INSTRUCTIVO FICHA MÍNIMA DE REGISTRO DE PROYECTO

Transcripción

1 INSTRUCTIVO FICHA MÍNIMA DE REGISTRO DE PROYECTO La ficha Mínima de Proyecto es un resumen de los aspectos más relevantes del proyecto, brinda la información mínima necesaria para llevar a cabo el proceso de ejecución y para el seguimiento y control de los proyectos. Este primer ejercicio consiste en llenar manualmente el formato Ficha Mínima de Proyectos (Anexo), de acuerdo con las instrucciones definidas en este documento. En el mes de Enero de 2002 la información ingresará al sistema QUIPU. La Ficha Mínima de Proyecto está dividida en dos partes: 1. Información Académico- Administrativa 2. Información Financiera. Diligenciamiento de la Información Académico- Administrativa 1. Información General del Proyecto Código del Proyecto 1 : Este código debe ser diligenciado hasta los 7 primeros dígitos (de acuerdo con la clasificación de la Tabla 1), ya que los cuatro últimos corresponden al consecutivo del proyecto, el cual se dará automáticamente en el sistema QUIPÚ. El primer dígito corresponde al tipo de proyecto que se quiere identificar así: 1 si es de docencia, 2 Proyectos de Investigación, 3 si es un proyecto de extensión y 4 si es un proyecto de soporte institucional. Los siguientes dos dígitos corresponden a la modalidad de proyecto dentro de cada uno de los tipos anteriores (en la tabla 1 corresponde a los títulos con tres dígitos); los dos siguientes dígitos corresponden a la submodalidad de los proyectos; y los dos últimos códigos a la clase del proyecto. Cuando no existe submodalidad y/o clase de proyecto, igual se asigna código como si existieran, aunque el nombre sea el mismo. Ejemplo un proyecto de investigación aplicada, se diligenciará de la siguiente manera: Tipo: Proyecto de Investigación Modalidad: Proyectos de Investigación aplicada Submodalidad: Investigación aplicada Clase: Investigación aplicada Un proyecto de mantenimiento de algún edificio de aulas, se diligenciará de la siguiente manera, considerando que se diferencia el tipo, la modalidad, submodalidad y clase: Tipo: Proyecto de Soporte Institucional Modalidad: Proyectos de Infraestructura Submodalidad: Infraestructura Física Clase: Mantenimiento 1 La clasificación de proyectos por tipo ha sido tomada de la propuesta de la Oficina Nacional de Planeación. 1

2 Un proyecto de extensión, de diligenciará de la siguiente manera: Tabla Tipo: Proyecto de Extensión Modalidad: Educación no formal Submodalidad: Cursos de Extensión Clase: Cursos de Extensión 2

3 Título del Proyecto: se debe escribir el nombre completo del proyecto. Dependencia responsable del proyecto: corresponde a la dependencia que tendrá bajo su cargo la ejecución de proyecto (área de responsabilidad). El registro de esta dependencia responsable será automática en el sistema. Director del Proyecto: Se debe escribir el nombre completo del docente, funcionario administrativo o persona que va a ser el director del proyecto y al frente el número de identificación. Dependencias Relacionadas: Se deben registrar todas las dependencias que participan en el proyecto, sea con recursos financieros o con otra clase de recursos. Dentro de este campo se identifican las áreas de responsabilidad como son las unidades, grupos de investigación o Comités de Investigación de las facultades, por ejemplo. Antecedentes del Proyecto: En este ítem se deben registrar las razones y circunstancias por las cuales se piensa acometer el proyecto. Razones y circunstancias de orden institucional, económico, social, científico, técnico. Objetivo General del Proyecto: Se debe identificar la direccionalidad del proyecto, en el cual siempre se busca la transformación de una situación. Objetivos específicos del Proyecto: Se deben identificar de forma concreta los cambios o transformaciones formuladas. Resultados del Proyecto: Se deben determinar los efectos, preferiblemente cuantificables, producidos por el proyecto. 2. Clasificación del Proyecto Área Temática Principal del Proyecto 2 : Para este ítem se ha propuesto acoger el sistema de clasificación de la UNESCO, con un nivel de agregación hasta 4 dígitos. Dicha clasificación estará en forma de tabla automática en el sistema QUIPU. Se deberá elegir un área principal para registrar el proyecto. Esta clasificación está organizada en cuatro niveles: nivel 0, nivel 1, nivel 2 y nivel 3. Para el registro de los proyectos en el QUIPU se utilizará esta clasificación hasta el nivel 2. Cabe precisar que este campo en el sistema estará disponible sólo cuando se trate de un proyecto académico (Formación, Investigación, Extensión). No aplica para los proyectos de Soporte Institucional. El nivel 0 (nivel de agregación del nivel 1) corresponde a las grandes áreas de la ciencia y la tecnología: 1. Ciencias Exactas y naturales 2. Tecnologías y Ciencias de la Ingeniería 2 Esta clasificación de áreas temáticas ha sido concertada con la Dirección Nacional de Investigaciones y con la Coordinación Nacional de Extensión. 3

