PROCEDIMIENTO GENERAL. Auditorias Internas de Prevención de Riesgos Laborales RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. Código PG-11 Edición 0.

Transcripción

1

2 Índice: 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA EQUIPO AUDITOR PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA REUNIÓN FINAL INFORME DE LA AUDITORÍA TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: COMPROBACIÓN DE QUE EL SISTEMA DE GESTIÓN FUE IMPLANTADO Y ES EFICAZ SALIDAS: CIERRE DE LA AUDITORÍA INTERNA E INFORME DE AUDITORÍA TODOS, EN GENERAL GENERAL AUDITORÍAS INTERNAS DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES (PRL) RESPONSABLE DE PRL ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS RESPONSABLE: RESPONSABLE DE PRL RESPONSABLE: EQUIPO AUDITOR 2. OBJETO Definir la metodología empleada en la organización para llevar a cabo las auditorías internas de prevención de riesgos laborales, con el fin de verificar que el Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo se ha implantado y que es efectivo o, en caso contrario, para detectar las desviaciones que se produzcan y establecer las acciones necesarias para corregirlas. 3. ALCANCE El proceso engloba todas las actividades asociadas a la auditoría de la norma OHSAS 18001:99, sobre prevención de riesgos laborales, finalizando con el cierre de la misma. ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO: Todos los sectores, en general. 2

4 4. RESPONSABILIDADES Responsable de la/s Área/s auditadas - Colaborar en la realización de las auditorías. - Participar en el análisis y propuesta de acciones correctivas y preventivas. Responsable de Prevención de Equipo Auditor Gerencia. - Elaborar el plan de auditorías internas. - Proponer al Gerencia la realización de auditorías de carácter extraordinario. - Designación del Equipo Auditor - Mantener en archivo los planes de auditorías internas, los informes de las auditorías internas, etc. - Participar en el análisis y propuesta de las No Conformidades. - Elaborar y distribuir el programa de cada auditoría interna. - Elaborar el informe de la auditoría. - Enviar el informe de la auditoría al Gerencia, al Responsable de Calidad y Medio Ambiente o Responsable de Prevención de Riesgos Laborales y a los Responsables de cada departamento. - Aprobar el plan de auditorías internas. - Nombrar el equipo auditor. 3

5 5. ENTRADAS El proceso da comienzo con la elaboración del Plan Anual de Auditorías por parte del Responsable de PRL de la organización. 6. SALIDAS El proceso finaliza con el Informe de Auditoría, realizado por parte del equipo auditor, y el cierre de la auditoría interna, habiendo abierto acciones correctivas/preventivas en caso necesario y comprobado su eficacia. 7. PROCESOS RELACIONADOS "Gestión de incidencias, acciones correctivas y preventivas". "Revisión por la dirección del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral" "Planificación de la mejora continua" 4

6 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece. 5

7 9. DESARROLLO 9.1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA A principio de cada año, el Responsable de PRL efectúa la planificación de las auditorías internas del Sistema de Gestión de PRL que afectan a: Los distintos departamentos de la empresa. Las distintas actividades/funciones realizadas. El "Plan Anual de Auditorías" es realizado por el Responsable de Prevención de que lo presenta a la Gerencia para su aprobación, según formato. Una vez aprobado, el plan es difundido por el Responsable de Prevención de a los distintos departamentos objeto de la auditoría para que estén informados de la próxima realización de dichas auditorías. En dicho plan figura el calendario propuesto de las auditorías por departamentos. A medida que éstas se vayan realizando se indicará en dicha hoja, y también figurarán las desviaciones que se hayan producido. Además de las auditorías incluidas en el programa anual, el Responsable Prevención de podrá proponer a la Gerencia la realización de auditorías extraordinarias en las siguientes circunstancias: Si se han introducido modificaciones significativas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral. Si se sospecha o se tiene la certeza de que el nivel de seguridad ha disminuido EQUIPO AUDITOR El equipo auditor será nombrado por la Gerencia en colaboración con el Responsable de Prevención de y estará formado por un número variable de personas, dependiendo de las características de la auditoría y del/de las áreas a auditar. Si son varios los auditores puede nombrarse a uno de ellos auditorjefe. El auditor-jefe es la persona que organiza y dirige la auditoría, informando de los resultados de la misma. Es importante que no se nombre como auditor a una persona que tenga responsabilidad directa sobre un área o departamento de trabajo, ya que en este caso la persona designada no podrá auditar los requisitos de la norma internacional. 6

