Gestión de equipos, mobiliario e insumos. Garantizar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la

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1 SMART BUSINESS INTEGRATORS S.A.S. SBI / INNOVANDO, SIEMPRE GESTION DE EQUIPOS, MOBILIARIO E INSUMOS CÓDIGO: PRO004-PRC001 FECHA DE APROBACIÓN: 30/04/2013 VERSIÓN: 01 Nombre l procedimiento Gestión equipos, mobiliario e Responsable l procedimiento Lír infraestructura. Gestor administrativo. Objetivo Garantizar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento la organización. Alcance Este procedimiento comienza s la solicitud equipos, mobiliario e insumos hasta la asignación los mismos. Normas y documentos referencia Definiciones y términos -Plan administrativo adquisición bienes. Comité técnico: grupo conformado por personal con énfasis en conocimientos técnicos específicos con el fin evaluar una propuesta o armar un perfil solicitud equipos o mobiliario. Equipos: se hace referencia a todos los equipos electrónicos, computadores, impresoras USB, teléfonos y más herramientas por el estilo que sirven en el sarrollo la función l operario. Insumos: hacen referencia los elementos trabajo uso cotidiano, papel, esferos, lápices, carpetas, AZ, entre otros. Mobiliario: se hace referencia a mobiliario la implementación sillas, mesas, archivos y similares usados para integrar un puesto trabajo. Página 1 6

2 MATRIZ DETALLADA Responsable Actividas Descripción Formato 1. Solicitar equipos, se registra en formato mobiliario e solicitud equipos Todas las áreas. mobiliario e insumos, los ítems necesarios para comenzar las actividas. 2. Verificar inventario. 3. Existe la solicitud en el inventario? 4. Planear compras 5. La compra es un equipo, mobiliario o insumo? 6. convocar comité técnico 7. Solicitar propuestas proveedores. Se indaga en el inventario la existencia las solicitus, en caso no existir se planea su compra 4 pendiendo el tipo implemento ya sea equipos, mobiliario o Se planea la compra pendiendo l tipo requerimiento si es un equipo o mobiliario se convoca a comité técnico paso 6, si es insumos se proce al paso 9. Se solicita asistencia un comité técnico conformado por los directores l área la solicitud y lír infraestructura. Según lo estipulado en la ficha técnica creada en consenso con el comité técnico se solicita propuestas a los proveedores. Formato solicitud equipos, mobiliario e Registro inventario N.A. Formato ficha técnica requerimiento. Mercao y publicidad. 8. Contactar proveedores 9. Generar orn compra Se especifican las características los equipos, mobiliarios o insumos al contactar proveedores. A diferencia la adquisición equipos y mobiliario se proce sin la reunión comité técnico a generar la autorización la compra Documentos Propuestas. Formato solicitud equipos, mobiliario e Página 2 6

3 . Gestor administrativo Comité técnico. Gestor administrativo Lír infraestructura, asistente gerencia. 10. Escoger la propuesta y autorizar la compra 11. Realizar adquisición 12. Recibir la compra. 13. Cumple con las características técnicas solicitadas. 14. Devolver el producto 15. Actualizar inventarios 16. Asignar equipo, mobiliario e Para equipos y mobiliario. De las propuestas presentadas se escoge la que este más acor con la solicitud y se autoriza su compra. En el caso los insumos no se evalúan propuestas se acu a un centro distribución por la compra. Se contacta a los proveedores con el fin confirmar la compra l equipo o mobiliario. O su cambio en caso ser una volución. Un representante l comité técnico o asistente gerencia para el caso insumos se encarga la recepción la compra con el fin corroborar las características solicitadas sino cumple se prosigue la volución l producto. 13 sino se continua en el paso 15 No se firma recibido l producto, se contacta al proveedor y se notifican las causas volución se proce al paso11 Se genera actualización los registros l inventario, ya sea equipos, por parte l lír infraestructura, o mobiliario o insumos por parte l asistente gerencia. Se da la orn asignación los equipos, mobiliario, e insumos acuerdo al inventario y adquision los mismos N.A. N.A. Formato ficha técnica requerimiento. Factura compra. Formato sarrollo l proveedor. Registro inventarios Acta recepción equipos. Página 3 6

4 Asistente gerencia 17. Registros entrega Se proce a registrar los elementos trabajo suministradas, este registro se lleva en el formato registro equipos, mobiliario e insumos, y es propio cada cargo la organización a fin hacer seguimiento los mismos. Formato asignación equipos implementos. e Página 4 6

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6 CONTROL DE DOCUMENTOS Nombre Cargo Fecha Elaboró Camilo Eduardo Sosa Gestor calidad 12/04/2013 Revisó German David Ávila Gerente General 15/04/2013 Aprobó German David Ávila Gerente General 30/04/2013 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha aprobación Descripción cambio Aprobó.01 30/04/2013 Original Gerente General Página 6 6