Guía rápida de registro y presentación de ofertas en la plataforma VORTALnext>

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1 Guía rápida de registro y presentación de ofertas en la plataforma VORTALnext>

2 Índice 1 Compatibilidades y requisitos Registro de usuario Registrar una empresa o asociarse a una existente Pedido de acceso a una empresa ya registrada Registrar una nueva empresa Pedir un Certificado de autenticación de Vortal Descargar del certificado de autenticación de Vortal Instalación del certificado de autenticación de Vortal Acceder a la plataforma Presentación de ofertas Búsqueda de procedimientos públicos Presentación de Ofertas Recomendaciones para la correcta presentación de ofertas en la plataforma Reproducción Prohibida 0

3 1 Compatibilidades y requisitos La nueva plataforma VORTALnext es compatible con todos los navegadores importantes del mercado: Internet Explorer (7 o superior), Firefox, Google Chrome, Safari y Opera. El pedido y selección de un certificado y las firmas y las cargas de archivos en la plataforma utilizan Java, por lo que si surge alguna dificultad en el uso de la plataforma es necesario confirmar que el equipo tiene, como mínimo, la versión 6 de Java instalada. Si necesita cualquier aclaración, póngase en contacto con el Servicio de Atención al cliente de Vortal en el de lunes a viernes de 9h a 19h o por correo electrónico a info@vortal.es Reproducción Prohibida 1

4 2 Registro de usuario El primer paso para empezar a trabajar en la plataforma es hacer su registro de usuario. Con sólo un usuario podrá acceder a las diferentes entidades a las que pertenece. 1. Acceda al site de su mercado ( o 2. Pulse en ; 3. Pulse en ; 4. Rellene los campos solicitados. Todos los campos son de obligado cumplimiento. 5. Tras cumplimentar todos los datos, debe aceptar los Términos de Uso y pulsar en para avanzar a la siguiente etapa. Si los campos fueron completados correctamente, aparecerá un mensaje indicando que recibirá un de confirmación de registro de usuario. 6. El correo electrónico contiene un vínculo a la activación del usuario, así como la identificación de los pasos seguir. En el momento en el que el cliente pulsa en este enlace, será llevado a la página de Login y, al entrar en la plataforma, el usuario se activará. Reproducción Prohibida 2

5 3 Registrar una empresa o asociarse a una existente Un nuevo usuario, la primera vez accede a la plataforma, tendrá que elegir entre solicitar el acceso a una empresa que ya está registrada en la misma, o entre registrar una nueva empresa. Un usuario que ya esté registrado en una empresa, también puede solicitar acceso a otra, o crear una nueva yendo al Área de trabajo y, a continuación, pulsando en Empezar Vendiendo. 3.1 Pedido de acceso a una empresa ya registrada Para pedir el acceso a una empresa ya existente, debe marcar la opción Añadir a una empresa existente (Enviar solicitud) y pulsar en 1. Debe obligatoriamente cumplimentar los campos País e Identificación Fiscal y pulsar en. 2. Si alguna empresa coincide con los datos introducidos, aparecerán los datos de la compañía, y debe pulsar en Solicitud de acceso. Reproducción Prohibida 3

6 3. Su acceso deberá después ser concedido por uno de los actuales usuarios de la empresa en la plataforma. 3.2 Registrar una nueva empresa Si una empresa no corresponde a los datos cumplimentados, el usuario tiene la posibilidad de registrar una nueva, bastando para deberá marcar la opción Crear entidad y pulsar en 1. Debe obligatoriamente cumplimentar los campos País e Identificación Fiscal y pulsar en. 2. Si ninguna empresa coincide con los datos introducidos, aparecerán el mensaje que se muestra en la siguiente figura, y debe pulsar en Si. 3. Al seleccionar esta opción, puede optar por cumplimentar los datos de forma manual o pre-rellenar el formulario con un certificado de representación. 4. Tras cumplimentar todos los datos, debe aceptar los Términos de Uso y pulsar en 5. Accederá automáticamente a su área de trabajo, donde tendrá que pulsar en el cuadro que se muestra en la imagen, para activar su servicio gratuito en la plataforma. Reproducción Prohibida 4

