Creación, configuración, formato y visualización de una presentación en Power Point

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1 Módulo 3 Herramientas de Cómputo Creación, configuración, formato y visualización de una presentación en Power Point Cómo crear una diapositiva nueva? Para crear una diapositiva nueva tienes que ir al menú Insertar y seleccionar la opción Diapositiva Nueva, también puedes hacerlo a través del botón que para tal efecto aparece en la Barra de estado. Si lo pulsas te muestra una ventana en la que debes elegir, como ya lo hiciste antes, el diseño que más se ajuste al tipo de diapositiva con la que vas a trabajar. Si no tienes abierto el panel de tareas también puedes ir al menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo. Cómo duplicar una diapositiva? Duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación, mientras que con Copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentación. Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte: Desde la Barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Duplicar diapositiva. Utilizando el Menú contextual. O utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D Cómo borrar una diapositiva? Para borrar una diapositiva usa la opción Eliminar Diapositiva que está en el menú Edición, o hazlo directamente por medio del cuadro correspondiente en el editor de diapositivas. Otra opción es que la selecciones y hagas clic en la tecla de Supr. 1

2 Formato de una diapositiva El tamaño estandar de una diapositiva de Power Point son los valores que se muestran en la imagen configurar página, en caso de requerir otras dimensiones se tendría que Determinar el tamaño de una diapositiva: si se van a filmar las diapositivas, selecciona un tamaño de 35 mm. Si van transparencias elige un tamaño A4 o carta. Por último, si quieres hacer una presentación en pantalla debes elegir la opción Presentación en pantalla. Para definir las dimensiones de las diapositivas dirígete al menú Archivo Configurar página. Numerar las diapositivas desde: te indica desde qué número vas a numerar la diapositivas de la presentación. Orientación: te indica la orientación horizontal o vertical de las diapositivas. Mover Diapositivas Mover arrastrando. Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrastrarla hasta la posición donde quieres situarla. Al desplazarla verás que el puntero del ratón es una flecha con un rectángulo debajo y aparece una línea entre diapositiva, esta línea indica en qué posición se situará, por ejemplo, si queremos colocar la primera entre la 5 y 6, moveremos el ratón hasta que la línea esté entre la 5 y la 6. Una vez que te hayas situado en la posición donde quieres poner la diapositiva, suelta el botón del ratón y automáticamente ésta se desplazará a la posición e incluso se renumerarán las otras. 2

3 El esquema de colores. En el esquema de colores puedes predeterminar el color de cada uno de los elementos de la presentación (fondo, líneas y texto, sombra, título, rellenos y accesorios), de modo que al crearlos, automáticamente adquieren ese color predeterminado. Para acceder a él tienes que dirigirte al menú Formato y elegir Combinaciones de colores de la diapositiva, donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. 3

4 En la parte superior, puedes elegir entre una combinación estándar, la que contiene el programa y una combinación personalizada. Selecionando Personalizada podrás podrá cambiar los colores: con un clic sobre cada uno de ellos se selecciona y con otro clic sobre Cambiar color te aparece una roseta de colores. Elige el que quieras y oprime Aceptar. El programa presenta una serie de colores estándar. Si deseas otro color distinto, deberás seleccionar Personalizada para elegir en la gama de colores de que disponga la computadora. Especificados los colores que te interesan puedes aplicar las modificaciones a una sola diapositiva a la diapositiva en la que estés al acceder a este menú - o a todas las diapositivas del documento. Para ello debes elegir el botón adecuado en la ventana Combinación de colores: Aplicar a todo o Aplicar. Una vez especificados los colores que quieras utilizar para cada uno de los elementos, puedes hacer que esa combinación de colores sea la estándar. Para hacer esto, en Personalizada de la ventana de Combinación de colores, pulsa un botón que dice agregar como combinación estándar. La utilización del esquema de colores no es imprescindible, pero su correcto manejo facilita mucho el trabajo y ahorra mucho tiempo a la hora de realizar presentaciones, ya que si de antemano se establece el esquema de colores no habrá que preocuparse de dar color, individualmente, a los distintos objetos. Abrir una Presentación Para abrir una presentación podemos elegir entre: Ir al menú Archivo y seleccionar la opción Abrir Pulsar el botón Abrir de la barra de herramientas, Desde el Panel de Tareas en la sección Abrir una presentación seleccionar la opción Más presentaciones. 4