8 Los requisitos que han de cumplir los integrantes del equipo auditor se basan en su formación y experiencia. Han de cumplir las siguientes condiciones: Tener conocimiento de la OHSAS 18001:1999 para auditar el sistema de Prevención de, así como de realización de auditorías, adquirido por medio de la asistencia a cursos, como mínimo de 20 horas de duración, a través del Responsable de Prevención de Riesgos, etc. Experiencia mínima en la organización de 6 meses y experiencia profesional mínima de 1 año. Conocimiento de algún campo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral de la organización, mediante la participación en la implantación de dicho Sistema. Haber participado como observador al menos en una auditoría interna o externa PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA El equipo auditor, con la colaboración del Responsable de Prevención de Riesgos Laborales, realizará distintas actividades con el objeto de preparar la auditoría. En primer lugar se procede a la recopilación y análisis de la información disponible sobre: Documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral que ha sido distribuida (Manual, Procedimientos, Instrucciones, etc.). Registros de No Conformidades. Resultados obtenidos en informes de anteriores auditorías. Registros de acciones correctivas, si las hubiera. Documentación sobre posibles problemas puntuales de prevención de riesgos laborales detectados desde la última auditoría o cualquier otra documentación que pueda ser de utilidad. Posteriormente se realiza la preparación del Programa de Auditoría, según formato, estableciendo los aspectos que se consideren más importantes a comprobar durante la auditoría. Se han de especificar, entre otros, los siguientes apartados: Fecha de la auditoría Departamento a auditar Equipo auditor Desglose detallado y cronológico de las actividades a realizar establecidos por la norma OHSAS 18001:1999: 7

9 En caso de que la auditoría se realice conforme a la norma OHSAS 18001:99: "Occupational health and safety management systems. Specifications" (en inglés) o "Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Especificaciones" los requisitos que debe cumplir el Sistema de Gestión a implantar, de entre los que se extraen los que se van a auditar en cada auditoría, son los que se detallan a continuación: 4.-Requisitos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) 4.1.-Requisitos generales 4.2.-Política de SST Planificación Planificación de la identificación de peligros, de la evaluación de riesgos y del control de riesgos Requisitos legales y otros requisitos Objetivos Programa(s) de gestión de la SST 4.4.-Implementación y funcionamiento Estructura y responsabilidades Formación, toma de conciencia y competencia Consulta y comunicación Documentación Control de la documentación y de los datos Control operacional Preparación y respuesta ante emergencias 4.5.-Verificación y acción correctiva Seguimiento y medición del desempeño Accidentes, incidentes, no conformidades y acción correctiva y preventiva Registros y gestión de los registros Auditoría 4.6.-Revisión por la dirección Será de gran utilidad la elaboración de un cuestionario específico para las comprobaciones a realizar, en forma de check-list, e incluirlo en el formato "Programa de Auditoría". En este formato también se incluirá, por parte del Auditor Jefe, en colaboración con el resto del equipo y con los responsables de las distintas áreas a auditar, el objeto y el alcance de la auditoría, personas que deben entrevistarse, normas y otros documentos que se emplearán como referencia. Finalmente se acuerda la fecha definitiva de la auditoría (día, hora y duración) y se distribuye el programa de la auditoría entre los distintos departamentos implicados. La notificación de la celebración de la auditoría deberá hacerse con la suficiente antelación a la fecha programada. 8

10 9.4. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA La auditoría interna se llevará a cabo en las fechas previstas en el Plan anual, o en las fechas acordadas si se trata de una auditoría de carácter extraordinario, que deberá ser aprobada previamente por la Gerencia. El equipo auditor documentará en sus anotaciones personales la identificación de los puntos comprobados (identificación del trabajo, personal, documento, etc.) con el fin de facilitar el estudio posterior de conclusiones. Se registrarán todas las evidencias posibles derivadas de las entrevistas, examen de documentos, observaciones de las actividades desarrolladas y situaciones en las áreas implicadas. Se procurará que las desviaciones detectadas estén documentadas de forma precisa y concisa y se soporten en datos objetivos y no en impresiones subjetivas del auditor/es. Cada desviación o no conformidad que se detecte se investigará en profundidad durante la auditoría, junto con el Responsable del Área afectada, para tratar de averiguar las causas que producen la desviación y los efectos o incidencias sobre el personal afectado. También se tratará de averiguar si la desviación es fortuita y casual o continua y sistemática, y si está relacionada con la falta de instrucciones, o defectos de algún documento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral. Durante la auditoría se hará una comprobación y seguimiento de la implantación y efectividad de las acciones de mejora pendientes de anteriores auditorías y reuniones de prevención de riesgos laborales REUNIÓN FINAL Una vez finalizada la auditoría tendrá lugar una reunión en la que además del equipo auditor asistirán los Responsables de las Áreas auditadas y el Responsable de Prevención de. El objeto de esta reunión es presentar las desviaciones o no conformidades observadas en la auditoría. Para ello, el equipo auditor expondrá el desarrollo e incidencias de la auditoría haciendo una breve descripción de las desviaciones detectadas y de las conclusiones alcanzadas. 9

