Curso Combinado de Predicción y Simulación Edición 2004

Transcripción

1 Curso Combinado de Predicción y Simulación Edición 2004 UNIDAD 2: TÉCNICAS ELEMENTALES DE PREDICCIÓN LECTURAS ADICIONALES 3.- Tratamiento de la información en Excel. Algunas de las aplicaciones propuestas en este curso pueden realizarse con cualquier hoja de cálculo. La de mayor extensión, y la que proponemos nosotros, es la EXCEL de Microsoft. El programa puede utilizarse también como procesador de textos, gráficos o como base de datos, aunque su empleo más específico es como hoja de cálculo. Su versatilidad permite realizar con sencillas operaciones gran cantidad de aplicaciones estadísticas, econométricas y, por tanto, gran parte de las técnicas de predicción y simulación desarrolladas en este curso. Desarrollamos en esta Lectura Adicional una breve descripción del manejo más elemental. Los detalles concretos de cada técnica se analizan en la aplicación correspondiente. Para detalles sobre su utilización puede consultarse el manual de referencia de EXCEL, Microsoft, o cualquier libro de ayuda, tal como el de Burns, P.J. y Barrows, A., Los Secretos de EXCEL 97 a tu alcance, Anaya multimedia, Al iniciar una sesión en EXCEL, se dispone de una hoja de trabajo con 256 columnas (desde la A hasta la IV) y hasta filas (números consecutivos). Cada intersección de fila y columna define una celda (de la A1 hasta la IV65536), por lo que disponemos de más de dieciséis millones de celdas libres ( ). En cada celda puede introducirse un dato, un texto o una fórmula de cálculo. Naturalmente, en pantalla sólo podrán verse un número reducido de celdas que depende de las características de configuración del monitor (y pantalla) con el que se trabaje (por ejemplo, 160 = 20 filas * 8 columnas, con el ancho por defecto de 9 caracteres por celda), aunque es posible desplazarse por toda la matriz pulsando las teclas apropiadas. Debajo del título del programa se incluye la barra con las opciones del menú principal (ARCHIVO, EDICIÓN, VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA,?). Debajo de este menú aparece la barra de herramientas, que Página 1 de 1

2 cada usuario puede configurar a su gusto, y cuyo objetivo es facilitar el trabajo en la hoja de cálculo. De esta forma, las operaciones o comandos de mayor uso se incluyen en la barra de herramientas para que el acceso sea más rápido que el que podríamos obtener trabajando a través del menú. La forma más elemental de introducción de datos es tecleando los valores correspondientes. Una serie temporal puede recogerse, pues, en celdas consecutivas por filas o columnas, pudiéndose añadir rótulos con, por ejemplo, el nombre y periodo de referencia. Para posteriores operaciones con los datos, es posible seleccionar una parte de los mismos, mediante el establecimiento de un rango, que define la submatriz de datos delimitada por las referencias de las celdas de las dos esquinas opuestas en diagonal (por ejemplo, A1:D8, define el espacio (rango) comprendido entre la primera columna (A) y primera fila (1) hasta la octava fila (8) en su cruce con la columna cuarta (D)). Pueden generarse nuevos datos a partir de los inicialmente existentes, mediante transformaciones matemáticas de los mismos (por ejemplo, logaritmos) o fórmulas que relacionen valores de celdas. Por ejemplo, si en C3 tecleamos la fórmula =A3*B3 (debe iniciarse siempre con el signo igual (=) para evitar que EXCEL lo interprete como un rótulo), en la celda correspondiente aparecerá el producto de las dos celdas anteriores. El resultado de la operación variará cada vez que se alteren los valores de las celdas de referencia. Los mandatos de EXCEL se realizan moviéndonos a través de la barra de menú, a la que accedemos pulsando con el ratón sobre la opción seleccionada o con las teclas Alt + la primera inicial de la opción (por ejemplo, con ALT + A, entraríamos en el menú de ARCHIVO). Así, para archivar la hoja de trabajo actual puede seleccionarse en el menú ARCHIVO / GUARDAR ó ARCHIVO / GUARDAR COMO, o bien puede teclearse el método abreviado CTRL + G (es decir, pulsar simultáneamente las teclas Control y G). De esta forma se crea un fichero, con la extensión xls de hoja de cálculo EXCEL, por defecto), que puede recuperarse posteriormente, con el nombre que se le asigne. Como consecuencia, una sesión de trabajo en EXCEL puede iniciarse recuperando un fichero ya existente (menú ARCHIVO / ABRIR, o la opción abreviada CTRL + A). La alta difusión de este programa, en el paquete de Microsoft Office (junto con Word, Power Point y Access) hace que sea habitual disponer de bancos de datos exteriores o ficheros con aplicaciones diversas para trabajar en este programa. Adicionalmente, EXCEL permite acceder a ficheros escritos en texto ASCII y la operación inversa, es decir, grabar ficheros con ese formato. Aunque en las siguientes tablas resumimos el contenido del menú principal de EXCEL 97, a lo largo de los próximos capítulos, veremos varios ejemplos de utilización de EXCEL en diversas aplicaciones de predicción económica y empresarial. Página 2 de 2

