SUSTANTIVO Tipo de Proceso en el que participa

Transcripción

1 Página: 1 de 6 Naturaleza del cargo Ejecuta labores asistenciales variadas de apoyo a la gestión de funcionarios del área de Servicios Generales, tales como atención del público por los diferentes medios disponibles, atención de consultas básicas relacionadas a trámites de los usuarios, recepción y derivación de la correspondencia, la administración de documentos, ejecución de trámites y controles administrativos derivados de los procesos de trabajo de la dependencia donde labora. Clase a la que pertenece el cargo Auxiliar Administrativo Línea de reporte y supervisión del cargo Reporta a: Encargado(a) de Servicios Generales Supervisa a: No aplica Principales funciones y responsabilidades ACTIVIDADES ESPECÍFICAS Y GENERALES 1. Atender la central telefónica y ejecutar labores relacionadas con la atención al público presencialmente o por teléfono; orientarlo y resolver sus consultas y suministrarle los documentos e información que requiera su trámite, así como proporcionarle información general sobre las actividades y ubicación de funcionarios de la Institución. 2. Llevar un registro de las llamadas nacionales e internacionales que ingresan o se generan en el IFAM por medio de la central telefónica que éste puesto administra. 3. Gestionar el ingreso de la correspondencia y coordinar su entrega al funcionario o dependencia al cual está dirigida, llevando un registro de control de la documentación trasladada, así como operar y administrar la máquina fotocopiadora, presentar el informe de fotocopias y coordinar el mantenimiento de equipo. 4. Transmitir mensajes mediante la operación de diversos equipos de intercomunicación. 5. Colabora en labores sencillas de apoyo de oficina de las unidades administrativas que se requiera previa coordinación con la jefatura inmediata del cargo.

2 Página: 2 de 6 6. Llevar el control del uso de la sala de reuniones o capacitaciones y del equipo audiovisual que le sea asignado. 7. Atender y operar los canales de comunicación que le sean asignados para el envío y recibo de la documentación a nivel interno y externo. 8. Ejecutar actividades de apoyo relacionadas con la redacción, preparación y elaboración de documentos e informes relacionados con la gestión de la dependencia.. 9. Asistir a sus superiores en el control y seguimiento de los asuntos propios de su actividad, con el propósito de facilitarle el éxito en su desempeño y contribuir al logro de los objetivos institucionales así como de los requerimientos de los usuarios internos y externos de la dependencia. 10. Realizar la gestión y control de suministros, materiales y equipo que pertenezcan o sean requeridos por la dependencia. 11. Ejecutar actividades de control administrativo de la dependencia, tales como trámites y movimientos de personal, control de vacaciones, actividades de capacitación, permisos, tiempo extraordinario, expensas, adquisición y contratación de bienes y servicios, control de activos, adelantos, liquidaciones de viáticos y cajas chicas, plan anual de compra, tarjetas, vales y cupones de combustibles, solicitudes de materiales y suministros de oficina y de limpieza, solicitudes de transporte, entre otras, de acuerdo con los requerimientos de la dependencia y según le sea asignado. 12. Administrar la agenda de sesiones, reuniones, citas y compromisos laborales del superior y otros funcionarios de la dependencia, así como organizar, preparar y atender reuniones o actividades específicas, coordinar y realizar la convocatoria, proveer la documentación y material pertinentes, tomar notas de las discusiones y acuerdos, preparar los resúmenes, actas e informes de éstas, hacer las comunicaciones respectivas, entre otras actividades. 13. Redactar y dar trámite a oficios, memorandos, notas, cartas, informes y otros, cuando sea requerido o digitar, transcribir o incluir datos en informes, notas, formularios o los sistemas informáticos que se utilizan en la dependencia. 14. Administrar, organizar y mantener actualizado el archivo de la dependencia, así como mantener los archivos de acuerdo a las directrices referentes a la gestión de la documentación e información.. Recibir, clasificar, registrar, controlar, archivar, preparar y distribuir la correspondencia y documentación que ingresa, así como despachar y dar seguimiento a la correspondencia interna y externa.

3 Página: 3 de Atender las llamadas telefónicas, tomar nota de los mensajes recibidos y comunicarlos a sus destinatarios; así como llevar el llevar el control del uso de la sala de reuniones o capacitaciones y del equipo audiovisual. 17. Atender y operar los canales de comunicación que le sean asignados para el envío y recibo de la documentación a nivel interno y externo, así como operar y administrar la máquina fotocopiadora, presentar el informe de fotocopias y coordinar el mantenimiento de equipo. 18. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en cumplimiento de los objetivos institucionales. 19. Cumplir con las políticas, normas y procedimientos del Sistema de Control Interno relacionados con su ámbito de responsabilidad. 20. Aplicar las normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades a su cargo. 21. Permanecer actualizado en su área de especialidad. 22. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en las específicas. Condiciones ambientales y organizacionales 1. Supervisión recibida Trabaja siguiendo normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos y sistemas de trabajo, así como las indicaciones que le suministran sus superiores jerárquicos o funcionarios de mayor nivel de la dependencia donde labora. Su labor es supervisada y evaluada por su jefatura inmediata por medio de la valoración de la oportunidad y la calidad del trabajo realizado, la observación de los métodos empleados y los resultados obtenidos. 2. Supervisión ejercida No ejerce supervisión. 3. Responsabilidad por funciones:

4 Página: 4 de 6 Es responsable porque los trabajos, servicios y actividades que realice propias de su función, cumplan con las normas de calidad, eficiencia y oportunidad exigidas por los usuarios, según los procedimientos establecidos para las actividades que atiende y para lo cual es necesario que aplique los conocimientos especializados y experiencia en su campo de trabajo, para resolver diversos asuntos de la gestión administrativa de la dependencia en la cual labore. Maneja información de tipo confidencial, por lo tanto es responsable de mantener discreción por este tipo de información. Su trabajo está en función directa al de su superior inmediato y de la unidad en que labora. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público. 4. Responsabilidad por relaciones de trabajo Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio. 5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores Es responsable por el adecuado empleo, mantenimiento y uso racional del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de las actividades a su cargo. Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y materiales necesarios para realizar el trabajo. 6. Condiciones de trabajo El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución, le puede corresponder laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria. La actividad demanda la capacidad para analizar información y proactividad para atender situaciones variadas que le soliciten. Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo puede originar situaciones de bajo estrés. 7. Consecuencia del error

5 Página: 5 de 6 Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, por lo cual las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña. Competencias base asociadas al cargo Competencias Niveles por competencias 1 Inicial Básico Optimo Experto 1. Orientación de servicio al usuario interno y externo 2. Planificación y Organización 3. Trabajo en equipo y cooperación 4. Flexibilidad y adaptación al cambio 5. Comunicación Asertiva 6. Liderazgo 7. Construcción de relaciones interpersonales positivas 8. Negociación y Solución de Conflictos 9. Capacidad para aprender e investigar 10. Compromiso y calidad organizacional Conocimientos técnicos y/o específicos Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre: Constitución Política de la República de Costa Rica Ley General de la Administración Pública Ley General de Control Interno 1 Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.

6 Página: 6 de 6 Manual de Normas de Control Interno (CGR) Ley General de Archivo Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su accionar. Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas: Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como: procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución. Servicio al Cliente Requisitos del cargo Formación académica y experiencia Bachiller en Educación Media o título equivalente y título de Técnico en Secretariado, Técnico de Servicio al Cliente o afín a las indicadas. Poseer una combinación equivalente de estudios y experiencia de conformidad con la normativa vigente. Requisitos legales u otros No aplica.