7 4 Pedir un Certificado de autenticación de Vortal Disponer de un certificado de autenticación es requisito indispensable para consultar información adicional de los procedimientos y poder presentar una oferta. Vortal pone a su disposición certificados avanzados que le permitirán autenticarse en la Plataforma de manera gratuita. En el menú Configuración, en el bloque Configuraciones de Usuario en la carpeta Mis certificados digitales, podrá solicitar un certificado de autenticación a Vortal. En surge la ventana donde es necesario definir una carpeta en su ordenador en la que la plataforma, pulsando en donde se creará un archivo con extensión JKS. A continuación deberá establecer una contraseña (que será la contraseña que tenga su certificado) y confirmarla. Acepte las condiciones de uso y pulse en El archivo tendrá su Nombre, fecha y hora de la solicitud y estará instalado en la carpeta previamente seleccionada. Esta contraseña es necesaria para instalar el certificado y será solicitada siempre que una acción en la plataforma requiera el uso del certificado de autenticación. Reproducción Prohibida 5

8 4.1 Descargar del certificado de autenticación de Vortal La emisión del certificado es automática por lo que, en cuanto haga el pedido del mismo, estará disponible para su descarga e instalación. Cuando el certificado es emitido, el usuario recibe una notificación por correo electrónico y el estado del pedido pasa a, Emitido. Para hacer la instalación es necesario seleccionar el archivo JKS que se generó en el pedido, pulsando de nuevo el botón e introduciendo la contraseña elegida. Esta acción generará un archivo en la carpeta de su equipo con extensión PFX o P12 (icono con una llave) que es el archivo físico del certificado. 4.2 Instalación del certificado de autenticación de Vortal El certificado es instalado haciendo doble clic en el archivo PFX o P12 y continuando la importación con el asistente de importación de certificados. Reproducción Prohibida 6

9 5 Acceder a la plataforma IMPORTANTE: Para poder consultar información de procedimientos públicos y presentar oferta, el usuario necesita tener un Certificado de Autenticación. 1. Acceda al site de su mercado ( o 2. Pulse en ; Pulse en la opción, seleccione el certificado de autenticación previamente instalado en su ordenador y después inserte la contraseña del certificado. Reproducción Prohibida 7

10 6 Presentación de ofertas Dentro del menú bloque Prospecciones:, para localizar un procedimiento existen tres carpetas en el Oportunidades, donde podrá ver: - Los procedimientos puestos a disposición para los perfiles comerciales que definió para a su entidad; - Todos los procedimientos, a los cuales fue invitado directamente; - Los procedimientos de ámbito público, en los cuales demostró interés. Prospecciones, al crear perfiles de negocios informativos, definió las áreas de negocio de las que desea recibir información. Todos los procedimientos publicados en el mercado de acuerdo a la información del perfil definido aquí serán consultados. Búsqueda de procedimientos públicos. 6.1 Búsqueda de procedimientos públicos En esta área puede visualizar y buscar todos los procedimientos de ámbito público que fueron publicados en la plataforma. En esta área localice el procedimiento que quiere consultar y pulse en Detalle para abrir el mismo y verificar el detalle. Reproducción Prohibida 8

11 IMPORTANTE: Antes de comenzar a presentar ofertas es necesario confirmar interés en el procedimiento, por lo que tendrá que pulsar el botón de forma que se desbloquean todas las opciones del mismo y se informa al comprador de la existencia de un interesado. Al efectuar esta operación, existe la posibilidad de enviar o no un comentario al comprador. Posteriormente, pulse en para ver el detalle del procedimiento. En el detalle estará disponible toda la información relativa al procedimiento, dividida en 7 bloques: 1. Resumen de información del procedimiento 2. Evaluación 3. Formulario de Respuestas 4. Documentación (Pliegos del procedimiento) 5. Información Adicional 6. Mensajes públicos 7. Recibos Para descargar los pliegos y documentación del procedimiento, vaya al paso Documentación y pulse en Descargar, a la derecha de cada documento. De esta manera podrá guardarlos en su ordenador. También puede descargar toda la documentación y pliegos en formato de archivo comprimido, pulsando el botón. 6.2 Presentación de Ofertas Dentro del procedimiento, en el bloque Mis ofertas, después de pulsar en surgen 3 pasos para la creación de una oferta (serán 4 pasos si el procedimiento tuviese lotes): Reproducción Prohibida 9

