de de la Secretaría Nacional de Desarrollo (SENPLADES) Directrices de Inversión ACTIVIDADES PRINCIPALES: Elaborar plan y cronograma para formulación de proyectos de inversión Socializar metodología y formato de Senplades parar la formulación de proyectos

10 Senplades Responsables de proyectos de inversión Jefe de y de Inversión de Desarrollo Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 10 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Elaborar Plan Anual de Inversión para aprobación y priorización Ingresar proyectos priorizados al sistema SiPeIP Dar dictamen favorable y comunicar a la institución Plan Anual de Inversión priorizados e ingresado al sistema SiPeIP Dictamen favorable Jefe de Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE INVERSIÓN Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Elaboración de Plan Anual de Inversión Formulación de Elaboración de Plan Anual de Inversión Aprobar y dar dictamen de priorización de proyectos PAI Metodología Cronograma Aprobar y convocar a las Direcciones en base a cronograma PAI Solicitar aprobación y priorización de proyectos Recepción de PEDI Elaborar plan y cronograma para formulación de proyectos de inversión PEDI Guía Metodológica para Formulación de proyectos SENPLADES Directrices de inversión Cronograma Metodología Formatos Asignar al analista para socialización de la metodología y formato de Senplades Socializar metodología y formato de Senplades para la formulación de proyectos Recibir y revisar proyecto de acuerdo al formato establecido PAI Elaborar Plan Anual de Inversión para aprobación y priorización Requiere cambios? NO Metodología Formatos Proyecto SI Remitir observaciones, y solicitar reuniones para revisión Proyecto Ingresar proyectos priorizados al sistema SiPeIP Elaborar y enviar documento de proyectos Realizar correcciones necesarias Proyecto SI Analizar proyectos Se requieren modificaciones al proyecto? NO Dictamen favorable Dar dictamen favorable y comunicar a la institución

11 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 11 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 5.4 SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN FICHA DEL SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Reforma al Plan Operativo Anual y Plan de Inversión PAEI-PDI-PPI-004 PROPÓSITO: Reformar el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Inversión conforme al presupuesto asignado o a la priorización de las actividades o proyectos planificados al inicio del ejercicio fiscal. DISPARADOR: Recepción de presupuesto aprobado o modificado por Finanzas ENTRADAS: Presupuesto aprobado o modificado ACTIVIDADES PRINCIPALES: Recibir comunicado de presupuesto aprobado o modificado por Finanzas Organizar talleres de actualización/priorización Coordinar actualización de Presupuesto y Plan Anual de Compras Solicitar aprobación de H. Consejo Universitario Verificar cambios en el sistema Esigef, y el PAC de Adquisiciones Productos/Servicios del Subproceso: Plan Operativo Anual modificado Plan Anual de Inversión modificado Plan Anual Compras modificado Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Jefe de Interno

12 Dirección Administrativa/ Dirección Financiera Responsables de Unidades Académicas/ Administrativas Responsables de de Inversión Seguimiento y Gestión de la Información Dirección de Máxima Autoridad/ Honorable Consejo Universitario DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 12 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REFORMA AL PLAN OPERATIVO ANUAL Y PLAN DE INVERSIÓN Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Reforma al Plan Operativo Anual y Plan de Inversión Aprueba? Realizar observaciones y solicitar cambios NO SI Emitir resolución de aprobación Resolución Recepción de presupuesto aprobado o modificado por Finanzas Presupuesto aprobado Recibir comunicado de Presupuesto aprobado o modifcado por Finanzas Solicitar aprobación de H. Consejo Universitario NO Solicitar cambios SI Requiere modificaciones? Revisión de Matriz de seguimiento Informar reprogramación por incumplimiento de planificación PAC Presupuesto Verificar cambios en el sistema Esigef, y el PAC de Adquisiciones Realizar taller de actualización de Plan Operativo Anual GASTO CORRIENTE Reforma en Gasto Corriente o Inversión? INVERSIÓN Organizar taller para priorización de Revisar observaciones y realizar modificaciones Coordinar actualización de Presupuesto y Plan Anual de Compras Consolidar Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión PAI Priorizar actividades de y Programas en base a nueva asignación presupuestaria POA Actualizar el Plan Operativo Anual de Gasto Corriente PAC Presupuesto Actualizar presupuesto y Plan Anual de Compras

