8. Medición, análisis y mejora.

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1 Página 1 de 6 8. Medición, análisis y mejora. 8.1 Generalidades La Subsecretaría de Planeación y Coordinación por medio de las Unidades Responsables, mantiene documentos que aseguran la planeación e implantación de procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora. Estos documentos incluyen informes de resultados, planes de la calidad, procedimientos, programas, reportes, estadísticos y registros, para: a) Demostrar la conformidad del servicio b) Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad c) Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad Esto comprende la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y el alcance de su utilización, de acuerdo a los documentos relacionados, definidos en cada Unidad Responsable. 8.2 Seguimiento y medición Satisfacción del usuario La Subsecretaría de Planeación y Coordinación por medio de las Unidades Responsables, establece métodos para la obtención de información relativa a la percepción del usuario con respecto al cumplimiento de los requisitos especificados y el nivel de satisfacción, los cuales incluyen la aplicación de cuestionarios de satisfacción en cada uno de los procesos, aplicando estos cuestionarios regularmente en cada Unidad Responsable, dicha información es revisada y analizada por los Directores o Coordinadores Responsables para la toma de decisiones que deriven en acciones correctivas y preventivas. El método para realizar la medición de la Satisfacción de los usuarios se describe a continuación: Se basa en la aplicación de una encuesta para cada uno de los procesos básicos, la cual se aplica de manera personalizada o a través de algún medio de comunicación (establecidos en el punto Comunicación con usuarios, del presente manual), esto para asegurar la veracidad de la información proporcionada. La encuesta se aplica al finalizar la aplicación del proceso o etapa según aplique, de acuerdo a las necesidades y naturaleza de cada proceso. como a continuación se describe: Unidad Responsable Dirección General de Evaluación (DGE) Procesos Elaboración de instrumentos y exámenes. Lectura y calificación. Proceso de Coordinación del concurso de ingreso a la educación media superior en la zona metropolitana. Frecuencia de aplicación de las encuestas Muestra Seleccionada 100% de las Entidades 1 por proyecto 100% de los proyectos 100% de las Instituciones Educativas

2 Página 2 de 6 Unidad Responsable Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto (DGPPP) Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación (DGAIR) Procesos Sistema de estadísticas continuas de educación. Programación detallada. Proyecto programa - presupuesto. Acreditación de conocimientos adquiridos de manera autodidacta o por experiencia laboral (acuerdo 286). Elaboración y diseño de las normas y formatos de la administración escolar. Frecuencia de aplicación de las encuestas Evaluación de 1era etapa de proceso Cada que se recibe una solicitud Evaluación de 2da y tercera etapa del proceso Cada 3 meses Reunión Nacional Marzo - Abril Reunión Regional Julio- Agosto Muestra Seleccionada / Usuario 40% de las OREE S 40% de las Entidades Federativas / Centros de Trabajo 40% de las Unidades Responsables 100% (No. de solicitudes recibidas) 100% (No. de títulos entregados) 100% de Asistentes registrados Coordinación Nacional de Carrera Magisterial (CNCM) Coordinación de Órganos Desconcentrados del Sector Paraestatal (CODySP) Modelo de distribución de recursos. Comisión Nacional SEP-SNTE* Validación de la dictaminación de docentes. Al 100% de las Coordinaciones Bimestralmente Estatales que han sido revisadas durante el período Coordinación de órganos de gobierno. 100% de las Entidades Premios nacionales de deportes, ciencias y artes y juventud. 100% (Presidente del Consejo de Premiación) * En este proceso, la satisfacción del usuario se determina con la agenda y minuta de la reunión de la Comisión Nacional SEP-SNTE en la cual se autoriza la distribución de los recursos. La recopilación de la información la realiza el Responsable del Proceso y se considera como válida a partir de la recepción del 85 % del total de la muestra. Los Directores o Subdirectores de área presentan los resultados de esta información en la junta de revisión de la Dirección de la Unidad, a través de gráficos que demuestren la tendencia o comportamiento histórico de estos resultados. Durante las juntas de revisión se derivan las acciones correctivas, preventivas o de mejora necesarias para mantener o incrementar el nivel de satisfacción en cada uno de los procesos, de acuerdo a lo establecido en los Procedimientos Gobernadores OOM-CA-PG-005 Acciones Correctivas OOM-CA-PG-006 Acciones Preventivas.