12 1. En el paso 1 Información General bastará rellenar las referencias de la oferta (la referencia interna es visible solo para el proveedor; la referencia de la oferta es visible para todos los participantes). 2. Si se han definido Lotes para el procedimiento, surgirá un nuevo paso, donde deberá indicar a cuáles de ellos presentará una oferta. 3. En el paso 2 Formulario de respuesta surgirán las preguntas creadas por la entidad pública. Para responder, basta pulsar en procede. en cada sobre, si IMPORTANTE: En el Formulario de respuesta encontrará el mapa de cantidades donde tendrá que poner los precios de su oferta. Además, encontrará otras preguntas que la entidad pública ha podido añadir al procedimiento. Después de rellenar todas las cuestiones, pulse en. Si existiera alguna pregunta en la que sea necesario anexar documentación, aparecerá un mensaje en amarillo con esta indicación y podrá anexar los documentos en el siguiente paso. 4. En el paso 3 Documentos estarán disponibles automáticamente las preguntas de anexos solicitadas en el formulario de respuesta por la entidad pública. Por lo tanto, deberá adjuntar toda la documentación requerida en los pliegos a cada uno de los Sobres. Surgirá la ventana para buscar la documentación en su equipo. Deberá pulsar el botón Cargar nuevo documento Reproducción Prohibida 10

13 Busque el documento que desea adjuntar a su oferta, pulsando el botón. Una vez que tenga el documento seleccionado, pulse el botón. Por último, pulse en botón Seleccionar para incluir el documento cargado en su oferta Reproducción Prohibida 11

14 También es posible anexar otros documentos a la oferta, a través del botón Opciones Añadir Documentos. nombre de cada Sobre. a la derecha del En el caso de que pretenda clasificar documentos, deberá marcar la opción Confidencial. Si desea modificar un documento ya adjuntado a su oferta, puede pulsar en la opción para reemplazar un documento por otro. 5. Después adjuntar todos los documentos, debe efectuar las siguientes acciones: a) Pulsar en ; b) Toda la documentación solicitada, deberá ser firmada mediante firma electrónica reconocida, válidamente emitida por un Prestador de Servicios de Certificación y que garantice la identidad e integridad del sobre y todos los documentos asociados al mismo. Para realizar esta opción pulse en el botón adjuntos); (esta firma quedará incrustrada en cada uno de los documentos Reproducción Prohibida 12

15 c) Pulsar en. De esta manera, toda su oferta, junto con la documentación asociada a la misma, quedará cifrada sin que se pueda acceder a su contenido hasta la constitución de la mesa de contratación. 6. Aparecerá una ventana para que acepte las condiciones de uso. Después de aceptarlas, pulse el botón. Una vez presentada una oferta a través de la plataforma electrónica de contratación vortalgov o vortalhealth, se generará un recibo electrónico que garantizará la fecha, hora y contenido de su oferta. 7 Recomendaciones para la correcta presentación de ofertas en la plataforma 1. Comience a realizar el registro de usuario y de su empresa con tiempo; 2. En el mismo proceso de registro, solicite su certificado de autenticación para poder acceder a toda la información del procedimiento; 3. Solicite un certificado reconocido de apoderamiento para firmar la documentación de la oferta con el suficiente tiempo, a cualquiera de estas entidades certificadoras reconocidas por la plataforma: DNI electrónico IZEMPE ANCERT CAMERFIRMA CATCERT FNMT - CERES FIRMA PROFESIONAL ACCV 4. Antes de la fecha límite de recepción de ofertas, compruebe que su certificado reconocido de firma funciona correctamente en la plataforma; 5. El acto de firma de los documentos de su oferta, se puede hacer de las siguientes maneras: a) Puede utilizar la propia aplicación de firma de la plataforma para firmar la documentación de su oferta. Al pulsar en el botón Firmar todos en la plataforma, tendrá que utilizar el certificado reconocido de apoderamiento. Reproducción Prohibida 13

16 b) Puede utilizar una aplicación de firma externa (Xolidosign, etc.) para firmar la documentación con un certificado reconocido de apoderamiento y posteriormente, al pulsar el botón Firmar todos en la plataforma, utilizar otro certificado reconocido (ya no es necesario que sea el certificado de apoderamiento); 6. Siempre que sea posible, convierta sus documentos a PDF; 7. La plataforma acepta archivos de cualquier tamaño aunque se recomienda no subir archivos de más de 30 Megas; 8. No anexe documentos innecesarios o fotos en alta resolución; 9. En todos los archivos, y especialmente los Excel y DWF/DWG, defina siempre el área de impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir. Reproducción Prohibida 14