5 En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas (en nuestro caso Título 1). Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas haz clic en su nombre y se abre automáticamente, en caso contrario, haz clic en Más presentaciones... Si el Panel de Tareas no aparece despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de tareas. Si has utilizado la Barra de menús, el botón Abrir o Más presentaciones..., se abrirá la siguiente ventana: En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentación que quieres abrir, a continuación selecciona la carpeta que contiene la presentación. Una vez que hayas seleccionado la presentación pulsa el botón Abrir. Cuando selecciones una presentación aparece una pequeña representación de ella en la zona de la derecha. Si tienes varias presentaciones abiertas puedes pasar de una otra seleccionándola desde el menú Ventana de la barra de menús. 5

6 Cómo guardar documento en Power Point La forma de guardar un documento en Power Point es similar a la de otras aplicaciones. Primero tienes que ir al menú Archivo y ahí seleccionar Guardar para asignar un nombre y una localización al archivo, hecho esto, pulsar la opción Guardar. Si el documento ya estaba creado y quieres guardar los cambios, es suficiente con que vayas al menú Archivo y selecciones Guardar. A la hora de guardar el documento, la opción Guardar como te permite hacerlo en distintos formatos:.ppt,.wmf,.rtf,.pot, entre otros: Es importante que cada cierto tiempo guardes los cambios realizados en tu presentación para que en el caso de que el sistema falle pierdas el menor número de cambios. De la lista desplegable de Guardar en debes seleccionar la carpeta en la cual quieres guardar la presentación, después, en la casilla de Nombre de archivo, debes introducir el nombre con el cual quieres guardarla y por último pulsar el botón Guardar. Si por algún motivo quieres guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación, despliega la lista de Guardar como y selecciona el formato adecuado de la lista desplegable. Presentaciones (*.ppt): salva el documento como documento de PowerPoint. Windows metafile (*.wmf): salva el documento como imagen. Esquema/RTF (*.rtf): guarda el documento en un formato intercambiable. Plantillas de presentación (*.pot): salva el documento como una plantilla. PowerPoint 4.0 (*.ppt): por si necesitas utilizar este tipo de diapositiva como plantilla. Guardar una presentación como Página Web Para guardar una presentación como página electrónica y así poder verla con un navegador, despliega del menú Archivo la opción Guardar como página Web. 6

7 Al seleccionar esta opción aparecerá una ventana similar a la que se muestra a continuación. De la lista desplegable de Guardar en debes seleccionar la carpeta en la cual quieres guardar la presentación, después, en la casilla de Nombre de archivo introduce el nombre con el cual quieres guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar. El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación. Visualización de una Presentación Vista Normal La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción Normal. También puedes pulsar en el botón esquema en la parte izquierda. que aparece debajo del área de 7

8 Vista Clasificador de diapositivas Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el menú Ver de la Barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas. También puedes pulsar en el botón de esquema en la parte izquierda. que aparece debajo del área Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que, como podrás ver, aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, es decir, para organizar las diapositivas. Vista Presentación con diapositivas La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción Presentación con diapositivas. También puedes pulsar en el botón esquema o pulsar la tecla F5. Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC. Zoom que aparece debajo del área de El zoom o zum permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicarlo a las diapositivas sitúate primero en el panel sobre el cual quieres que se aplique el y después despliega el menú Ver, donde debes seleccionar la opción Zoom... Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te mostramos a continuación. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas. 8

