H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento Revisión por la Dirección PRO-DIG-UIN-009

Transcripción

1 H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento Revisión por la Dirección 3 3 ELABORÓ Lic. Gerardo Alexandro de la Mora Gómez Encargado de Área REVISÓ Lic. Sergio Palma González Jefe de la Unidad de Innovación AUTORIZÓ Mtra. Ivette Franco Romero Directora de Innovación Gubernamental

2 1. 1. OBJETIVO Realizar las revisiones y evaluaciones por la alta dirección, al Sistema de Gestión de la Calidad de la administración pública de Metepec, a fin de verificar que se mantiene su eficiencia y cumplimiento con los requisitos de la norma NMX-CC-9001-IMNC-2008, así como la política y objetivos de la calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable las dependencias y organismos que tienen documentados en el Sistema de Gestión de la Calidad implementado en la administración pública de Metepec. 3. REFERENCIAS Norma ISO 9000:2005. Norma ISO 9001:2008. Manual de la Calidad. Procedimiento para la integración de procedimientos de los documentado del SGC Procedimiento para el Control de Documentos. Procedimiento para el Control de Servicio No Conforme. Procedimiento para Acciones Correctivas. Procedimiento para Acciones Preventivas. Procedimiento para el Control de Registros. Procedimiento para la Elaboración de Proyectos de Mejora. NMX-CC-9000-IMNC-2005 NMX-CC-9001-IMNC-2008 MDC-DIG-UIN-001 PRO-DIG-UIN-001 PRO-DIG-UIN-002 PRO-DIG-UIN-003 PRO-DIG-UIN-004 PRO-DIG-UIN-005 PRO-DIG-UIN-006 PRO-DIG-UIN TERMINOLOGÍA 4.1. Acción Correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable (ISO 9000: ) Acción Preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación indeseable (ISO 9000:2005, 3.6.4) Alta Dirección. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización (ISO 9000: ). En la administración pública de Metepec, se conforma por la Presidenta Municipal y los titulares de las Direcciones y Organismos Públicos Descentralizados Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en la que se cumplen los criterios de auditoría (ISO 9000:2005, 3.9.1). Página 2 de 7

3 4.5. Reunión de la Alta Dirección. Cuando se reúnen los integrantes de la alta dirección, tiene como propósito el control y seguimiento de los resultados del informe de revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad de la administración pública de Metepec No conformidad. Incumplimiento de un requisito. (ISO 9000: ) Planificar. Establecer los objetivos y necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización. (ISO 9000:2005) Dirección. Integrante de la alta dirección a quien se le ha designado la responsabilidad y autoridad para establecer, implementar y mantener de manera integral el Sistema de Gestión de la Calidad de la administración pública de Metepec Servicio no conforme. Servicio resultado de un proceso que no cumple con los requisitos acordados. 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5.1 Responsabilidad y autoridad del representante de la dirección Es responsabilidad del representante de la dirección establecer y vigilar el cumplimiento de las revisiones por la dirección al Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo al presente procedimiento Es responsabilidad del representante de la dirección, solicitar el informe de revisión por la dirección a cada dependencia y organismo que tiene documentados en el Sistema de Gestión de la Calidad Es responsabilidad del representante de la dirección integrar el informe de revisión por la dirección con base al reporte que emite cada dependencia y organismo en el formato de revisión por la dirección Es responsabilidad del representante de la dirección, por lo menos una vez cada seis meses, presentar en reunión de la alta dirección los resultados del informe de revisión por la dirección Es responsabilidad del representante de la dirección difundir los resultados el informe de revisión por la dirección Es responsabilidad del representante de la dirección elaborar la minuta de la reunión y de llevar a cabo el desahogo de los puntos marcados en el orden del día El representante de la dirección tiene la autoridad para establecer la fecha límite de entrega de los informes de revisión por la dirección de cada dependencia y organismo que tiene documentados en el Sistema de Gestión de la Calidad El representante de la dirección tiene la autoridad para convocar a reunión de la alta dirección y realizar las recomendaciones para la mejora del desempeño de los. Página 3 de 7

4 El representante de la dirección tiene la autoridad de solicitar el informe de la revisión por la dirección a cada dependencia y organismo antes de los seis meses, en caso de que haya información relevante que informar en reunión de la alta dirección. 5.2 Responsabilidad y autoridad del titular de la dependencia u organismo Es responsabilidad del titular de la dependencia y organismo verificar la integración del informe de revisión por la dirección, por lo menos una vez cada seis meses Es responsabilidad del titular de la dependencia y organismo enviar al representante de la de dirección el informe de revisión por la dirección en el formato establecido para ello Es responsabilidad del titular de la dependencia y organismo asistir a la reunión de la alta dirección donde se presenta el informe de resultados de la revisión por la dirección Es responsabilidad del titular de la dependencia y organismo dar seguimiento a los resultados del informe de revisión por la dirección y mejorar los resultados obtenidos El titular de la dependencia y organismo tiene la autoridad para solicitar los resultados del informe de revisión por la dirección que integra el representante de la dirección. 5.3 Responsabilidad y autoridad del dueño o responsable del proceso Es responsabilidad del dueño o responsable de proceso elaborar el informe de revisión por la dirección sobre el desempeño de su proceso en el formato establecido para ello Es responsabilidad del dueño o responsable de proceso someter el informe de revisión por la dirección al titular de la dependencia u organismo para su revisión y autorización Es responsabilidad del dueño o responsable de proceso promover la integración del informe de revisión por la dirección por lo menos una vez cada seis meses Es responsabilidad del dueño o responsable de proceso acudir a la reunión de la alta dirección donde se presentan los resultados del informe de revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad Es responsabilidad del dueño o responsable de proceso dar cumplimiento a los acuerdos derivados en la reunión de la alta dirección El dueño o responsable de proceso tiene la autoridad para solicitar la información relacionada al informe de revisión por la dirección, a las personas involucradas en el proceso de su dependencia u organismo. Página 4 de 7