3 NUEVO ABRIR CERRAR GUARDAR GUARDAR COMO GUARDAR COMO HTML GUARDAR ÁREA DE TRABAJO CONFIGURAR PÁGINA EXCEL: MENÚ ARCHIVO Crear un nuevo documento de Excel. Abre un libro de Excel realizado anteriormente. Cierra el libro de Excel con el que estamos trabajando. Graba el libro de Excel con el que estamos trabajando. Graba el libro de Excel con el que estamos trabajando, con el nombre y características que asignemos. Graba el libro de Excel en formato para hacer páginas Web. Graba tan sólo el área de trabajo que especifiquemos. Preparación del documento para imprimir (márgenes, orientación,...). ÁREA DE IMPRESIÓN Selección del área de trabajo a imprimir. VISTA PRELIMINAR Muestra cómo quedará el trabajo a imprimir. IMPRIMIR Para imprimir el trabajo. ENVIAR A Para dirigir el fichero de trabajo a diferentes destinos. PROPIEDADES Incluye las características del fichero de trabajo (autor, título,...). SALIR Para salir de Excel. IMPOSIBLE DESHACER IMPOSIBLE REPETIR CORTAR COPIAR PEGAR PEGADO ESPECIAL PEGAR COMO HIPERVÍNCULO RELLENAR BORRAR ELIMINAR ELIMINAR HOJA MOVER O COPIAR HOJA BUSCAR REEMPLAZAR IR A VINCULOS OBJETOS EXCEL: MENÚ EDICIÓN No se puede deshacer la operación realizada. No permite realizar de nuevo una acción. Para cortar (extraer) una selección de celdas. Para copiar una selección de celdas. Para pegar (insertar) una selección de celdas copiadas o cortadas. Permite copiar de una forma especial, como imagen u objetos. Permita copiar manteniendo un vínculo con el origen. Para rellenar celdas vacías con unas características especiales. Para borrar datos, fórmulas o formatos. Para eliminar datos (hace la misma función que la tecla Supr). Suprime del libro de Excel la hoja activa. Para cambiar el orden de las hojas en el libro o copiarlas en otro libro. Para encontrar un dato o rótulo. Para reemplazar un dato o rótulo. Para ir a una celda o posición determinada. Para indicarnos los posibles vínculos existentes. Para indicarnos los posibles objetos existentes. Página 3 de 3

4 NORMAL VISTA PREVIA DE SALTO DE PÁGINA BARRAS DE HERRAMIENTAS BARRA DE FÓRMULAS BARRA DE ESTADO ENCABEZADO Y PIES DE PÁGINA COMENTARIOS VISTAS PERSONALIZADAS ADMINISTRADOR DE INFORMES PANTALLA COMPLETA ZOOM CELDAS FILAS COLUMNAS HOJA DE CÁLCULO GRÁFICO SALTO DE PÁGINA FUNCIÓN NOMBRE COMENTARIO IMAGEN MAPA OBJETO HIPERVÍNCULO EXCEL: MENÚ VER Vista normal de la hoja de cálculo. Vista de la parte ocupada en la hoja de cálculo. Opciones para configurar la barra de herramientas. Informa sobre la celda activa y su contenido. Información relativa al estado de la hoja de cálculo. Añade un encabezado (título) y/o un pie de página a la hoja. Para añadir una explicación sobre el contenido de una celda. Para guardar las configuraciones de vista de un libro. Para combinar vistas y escenarios en un informe impreso. Para que la hoja activa ocupe toda la pantalla completa. Para cambiar el tamaño de visión de la hoja en la pantalla. EXCEL: MENÚ INSERTAR Para insertar filas o columnas, desplazar celdas hacia dcha. o izda. Para insertar una fila en la posición donde estemos colocados. Para insertar una columna en la posición donde estemos colocados. Para insertar una hoja de cálculo en el libro activo. Para insertar un gráfico en la hoja activa. Inserta un salto de página en la hoja activa. Inserta una función (matemática, estadística,...) en la hoja. Inserta un nombre en una celda o rango de la hoja. Para añadir un comentario de explicación a una celda. Inserta una imagen predefinida en la hoja de cálculo. Inserta un mapa predefinido en la hoja de cálculo. Inserta un objeto predefinido en la hoja de cálculo. Inserta un vínculo en el libro con otros libros o programas. EXCEL: MENÚ FORMATO Para especificar el formato de las celdas de la hoja (tipo de CELDAS valores, tipo de letra, tamaño, bordes de la celda, dirección del texto,...). FILA Formato de las filas de la hoja: alto de fila, ajustar el texto,... COLUMNA Formato de las columnas de la hoja: ancho de columna, ajuste texto,... HOJA Formato general de la hoja activa: nombrar, ocultar, poner fondo,... AUTOFORMATO Para aplicar a un rango un formato predefinido. FORMATO CONDICIONAL Para aplicar un formato sólo a un rango de celdas que cumplan unos criterios preestablecidos. ESTILO Para seleccionar el estilo de la hoja: tipo de número, fuente, alineación, bordes, trama, protección,... Página 4 de 4

