AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA

Transcripción

1 AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA A LA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS Y HACIENDA, ADSCRITA A LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO BARINAS EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2013 Dirección de Control. Administración Central y Otro Poder Área. Administración Centralizada Identificación. Secretaría de Administración, Finanzas y Hacienda Tipo y denominación de la Intervención. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La actuación fiscal abarcó la evaluación de los procedimientos aplicados para llevar a cabo las compras y distribución de materiales y suministros, durante el ejercicio económico financiero 2013, a través de un análisis selectivo de las órdenes de compra, utilizando el método probabilístico por conglomerados y el estratificado. De igual manera, se realizó un análisis exhaustivo para verificar la inscripción y certificación en el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control, de los auditores, consultores y profesionales independientes contratados. Pág. 1

2 Objetivos de la intervención Objetivo General Evaluar el proceso de compra y distribución de materiales y suministros, realizados por la Secretaría de Administración, Finanzas y Hacienda, durante el ejercicio económico financiero 2013; así mismo, examinar sí las contrataciones que hayan efectuado durante el referido año, con auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control, las personas naturales o jurídicas que las representan, se encuentren inscritas en el Registro que al efecto lleva la Contraloría General de la República. Objetivos Específicos Identificar los procedimientos aplicados por la Secretaría de Administración, Finanzas y Hacienda, para realizar los procesos de compra y distribución de materiales y suministros, durante el ejercicio económico financiero Comprobar la legalidad de los procesos de compra y distribución de materiales y suministros, durante el ejercicio económico financiero Verificar que los auditores, profesionales independientes, consultores y/o firmas de auditores que hayan prestado servicios en materia de control en los organismos y entes del Poder Público Estadal, se encuentren inscritos en el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control. Características generales del órgano evaluado La Secretaría de Administración, Finanzas y Hacienda, está adscrita al Ejecutivo Regional y el marco legal que establece el ámbito de su competencia, se encuentra previsto en la Sección IV, Artículo 31, de la Ley de Administración del estado Barinas (Gaceta Oficial del estado Barinas N , de fecha ). Fue creada para dirigir, coordinar y ejecutar las actividades del Ejecutivo Regional en materia fiscal, financiera y administrativa, aplicando las disposiciones legales que todo acto

3 administrativo requiera, a fin de realizar una eficiente labor gerencial que le permita velar por el debido uso de los ingresos y gastos. Resultados de la actuación Observaciones relevantes Se realizaron contrataciones con proveedores que no habían actualizado sus respectivas solvencias (laboral, del IVSS y del INCES), a objeto de comprobar su capacidad jurídica para contratar. La programación de las compras de los materiales y suministros a contratar durante el ejercicio económico financiero 2013, no fue remitida al Servicio Nacional de Contrataciones. Se obvió la emisión de soportes documentales relacionados con las modalidades de selección de contratistas, como son: presupuesto base y recepción de las invitaciones. En las compras de materiales y suministros menores a Unidades Tributarias, no se elaboró el acta de inicio, el informe de recomendación de la adjudicación, el documento donde consta el otorgamiento de adjudicación de la máxima autoridad; los pliegos de condiciones incorporados en las invitaciones, no indican el lapso y lugar en que los participantes pudieron solicitar aclaratorias, ni los criterios de calificación, ponderación y la forma en que se cuantificarían dichos criterios. No se realizó la evaluación de desempeño a contratistas, cuyas contrataciones de bienes y servicios, superan las cuatro mil (4.000) unidades tributarias. Se adquirieron compromisos sin disponibilidad presupuestaria por la cantidad de novecientos treinta y cinco mil cuatrocientos treinta y dos Bolívares con treinta y tres céntimos (Bs ,33), por suministro de alimentos y bebidas al personal de la Residencia Oficial de Gobernadores, siendo incrementada la partida posteriormente, a través del decreto Nº 435, de fecha , por la cantidad de novecientos sesenta y tres mil noventa y cinco Bolívares (Bs ,00).

4 Se efectuaron adjudicaciones directas, una sin acto motivado y tres (03) con exposición de motivos, cuyas razones no justifican adecuadamente la procedencia de la contratación. Al , no se había dado cumplimiento a las cláusulas tercera y décima primera del contrato Nº GEB-ADMCD1-2013, de fecha , suscrito con una empresa del estado, por la cantidad de dos millones novecientos ochenta y cuatro mil setecientos treinta y un bolívares con treinta y cuatro céntimos (Bs ,34), destinada al Suministro de Bienes y Servicios para el FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL (DOTACIÓN Y EQUIPAMIENTO POLICIAL) PARA EL APOYO DE LA SEGURIDAD Y PROTECCIÓN CIUDADANA EN EL ESTADO BARINAS, donde se estableció como fecha de entrega, el , existiendo al , retraso en la entrega de los bienes y servicios. De igual forma, no se evidenció el pago voluntario correspondiente a la cláusula penal, establecida en el contrato. Se observaron contrataciones canceladas a través de varios pagos, cuyos documentos no están archivados en un expediente único, no se encuentran foliados ni organizados en forma cronológica, de manera que se garantice su control e integridad y sean de fácil ubicación. Conclusiones La secretaría, presentó debilidades de control interno, al omitir las modalidades de selección de contratistas; ejercer actos administrativos sin contar con disponibilidad presupuestaria, ejecutando actividades que no estaban dentro de su competencia tales como las donaciones; asimismo los expedientes de compras, carecen de foliaturas y presentaron fallas en la organización de los documentos. Recomendaciones Antes de la suscripción de contratos con proveedores de materiales y suministros, la Unidad Contratante debe verificar la vigencia de las solvencias

5 presentadas por los contratistas, para garantizar la calificación legal de las empresas con las que se formalicen los contratos, convenios o acuerdos. Crear mecanismos a través de normativas internas para delegar las responsabilidades relacionadas con la elaboración y remisión de la programación anual de compras, al Servicio Nacional de Contrataciones, en el lapso establecido en la normativa legal que rige la materia. Los representantes del Departamento de Compras y Suministros, deben establecer mecanismos de supervisión y control a través de normativas internas, que garanticen el cumplimiento de las actividades previas a la contratación, los procesos de selección de contratistas, la contratación y administración del contrato, previstas en la ley que rige la materia. Las máximas autoridades de la Unidad Administrativa, deben implementar mecanismos de control interno a través de instrumentos normativos que permitan un adecuado control y fiscalización del contrato, con el fin de garantizar la información sobre la evaluación de actuación o desempeño del contratista y su remisión al Servicio Nacional de Contratistas en los términos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. La Secretaría de Administración, Finanzas y Hacienda, debe verificar que antes de contraer compromisos, se encuentren dentro de su planificación y que dispongan de disponibilidad presupuestaria y financiera, con la finalidad de evitar riesgos potenciales de demandas, por impagos a los proveedores y para no incurrir en incumplimiento del Plan Operativo Anual. Implementar mecanismos de control interno que garanticen el cumplimiento de las fases de selección de contratistas, fundamentados en los principios de economía, transparencia, honestidad, eficiencia, igualdad, competencia, dando cumplimiento a la normativa que regula la materia de contrataciones públicas, evaluando la recurrencia de la contratación, para determinar la procedencia de elaboración de contratos marco. En el proceso de elaboración de los contratos, los responsables de la Secretaría de Administración, Finanzas y Hacienda, deben establecer las condiciones de entrega de los materiales y suministros requeridos, tomando en cuenta la

6 naturaleza jurídica del proveedor y de la contratación, estipulando: el tiempo de entrega ajustado al cumplimiento de trámites administrativos, las cláusulas penales en caso que proceda y todos los aspectos donde se establezcan las reglas generales, los derechos y obligaciones que cada una de las partes está obligado a cumplir. La Secretaría de Administración, Finanzas y Hacienda, debe implementar mecanismos de control interno que garanticen el archivo de la documentación que conforma los expedientes de los contratos, siguiendo un orden cronológico que facilite su oportuna localización. EH/GF/CM