PROCESO COMERCIAL PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer la metodología de revisión de las condiciones del cliente para el suministro de los servicios ofrecidos, de tal forma que se garantice el análisis de la capacidad de la Organización para cumplir los requisitos. 2. ALCANCE Aplica para el proceso comercial e involucra a los diferentes procesos de la Organización. 3. DEICIONES Revisión del contrato: Las actividades efectuadas por la organización antes de firmar el contrato para asegurarse de que los requisitos de calidad se definan en forma adecuada, que estén libres de ambigüedad, que estén documentados y que sean realizables por parte del proveedor. Licitación Pública: Proceso de selección público, en donde se fijan las bases del mismo y las condiciones generales y específicas para presentar una oferta. Consorcio: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. Apertura: Fecha que indica el inicio del concursos públicos, convocatorias o licitaciones. Cierre: Fecha que indica el máximo término que se tiene para presentar nuestra oferta de servicios. Evaluaciones: Hace referencia al cuadro consolidado y comparativo, que efectúa la entidad con relación a las ofertas presentadas. Observaciones: Son los posibles comentarios que se efectúan ante las entidades con los correspondientes argumentos. Adjudicación: Acto administrativo, generalmente consignado en una resolución, que obliga a nuestra empresa a la celebración y ejecución del contrato objeto de la convocatoria, concurso o licitación. Vigencia: Período de tiempo, dentro del cual se debe ejecutar un Contrato objeto de la convocatoria, concurso o licitación.

2 Página 2 de 5 Estados Financieros: Son aquellos documentos que contienen las cifras acumuladas de los registros contables, provenientes de los movimientos diarios relacionados con el objeto de nuestra actividad. 4. GENERALIDADES Los concursos públicos, convocatorias y licitaciones se identifican a través de la revisión de las diferentes páginas Web, de las entidades estatales y privadas, o en medios escritos de amplia circulación. Se realizan revisiones esenciales a todos los concursos abiertos, para determinar en cuales se puede participar, según las condiciones económicas, de experiencia, alcance técnico y jurídicas de la compañía y sus asociados posibles. 5. PROCEDIMIENTO 5.1 Se revisan los concursos públicos, convocatorias y licitaciones que se encuentran en las diferentes páginas Web, de las entidades estatales y privadas, o en medios escritos de amplia circulación; se analizan los requisitos técnicos, financieros, jurídicos y de experiencia, exigidos por el cliente y se registra la información en el cuadro de licitaciones abiertas PC-LP-01-F El Coordinador de Licitaciones y Presupuestos y/o el Director Proyectos y/o Gerente evalúa la viabilidad de presentar la propuesta correspondiente a los concursos públicos, convocatorias y licitaciones a desarrollar por la empresa, según cuadro de licitaciones abiertas PC-LP-01-F Una vez analizada la viabilidad, el Director de Proyectos y/o el Coordinador de Licitaciones y Presupuestos y/o Gerente determina en que procesos participar y designa el profesional encargado de elaborar la propuesta. 5.4 El profesional encargado revisa la documentación exigida en los pliegos de condiciones o términos de referencia según sea el caso, elabora la propuesta y diligencia la lista de chequeo de documentación PC-LP-01-F Una vez elaborada la propuesta es revisada por el Director de Licitaciones y Presupuestos, el Gerente de Proyectos o profesional designado para tal fin. 5.6 Luego de revisada la propuesta es entregada al cliente y se guarda una copia en la oficina. 5.7 El profesional encargado realiza el seguimiento de la propuesta entregada mediante el formato Cuadro de control ofertas presentadas PC-LP-01-F03, da respuesta a las aclaraciones y observaciones a que haya lugar, así mismo revisa la evaluación preliminar, y se efectúan las observaciones y acciones pertinentes.

3 Página 3 de Se imprime el acta de adjudicación del proceso y se archiva con los documentos de la licitación. 5.9 El profesional encargado de Licitaciones y Presupuestos diligencia el formato costos de elaboración de licitación PC-LP-01-F04 y lo entrega a Contabilidad Una vez sea adjudicada la convocatoria, licitación o concurso público, a favor de la empresa o del consorcio en el que participa, el profesional de licitaciones genera una A-Z con la documentación del proceso licitatorio. Copia de la propuesta (especificaciones técnicas y demás requeridas). Copia de pliego de condiciones o términos de referencia según el caso La información anterior es entregada al Asesor Jurídico quien procede a la legalización del contrato, mediante la ejecución de : Firma de contrato Pólizas de garantía o de cumplimiento. Pagos de impuestos NIT en consorcio si es el caso. Otros NOTA: El Asesor Jurídico incluye ésta documentación en la A-Z del proyecto En caso de que se presenten modificaciones al Contrato, se negocia con el Cliente las posibles modificaciones al mismo y se consignan en una cláusula especial de los contratos denominada otro si, adiciones ó modificatorios El Asesor jurídico entrega el A-Z con la documentación inicial del proyecto adjudicado y la documentación de legalización del contrato, al Director encargado del proyecto.

4 Página 4 de 5 6. DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE INICIO Revisar los concursos públicos, licitaciones y/o convocatorias abiertas. Coordinador Comercial Y Auxiliares de Licitaciones Analizar los requisitos y se registrar en el cuadro de licitaciones Determinar la viabilidad para presentar la propuesta Cuadro de Licitaciones abiertas PC-LP-01-F01 Coordinador Comercial, Director de proyectos y/o Gerente general Es viable? Designar el profesional encargado de elaborar la propuesta Elaborar la propuesta y diligencia la lista de chequeo de documentación Revisar la propuesta Propuesta Lista de chequeo de la documentación PC-LP-01- F02 Coordinador Comercial, Director de proyectos y/o Gerente general La propuesta necesita modificaciones? Realizar correcciones y/o ajustes Presentar la propuesta al cliente y guardar una copia en la sede administrativa Realizar seguimiento a la propuesta presentada, presentar las observaciones y/o aclaraciones pertinentes Propuesta Cuadro Control Ofertas presentadas PC-LC-01-F03 La propuesta fue adjudicada? Generar A-Z con la documentación del proceso licitatorio Legalizar del contrato, otro si, adicionales o modificatorios A-Z documentación proceso Contrato Asesor jurídico

5 Página 5 de 5 7. RESPONSABLES Es responsabilidad del Coordinador Comercial velar por el estricto cumplimiento del presente procedimiento. Es responsabilidad del Gerente suministrar los recursos para que se desarrolle efectivamente el procedimiento. 8. REGISTROS Nombre Cuadro de licitaciones abiertas Lista de chequeo de documentación Cuadro de control ofertas presentadas Costos de elaboración de licitación Código PC-LP-01-F01 PC-LP-01-F02 PC-LP-01-F03 PC-LP-01-F04 ELABORADO REVISADO APROBADO RESPONSABLE Ma. Sofía Trujillo David Lesmes Abril Cesar Mora Barney CARGO Asistente QHSE Coordinador Comercial Presidente FIRMA