INSTRUCCIONES SOBRE LA TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA PROGRAMA DE AYUDAS 2013

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1 INSTRUCCIONES SOBRE LA TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA PROGRAMA DE AYUDAS 2013 CONTENIDOS: 1. TRAMITACIÓN CON FIRMA ELECTRÓNICA 1 2. TRÁMITE: SOLICITUD DE AYUDAS 3 3. TRÁMITE: CONTESTACIÓN REQUERIMIENTOS ELECTRÓNICOS 6 4. TRÁMITE: APORTACIÓN VOLUNTARIA DE DOCUMENTACIÓN A UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DEL IVACE 5. TRÁMITE: APORTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE JUSTIFICACIÓN A UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO CONCEDIDO POR EL IVACE Página TRAMITACIÓN CON FIRMA ELECTRÓNICA A continuación se indican las instrucciones y requisitos a tener en cuenta para la realización de tramites telemáticos relacionados con las convocatorias de ayudas en el ejercicio 2013 gestionadas por el IVACE. Será necesario disponer y utilizar certificado de firma digital. A continuación procedemos a aclarar el proceso de tramitación. Cada solicitud se hará llegar al Instituto Valenciano de Competitividad Empresarial (IVACE) por vía electrónica y el expediente se generará automáticamente quedando registrada su entrada en el IVACE con la fecha y la hora del instante en que el solicitante procede a firmar la misma. Esta solicitud incluirá la posibilidad de anexar la memoria técnica así como otra documentación complementaria necesaria o que se estime conveniente para la evaluación de la solicitud según se recoge en la convocatoria de ayudas correspondiente. No será necesario desplazarse de manera presencial hasta el IVACE, dado que en la presente convocatoria las solicitudes de ayudas y posteriores trámites se realizarán por vía telemática excepto para los beneficiarios que sean particulares que podrán elegir por la presentación telemática o presencial, tal y como se recoge en la convocatoria de ayudas correspondiente. Requisitos previos - Disponer de certificado de la firma electrónica de la Generalitat o DNI electrónico para tener acceso al sistema y firmar la solicitud por vía telemática. Los tipos de certificado admitidos son: a. DNI electrónico para personas físicas: i. En el caso de que sea del representante legal o de una persona con poderes de representación sobre la entidad o empresa, servirá para acceder y firmar la solicitud. Nota: Se recuerda que en el caso de solicitantes que sean empresas o entidades se tendrá que presentar una copia del poder de representación registrado del firmante o, en su caso, del documento equivalente según las prescripciones legales (acta de nombramiento o autorización del firmante) en el que se refleje que tiene poder de firma. Página 1 de 15

2 ii. En otro caso sólo servirá para acceder al sistema, siendo preciso la utilización del pase a firma a un representante legal que disponga del certificado adecuado para realizar la firma. b. Certificado expedido por la Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana (ACCV) de tipo Entidad para personas jurídicas: Válido para acceder al sistema y firmar la solicitud para empresas. c. Certificado expedido por la Autoritat de certificació de la Comunitat Valenciana (ACCV) de tipo Ciudadano para personas físicas: i. En el caso de que sea del representante legal o de una persona con poderes de representación sobre la entidad o empresa, servirá para acceder y firmar la solicitud. ii. En otro caso sólo servirá para acceder al sistema, siendo preciso la utilización del pase a firma a un representante legal que disponga del certificado adecuado para realizar la firma. - Disponer de conexión a Internet para cumplimentar y anexar todos los documentos. - Disponer de los documentos adjuntos requeridos para cada trámite. Se admitirán documentos con formato *.pdf de tamaño igual o inferior a 3 MB. Página 2 de 15

3 2. TRÁMITE: SOLICITUD DE AYUDAS Paso 1: Cumplimentar la solicitud de ayudas para el programa de ayudas deseado Paso 2: Presentar por vía telemática la solicitud de ayudas 1. Acceder al trámite usando el certificado de firma digital a través del enlace que se muestra en el apartado de Acceso que se muestra más abajo. 2. Cumplimentar el formulario normalizado. Para ello: 2.1. En el apartado A (Datos del solicitante) introducir el nombre de la empresa, entidad o particular y el NIF, NIE o CIF del solicitante. Debe aportarse una dirección de correo electrónico para aceptar envío de avisos de notificación por vía telemática En el apartado B (Datos de la Solicitud) indicar tipo de trámite en la lista desplegable: Solicitud de subvención A continuación, se habrán de introducir los datos del apartado C del formulario: naturaleza jurídica del solicitante, convocatoria de ayudas, programa de ayudas y actuación haciendo clic sobre el botón ubicado a la derecha de dichos campos. Se abrirá una ventana emergente donde podremos seleccionar la opción deseada a partir de una lista de valores. El orden correcto será: 1) Naturaleza jurídica (debe haberse introducido previamente el NIF, CIF o NIE del solicitante de la subvención). 2) Convocatoria de ayudas para la que se realiza la solicitud. 3) Programa de ayudas al que se presenta la solicitud. 4) Actuación correspondiente al programa seleccionado En el apartado D (Datos del Proyecto) deberá indicarse un título para el proyecto En el apartado E (Declaración Responsable) se introducirán los datos del firmante, nombre y NIF/NIE, además del lugar y fecha de firma, no pudiendo ser ésta anterior a la fecha actual de edición del formulario. En el caso de que la solicitud sea firmada por una entidad jurídica a través de un certificado de Entidad, los datos del firmante a introducir deben ser los correspondientes a dicha empresa, razón social y CIF. 3. Adjuntar los documentos anexos. Si el tipo de trámite es Solicitud de subvención, deberá adjuntarse en primer lugar como documento anexo, el Impreso de solicitud normalizado generado mediante el programa informático, proporcionado por el IVACE en su sitio web. Habiendo de coincidir el NIF/NIE/CIF del solicitante, así como el tipo de actuación, con los datos introducidos en el formulario normalizado del trámite telemático. Página 3 de 15

4 Si los datos mencionados no coinciden, el documento anexo Impreso de solicitud normalizado generado mediante el programa informático quedará marcado como Paso obligatorio no realizado o con errores y no podrá continuarse la tramitación. 4. Si el tipo de trámite es Solicitud de subvención, una vez cumplimentado el formulario y adjuntada toda la documentación indicada, se procederá a la presentación a través de la firma electrónica. Se podrán dar 2 situaciones: 4.1. En el caso de que el certificado usado para acceder a la tramitación se corresponda con el del representante legal, persona con poderes de representación sobre la entidad o empresa, se procederá a Firmar y enviar la solicitud. Para poder Registrar y enviar la documentación al IVACE, deberá coincidir el NIF/NIE/CIF de la persona/entidad firmante que aparece en el formulario normalizado, con el NIF/NIE/CIF del certificado electrónico con el que se haya entrado a realizar el trámite En caso de no coincidir, Una vez cumplimentados todos los datos, en la pantalla de Registrar aparecerá el texto Debe enviar la solicitud a la bandeja de firmas para que pueda firmarla el siguiente usuario: XXXXXX En este caso, al darle a Registrar no se enviará la documentación al IVACE, si no que se enviará la solicitud al buzón personal del representante legal o empresa introducido en el formulario normalizado como firmante Avisar al representante legal o la persona con poderes de representación sobre la entidad o empresa de que tiene solicitudes pendientes de firma El representante legal, persona con poderes de representación sobre la entidad o empresa debe acceder a su buzón personal de la Generalitat, recoger los trámites pendientes de procesar, firmarlos digitalmente y enviarlos. 5. En el momento de firmar y enviar la solicitud, el sistema genera un justificante de la presentación por vía telemática, que en el caso de corresponderse con el trámite de Solicitud de ayudas, se informara del número del expediente abierto para su utilización en posteriores tramites con el IVACE. Página 4 de 15

5 Acceso Solicitud telemática Este trámite solo estará disponible mientras el plazo de presentación de solicitudes para ese programa esté abierto. Los trámites están accesibles desde el catálogo de servicios públicos interactivos de la Generalitat Valenciana, accesible a través de Los enlaces directos a los trámites de solicitud son los siguientes: Solicitud de ayudas de un expediente telemático. En función del programa al que se presente la ayuda se deberá seleccionar uno de los siguientes enlaces directos: - Programa de ahorro y eficiencia energética en la Empresa - Programa de ahorro y eficiencia energética en la Edificación - Programa de ahorro y eficiencia energética en Cogeneración - Programa de ahorro y eficiencia energética en Diversificación Energética - Programa de ahorro y eficiencia energética en Alumbrado Público - Programa de ahorro y eficiencia energética en Transporte - Programa de Energías Renovables y Biocarburantes Página 5 de 15

6 3. TRÁMITE: CONTESTACIÓN REQUERIMIENTOS ELECTRÓNICOS Paso 1. Acceder al procedimiento de contestación a un requerimiento realizado por el IVACE a través del siguiente enlace: Contestación requerimientos Paso 2. Identificarse con certificado digital instalado previamente en nuestro navegador. Paso 3. Una vez se acceda aparecerá la siguiente pantalla, con los pasos necesarios para enviar los documentos telemáticos: Página 6 de 15

7 Paso 4. Cumplimentar el formulario normalizado (Punto 2_ Rellenar). Deberemos introducir los siguientes datos: - NIF/CIF/NIE - Tipo de Trámite: Aportación de documentación requerida - Nº de expediente - Número de referencia del requerimiento Una vez introducido estos campos se le dará al botón de Validar expediente, con lo que se recuperarán automáticamente el resto de datos del expediente. Para poder pasar a la siguiente pantalla, se deberá rellenar en el punto A el nombre de la empresa/entidad/particular y los datos del punto E relativos a la persona firmante del trámite. Página 7 de 15

8 Paso 5. Documentar. En esta pantalla se deberán adjuntar los archivos requeridos que queramos enviar al expediente. Para ello se deberá pulsar sobre el botón Anexa documento y buscar el archivo que se desee adjuntar (deberá estar en formato pdf y tener un tamaño máximo de 3Mb). Una vez anexados, aparecerá una verificación en la parte izquierda en verde: Importante: A cada uno de los campos, sólo se podrá anexar un archivo en un mismo trámite. Para poder adjuntar varios archivos a un campo, se deberán hacer varios trámites adjuntando un archivo en cada uno de ellos. Paso 6. Registrar. En este caso se muestra un resumen de los documentos que se van a registrar y que por lo tanto van a ser enviados al expediente tramitado Página 8 de 15

9 En función de los datos introducidos en el formulario normalizado se pueden dar 2 situaciones: 1. En el caso de que el certificado usado para acceder a la tramitación se corresponda con el del representante legal, persona con poderes de representación sobre la entidad o empresa, se procederá a Registrar la solicitud con lo que se enviará directamente al IVACE. Para poder Registrar y enviar la documentación al IVACE, deberá coincidir el NIF/NIE/CIF de la persona/entidad firmante que aparece en el formulario normalizado, con el NIF/NIE/CIF del certificado electrónico con el que se haya entrado a realizar el trámite. 2. En caso de no coincidir, Una vez cumplimentados todos los datos, en la pantalla de Registrar aparecerá el texto Debe enviar la solicitud a la bandeja de firmas para que pueda firmarla el siguiente usuario: XXXXXX En este caso, al darle a Registrar no se enviará la documentación al IVACE, si no que se enviará la solicitud al buzón personal del representante legal o empresa introducido en el formulario normalizado como firmante. El representante legal, persona con poderes de representación sobre la entidad o empresa debe acceder a su buzón personal de la Generalitat, recoger los trámites pendientes de procesar y registrarlos, para que la documentación llegue al IVACE. Paso 7. Guardar. En el momento de Registrar, el sistema genera un justificante como que se han presentado una serie de documentación para dicho expediente. Página 9 de 15

10 4. TRÁMITE: APORTACIÓN VOLUNTARIA DE DOCUMENTACIÓN A UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DEL IVACE Paso 1. Acceder al procedimiento de aportación voluntaria de documentación a un expediente electrónico presentado al IVACE a través del siguiente enlace: Aportación voluntaria Paso 2. Identificarse con certificado digital instalado previamente en nuestro navegador. Paso 3. Una vez se acceda aparecerá la siguiente pantalla, con los pasos necesarios para enviar el documento telemático: Página 10 de 15

11 Paso 4. Cumplimentar el formulario normalizado (Punto 2_ Rellenar). Deberemos introducir los siguientes datos: - NIF/CIF/NIE - Tipo de Trámite: Aportación voluntaria de documentación - Nº de expediente Una vez introducido estos campos se le dará al botón de Validar expediente, con lo que se recuperarán automáticamente el resto de datos del expediente. Para poder pasar a la siguiente pantalla, se deberá rellenar en el punto A el nombre de la empresa/entidad/particular y los datos del punto E relativos a la persona firmante del trámite. Página 11 de 15

12 Paso 5. Documentar. El procedimiento es el mismo que en el trámite de contestación requerimientos electrónicos (ver página 8). Paso 6. Registrar. El procedimiento es el mismo que en el trámite de contestación requerimientos electrónicos (ver página 8-9). Paso 7. Guardar. En el momento de Registrar, el sistema genera un justificante como que se han presentado una serie de documentación para dicho expediente. Página 12 de 15

13 5. TRÁMITE: APORTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE JUSTIFICACIÓN A UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO CONCEDIDO POR EL IVACE Paso 1. Acceder al procedimiento de aportación de documentación de justificación a un expediente electrónico concedido por el IVACE a través del siguiente enlace: Justificación ayuda Paso 2. Identificarse con certificado digital instalado previamente en nuestro navegador. Paso 3. Una vez se acceda aparecerá la siguiente pantalla, con los pasos necesarios para enviar el documento telemático: Página 13 de 15

14 Paso 4. Cumplimentar el formulario normalizado (Punto 2_ Rellenar). Deberemos introducir los siguientes datos: - NIF/CIF/NIE - Tipo de Trámite: Aportación de documentación fase de justificación. - Nº de expediente Una vez introducido estos campos se le dará al botón de Validar expediente, con lo que se recuperarán automáticamente el resto de datos del expediente. Para poder realizar este trámite el expediente debe tener una ayuda concedida por el IVACE. Para poder pasar a la siguiente pantalla, se deberá rellenar en el punto A el nombre de la empresa/entidad/particular y los datos del punto E relativos a la persona firmante del trámite. Página 14 de 15

15 Paso 5. Documentar. El procedimiento es el mismo que en el trámite de contestación requerimientos electrónicos (ver página 8). Paso 6. Registrar. El procedimiento es el mismo que en el trámite de contestación requerimientos electrónicos (ver página 8-9). Paso 7. Guardar. En el momento de Registrar, el sistema genera un justificante como que se han presentado una serie de documentación para dicho expediente. Página 15 de 15