MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE IMAGEN Y DISEÑO INSTITUCIONAL

Transcripción

1 DII-MP Fecha de Elaboración: 20/04/2015 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE IMAGEN Y DISEÑO INSTITUCIONAL Fecha de Actualización: 12/10/2015 Versión: 2

2 Índice 1. Introducción: Objetivo del Manual: Procedimientos: Desarrollo de los procedimientos: Anexos:

3 1. Introducción: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO El presente manual constituye una guía para la correcta aplicación de los procedimientos que se llevan a cabo en la Dirección de Imagen y Diseño Institucional. Este documento administrativo contiene el objetivo que se planean lograr con su uso, se incluye la lista de los procedimientos así como la explicación detallada de cada uno. Se presenta el objetivo, alcance y su descripción grafica mediante diagramas de flujo y su descripción escrita, así como los formatos que se utilizan dentro de la dirección para realizar las actividades diarias. Su contenido pretende que el personal cuente con un instrumento que muestre los métodos de trabajo explicando a detalle la forma de realizar las actividades y tareas de cada procedimiento. 3

4 2. Objetivo del Manual: Describir las actividades de la Dirección de Imagen para garantizar el funcionamiento eficiente de los procedimientos realizados y servir al personal de nuevo ingreso como documento de consulta para obtener información a fin de realizar correctamente sus tareas asignadas. 4

5 3. Procedimientos: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 1. Diseño Institucional 2. Validación de diseños 3. Contratación del personal por honorarios 5

6 4. Desarrollo de los procedimientos: 6

7 Diseño Institucional Objetivo: Realizar los diseños que sean solicitados a la dirección en el tiempo y forma acordados con el solicitante. Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/10/2015 Versión: 02 Pág. 1 de 3 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dependencias Universitarias Dirección de Imagen y Diseño Institucional Departamento de Diseño Inicio 3. Recibe oficio y correo electrónico 6. Recibe oficio y asigna trabajo A 1. Envían solicitud de servicio de diseño mediante oficio 4. Registra los datos en una bitácora electrónica 7. Se etiqueta el correo electrónico con el nombre del diseñador encargado y del estado de la orden. 2. Envía correo electrónico con las especificaciones, recursos gráficos y de texto. 5. Turna oficio al área de diseño 8. Información suficiente? NO A SI 1 7

8 Diseño Institucional Objetivo: Realizar los diseños que sean solicitados a la dirección en el tiempo y forma acordados con el solicitante Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/10/2015 Versión: 01 Pág. 2 de 3 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dependencias Universitarias Área de Administración-Dirección de Imagen y Diseño Institucional Departamento de Diseño Recibe el diseño y lo revisa 9. Evalúa la necesidad del solicitante B 12. Es la propuesta adecuada a su petición. SI 2 10.El diseñador realiza una propuesta y la envía en formato de baja calidad a la dependencia solicitante vía correo electrónico NO 13.Realiza observaciones y las envía por correo electrónico. B 8

9 Diseño Institucional Objetivo: Realizar los diseños que sean solicitados a la dirección en el tiempo y forma acordados con el solicitante Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/10/2015 Versión: 02 Pág. 3 de 3 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dependencias Universitarias Área de Administración-Dirección de Imagen y Diseño Institucional Departamento de Diseño Revisa diseño, da su autorización y visto bueno vía correo electrónico. 18. Archiva oficio. 15. Envía diseño aprobado en alta calidad, con las especificaciones técnicas requeridas para su uso o impresión. 16. Archiva diseño digital y coloca etiqueta de finalizado a correo electrónico. 20. Se actualiza bitácora electrónica 17. Coloca la fecha de terminación en orden del trabajo y la entrega para su guardado. TERMINA 9

10 Dependencias Universitarias DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Envían oficio de solicitud de servicio de diseño con las siguientes características: a. Dirigido al director de la dirección de Imagen y Diseño Institucional. b. Utilizando la hoja membretada institucional c. Firmado por el director de la dependencia solicitante. d. Especificar datos de contacto de la persona encargada de realizar el seguimiento. e. Información del requerimiento: i. Nombre del Proyecto ii. Tipo de diseño Solicitado 2. Envía correo electrónico con la información que requieran lleve el diseño. a. Nombre del proyecto b. Tipo del diseño solicitado c. Tipo de aplicación requerida d. Tipo de evento o actividad en donde se ocupara el diseño. e. Texto que se incluirá en el diseño f. Imágenes que se requieran integrar en el diseño. Dirección de Imagen y Diseño Institucional 3. Recibe oficio y correo electrónico de la dependencia solicitante. 4. Registra los datos en una bitácora electrónica para la obtención de información y la realización de estadísticas. Se pretende contabilizar los diseños que se realizan y conseguir datos de los trabajos realizados por diseñador y tipo de aplicaciones diseñadas. 5. Se turna el oficio al jefe del área de diseño. Departamento de Diseño 6. Recibe oficio y el jefe de diseño asigna el trabajo a un diseñador. 7. Se etiqueta el correo electrónico con el nombre del diseñador encargado y se coloca etiqueta del estado de progreso de la orden. Las etiquetas de progreso se colocan de acuerdo al siguiente criterio: a. Pendiente.- El diseñador está en proceso de diseño y aprobación de la dependencia. b. Finalizado.- La dependencia no ha realizado observaciones al diseño y otorga su aprobación; 10