13 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 13 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN 5.5 SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE INVERSIÓN FICHA DEL SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE INVERSIÓN Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Reprogramación presupuestaria de Inversión PAEI-PDI-PPI-005 PROPÓSITO: Reasignar el presupuesto del Plan Anual de Inversión entre las actividades de un mismo proyecto o entre proyectos de acuerdo a las necesidades identificadas. DISPARADOR: Requerimiento de modificación presupuestaria de proyecto priorizado ENTRADAS: de reprogramación ACTIVIDADES PRINCIPALES: Analizar la solicitud de reforma Emitir criterio de viabilidad Elaborar oficio indicando reprogramación Emitir resolución de aprobación Realizar modificación presupuestaria Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Presupuesto reformado Jefe de Interno

14 de Inversión Jefe de de Inversión de Desarrollo Seguimiento y Evaluación Seguimiento y Evaluación Responsable de Proyecto Honorable Consejo Universitario Senplades Ministerio de Finanzas Dirección Administrativa Dirección Financiera DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 14 de 15 PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Reprogramación Presupuestaria de Inversión Presupuesto Realizar Modificación Presupuestaria Presupuesto modificado Adquisiciones Realizar Gestión de Reforma PAC Realizar Reforma presupuestaria Reforma Presupuestaria SIN AFECTACIÓN A TECHO PRESUPUESTARIO Elaborar dictamen Dictamen Afecta o no techo presupuestaio? CON AFECTACIÓN A TECHO PRESUPESTARIO Rector Solicitar dictamen de Senplades Resolución Emitir resolución de aprobación y solicitar cambios en el sistema Esigef, y el Pac de Adquisiciones Aprueba? SI NO Comunicar la no viabilidad de la reprogramación Requerimiento de modificación Presupuestaria de proyecto priorizado Solicitar reprogramación presupuestaria del proyecto de reprogramación Analizar estado de proyectos y emitir propuesta Informe de proyecto Asignar técnico para análisis Revisar propuesta y remitir a Jefe de Recibir el requerimiento de Reprogramación/ reasignación presupuestaria Informe de viabilidad Revisar y enviar oficio con reprogramación presupuestaria a efectuarse Asignar al analista responsable y emitir lineamientos para análisis Solicitar a Jefatura de Seguimiento analizar estado de los proyectos SI Revisar análisis de viabilidad y elaborar oficio para solicitar dictamen Informe de proyecto Revisar criterio de viabilidad y modificación al proyecto NO Elaborar el oficio indicando la reprogramación presupuestaria Informe de viabilidad Afecta techo presupuestario? Informe de viabilidad Analizar avance contractual y necesidad de proyecto Emitir criterio de viabilidad e instruir modificación entre Proyecto o el mismo proyecto Informe de viabilidad

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16 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de de Inversión Código: PAEI-PDI-PPI-001 Nombre del Subproceso: Elaboración o Actualización de Estratégica de Desarrollo Descripción: Propósito del proceso Disparador: Elaborar la planificación estratégica institucional, el programa anual de planificación y el programa plurianual de planificación alineados la misión, visión objetivos institucionales y los lineamientos de la planificación nacional Recepción de disposición de la máxima autoridad para dar cumplimiento a las directrices de planificación nacional Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Solicitar la elaboración o actualización del PEDI, PAP o PPP / Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario. Actividad Final/Responsable: Ingresar información en SIPeIP / Jefe de de inversión. Estratégica Aprobada Programa Anual de Programa Plurianual de Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento Solicitar la elaboración o actualización del PEDI, PAP o PPP Designar la atención al requerimiento Coordinar la elaboración de metodologías y plan de trabajo. Revisar y comunicar la metodología y plan de trabajo a los involucrados. Ejecutar plan de trabajo implementando metodología Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario de Desarrollo Jefe de de inversión Equipo técnico de planificación Equipo técnico de planificación Solicita la elaboración o actualización de la planificación estratégica de desarrollo, programa anual de planificación o programa plurianual de planificación, de acuerdo con las directrices de planificación nacional. Designa al Jefe de de Inversión la elaboración de la metodología para el levantamiento de información. Elabora la metodología y el plan de trabajo en coordinación con el equipo técnico en base a las directrices y prioridades de definidas por la Máxima Autoridad. Socializa con los involucrados la metodología y el plan de trabajo que se utilizarán para la elaboración del PEDI. Realiza los talleres detallados en el plan de trabajo implementando la metodología, en las fechas establecidas. Metodología Plan de trabajo Diagnóstico y Análisis Situacional P á g i n a 1 2