3 Página 3 de Auditoría Interna La Subsecretaría de Planeación y Coordinación, establece auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad: a) Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma ISO-9001:2000, y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por la Subsecretaría de Planeación y Coordinación. b) Se ha implantado y se mantiene de manera eficaz. La Subsecretaría de Planeación y Coordinación, mantiene el procedimiento documentado OOM-CA-PG-008 Procedimiento Gobernador de Auditorías Internas, en donde se definen las actividades para la planeación y programación de las auditorías, tomando en consideración el estado e importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las auditorías previas. Se definen también los criterios de auditoría, alcance y metodología. Las auditorías internas se realizan en cada Unidad Responsable y en la Coordinación de Proyectos Estratégicos. El OOM-CA-PG-008 Procedimiento Gobernador Auditorías Internas de calidad, hace referencia a la imparcialidad y objetividad en la selección de auditores y realización de la auditoría. Así mismo muestra el método para comunicar los resultados obtenidos para la toma de acciones oportunas definiendo los registros de calidad que resultan de la auditoría. Una vez que se informan los resultados de la auditoría, los responsables de las áreas o procesos auditados, toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas, tomando como referencia los Procedimientos Gobernadores de OOM-CA-PG-005 Acciones Correctivas y OOM-CA-PG- 006 Acciones Preventivas. Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación Seguimiento y medición de los procesos. Cada proceso que conforma el Sistema de Gestión de la Calidad de la Subsecretaría de Planeación y Coordinación, cuenta con indicadores de medición para asegurar un buen desempeño, los cuales se describen en el Manual de Planeación de la Calidad MP 01. Para cada indicador (el cual es actualizado conforme se requiera con base en la tendencia del mismo) los Responsables del Proceso realizan el monitoreo a los mismos con el fin de determinar las acciones a tomar según sea conveniente para asegurar la conformidad del servicio. A través del seguimiento, la medición y presentación de los resultados de los procesos, en las Juntas de revisión de la Dirección, en cada Unidad responsable y los resultados globales al Subsecretario, en la Junta de revisión de la Dirección a nivel Subsecrsetaría Seguimiento y medición del producto. Durante la ejecución de los servicios, cada Unidad Responsable mide y realiza un seguimiento del cumplimiento de los requisitos comprometidos y de las características del servicio de acuerdo con las disposiciones planificadas que se establecen en el Manual de Planeación de la Calidad MP 01, en los procedimientos e instrucciones de trabajo, así mismo, define cómo se verifica el cumplimiento de los requisitos del servicio. Se mantiene evidencia en cada uno de los procesos de la conformidad de los criterios de aceptación. Los registros mantienen evidencia del responsable autorizado quien da la liberación del servicio.