9 Puedes seleccionar uno de los que aparecen en la lista (33,50,66,100,...) o bien, aplicar un porcentaje específico escribiéndolo en el cuadro Porcentaje. También se puede aplicar el zoom a través de la barra estándar de herramientas con el cuadro, si pulsas sobre la flecha desplegará la lista de porcentajes que puedes aplicar. Manejo de textos e impresión de diapositivas en Power Point Como escribir y cambiar el texto en Power Point Una vez creado el archivo puedes empezar a introducir el texto en la presentación. Simplemente tienes que hacer clic en el recuadro correspondiente al título ("Haga clic para agregar título") o al cuerpo ("Haga clic para agregar texto"), que aparece marcado por unas líneas discontinuas. Cada uno de estos recuadros se denomina marcador de posición. A continuación, ya puedes escribir el texto utilizando el teclado. Hay dos cuadros de marcaje: en el primero escribes el título de la diapositiva y en el segundo las ideas que quieres expresar. Es importante tener en cuenta que la utilidad fundamental de esta aplicación (en lo que respecta a los textos), no es la de funcionar como un procesador de textos, sino como apoyo en la explicación de conceptos, por tanto, el formato va a ser el de un esquema, en el que cada párrafo representará una idea. El texto no es definitivo, es decir, lo puedes modificar o corregir. Para poder cambiar un texto en primer lugar tienes que seleccionar el cuadro de marcaje, haciendo un clic sobre él. A continuación das un nuevo clic sobre el texto con el que vas a trabajar. Aparecerá así un cursor, indicando cuál es la posición del texto. A partir de este momento todo funcionará como en cualquier procesador de textos a la hora de cambiar el tipo de fuente, el tamaño o el tipo de la letra, la alineación, etc. Para cualquiera de estas opciones puedes acudir a la primera parte del menú Formato. Esta aplicación contempla además la posibilidad de introducir, de forma automática, un símbolo al comenzar cada nuevo párrafo, representando el inicio de una nueva idea. Para seleccionar o desactivar esta opción basta con que des un clic en el icono de la Barra de herramientas que representa un listado. Del mismo modo este símbolo puede ser modificado acudiendo en el menú Formato a la opción Viñeta. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, en el cual es posible cambiar el tipo de letra, el color, el tamaño y si se quiere, utilizar un símbolo de comienzo de párrafo 9

10 La herramienta de texto El noveno de los iconos de la barra de herramientas de dibujo ( ) permite introducir textos en cualquier punto de la pantalla, sin necesidad de tener que limitarse únicamente a los dos cuadros de marcaje que vienen dados por defecto. Su modo de empleo es muy sencillo. Basta con hacer un clic sobre el icono y después otro clic en el lugar de la diapositiva donde se quiera añadir el texto. Inmediatamente aparecerá un cursor parpadeando, entonces se puede añadir el texto a través del teclado. Cómo insertar textos elaborados en Word La forma más cómoda con la que cuenta en esta aplicación para traer textos elaborados en Word es la de copiarlo en el procesador de textos y pegarlo en la diapositiva, con las opciones Edit y Copy y Edit, Paste. Cómo insertar tablas Se pueden crear tablas de dos maneras en Power Point. Puedes crear una tabla sencilla, por ejemplo una que tenga el mismo número de filas y columnas, o bien, puedes utilizar la función Dibujar tabla para crear una tabla más compleja, por ejemplo una que contenga celdas de diferente alto o filas con un número distinto de columnas. Crear una tabla sencilla En la Barra de herramientas estándar, haz clic en Insertar tabla. Arrastra para seleccionar el número de filas y columnas que desees. Escribe el texto que quieras incluir en la tabla. Power Point dispone de un diseño de diapositiva que incluye un marcador de posición para tablas. Para utilizar este diseño, haz clic en Diseño de la diapositiva (Menú Formato), selecciona el diseño de tabla y, a continuación, haz clic en aplicar. 10