17 6 7 8 Participar en talleres para construcción de la estratégica Elaborar propuesta y consolidar plan estratégico, PAP y PPP Presentar propuesta del PEDI, PAP y PPP 9 Requiere cambios? Solicitar cambios a la propuesta del plan estratégico Aprobar y enviar Propuesta del PEDI, PAP y PPP 12 Requiere cambios? 13 Solicitar modificaciones Remitir modificaciones solicitadas Realizar solicitados las cambios 16 Aprobar PEDI, PAP, PPP 17 Enviar PEDI aprobado a Senplades y socializar en la institución Equipo designado Equipo técnico de planificación Equipo técnico de planificación de Desarrollo de Desarrollo de Desarrollo Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario de Desarrollo Jefe de de inversión Máxima Autoridad / H. Consejo Universitario de Desarrollo Participa en los talleres planificados, aportando la información necesaria que permita construir la estratégica institucional. Con la información lograda en los talleres (elementos orientadores, diseño de estrategia, identificación de programas y proyectos) consolida una propuesta de la planificación estratégica de desarrollo, programa anual de planificación y programa plurianual de planificación. Presenta la propuesta de PEDI, PAP y PPP para la revisión de la Dirección de de Desarrollo. Si la propuesta de los planes requiere cambios, continúa con el paso 10. Caso contrario, continúa con el paso 11. Solicita al equipo técnico que se realice cambios a la propuesta, en base a las observaciones encontradas al plan estratégico, continúa con el paso 7. Aprueba y envía la propuesta del Plan estratégico de desarrollo institucional, Programa anual de planificación y Programa plurianual de planificación para aprobación de la máxima autoridad. Si necesita cambios a la propuesta del PEDI, PAP y PPP continúa con el paso 13. Caso contrario, continúa con el paso 16. Solicita al de Desarrollo que se realice cambios a la propuesta del PEDI, PAP y PPP en base a las observaciones identificadas. Remite solicitud de modificaciones a la propuesta del PEDI, PAP y PPP al Jefe de Elabora cambios, solicitados por la máxima autoridad, a la propuesta del PEDI, PAP y PPP, continúa con el paso 11. Revisa y aprueba el PEDI, PAP, PPP. Secretaría General emite resolución de aprobación y comunica a la Dirección de de Desarrollo institucional Remite a Senplades el Plan Estratégico de Desarrollo - PEDI aprobado, y socializa con la Institución. PEDI PAP PPP PEDI PAP PPP 18 Ingresar información en SIPeIP Jefe de de inversión Ingresa información requerida por Senplades en sistema SIPeIP. P á g i n a 2 2

18 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de de Inversión Código: PAEI-PDI-PPI-002 Nombre del Subproceso: Descripción: Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Elaboración del Plan Operativo Anual Propósito del proceso Disparador: Alcance: Plan Operativo Anual Adjetivo Interno Elaborar el Plan Operativo que comprenden las actividades a ejecutarse por gasto corriente o inversión articulado a la Estratégica de Desarrollo para solicitar la inclusión respectiva en el Presupuesto General del Estado. Recepción de Planes es Actividad Inicial/Responsable: Planificar levantamiento de necesidades en base a PAP y PPP aprobado / de Desarrollo. Actividad Final/Responsable: Realizar Formulación Presupuestaria/ Presupuesto Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Planificar levantamiento de necesidades en base al PAP y PPP aprobado 2 Elaborar hoja de ruta, instructivo y matriz POA 3 Revisar instrumentos y remitir para aprobación 4 Aprueba hoja de ruta e instructivo? 5 Realizar observaciones y solicitar corrección 6 Realizar cambios solicitados Jefe de Jefe de de Desarrollo de Desarrollo Jefe de Elabora la planificación para el levantamiento de necesidades de las unidades académicas y administrativas en base a Programa Anual de Programa Plurianual de aprobado. Elabora hoja de ruta, instructivo y matriz POA en base a la planificación realizada. Revisa los instrumentos: hoja de ruta, instructivo y matriz POA y remite para aprobación del. Si aprueba los instrumentos a utilizar, continúa con el paso 7 Caso contrario, continúa paso 5. Solicita modificación de los instrumentos de acuerdo a las observaciones encontradas. Realiza los cambios a los instrumentos en base a las observaciones recibidas. Continúa con el paso 3. Hoja de ruta Instructivo Matrices POA P ágina 1 2

