Atención y conservación de las condiciones mecánicas y estéticas del parque vehicular del ICAI.

Transcripción

1 Allende y Manuel Acuña s/n, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila. México, C.P Teléfonos y Fax (844) , , , calidad@icai.org.mx DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES MANTENIMIENTO VEHICULAR 31/08/2011 Página 1 de 8 I. Objetivo: Atención y conservación de las condiciones mecánicas y estéticas del parque vehicular del ICAI. II. Alcance: El procedimiento de Mantenimiento Vehicular forma parte de la estructura administrativa. La atención va dirigida a todos y c/u de los vehículos que forman parte del parque vehicular del icai. Mediante los controles necesarios se lleva a cabo el mtto. Y conservación de los vehículos oficiales del ICAI. La Dirección Administrativa y el Depto. de Servicios Generales son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento. Este Procedimiento se lleva en la parte administrativa correspondiente a través del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) el cual es un sistema administrativo contable en proceso de implementación. III. Definiciones: SIIF: Sistema Integral de Información Financiera. Requisición: Documento que hace mención de los servicios y refacciones necesarios para el mantenimiento preventivo o correctivo de los vehículos. Parámetro: Valores y limites de los montos que se tienen dentro del presupuesto del ejercicio. Proveedor: Persona Física ó Moral que ofrece sus mercancías o servicios con la calidad y eficiencia necesarios para el buen desempeño de las actividades del personal del ICAI. Padrón: Listado que muestra los proveedores autorizados por la Función Pública del Gobierno del Estado de Coahuila para ofrecer los servicios y materiales a dependencias gubernamentales Cotización: Documento en el que se expresa la información referente a las características, costo, modelo, etc. Del o los artículos solicitados a los proveedores para considerar al hacer una compra. Cuadro comparativo: Documento donde se concentra la información para el análisis de costo de los servicios que los proveedores ofrecen, con el fin de señalar el servicio que mejor convenga. Invitación: Documento que se utiliza para solicitar a proveedores sus cotizaciones. Orden de Compra: Documento por medio del cual se solicita a proveedores la compra de los materiales y el servicio cotizado. Bitácora de control: Documento donde se mencionan las fechas, los proveedores, tipo de servicio y costo de los servicios preventivos y correctivos de los vehículos. D.A.: Director de Administración y Finanzas S.G.: Servicios Generales

2 31/08/2011 Página 2 de 8 IV. Responsables: La Dirección Administrativa y Finanzas (D.A.) y el Departamento de Servicios Generales (S.G.) son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento. V. Referencia: Marco legal. Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para el Estado de Coahuila. Ley de adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios para el estado de Coahuila de Zaragoza Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza. Presupuesto de egresos del estado de Coahuila de Zaragoza para el ejercicio fiscal del año Clasificador del gasto. Reglamento Interior del ICAI. VI. Lineamientos: Para el procedimiento de mantenimiento vehicular, se cuenta con El Manual de Mantenimiento entregado por el proveedor o la agencia vendedora de acuerdo con la marca. Cada uno de los servicios se estima conforme a los kilometrajes marcados en este manual; para la programación de la atención preventiva señalada ya que el tiempo y los kilometrajes estarán dentro de los términos de garantías que se establecen en la compra del vehiculo. Dentro del Modulo de Adquisiciones se realiza la requisición a proveedores de acuerdo con los kilometrajes tomados para la solicitud del servicio requerido. Notas: Los vehículos que forman parte del parque vehicular del ICAI, están asignados en dos grupos. Uno.- El asignado a los funcionarios del Consejo General. (Presidente y Consejeros Propietarios) Dos.-El que será asignado al personal del icai según sea solicitado. Los vehículos asignados a los funcionarios del Consejo General, serán monitoreados por el funcionario asignado a dicho vehiculo, el cual enviara la solicitud de Servicio de Mtto. Vehicular a la Dirección Administrativa para la debida atención. Los vehículos asignados al personal según sea solicitado serán monitoreados por el depto. S.G. de acuerdo a los kilometrajes al inicio de cada semana y a los reportes que el mismo personal pueda referir. Formato ICAI-DA-F-28