5 6. DESARROLLO ETAPAS ACTIVIDADES RESPONSABLE INICIO Planeación y programación de la Revisión por la Dirección Elaboración de Informe Las revisiones por la dirección se realizan por lo menos dos veces al año. El representante de la dirección solicita el informe de revisión por la dirección a cada dirección que incluye: a) Resultado de la verificación de la Política y Objetivos de la Calidad. b) Resultados de auditorías. c) Realimentación con el usuario. d) Desempeño de los. e) Estado de las acciones correctivas y preventivas. f) Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección previas. g) Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad. h) Recomendaciones para la mejora. dirección dirección, alta dirección y Dueños de Proceso Para la integración de la información se auxilia del formato de revisión por la dirección FOR- DIG-DIN-041. Convocatoria a reunión de la alta dirección A El representante de la dirección convoca por medio de oficio a los integrantes de la alta dirección y dueños de definiendo sede, fecha, hora y orden del día; esto con la finalidad de realizar la revisión del SGC. La reunión de revisión se debe hacer por lo menos una vez cada seis meses o antes si se ve afectado el Sistema por auditorías o por mejoras propuestas. Dirección Página 5 de 7

6 A Ejecución de la revisión por la Dirección Análisis de información Propuestas de Mejora Acuerdos Implementación de acuerdos La reunión de la alta dirección se realiza considerando los siguientes puntos: a) Registro de asistencia. b) El representante de la dirección al inicio de la reunión da lectura al orden del día, que contendrá al menos: o Resultados de auditorías. o Retroalimentación con el usuario. o Desempeño de los y conformidad del servicio. o Estado de las acciones correctivas y preventivas. o Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas. o Cambios que podrían afectar al SGC. o Recomendaciones para la mejora. c) El representante de la dirección presenta el informe de revisión por la dirección del Sistema de Gestión de Calidad. dirección, dirección y dueños o responsable de. dirección, En reunión de la alta dirección se analizan cada uno de los puntos presentados por el dirección y dueños o representante de la dirección. responsable de Con base en la información presentada por dirección, el representante de la dirección, integrantes de la alta dirección realizan dirección y dueños o propuestas o recomendaciones que responsable de contribuyan a mejorar el SGC. Agotados los puntos del orden del día, el representante de la dirección, integrantes de dirección, la alta dirección realizan los acuerdos necesarios para el seguimiento del SGC dirección y dueños o (pudiéndose apoyar en el formato de responsable de Minuta FOR-DIG-UIN-005) Con base en los acuerdos tomados en reunión de la alta dirección, el dirección, representante de la dirección da seguimiento a los acuerdos tomados. dirección y dueños o responsable de Página 6 de 7

7 Página 7 de 7 Procedimiento Revisión por la Dirección FIN 7. ANEXOS Los anexos se encuentran disponibles en la página de internet del SGC. Anexo 1 Formato de Minuta. FOR-DIG-UIN-005 Anexo 2 Formato de Revisión por la Dirección FOR-DIG-UIN DISTRIBUCIÓN Este procedimiento está disponible en la página de internet 9. HISTORIAL DE CAMBIOS NIV. DE REV.: FECHA: DESCRIPCIÓN: 0 20/SEP/08 Emisión del Documento. 1 14/ENE/2010 Cambio de Imagen Institucional, nombre de nuevas autoridades y modificaciones en los apartados 2., 4., 4.3., 6., 7., 8. y 9. De conformidad al acuerdo de cabildo N. 348/2010 establecido en la gaceta 2 24/MARZO/2011 municipal No. 43 de fecha 17 de diciembre de 2010 donde se estableció nuevo logotipo, se incluyó en la imagen institucional del SGC dicho logotipo. 3 11/DIC/12 En la Octava Sesión Solemne de Cabildo de fecha 11 de diciembre de 2012, tomaron protesta las nuevas autoridades municipales. 4 16/ENE/13 Cambio de Imagen Institucional. 5 04/FEB/14 Cambio de la imagen institucional, así como la fecha y versión vigente. 6 01/MAR/14 Se cambió el nombre del Titular de la FIN DEL DOCUMENTO