19 7 Enviar convocatoria y cronograma de capacitación 8 Dictar capacitación para elaboración de POA 9 Elaborar POA Realizar acompañamiento y seguimiento a las Unidades Académicas y Administrativas Consolidar información POA Revisar POA consolidado y realizar correcciones de ser necesario Aprueba POA? Realizar observaciones Realizar solicitados cambios Enviar POA a Dirección Administrativa y Dirección Financiera Elaborar PAC Realizar Formulación Presupuestaria de Desarrollo Jefe de Unidades Académicas y Administrativas Jefe de de Desarrollo de Desarrollo Jefe de de Desarrollo Adquisiciones Dirección Administrativa Presupuesto - Dirección Financiera Envía convocatoria, mediante memorando, comunicando el cronograma de capacitación para la elaboración del POA. Ejecuta el cronograma de capacitación del POA con las unidades administrativas y académicas. Elabora el Plan Operativo Anual en base a las directrices dadas por con el acompañamiento de los Analistas asignados. Realiza seguimiento a las Unidades Académicas y Administrativas en la construcción del POA con la finalidad de consensuar actividades a considerar. En base a las directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas consolida información de las unidades administrativas y académicas para la elaboración del Plan Operativo Anual Revisa Plan Operativo Anual y realiza observaciones, de ser necesario, para su respectiva corrección previa aprobación. Si aprueba al Plan Operativo Anual, continúa con el paso 16 Caso contrario, continúa con el paso 14. Realiza observaciones y solicita realizar correcciones en el plan operativo Anual POA consolidado. Realiza los cambios solicitados en el Plan Operativo Anual, en conjunto con el área involucrada, en caso de ser cambios relevantes, y presenta nuevamente para la aprobación correspondiente. Continúa con el paso 12. Envía Plan Operativo Anual a Dirección Administrativa y Dirección Financiera para su análisis, firma, elaboración de Plan Anual de Compras e inclusión de partidas presupuestarias respectivamente. Elabora Plan Anual de Compras en base al Plan Operativo Anual remitido por. Ejecuta proceso de Formulación Presupuestaria institucional. Plan Operativo Anual Plan Operativo Anual Plan Operativo Anual Plan Operativo Anual Plan Anual de Compras Presupuesto P ágina 2 2

20 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de de Inversión Código: PAEI-PDI-PPI-003 Nombre del Subproceso: Elaboración del Plan Anual de Inversión Propósito del proceso Diseñar, elaborar y actualizar proyectos y programas de inversión alineados al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales. Descripción: Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Disparador: Recepción de Plan Estratégico de Desarrollo Actividad Inicial/Responsable: Elaborar plan y cronograma para formulación de proyectos de inversión / Jefe de Alcance: de Inversión. Actividad Final/Responsable: Dar dictamen favorable y comunicar a la institución / Senplades Plan Anual de Inversión priorizados e ingresado al sistema SiPeIP Dictamen favorable Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento Elaborar directrices y cronograma para formulación de proyectos de inversión Aprobar y convocar a las Direcciones en base a cronograma Asignar al analista para socialización de la metodología y formato de Senplades Socializar metodología y formato a utilizar Elaborar y enviar documento de proyectos Recibir y revisar proyecto de acuerdo al formato establecido Jefe de de Inversión de Desarrollo Jefe de de Inversión proyectos de inversión Responsables de proyectos de inversión Elabora directrices de inversión en base a guía metodológica para formulación de proyectos de Senplades y establece cronograma para formulación de proyectos de inversión. Aprueba cronograma y convoca a talleres a las Direcciones de la Institución en fechas establecidas en la planificación. Asigna al analista responsable para socialización de metodología, acompañamiento y capacitación para la utilización del formato Senplades para la presentación de los proyectos de inversión. Realiza los talleres para la socialización de la metodología y formato Senplades para formulación de proyectos de inversión. Elabora documento de proyecto de inversión aplicando la metodología y formato establecido. Revisa que el documento del proyecto cumpla con formato establecido por Senplades y su metodología. PEDI Guía metodológica para formulación de proyectos Directrices de inversión Cronograma Proyecto P ágina 1 2

21 7 Requiere cambios? Remitir observaciones, y solicitar reuniones para revisión Realizar correcciones necesarias Elaborar Plan Anual de Inversión para aprobación y priorización. Solicitar aprobación y priorización de proyectos Aprobar y dar dictamen de priorización de proyectos Ingresar proyectos priorizados al sistema SiPeIP proyectos de inversión proyectos de inversión Responsables de Jefe de de Inversión de Desarrollo Honorable Consejo Universitario proyectos de inversión 14 Analizar proyectos Senplades Se requieren modificaciones al proyecto? Dar dictamen favorable y comunicar a la institución Senplades Senplades Si el documento requiere cambios, continúa con el paso 8. Caso contrario, continúa con el paso 10. Solicita reunión para revisar el proyecto de inversión en base a las observaciones identificadas. Realiza las modificaciones solicitadas en el documento del proyecto y continúa con el paso 6. Elabora Plan Anual de Inversión en base a los proyectos presentados por los diferentes responsables de proyectos y presenta para aprobación y priorización. Solicita aprobación y priorización del Plan Anual de Inversión y de los proyectos postulados. Analiza los proyectos y otorga dictamen de priorización, en base a las necesidades de la institución. Secretaría General emite resolución de aprobación y priorización, y comunica a la Dirección de. Ingresa los proyectos priorizados al sistema SiPeIP conforme establece la resolución de consejo. Analiza los proyectos institucionales postulados para emitir observaciones o dictamen favorable respectivo. Si el proyecto requiere modificaciones, comunica al Analista asignado y se continúa con el paso 8. Caso contrario, continúa al paso 16. Otorga dictamen favorable y comunicar a la Universidad para revisión de los proyectos aprobados o a los que se le asignará recursos para su ejecución. Plan Anual de Inversión Resolución de Consejo P ágina 2 2

22 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de de Inversión. Código: PAEI-PDI-PPI-004 Nombre del Subproceso: Reforma al Plan Operativo Anual y Plan de Inversión Propósito del proceso Reformar el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Inversión conforme al presupuesto asignado o a la priorización de las actividades o proyectos planificados al inicio del ejercicio fiscal. Disparador: Recepción de presupuesto aprobado o modificado por Finanzas Descripción: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: 1. Recibir comunicado de Presupuesto aprobado o modificado por Finanzas. / Dirección de. 2. Informar reprogramación por incumplimiento de planificación / Seguimiento y Gestión de la Información. Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Actividad Final/Responsable: Verificar cambios en el sistema Esigef, y el PAC de Adquisiciones / Seguimiento y Gestión de la Información. Acta de trabajo de los talleres Plan Operativo Anual reformado Plan Anual de Inversión reformado Plan Anual Compras reformado Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Recibir comunicado de Presupuesto aprobado o modificado por Finanzas 2 3 Informar reprogramación por incumplimiento de planificación Reforma en Gasto Corriente o Inversión? 4 Realizar taller de actualización de Plan Operativo Anual 5 Actualizar el Plan Operativo Anual de Gasto Corriente Dirección de Seguimiento y Gestión de la Información Responsables de Unidades Recibe memorando con la información del presupuesto aprobado o modificado por el Ministerio de Finanzas para la ejecución del plan operativo anual y el plan anual de inversión. Continúa con el paso 3. Informa a las reformas o reprogramaciones que debería de considerar por incumplimiento de la planificación. Si existe modificación en el presupuesto de gasto corriente, continúa con el paso 4. Caso contrario, continúa al paso 6. Realiza taller de actualización del Plan Operativo Anual con los responsables de las unidades académicas y administrativas para los ajustes necesarios en base a presupuesto asignado. Actualiza el Plan Operativo Anual de Gasto Corriente, con las directrices dadas en los P ágina 1 3 Informe Matriz de seguimiento Acta de trabajo de los talleres