11 9.6. INFORME DE LA AUDITORÍA Concluida la auditoría, el equipo auditor elaborará lo antes posible y como máximo en un plazo de 15 días a partir de la fecha de su realización el "Informe de Auditoría" según formato, que contendrá, entre otros, los siguientes apartados: Fecha de la auditoría. Departamento auditado. Equipo auditor. Observadores, en el caso en que los hubiese. Puntos comprobados (referencia a cuestionario o checklist, a puntos de la Norma correspondiente, etc.). Desviaciones detectadas/no Conformidades, indicando con un nº correlativo dicha desviación, el punto de la norma a la que hace referencia, y describiéndola en forma precisa. Se indicará, si es posible, las evidencias contrastadas. Firma de los auditores. Además, si se han incluido dentro del alcance de la auditoría, se podrán señalar hallazgos de conformidad y puntos fuertes del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral. El auditor jefe se reunirá con el Responsable del Área auditada y el Responsable de Prevención de para aceptar el informe de la auditoría mediante las firmas oportunas en el informe de la auditoría. El Responsable de Prevención de archivará los informes de la auditoría para hacer un seguimiento de la evolución de las desviaciones detectadas TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES Por cada desviación detectada o problema puesto en evidencia al realizar la auditoría, se actuará de acuerdo con lo establecido en el procedimiento "Gestión de Incidencias, Acciones Correctivas y Preventivas". El equipo auditor comprobará que las desviaciones se tratan adecuadamente, en el plazo de tiempo previsto, y que son efectivas. En caso contrario, el responsable del área auditada propondrá nuevas acciones. La auditoría se considera cerrada una vez tratadas las desviaciones y comprobada su efectividad. La información que refleje el informe de auditoría sirve como datos de entrada para la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral, según lo dispuesto en el procedimiento "Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral", y las conclusiones obtenidas alimentarán el procedimiento "Planificación de la mejora continua". 10

12 10. ARCHIVO El Plan Anual de Auditorías, informes de Auditorías, así como todos los documentos generados por la aplicación de este procedimiento serán archivados por el Responsable de Prevención de en la carpeta de auditorías del año en vigor. 11. DEFINICIONES Prevención: Conjunto de actividades o medidas adoptadas o previstas en todas las fases de actividad de la empresa con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. Riesgo laboral: la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño derivado de su trabajo. Para la calificación de un riesgo desde el punto de vista de su gravedad, se valorarán conjuntamente la probabilidad de que se produzca el daño y la severidad del mismo. Actividad Preventiva: Consiste en la implantación de un plan de prevención de riesgos que incluya la estructura organizativa, la definición de funciones, las prácticas, los procedimientos y los recursos necesarios para llevar a cabo dicha acción. El desarrollo de tal actividad preventiva tiene como objeto evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se cumplen los criterios de la auditoría. Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría. Auditado: Organización que es auditada. Criterios de la auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos contra los que se compara la evidencia de la auditoría. Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hecho verificadas o cualquier otra información relevante para la auditoría. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. OHSAS 18001:1999: Occupational health and safety management systems. Specifications: Norma que establece los requisitos que debe cumplir el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. 11

13 La organización que implanta un Sistema de Gestión de seguridad y salud laboral mediante la Norma OHSAS tiene la garantía de que: - Cumple con la legislación vigente en materia de Prevención. - Establece un proceso continuo de mejora de su Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo. - Determina y mantiene una capacidad de respuesta ante imprevistos. - Facilita la asignación de los recursos en la organización. - Busca la mejora continua de la organización mediante la evaluación de los resultados respecto a los objetivos y política anteriormente establecida. - Revisa y audita el Sistema. La certificación inicial de la organización de la norma OHSAS 18001:1999 se obtiene a través de la realización de una auditoría externa con resultados satisfactorios. Dicha certificación tiene una validez de 3 años, y está sujeta a auditorías anuales de seguimiento. 12. FORMATOS Y REFERENCIAS Formato "Plan de Auditorías Internas". Formato "Programa de Auditoria". Formato "Informe de Auditorías Internas". 12

14 PLAN ANUAL DE AUDITORÍA ÁREA EQUIPO AUDITOR MES AÑO: ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Aprobado por: Fecha: Edición: 13

15 PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES PROGRAMA DE AUDITORÍA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Nº FECHA DE LA AUDITORÍA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES PREVISTAS DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA OTROS (CITAR BREVEMENTE) ALCANCE DE LA AUDITORÍA (INDICAR ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS O ÁREAS DE LA EMPRESA) DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIEGOS LABORALES DE NORMA UNE-EN/ISO 18001:99 RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES O ÁREAS AUDITADAS AUDITOR(ES) OBSERVADOR (ES) AGENDA DE LA AUDITORÍA HORA AUDITOR INTERLOCUTOR 1.- Reunión inicial Reunión equipo auditor Reunión final de la auditoría. Comunicación de resultados Fin de la auditoría 14

16 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA INFORME DE AUDITORÍA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES Nº MODIFICACIONES AL PLAN DE AUDITORÍA HALLAZGOS Nº APDO.UNE/EN ISO 18001:99 DESCRIPCIÓN EVIDENCIAS N.C. OBS EL AUDITOR FECHA PÁGINA DE 15