3 VII. Desarrollo: Procedimiento para mantenimiento de vehículos oficiales ICAI. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 31/08/2011 Página 3 de 8 Inicio Solicitud de servicio personal operativo. ICAI-DA-F-10 Recepción en la dirección de administración para análisis y autorización de la solicitud (validación de servicio) Solicitud de servicio Funcionarios (Presidente ó Consejero Propietario) ICAI-DA-F-10 Si Validada No Se recibe vehiculo y se genera pago Envio de factura correspondiente a la Dirección Administrativa. Se recibe solicitud y se elabora en SIIF formato de requisición ICAI-DA-F-01 para autorización de la dirección administrativa. Fin de procedimiento Recepcion de vehiculo SI Falla tecnica Se resuelve NO Envío de requisición a proveedores formato de invitación ICAI-DA-F-07 (Solicitud de cotizaciones) Monitoreo de avances de servicio ICAI-DA-F-11. Se envía vehiculo y orden de compra a proveedor (Agencia o Taller) Se genera orden de compra formato ICAI-DA-F-09 y se envia a la DA para su autorizacion. Recepcion de cotizaciones de proveedores, se elabora cuadro comparativo formato ICAI- DA-F-08 y se presenta a la D.A.para su autorización

4 31/08/2011 Página 4 de 8 Instrucciones de trabajo: Las solicitudes de servicio podrán ser elaboradas por el personal operativo y los funcionarios del consejo general. Las solicitudes de servicio se enviaran a la D.A. para su análisis y autorización formato ICAI-DA-F13. Si la solicitud es validada se recibe y se procede a la elaboración de la Requisición correspondiente en el SIFF. Si la solicitud es no validada el D.A remite esta al solicitante. Concepto. Dentro del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF), se cuenta con el Módulo de Adquisiciones. Dentro de este módulo, se tiene el catálogo de artículos. Cada uno de los artículos está ligado a una partida presupuestal del objeto del gasto. Por lo tanto, el usuario no tiene que elegir a qué partida presupuestal le corresponde cada artículo al realizar la adquisición; esa asignación se hace en forma automática. El sistema parametriza dentro los límites por montos, por objeto del gasto y por artículos para definir si es compra directa, invitación restringida o licitación pública, para que de esa forma, el procedimiento de adquisición sea prácticamente automático. Existen varios documentos involucrados dentro del Módulo de Adquisiciones, dentro de los cuales se encuentran principalmente: - Requisición. ICAI-DA-F-01 - Invitación. ICAI-DA-F-07 - Cuadro Comparativo. ICAI-DA-F-08 - Orden de Compra. ICAI-DA-F-09 - Solicitud de pago. ICAI-DA-F-29 FORMATOS ADICIONALES PARA CONTROL - Solicitud de servicio de Mtto. Vehicular ICAI-DA-F-13 - Bitácora de Control para vehículos Oficiales ICAI-DA-F-28 En el caso de que el autorizado para cancelar Solicitudes, por razones justificadas, cancele una Solicitud de Pago generada por una Orden de Compra, se cancela la Solicitud de Pago y la Orden de Compra, registrando todos los movimientos presupuestales y contables en números negativos, para desafectar el movimiento, para de esta forma, regresar el movimiento. Cabe mencionar que al suceder esto, ni la Solicitud de Pago ni la Orden de Compra desaparecen, se pueden seguir consultando, pero aparecen con estatus de cancelada.

5 31/08/2011 Página 5 de 8 Descripción. Sujeto involucrado: Servicios Generales Se reciben las solicitudes de Servicio Mtto. Vehicular Autorizadas por la D.A. Formato ICAI-DA-F10 1. Se elabora (dentro del SIIF): - Requisición. Al elaborar la Requisición, la Dependencia deberá de incluir un monto, ya sea el monto que proporcione el sistema de acuerdo a la última compra efectuada o estimado. Como el usuario eligió artículos que están ligados a partidas del objeto del gasto, el sistema ya conoce a qué clave presupuestal va a asignar la compra. Por lo tanto, el sistema en este momento verifica la disponibilidad presupuestal. 2. Existe Disponibilidad Presupuestal? En caso dela no existencia de suficiencia presupuestal, se solicita verbalmente a D.A. 2.1 El Sistema no permite generar la Requisición (si no existe disponibilidad presupuestal). Nota: cuando no exista presupuesto para la Requisición, el sistema no borra los datos de la requisición, la mantiene guardada. La salida que tiene la dependencia es efectuar una adecuación presupuestal. 3. Terminó de capturar la requisición? 3.1 Le indica al SIIF que la desea guardar, pero que no ha terminado de capturarla, así es que el SIIF le asigna estatus de Capturada. 4. Guarda la requisición, y le asigna estatus Por Autorizar. 5. Imprime y envía a director de Administración. - Requisición. 6. Recibe del D.A. Requisición autorizada. 7. Revisa requisición, y en su caso, le asigna estatus de Autorizada. En este momento, el SIIF compromete el presupuesto de la dependencia, por el monto de la Requisición. Sujeto involucrado: S.G 8. Selecciona proveedor(es) por tipo de familia/artículo a adquirir. Es decir, cada una de las familias de artículos liga a los proveedores que pueden surtir esa familia, dentro del sistema. Por lo tanto, el sistema despliega en pantalla todos los proveedores que pueden surtir cada una de las familias, para su selección por el comprador. 9. Elabora y entrega al proveedor: - Invitaciones para solicitar cotización. El texto de la invitación es un formato que tiene el sistema, sólo cambian los datos específicos del proveedor y de los artículos.