23 Académicas/Ad ministrativas talleres y el presupuesto asignado para cada unidad. Continúa con el paso 8. 6 Organizar taller para priorización de Organiza taller con los responsables de los proyectos para priorización en base al presupuesto aprobado. Acta de trabajo de los talleres Priorizar actividades de y Programas Consolidar Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión Coordinar actualización de Presupuesto y Plan Anual de Compras 10 Requiere modificaciones? 11 Solicitar cambios 12 Revisar observaciones y realizar modificaciones 13 Solicitar aprobación de H. Consejo Universitario 14 Aprueba? 15 Realizar observaciones y solicitar cambios Aprobar reforma Actualizar presupuesto y Plan Anual de Compras Responsables de de Inversión Dirección de Dirección de Dirección de Honorable Consejo Universitario Honorable Consejo Universitario Honorable Consejo Universitario Dirección Administrativa/ Dirección Financiera Prioriza actividades de y Programas en base a la nueva asignación presupuestaria. Consolida el Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión con los ajustes realizados por cada unidad y presenta al Director para su revisión. Coordina con Dirección Administrativa y con Dirección Financiera para que procedan con la actualización del Plan Anual de Compras y Presupuesto respectivamente en base a las reformas planteadas en el Plan Operativo Anual. Si requiere modificaciones, continúa con el paso 11. Caso contrario, continúa con el paso 13. Solicita que se realice cambios al Plan Operativo Anual y al Plan Anual de Inversión de acuerdo a las observaciones encontradas. Realiza modificaciones en base a las observaciones planteadas por el. Continúa con el paso 9. Presenta el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Inversión al Honorable Consejo Universitario y solicita aprobación de las reformas. Si el Honorable Consejo aprueba las reformas, continúa con el paso 15. Caso contrario. Continúa con el paso 14. Mediante resolución comunica observaciones y solicita se realice cambios al Plan Operativo Anual y al Plan Anual de Inversión según corresponda. Continúa con el paso 11. Aprueba la reforma al Plan Operativo Anual y al Plan Anual de Inversión. Secretaría General emite resolución de aprobación y remite a la Dirección de. Dirección Administrativa solicita la actualización del Plan Anual de Compras a la Adquisiciones y la Dirección Financiera solicita la actualización del presupuesto afectado conforme a la reforma POA reformado PAI reformado POA reformado PAI reformado Resolución de Consejo Resolución de aprobación POA reformado PAI reformado PAC reformado Presupuesto reformado P ágina 2 3

24 o reprogramación al Plan Operativo Anual planteada. 18 Verificar cambios en el sistema Esigef, y el PAC de Adquisiciones Seguimiento y Gestión de la Información Verifica que los cambios aprobados en el Plan Operativo Anual se reflejen en el Esigef y en el Plan Anual de Compras. Matriz de seguimiento P ágina 3 3