11 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Departamento de diseño 8. El diseñador realiza la revisión a la información enviada si esta es suficiente se pasará a la actividad 10, si no lo es regresa a la actividad número Se evalúa el requerimiento del solicitante para realizar un diseño adecuado para las necesidades de la dependencia. 10. El diseñador realiza una propuesta y la envía en formato de baja calidad a la dependencia solicitante vía correo electrónico. Dependencia Universitaria 11. Recibe el correo electrónico con la propuesta de diseño y revisa que cumpla con las características necesarias para utilizarlas en sus actividades. 12. Si la propuesta es adecuada a su petición pasar a la activad 15, si no lo es pasar a la actividad Cuando el diseño cuente con alguna observación la dependencia notifica a la Dirección de Imagen vía correo electrónico para que se realicen las adecuaciones correspondientes. Pasar a la actividad Si el diseño no cuenta con ninguna observación, la dependencia da su autorización y visto bueno vía correo electrónico. Departamento de diseño 15. Después de recibir la aprobación, envía diseño aprobado en alta calidad con las especificaciones técnicas requeridas para su uso o impresión. a. En el formato que se requiera (editable, imagen o PDF) b. Medidas solicitadas para su uso en medios digitales o impresión 16. Archiva diseño digital y coloca etiqueta de finalizado en la conversación de correo electrónico que se usó para entablar comunicación con la dependencia solicitante. 17. Coloca la Fecha de terminación en el oficio y lo entrega para su guardado. Área Administrativa- Dirección de Imagen 18. Archiva oficio en la carpeta con nombre DISEÑO y se actualiza bitácora electrónica colocando la fecha de finalización. 11

12 Validación de Diseños Objetivo: Verificar que los diseños que utilicen las dependencias universitarias que no provengan de la Dirección de Imagen cumplan con los lineamientos del Manual de Imagen y Diseño Institucional. Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/11/2015 Versión: 01 Pág. 1 de 3 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dependencia, Departamento o área 1 Dirección de Imagen y Diseño Institucional Departamento de Diseño Inicio 1. La dependencia envía correo electrónico con diseño adjunto e información relevante. B 2. Recibe correo electrónico 6. Recibe correo y realiza la aplicación del diseño gráfico. 3. Asigna a un diseñador para realizar la revisión del diseño. A TERMINA 5. Se envía un correo de validación. NO 4. Tiene alguna observación el diseño? SI 1 12

13 Validación de Diseños Objetivo: Autorizar los diseños que sean realizados fuera de la dirección por otras dependencias universitarias. Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/11/2015 Versión: 01 Pág. 2 de 3 DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dependencia, Departamento o área 1 Dirección de Imagen y Diseño Institucional Departamento de Diseño 1 9. La dependencia solicitante realiza las correcciones y manda nuevamente el correo electrónico. 8.Se envía correo con los cambios a realizar NO 7. Tiene más de 3 observaciones? B SI 10. Se rechaza diseño. A 13

14 Dependencias Universitarias DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 1. Envían correo electrónico a la Dirección de Imagen (imagen@uaeh.edu.mx) para solicitar validación de un elemento grafico que ha sido diseñado por un organismo externo a la dirección. Dirigido al Director de la DIDI. El archivo o archivos a validar adjuntos al correo, conteniendo la siguiente información: o En que evento o actividad se utilizará el diseño o Aplicaciones en las que el diseño será utilizado Dirección de Imagen/Departamento de diseño. 2. Recibe el correo electrónico. 3. Se asigna un diseñador para la validación. 4. El diseñador recibe el trabajo y evalúa el diseño, Tiene alguna observación? Si tiene observaciones se pasa a la actividad 7. Si no tiene observaciones se pasa a la actividad Se envía un correo de validación por parte de la DIDI aprobando la difusión y/o reproducción del diseño. Dependencias Universitarias 6. Recibe Correo electrónico y realiza la aplicación de su diseño. Finaliza procedimiento. Dirección de Imagen 7. Evalúa si el diseño tiene de 1 a 3 observaciones. En caso de que la respuesta sea SI, se pasa a la actividad 10. En caso de que la respuesta sea NO, continua en la actividad Envía correo electrónico con los cambios a realizar. 14

15 Dependencias Universitarias. 9. Realiza las correcciones y envía nuevamente los diseños a la Dirección de Imagen. Continúa en la actividad 1. Departamento de diseño 10. Se rechaza el elemento gráfico y notifica que la Dirección de Imagen deberá realizar el diseño. 15

16 Diseño Institucional Objetivo: Especificar las actividades de contratación del Personal, con el fin de obtener una mayor productividad, evitar la duplicidad de funciones y asegurar la contratación del personal mejor capacitado. Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/10/2015 Versión: 02 Pág.1de DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Imagen y Diseño Institucional Subdirección Departamento de Diseño INICIO 2. Recibe petición 1.Realizan el requerimiento de nuevo personal. 3. Se cuenta con presupuesto? NO A SI 1 16

17 Diseño Institucional Objetivo: Especificar las actividades de contratación del Personal, con el fin de obtener una mayor productividad, evitar la duplicidad de funciones y asegurar la contratación del personal mejor capacitado. Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/10/2015 Versión: 02 Pág. 3 de DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Imagen y Diseño Institucional Subdirección Departamento de Diseño 1 4. Realiza la descripción de puestos. 5. Puede ocuparse por escalafón? SI B NO 2 17

18 Diseño Institucional Objetivo: Especificar las actividades de contratación del Personal, con el fin de obtener una mayor productividad, evitar la duplicidad de funciones y asegurar la contratación del personal mejor capacitado. Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/10/2015 Versión: 02 Pág. 2 de DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Imagen y Diseño Institucional Subdirección Departamento de Diseño C 2 6. Envía convocatoria a Bolsa de Trabajo Universitaria 7. Recibe solicitudes de aspirantes 8. Selecciona a quienes cumplan el perfil necesario y los cita para entrevista 9. Realiza entrevista y selecciona posibles candidatos, para evaluación de comité. 3 18

19 Diseño Institucional Objetivo: Especificar las actividades de contratación del Personal, con el fin de obtener una mayor productividad, evitar la duplicidad de funciones y asegurar la contratación del personal mejor capacitado. Alcance: Dependencias, escuelas e institutos y empresas universitarias. Fecha de Elaboración: 20/04/2015 Fecha de Actualización: 27/10/2015 Versión: 02 Pág. 2 de DESCRIPCIÓN GRÁFICA: Dirección de Imagen y Diseño Institucional Subdirección Departamento de Diseño B La dirección da visto bueno y empieza procedimiento de la Dirección de Administración del Personal. 10.Se reúne el comité y evalúa a los candidatos. A FINALIZA SI 11 Se evaluó positivame nte a un candidato? NO C 19

20 Departamento de Diseño DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Realizan el requerimiento de nuevo personal por honorarios Dirección de Imagen Institucional- Subdirección 1. Recibe petición y revisa que sea factible la contratación. 2. La dirección cuenta con el presupuesto necesario? Si la respuesta es NO finaliza procedimiento, si la respuesta es SI, continua a la siguiente actividad. 3. Realiza la descripción y el perfil del puesto necesario, de acuerdo al formato que proporciona la Dirección de Calidad. 4. Se verifica si la plaza es susceptible de ser ocupada por Becarios o Prestamistas de servicio social de la Dirección de Imagen y Diseño Institucional. Si es así continua en la actividad No.12, si la respuesta es NO se continua en la siguiente actividad. 5. En caso de que la Dirección no cuente con prestatarios que cumplan con la descripción del puesto se realizara una convocatoria por medio de la Bolsa de Trabajo Universitaria. 6. Se recibirán las solicitudes de los aspirantes que acudieron a la bolsa de trabajo y han entregado su currículum Vitae. 7. Revisa la información recibida obteniendo los datos de los candidatos potenciales, se comunica telefónicamente con los candidatos para concertar la cita. 8. Acuden a la Dirección de Imagen donde son canalizados al subdirector quien realizara la entrevista para saber si cumplen con los requerimientos para ocupar el puesto. Se realiza la selección de posibles candidatos y se separan sus documentos para el posterior análisis del comité de evaluación y se realizan los resultados de la entrevista. 9. Se convoca a un comité de evaluación. El Comité está conformado por: a. Director- Su función es dar la autorización final de la Selección del candidato. b. Subdirector- Su función será informar de los resultados de las entrevistas y de la selección de los aspirantes. c. Jefe de Diseño- Evaluará la información del candidato y en caso de que el puesto solicitado sea para su área elegirá al mejor candidato para ocupar el puesto de acuerdo a su experiencia. 10. Después de realizar la evaluación de los candidatos Se evaluó positivamente a un candidato? Sí la respuesta es NO, se retrocede a la actividad 4. En caso de que la respuesta sea SI, continúa en la actividad DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:

21 Dirección de Imagen y Diseño Institucional UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 11. La Dirección da visto bueno y realiza el procedimiento de la Dirección de Administración del Personal. 21

22 DIRECCIÓN DIRECCIÓN DE 5. Anexos: 22