5 EXCEL: MENÚ HERRAMIENTAS ORTOGRAFÍA Pasa el corrector ortográfico a la hoja activa. AUTOCORRECCIÓN Permite corregir automáticamente fallos ortográficos predefinidos. AUTOGUARDAR Para que el libro de Excel activo se guarde automáticamente. COMPARTIR LIBRO Para compartir el libro de Excel activo de forma que sea utilizado simultáneamente por varios usuarios CONTROL DE CAMBIOS Para comprobar los cambios que otros usuarios han realizado en el libro de Excel compartido. COMBINAR LIBRO Para combinar varias copias de un libro compartido. PROTEGER Permite proteger una hoja o un libro de Excel. BUSCAR OBJETIVO Para encontrar la variable que nos proporciona el resultado deseado en una fórmula. ESCENARIOS Para crear opciones de simulación con el análisis condicional (si...). AUDITORÍA Permite el seguimiento de las conexiones realizadas en celdas con fórmulas. SOLVER Determina el valor de una celda cuando sea necesario cambiar los valores de más de una y aplicar múltiples restricciones. MACRO Crea, modifica y graba macros definidas por el usuario. COMPLEMENTOS Opciones adicionales instaladas en la hoja de cálculo. PERSONALIZAR Para seleccionar el contenido de la barra de herramientas. ES Opciones generales de la hoja (visualización, modo de cálculo, directorio por defecto, fuente estándar,...). ASISTENTE Ayuda para búsquedas en la hoja. ANÁLISIS DE DATOS Relación de funciones estadísticas y matemáticas disponibles. ACTUALIZAR VÍNCULOS A Para actualizar los vínculos del libro de Excel. COMPLEMENTOS Página 5 de 5

6 ORDENAR FILTRO FORMULARIO SUBTOTALES VALIDACIÓN TABLA TEXTO EN COLUMNAS ASISTENTE PARA PLANTILLAS CONSOLIDAR AGRUPAR Y ESQUEMA ASISTENTE PARA TABLAS DINÁMICAS OBTENER DATOS EXTERNOS ACTUALIZAR DATOS EXCEL: MENÚ TABLA Ordena (alfabética y numéricamente) la información contenida en un rango. Función de base de datos que sirve para buscar y seleccionar valores utilizando un filtro (selección o restricción). Para crear un formulario (tipo cuestionario) configurando una hoja de cálculo con el texto, gráficos y formato que se desee. Para calcular automáticamente los subtotales de una lista de datos ordenados. Para fijar la entrada de un valor en una celda a unos límites definidos por el usuario. Para crear una tabla (a partir de una fórmula) de posibles combinaciones alternativas con distintos valores de las variables de la fórmula. Distribuye un texto de una celda seleccionada en varias columnas. Crea una plantilla y una base de datos a partir de un libro de Excel. Para la consolidación de datos de diferentes hojas de cálculo. Permite realizar un esquema del contenido de la hoja de cálculo. Para crear una tabla interactiva (tabla dinámica) que resume grandes volúmenes de datos. Consulta de datos en Web, bases de datos,... Para actualizar los datos obtenidos en la selección anterior. EXCEL: MENÚ VENTANA NUEVA VENTANA Abre una nueva ventana para el libro de Excel que esté activo. Para visualizar en pantalla (en forma de mosaico, horizontal, ORGANIZAR vertical o cascada) varios libros de Excel que tengamos abiertos. Permite trabajar con varios libros a la vez. OCULTAR Oculta uno de los libros de Excel abiertos y visualizados en pantalla. MOSTRAR Muestra el libro de Excel que habíamos ocultado previamente. DIVIDIR Divide el libro en cuatro partes a partir de la celda seleccionada. Inmoviliza una o varias secciones del libro de Excel en el cual INMOVILIZAR PANELES estamos trabajando. Su utilidad es la misma de que la de Dividir. EXCEL: MENÚ? AYUDA DE MICROSOFT Ayuda interactiva de Excel. EXCEL CONTENIDO E ÍNDICE Ayuda de Excel con detalle por contenido o búsqueda de temas. QUÉ ES ESTO? Ayuda de Excel sobre alguna selección previa que hayamos realizado. MICROSOFT EN EL WEB Información disponible de Microsoft en la página Web, con acceso directo si se está conectado a Internet. AYUDA DE LOTUS Menú de ayuda para usuarios de LOTUS ACERCA DE MICROSOFT Información general del copyright del programa y del sistema. EXCEL Página 6 de 6