11 Crear una tabla compleja Sigue uno de estos procedimientos: Si no se muestra la barra de herramientas Tablas y bordes, haz clic en Tablas y bordes en la Barra de herramientas estándar. Si la Barra de herramientas Tablas y bordes está visible, haz clic en Dibujar tabla. El puntero se transformará en un lápiz. Para definir los bordes exteriores de la tabla, traza una línea (arrastre) en diagonal desde una esquina hasta la esquina opuesta de la tabla. A continuación, arrastra para crear los límites de fila y columna. Para borrar una línea, haz clic en Borrador y arrastralo sobre la línea como se muestra en el dibujo siguiente. Una vez creada la tabla, haz clic en una celda y comienza a escribir. Como imprimir las diapositivas en Power Point El modo de imprimir las diapositivas es muy parecido al de cualquier otro programa. Se acude, en el menú Archivo, a la opción Imprimir. 11

12 Impresora: pregunta cuál va a ser la impresora que se va a utilizar para imprimir. Además, a través del botón Propiedades se controla el tamaño del papel de la impresora, la orientación, etc. Intervalo de impresión: Permite determinar las diapositivas que se van a imprimir: una, varias o todas. Copias: desde aquí se le indica a la impresora el número de copias que tiene que hacer del documento. Imprimir: este menú desplegable recoge diferentes opciones de impresión, por ejemplo, el número de diapositivas por página. Diapositivas patrón de Power Point. Que es una diapositiva patrón La diapositiva patrón es un modelo con un formato para cada uno de los elementos de la diapositiva, así como un esquema de colores que el programa aplicará a la hora de crear las diapositivas. Cada vez que se creas un documento nuevo, el programa aplicará una diapositiva patrón por defecto. Para acceder a la diapositiva patrón debes dirigirte al menú Ver a la opción Patrón Patrón de Diapositivas. La diapositiva patrón se compone de cinco áreas: Título: controla el tipo de letra, color, tamaño y alineamiento del título, los atributos del objeto (relleno, bordes y sombra) y su localización en la diapositiva. Cuerpo: controla los mismos parámetros pero enfocados exclusivamente al cuerpo de la diapositiva. A través de éste puedes dar el formato a cada uno de los subepígrafes. Área de fecha: inserta la fecha en todas las diapositivas. Área de pie de página: añade un pie de página a las diapositivas. Área de número: numera las diapositivas 12

13 Además, puedes añadir todos los elementos de fondo que se precisan. Se consideran así todos los que se añadan a ésta y que no sea ninguno de los 5 elementos que acabamos de ver. Todos estos elementos añadidos aparecerán en todas las diapositivas que vayas creando. Son por ejemplo la imagen de un logotipo o un título genérico que se quiera que aparezcan en todas las diapositivas. También se define como el esquema de color patrón. Cómo modificar la diapositiva patrón Se puede modificar el formato de cada elemento de la diapositiva patrón tal y como se ha explicado en los distintos apartados anteriores. Es importante recalcar que no se trata de una diapositiva de contenido, sino de formato. No se introduce información sino que se le da a cada elemento un formato. Por ejemplo, en el título, no se pone el título de la presentación sino que se especifica el tamaño, el tipo de letra, el color, etc., de manera que al hacer las distintas diapositivas, sólo necesitas introducir la información, y el programa se encarga de aplicar el estilo automáticamente. De la misma manera puedes incluir elementos de fondo, es decir elementos distintos del cuerpo y del título. Estos elementos pueden ser de cualquier tipo, imágenes, texto, etc., con la peculiaridad de que aparecerán en todas las diapositivas. A la hora de hacer las diapositivas, estos elementos no se podrán modificar en la propia diapositiva, sino que cualquier cambio tendrá que hacerse en la diapositiva patrón, y esas modificaciones afectarán a todas las diapositivas. Una vez establecida la diapositiva patrón, debes ir al menú Ver a la opción Diapositivas. La barra de estado te indicará que te encuentras en la diapositiva Nº "x" y podrás comprobar que los elementos de la diapositiva siguen el patrón que se acaba de crear. De todas formas, si en algún momento necesitas que una determinada diapositiva no siga a la Diapositiva patrón bastará con modificarla. 13