4 3. Tecnologías y Ciencias Agropecuarias 4. Tecnologías y Ciencias Médicas 5. Ciencias Humanas y Sociales El nivel 1 corresponde a la desagregación del nivel 0, apareciendo disciplinas o grupos de disciplinas, de la siguiente forma: 1. Ciencias Exactas y naturales 11 Lógica 12 Matemáticas 21 Astronomía y Astrofísica 22 Física 23 Química 24 Ciencias de la vida 25 Ciencias de la Tierra y el espacio 2. Tecnologías y Ciencias de la Ingeniería 33 Ciencias Tecnológicas 3. Tecnologías y Ciencias Agropecuarias 31 Ciencias Agronómicas 4. Tecnologías y Ciencias Médicas 32 Ciencias Médicas 5. Ciencias Humanas y Sociales 51 Antropología 52 Demografía 53 Ciencias Económicas 54 Geografía 55 Historia 56 Ciencias Jurídicas, Leyes 57 Lingüística 58 Pedagogía 59 Ciencia Política 61 Psicología 62 Ciencias de las artes y las letras 63 Sociología 71 Ética 72 Filosofía El nivel 2 corresponde a las divisiones al interior de las disciplinas del nivel 1, las áreas temáticas para este nivel aparecen en la tabla 2, la cual aparecerá automáticamente en el Sistema Quipu. La clasificación del proyecto en el Sistema Quipú se hará de acuerdo con el nivel 2 de la Tabla 2; por ejemplo la disciplina LOGICA aparece en el nivel 0 en la clasificación 1 de Ciencias exactas y naturales, en el nivel 1 es el código 11 cuyo nombre es lógica, en el 4

5 nivel 2 ya parece una clasificación de esta disciplina entre: aplicaciones de lógica con código 1101, lógica deductiva con código 1102, lógica general con 1103, lógica inductiva con 1104, metodología con 1105 y otras especialidades relativas a la lógica con código Los primeros dos dígitos corresponden a la disciplina del nivel 1, y los dos últimos al consecutivo de la división de la disciplina. 5

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7 Asociación del Proyecto de Investigación o de Extensión a Programas y Subprogramas: Pendiente por definir con las áreas respectivas. Asociación al Plan Global de Desarrollo (Estrategias, programas y subprogramas): Se debe diligenciar cada estrategia, programa y subprograma por separado y el nombre respectivo al frente de cada casilla, de acuerdo con la Tabla 3. Si por ejemplo se está registrando un proyecto que pertenezca al subprograma educación y sociedad, se debe capturar la información de la siguiente manera: Código de la Estrategia 1 Nombre: Presencia Nacional Código del Programa 1 2 Nombre: Promoción de la calidad y equidad del sistema educativo Colombiano Código del Subprograma Nombre: Promoción de la calidad y equidad del sistema educativo Colombiano La captura de esta información será automática mediante una tabla en el Sistema QUIPU. 7

8 3. Clasificación del Proyecto Acto Administrativo de Aprobación: en este ítem se debe diligenciar el nombre del Acto Administrativo sea Acuerdo o Resolución, mediante el cual se haya aprobado el proyecto. Cada proyecto debe haber sido aprobado por la instancia respectiva: Consejo de Facultad, Consejo de Sede, etc. Número del Acto Administrativo de Aprobación Fecha del Acto Administrativo de Aprobación Nombre del Funcionario Signatario 8

9 4. Ejecución del Proyecto Fecha de inicio del proyecto: Se debe diligenciar la fecha de inicio de ejecución del proyecto. Plazo de Ejecución del Proyecto: corresponde a la duración total del proyecto en número de meses. Fecha aproximada de finalización del proyecto Valor Total Inicial del proyecto: Se debe escribir el valor total del proyecto por la duración del mismo en pesos corrientes. Valor del Proyecto para la vigencia actual: Se debe escribir el valor en pesos del proyecto únicamente para la vigencia Costos Asociados al Proyecto Docentes vinculados al proyecto a través de su Jornada de Trabajo: Se refiere estrictamente al personal docente de planta que dentro de su jornada de trabajo dedique horas al desarrollo del proyecto. Se debe informar el nombre y cédula de ciudadanía de todos los docentes participantes en el proyecto, así como las horas dedicadas al proyecto en cada semestre del año. Cuando el proyecto se desarrolle en más de una vigencia, este campo debe ser actualizado cada año. Diligenciamiento de la Información Financiera 1. Fuentes de Financiación del Proyecto A partir del registro de esta información los proyectos entrarán a ser parte del ciclo presupuestal. La información que se debe registrar en este cuadro es exclusivamente para la vigencia Se deben diligenciar los siguientes datos: Valor Total en pesos corrientes del proyecto para la vigencia 2002 Valor en pesos corrientes de la financiación del proyecto con Recursos de la Nación Valor en pesos corrientes de la financiación del proyecto con recursos propios de los niveles centrales de Sede o de facultades. En esta parte del cuadro se deben identificar las empresas y áreas de responsabilidad o dependencias que son fuente con este tipo de recursos. Valor en pesos corrientes de la financiación de entidades externas, es decir, entidades externas que financian proyectos de la Universidad o que contratan a la Universidad para 9

10 el desarrollo de asesorías, consultorías, interventorías, etc. En este renglón se debe diligenciar el Nit u otra identificación de la entidad externa y en el caso de tener como fuente un contrato o convenio se requiere precisar el valor en pesos corrientes, el número del contrato y su fecha. En el renglón de Total de Financiación se debe registrar la suma de los diferentes valores de las fuentes de financiación anteriormente registradas. 2. Plan de Gastos del Proyecto Se registrará el valor total previsto para el proyecto, distribuido según los diferentes conceptos de gasto. Si está previsto que un proyecto se ejecute en varias vigencias, estos valores deben ser proyectados para cada uno de los años. Elaborado por: Se debe registrar el nombre de la persona que ha diligenciado la Ficha mínima del Proyecto y el cargo o función que desempeña. 10