25 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de de Inversión Código: PAEI-PDI-PPI-005 Nombre del Subproceso: Descripción: Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Reprogramación Presupuestaria de Inversión Propósito del proceso Disparador: Alcance: Presupuesto modificado Adjetivo Interno Reasignar el presupuesto del Plan Anual de Inversión entre las actividades de un mismo proyecto o entre proyectos, de acuerdo a las necesidades identificadas Recepción de requerimiento de modificación presupuestaria de proyecto priorizado Actividad Inicial/Responsable: Solicitar reprogramación presupuestaria del proyecto / Responsable de Proyecto Actividad Final/Responsable: Realizar Modificación Presupuestaria / Dirección Financiera Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar reprogramación presupuestaria del proyecto Responsable de Proyecto Realiza solicitud de reprogramación presupuestaria del proyecto adjuntando justificativo. 2 Recibir el requerimiento de Reprogramación/ reasignación presupuestaria de Desarrollo Recibe el requerimiento de reprogramación o reasignación presupuestaria del proyecto y remite al Jefe de 3 Asignar al analista responsable y emitir lineamientos para análisis Jefe de de Inversión Asigna al analista responsable de la reprogramación y emite lineamientos para el análisis respectivo de la solicitud. 4 Analizar avance y necesidad del proyecto de Inversión Analiza el avance contractual y la necesidad del proyecto, para emitir criterio de viabilidad. 5 Emitir criterio de viabilidad e instruir modificación de Inversión Elabora criterio de viabilidad o no, e instruye la modificación entre proyectos o el mismo proyecto. Criterio de viabilidad 6 Revisar criterio de viabilidad y modificación al proyecto Jefe de de Inversión Analiza criterio de viabilidad y la modificación planteada para el proyecto para confirmar si existe afectación del techo presupuestario. 7 Afecta presupuestario? techo Jefe de de Inversión Si la modificación al proyecto afecta el techo presupuestario, continúa con el paso 9. Caso contrario, continúa con el paso 8. 8 Elaborar memorando indicando la reprogramación presupuestaria Jefe de de Inversión Elabora memorando indicando la reprogramación presupuestaria para aprobación del Consejo Universitario. Continúa con el paso 14. P ágina 1 2

26 Solicitar a la Seguimiento analizar el estado de los proyectos Asignar técnico para análisis Analizar estado de proyectos y emitir propuesta Revisar propuesta y remitir a Jefe de Revisar análisis de viabilidad y solicitar dictamen Revisar y enviar oficio con la reprogramación a efectuarse 15 Aprueba? 16 Negar la reprogramación. 17 Aprobar reprogramación Afecta o no el techo presupuestario? Realizar Gestión de Reforma PAC Solicitar dictamen de Senplades Jefe de de Inversión Seguimiento y Evaluación Seguimiento y Evaluación Seguimiento y Evaluación Jefe de de Inversión de Desarrollo Honorable Consejo Universitario Honorable Consejo Universitario Honorable Consejo Universitario Honorable Consejo Universitario Adquisiciones - Dirección Administrativa Rector 21 Elaborar dictamen Senplades Realizar presupuestaria reforma Realizar Modificación Presupuestaria Ministerio de Finanzas Jefe de Presupuesto - Dirección Financiera Solicita análisis del estado de los proyectos a la Seguimiento. Recibe requerimiento y asigna a técnico responsable para análisis del estado de los proyectos. Elabora propuesta de reforma a los proyectos presentados. Revisa propuesta y remite a Jefe de para complementar su análisis. Analiza la viabilidad de la propuesta del proyecto y elaborar memorando para solicitar dictamen. Revisa y envía memorando con la solicitud de la reprogramación presupuestaria a efectuarse, para aprobación del Honorable Consejo Universitario Si aprueba la reprogramación presupuestaria, continúa con el paso 17. Caso contrario, continúa al paso 16. Niega la viabilidad de la reprogramación. Secretaría General emite resolución correspondiente y comunica. Aprueba la reprogramación, para que se efectúen las actualizaciones tanto en el sistema Esigef, como en el plan anual de compras. Si no existe afectación de techo presupuestario, continúa con el paso 19. Caso contrario, continúa con el paso 20. Ejecuta proceso de Gestión de Reforma PAC y continúa con el paso 23. Solicita a Senplades dictamen favorable en virtud de que la reforma tiene afectación al techo presupuestario. Elabora dictamen para realizar reforma presupuestaria en base a la solicitud del rector de la Universidad de Guayaquil. En caso de aprobación por parte de Senplades, comunica al Ministerio de Finanzas para que realice la reforma presupuestaria correspondiente. Ejecuta proceso de modificación presupuestaria Propuesta a los proyectos Resolución de consejo Resolución de consejo Dictamen Reforma Presupuestaria Presupuesto modificado P ágina 2 2