4 Página 4 de 6 La liberación de la prestación del servicio se realiza hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente. 8.3 Control de producto no conforme La Subsecretaría de Planeación y Coordinación, mantiene el OOM-CA-PG-004 Procedimiento Gobernador de Control del Producto y/o Servicio No Conforme, para asegurar que los servicios que no cumplan con los requisitos, así como los manifestados por los usuarios a través de una queja, estén identificados y controlados para prevenir su recurrencia. Los controles, las responsabilidades y la autoridad, relacionada con el tratamiento del servicio no conforme se encuentran establecidos en el OOM-CA-PG-004 Procedimiento Gobernador de Control de Producto y/o Servicio No Conforme. El sistema de Gestión de Calidad establece que los servicios no conformes se controlan mediante una o más de las siguientes maneras: a) Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada, b) Autorizando su liberación o aceptación a cargo de los Responsables del proceso. c) Tomando acciones para impedir la entrega. Se mantienen los registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente. Se establece que en caso de corregir un servicio no conforme declarado por el usuario, éste se debe someter a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. 8.4 Análisis de Datos En los procesos y procedimientos documentados, se establecen: responsables, frecuencia e información necesaria para llevar a cabo el análisis de los datos como parte importante para demostrar la idoneidad, eficacia y eficiencia así como para evaluar dónde es posible realizar la mejora continua del sistema. Esto incluye los datos generados del resultado del seguimiento y medición. Dentro de este requerimiento se consideran todos aquellos datos que se generan durante el control, medición, seguimiento a los procesos y las acciones tomadas para la implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. El análisis de datos proporciona información sobre: a) La satisfacción del usuario. b) La conformidad con los requisitos del servicio. c) Las características y tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas. d) Información de comportamiento de proveedores (de ser necesario, debido a la naturaleza del servicio).

5 Página 5 de 6 El análisis de la información es realizada por los responsables de los procesos de acuerdo a lo establecido en el documento definido para tal fin. 8.5 Mejora Mejora continua La Subsecretaría de Planeación y Coordinación, a través de las Unidades Responsables, demuestran la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, a través de los registros de cualquiera de las siguientes acciones: 1. A partir de la difusión y aplicación de la política de calidad. 2. Comportamiento de los indicadores de los procesos que coadyuvan al cumplimiento de los objetivos de calidad 3. Los resultados de las Auditorías Internas 4. El análisis de datos de los procesos 5. Acciones Correctivas 6. Acciones Preventivas 7. Revisión por la Dirección a nivel Subsecretaría y por cada Unidad Responsable. Se mantienen registros que demuestran las acciones tomadas y la efectividad de las mismas Acción correctiva La Coordinación General de Proyectos Estratégicos y las Unidades Responsables tienen establecido el OOM- CA-PG-005 Procedimiento Gobernador de Acciones Correctivas para eliminar la(s) causa(s) de no conformidad(es) con objeto de prevenir que no vuelva(n) a ocurrir, con base en: a) Revisar las no conformidades (incluyendo quejas de los usuarios). b) Determinar las causas de no conformidad. c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir. d) Determinar e implantar las acciones necesarias. e) Registrar los resultados de las acciones dispuestas. f) Revisar las acciones correctivas determinadas. Para esto define que la determinación de las no conformidades reales o potenciales pueden ser a través de: Registros de calidad, estadísticas, tendencias, reportes de desempeño. Fallas por el Sistema de Gestión de la Calidad. Reportes de servicio no conforme por el usuario. Resultados de Auditorías internas y externas.

6 Página 6 de Acción preventiva La Coordinación General de Proyectos Estratégicos y las Unidades Responsables, establecen el OOM-CA-PG- 006 Procedimiento Gobernador de Acciones Preventivas, a través del cual garantizan el establecimiento de acciones preventivas, para eliminar la(s) causa(s) de no conformidad(es) potenciales previniendo su ocurrencia, en base a: a) Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. b) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. c) Determinar e implantar las acciones necesarias. d) Registrar los resultados de las acciones dispuestas. e) Revisar las acciones preventivas determinadas. Cambios a esta revisión. Número de revisión Fecha de la actualización Enero de 2004 Marzo de 2004 Junio de 2004 Descripción del cambio Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. Cambios en los datos de la muestra de la DGPPP en la hoja 2 de 6. Identificación de la Comisión Nacional SEP-SNTE como cliente para la CNCM. CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lorena Díaz Loyola Alejandro Tejado Dondé Alejandro Tejado Dondé Firma Fecha Junio / 2004 Junio / 2004 Junio / 2004