6 31/08/2011 Página 6 de Se recibe de proveedores Cotización (impuesto incluido en el costo de cada artículo). 9.2 Captura en el sistema (cotizaciones de proveedores). 9.3 Genera: - Cuadro Comparativo. Formato ICAI-DA-F-08

7 31/08/2011 Página 7 de El D.A. elige proveedor para una compra de una o varias Requisiciones, el D.A. puede elegir el servicio de proveedor, Al elegir al proveedor y guardar el movimiento en el sistema, éste verifica la disponibilidad presupuestal, ya que el monto comprometido previamente por la Requisición puede ser menor al monto de la compra a efectuar. 10. Genera: - Orden de Compra. En este momento, el sistema compromete el presupuesto por el importe real. Es decir, cancela el comprometido previo originado por la Requisición, y crea un comprometido originado por una Orden de Compra. Formato ICAI-DA-F Se envía a Proveedor Orden de Compra y vehículo a servicio, recibe el Proveedor vehículo y se estima los tiempos de entrega de acuerdo con diagnóstico de Servicio pronosticado por la Agencia. 12. Se monitorea el servicio de Mtto. Vía telefónica o presencial en taller o agencia y se registra el avance en la Bitácora de Control para Vehículos Oficiales (formato electrónico que se encuentra en Archivo de Administración carpeta bitácora de control vehicular, carpeta de Servicio de Mtto.

8 31/08/2011 Página 8 de Se recibe del Proveedor vehículo 14. Cumple la entrega? Se Verifica la orden de compra contra el servicio y se solicita demostración de funcionamiento de partes cambiadas. 15. Aclara situación con el proveedor (en el caso de que la entrega no sea correcta). 16. Devolución de vehículo a proveedor para correcciones necesarias (nueva entrega). 17. Se recibe nuevamente el vehículo y si cumple con las correcciones se recoge junto con la factura correspondiente. 18. Se entrega vehículo a solicitante con el formato ICAI-DA-F-10 y se solicita la firma de recibido al responsable asignado 19. Selecciona Orden de Compra en el sistema icono de Almacén se da validación. 20. Realiza recepción de Servicio en el SIIF. Este proceso consiste en darle entrada a los servicios solicitados 21. Genera: - Solicitud de Pago. Esta Solicitud es para pagar la orden de compra. La generación es automática, ya que el sistema cuenta con toda la información necesaria para su elaboración. Se pueden generar pagos parciales de una misma orden de compra, y por lo tanto varias Solicitudes de Pago. En este momento, no se compromete el presupuesto, ya que se comprometió desde la Orden de Compra, únicamente cambia el tipo de compromiso, de orden de compra a Solicitud de Pago. 22. Envía al Responsable de Pagos: - Solicitud de Pago. - Orden de Compra. - Cuadro comparativo - Invitación a cotizar - Requisición - Oficio o Memorando - Factura. - Contrato (si existe) Formatos: - Formato de Requisición. ICAI-DA-F01 - Formato de Invitación. ICAI-DA-F07 - Formato de Cuadro Comparativo. ICAI-DA-F08 - Formato de Orden de Compra. ICAI-DA-F09 - Formato Solicitud de Servicio Mtto. Vehicular ICAI-DA-F-13 - Formato Electrónico Bitácora de Control para Vehículos Oficiales ICAI-DA-F-28 - Solicitud de pago. ICAI-DA-F-29 Fin de procedimiento. Control de Cambios Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión