Oficina virtual IFAPA. Preguntas y respuestas frecuentes /VEA

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1 Oficina virtual IFAPA. Preguntas y respuestas frecuentes /VEA Versión: v02r01 Fecha: 22/09/2014 Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andalucía.

2 Índice Qué es Oficina Virtual IFAPA VEA? Funciona con cualquier sistema operativo? Cuáles son los programas necesarios en el ordenador para acceder y utilizar el sistema? Necesito tener instalado un navegador o actualización determinada? Cómo puedo visualizar los formularios Adobe Reader? Necesito tener instalado alguna otra aplicación o software Máquina Virtual Java? Necesito Certificado Digital? Qué es la instalación del Componente Informático de Administración Electrónica? Aparece ActiveX error: Editor desconocido al firmar la solicitud con Windows XP y SP2? Cómo puedo acceder a la Ventanilla Electrónica? Cómo puedo iniciar un trámite? Qué tengo que cumplimentar para poder presentar un trámite? Cómo puedo presentar un trámite? Cómo puedo recuperar un borrador? Cómo puedo acceder a un trámite presentado anteriormente? En qué estado se encuentra la tramitación de un expediente? Cómo puedo aportar más documentación en un expediente? Cómo puedo aportar varios documentos si sólo puedo subir un único archivo (pdf)? Necesito aportar un documento pdf pero es muy grande qué puedo hacer?

3 Qué es Oficina Virtual IFAPA VEA? La Ventanilla Electrónica (VEA) es un sistema web que permite a cualquier usuario acceder a un conjunto de trámites administrativos sobre los que el usuario puede realizar las siguientes funcionalidades. Presentación de solicitudes: Acceso a formularios de solicitud para su cumplimentación, posibilidad de adjuntar documentación requerida por la administración y voluntaria, firma digital y registro telemático del trámite. Consulta de documentos: Acceso al listado de documentos incorporados por el usuario en cualquier trámite presentado en el organismo. Acceso al listado de documentos generados por la administración en los que el usuario figura como interesado de cualquier trámite presentado en el organismo. Acceso a trámites presentados: Acceso al listado de trámites presentados por el usuario en el organismo. Consulta y descarga de documentación asociada a cada tramite, tanto de inicio de entrega como de tramitación. Seguimiento de expedientes: Consulta de estado de tramitación de un expediente. Posibilidad de incorporar documentación adicional requerida por la administración o de aportación voluntaria.. Funciona con cualquier Sistema Operativo? En función del Sistema Operativo que tenga el usuario instalado en su máquina, habrá que cumplir unos requisitos u otros. Actualmente, el cliente soporta los sistemas operativos: Microsoft Windows 2000 SP4, XP SP3, Vista SP2 y 7. Guadalinex v5, v6, v7. Ubuntu 9.04, 9.10, y Cuáles son los programas necesarios en el ordenador para acceder y utilizar el sistema? La Oficina virtual IFAPA (VEA) necesita de diversos componentes para su correcto funcionamiento. El usuario deberá asegurarse que tiene instalados: 1. Navegador web 2. Adobe Reader. 3. Maquina virtual Java. 4. Certificado digital (para los procedimientos que así lo requieran). 5. Componente Informático de Administración Electrónica (se instala automáticamente cuando se accede por primera vez con certificado digital). 3/11

4 Necesito tener instalado un navegador o actualización determinada? Para entornos Windows se soportan los siguientes navegadores: Internet Explorer 8, 9, ó 10. ( ) Mozilla Firefox 20, 21, ó 22. ( Google Chrome ( Para entornos Linux está soportado: Mozilla Firefox en sus versiones x, 3.0.x, 3.5.x y 3.6.x. Cómo puedo visualizar los formularios Adobe Reader? Para visualizar los documentos generados por el sistema y los ficheros adjuntos es necesario tener instalado el programa Acrobat Reader X o superior ( Importante: Compruebe que los documentos se muestran directamente sobre el navegador. Necesito tener instalado alguna otra aplicación o software Máquina Virtual Java? Para el funcionamiento de la Oficina Virtual IFAPA (VEA) se requiere disponer de JDK 1.6 o superior. dependiendo del sistema operativo y navegador a utilizar. ( Java es un lenguaje de programación, muchas aplicaciones y sitios web que no funcionan a menos que tenga Java instalado. Java Runtime Environment (JRE) es lo que se obtiene al descargar el software de Java. JRE está formado por Java Virtual Machine (JVM), clases del núcleo de la plataforma Java y bibliotecas de la plataforma Java de soporte. JRE es la parte de tiempo de ejecución del software de Java, que es todo lo que necesita para ejecutarlo en el explorador web. A continuación se muestra la matriz de compatibilidad entre sistema operativo, navegadores y JRE (java). ND: Configuración no disponible. 4/11

5 Necesito Certificado Digital? Para determinados procedimientos, es necesario disponer de un certificado Digital de la FNMT para presentar una solicitud de manera telemática. Más información ( o Qué es la instalación del Componente Informático de Administración Electrónica? Cuando se accede por primera vez a la aplicación mediante certificado digital, el sistema requiere de la instalación de un programa para firma y certificación electrónica, facilitado por la plataforma de servicios de validación y firma de la Junta de Andalucía. En ese momento aparecerá una ventana de instalación que debe Aceptar, que le informa de que se va a instalar la versión 3 del cliente de firma. Una vez aceptado, debe leer el acuerdo de licencia y aceptar las condiciones Por último, se mostrará una pantalla donde verificará que la instalación se ha realizado correctamente. Tanto el instalador como el cliente de firma requieren privilegios para realizar operaciones que por defecto no son permitidos por la máquina virtual Java. Para permitir dichas operaciones el usuario debe confiar en la firma del cliente. Si durante la instalación del cliente aparece La firma de la aplicación se ha verificado. Desea ejecutar la aplicación? por es necesario pulsar sobre el botón Ejecutar. 5/11

6 Aparece ActiveX error: Editor desconocido al firmar la solicitud con Windows XP y SP2? Se ha detectado que en los ordenadores Windows XP con SP2, no permiten descargar Active X firmados con certificados emitidos por la FNMT si no se activan todos los propósitos del certificado raíz. Para solventarlo, se debe instalar el certificado raíz de la FNMT, descargándolo de la página de la FNMT ( Mensaje de advertencia /seguridad de Windows. no permiten descargar Active X firmados con certificados emitidos por la FNMT. Una vez descargado el certificado raíz, si estamos utilizando como navegador Explorer, deberá acceder a Herramientas > Opciones de Internet > Pestaña "Contenido" > Botón "Certificados" y pulsar Importar. continúa... 6/11

7 También es necesario habilitar los propósitos del certificado raíz. Para ello nuevamente deberá acceder a Herramientas > Opciones de Internet > Pestaña "Contenido" > Botón "Certificados" > Pestaña "Entidades emisoras raíz de confianza". Seleccionar el certificado raíz de la FNMT, hacemos clic en el botón "Ver" y seleccionamos la pestaña "Detalles". A continuación pulsamos el botón "Modificar propiedades..." y marcamos la opción "Habilitar todos los propósitos para este certificado". Una vez marcado, pulsamos Aceptar 7/11

8 Cómo puedo acceder a la Ventanilla Electrónica? La Ventanilla Electrónica ofrece al usuario tres modos de acceso, se describen a continuación: Acceso con certificado digital: el usuario podrá acceder a la Ventanilla Electrónica para cumplimentación, firma y registro telemático de trámites. Acceso con NIF/NIE: sin necesidad de disponer de certificado digital, el usuario podrá acceder a la Ventanilla Electrónica para cumplimentación y obtención de un documento PDF que le facilitará la presentación del trámite en registro presencial. Importante: La normativa procedimental de ciertos trámites, pueden exigir la presentación mediante registro telemático únicamente. Acceso con localizador: mediante este tipo de acceso el usuario podrá acceder sin necesidad de disponer de certificado digital a una entrega en borrador iniciada con anterioridad. Cómo puedo iniciar un trámite? Para poder iniciar un trámite, el usuario debe seleccionar un trámite del catálogo de trámites. A continuación se mostrará una breve descripción asociada al trámite. Pulsando el botón Nueva solicitud telemática el usuario accederá a una pantalla de Autenticación (con Certificado digital o NIF/NIE). Qué tengo que cumplimentar para poder presentar un trámite? Un trámite se compone de una serie de documentación obligatoria de cumplimentar y otra opcional, el usuario deberá incorporar la documentación solicitada para que la Ventanilla Electrónica le permita la presentación del trámite. Se describen a continuación los documentos que componen una entrega: Formularios: como su propio nombre indica son un conjunto de formularios web que el usuario deberá cumplimentar para poder presentar el trámite. Estos formularios pueden tener asociadas validaciones de datos y obligatoriedad de campos que el usuario deberá corregir antes de que la Ventanilla Electrónica le permita presentar. Documentos obligatorios: se trata de un conjunto de documentos que la administración pública requiere al usuario para la tramitación del expediente. Documentos voluntarios: se trata de un conjunto de documentos que el usuario puede aportar porque considere que es necesario para la tramitación de su expediente. 8/11

9 Cómo puedo presentar un trámite? Para poder presentar un trámite, un usuario debe cumplimentar como mínimo toda la documentación obligatoria requerida por la administración pública. Una vez adjuntada dicha documentación, el usuario deberá Firmar y presentar la entrega, en este proceso podrá validar la documentación que se presentará telemáticamente y se le indicará que seleccione un certificado digital para realizar la firma digital de la documentación, tras este punto el usuario obtendrá un resumen de la presentación y un justificante de presentación de la entrega. Cómo puedo recuperar un borrador? Cada vez que un usuario accede a la aplicación para iniciar una nueva entrega, se genera un borrador, al que podrá acceder en cualquier momento hasta que se presente telemáticamente. Al listado de borradores se puede acceder desde el catálogo de trámites, seleccionando un tramite y accediendo a Borradores en este procedimiento. Antes de visualizar el listado, si el usuario no está autenticado deberá autenticarse. Cómo puedo acceder a un trámite presentado anteriormente? Una vez que un usuario ha registrado telemáticamente un trámite podrá acceder a él a través del enlace Mis trámites. Desde esta sección el usuario podrá realizar la búsqueda de un expediente concreto, podrá realizar el seguimiento de la tramitación de un expediente, podrá aportar documentación complementaria y acceder a la documentación generada por la administración pública en la que figure como interesado. En qué estado se encuentra la tramitación de un expediente? Para un trámite presentado anteriormente, un usuario podrá acceder al detalle del mismo y a través del enlace Consultar histórico podrá obtener el detalle de la evolución de la tramitación del expediente, así como la documentación asociada en cada fase de evolución. Cómo puedo aportar más documentación en un expediente? En ocasiones un usuario deberá aportar documentación a un expediente que se encuentra en tramitación por la administración pública a petición de esta. Una forma de aportar documentación complementaria es mediante un enlace de subsanación que se habilitará en aquellos expedientes que lo requieran por su estado de tramitación. Este enlace de subsanación se mostrará en la pantalla de detalle del expediente accesible desde la sección Mis tramites. 9/11

10 Cómo puedo aportar varios documentos si sólo puedo subir un único archivo (pdf)? Para ello deberá unir varios archivos PDF. Existen múltiples programas que permiten realizar esta tarea, entre otras la herramienta Pdf Creator ( PDF Creator es software libre y gratuito e instala una impresora virtual generando PDF desde cualquier aplicación. Para unir varios archivos tras la instalación del programa PDFCreator, únicamente es necesario ir lanzando los documentos a la impresora (seleccionando PDFCreator). Cada vez que lancemos uno, en lugar de guardarlo, pulsaremos poner en cola de impresión. Cuando ya estén todos los documentos en la lista para impresión PDF, seleccionamos Combinar todo. Tras el proceso de combinación queda un único archivo, seleccionamos Imprimir y guardamos el nuevo archivo pdf con otro nombre. 10/11

11 Necesito aportar un documento pdf pero es muy grande Qué puedo hacer? El tamaño máximo de archivos que permite la herramienta es de 5 MB. En general, si digitaliza a través del escaner varios documentos ocupará mucho más, que si lo crea directamente con el procesador de textos. Además, para conseguir tamaños de archivo reducidos mediante escaneo, deberá seleccionar con bajas resoluciones (máx 200ppp) y color en blanco y negro. Si ya tiene creado el documento PDF y su tamaño rebasa las especificaciones de la aplicación, puede intentar optimizar el tamaño del PDF con algunos de los trucos que se encuentran fácilmente por internet en foros y en aplicaciones gratuitas. Existen múltiples programas que permiten realizar esta tarea, entre otras la herramienta PDFCreator ( Tras la instalación del programa PDF Creator, únicamente es necesario abrir el documento.pdf, lanzarlo a la impresora (seleccionando PDF creator). En ese momento seleccionamos el botón Opciones En esta pantalla podremos configurar diversos aspectos en la generación de pdf. Accediendo a Formatos /tipo PDF y, en la pestaña Compresión, ajustar las opciones. 11/11