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1 Página 1 de 17 El presente documento es propiedad exclusiva de Agencia de Viajes CTS Turismo Limitada. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General. Elaborado por Revisado por Aprobado por FECHA NOMBRE Y CARGO FIRMA María Paz Pincheira Supervisora Cuentas por Pagar Bárbara Aguirre Coordinadora de Calidad Representante del Comité de Calidad: Paula Morales Supervisora de Contabilidad Sergio Oteiza Gerente de Administración y Finanzas

2 Página 2 de 17 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE REPONSABILIDADES Gerente General Gerente de Finanzas Supervisora de Cuentas por Pagar Administrativos de Cuentas por Pagar Recepcionista Juniors DEFINICIONES MODO OPERATIVO Pago de facturas por cuentas de terceros Devolución de Facturas a Proveedores Abono de ETI Prepago de Proveedores Pago de Guías Pago de BSP Auditoria de boletos aéreos Pago BSP Devolución tickets aéreos Solicitud de devolución de bloqueo INDICADORES REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 12

3 Página 3 de OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es dar pago a las obligaciones de CTS generadas en dar los servicios a los pasajeros. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos de cobranza emitidos hacia CTS y a las deudas que se generan al dar el servicio a los pasajeros. 3. REPONSABILIDADES 3.1 Gerente General Es responsable de: Validar la planilla de pago a proveedores, decidiendo la cantidad a pagar a cada proveedor. 3.2 Gerente de Finanzas Es responsable de: Ajustar la información autorizada por el Gerente General de acuerdo a prioridades o necesidades para el correcto funcionamiento de la empresa. Revisar las cuentas corrientes bancarias. Autorizar pagos a proveedores en los que se peligre las relaciones de crédito por retraso en pago de facturas. Autorizar el envío de cheques a región y para depósitos. 3.3 Supervisora de Cuentas por Pagar Es responsable de: Pago de Proveedores Quincenales y semanales. Conciliación en Sopsicón y egresos en Sicon Tesorería de Prepagos diarios. Devolución y respuestas a proveedores por mail que solicitan información, ya sea por facturas pendientes y estados de cuenta de éstas. Informe de los Prepagos diarios al Gte. De finanzas. Informe de Proveedores. Conciliación en Sopsicón de Proveedores extranjeros. Supervisión de respuestas a mails de proveedores por cada administrativa. Supervisión de que las administrativas de Ctas. Por pagar desarrollen sus labores de acuerdo a la calendarización de funciones semanales para cada una tales

4 Página 4 de 17 como; ingreso de facturas al sistema, pago de guías, pago semanal a proveedores con crédito según informe de proveedores autorizado por el gerente, informe de cheques, efectuar depósitos y sobres. Responder o solucionar solicitudes del gerente de finanzas referente a pagos de proveedores y negociaciones. 3.4 Administrativos de Cuentas por Pagar Son responsables de: Realizar Informe de cheques los días viernes luego de haber sacado los cheques para pago a proveedores a crédito en caso de que el gerente autorizó pagos. Ingreso de facturas a diario resolviendo diferencias por ETI, ETA, EDO de estas. Hacer la devolución de facturas a proveedores. Pago de guías. Pagos a proveedores autorizados por el gerente según informe. Mantener la cuenta de cada proveedor al día en cuanto a responder por mail o teléfono solicitudes de estos como estados de cuentas, posibles pagos, diferencia en facturas y/o pagos; Informe de Cheques Hacer los sobres para pagos a proveedores de regiones en pesos y dólar. 3.5 Recepcionista Es responsable de: Ingresar las facturas en un archivo Excel que llegan a diario. Ingreso de facturas al sistema contable. Hacer entrega del listado en forma diaria de las facturas que ingresaron ese día al departamento de administración y finanzas, asimismo la correspondencia que llegue de los proveedores, firmando la supervisora como recibido. 3.6 Juniors Son responsables de: Efectuar los depósitos bancarios a los proveedores o ir a dejar los cheques directamente a las dependencias de éstos. Enviar los sobres y depósitos a regiones previa autorización del gerente de finanzas. Entregar de 15:00 a 18:00 hrs en la oficina N 101 del primer piso los días viernes los cheques para pago a proveedores con crédito.

5 4. DEFINICIONES PROC-GF-CP-001 Página 5 de 17 CONCILIACIÓN: Revisión e ingreso del valor de un documento al sistema SOPSICON contra el valor que arroja el voucher electrónico. ETI (Error tarifa incorrecta): Sigla que identifica un error en la facturación por parte del proveedor. EDO (Error de operador): Sigla que identifica un error en la operación de los ejecutivos de ventas de CTS. ETA (Error tarifa): Sigla que identifica un error en el ingreso de la tarifa al sistema. GASTOS ADICIONALES: Corresponden a todos los gastos efectuados durante el servicio tales como boletas de estacionamientos, entradas, taxis, etc. GUÍA LOGO: Corresponde al grupo de guías que efectúan servicios sólo para CTS y llevan el Logo corporativo impreso en sus propias camionetas. GUÍA NO LOGO: Corresponden al grupo de guías que no tienen exclusividad con CTS. FILE: Carpeta física o virtual que contiene toda la información relativa la reserva. Equivalente a una reserva. BSP: Sistema de pago de tickets aéreos emitidos por una agencia de viajes. VOUCHER: Vale comprobante de servicios o recibo que contiene todos los datos de la reserva confirmada de un servicio turístico y posee un código de reserva, el cual es conciliado para cancelar el valor de los servicios solicitados. SIGAV: Sistema aéreo para efectos contables CUPON DE AGENTE: Print del ticket aéreo emitido que entrega el sistema Amadeus 5. MODO OPERATIVO 5.1 Pago de facturas por cuentas de terceros La Recepcionista recibe las facturas y genera el informe de los documentos recepcionados. Si las facturas cuadran con los montos que están cargados en Sopsicon, la recepcionista debe conciliar las facturas y marcar el monto con destacador para diferenciarlas de las que quedan pendientes. La Administrativa de cuentas por pagar recepciona las facturas y hace la revisión del informe entregado por recepción. Administrativas de cuentas por pagar realizan el ingreso de las facturas al sistema (Ver Manual de Adm. Y finanzas),en el caso de que se produzcan diferencias se pasa al análisis y se clasifica el tipo de error (ETI, EDO, ETA). Se informa a quien corresponda y se ingresa el documento. (Ver. Manual de Adm. Y finanzas).

6 Página 6 de 17 Cuando los errores son internos (en el caso de los EDO) los ejecutivos de ventas, son los encargados de proporcionar la información necesaria, ya sea a través de DIDCO o por mail. Y en el caso de los ETA, dicha responsabilidad es del departamento de tarifas. Las Administrativas de cuentas por pagar archivan las facturas, divididas en dólar y pesos, subdivididas en Santiago y Región, entregándolas previamente a la recepcionista quien es la encargada de ordenarlas. La Supervisora de cuentas por pagar genera el Informe de Proveedores ( Ver INST-GF- CP-001), en el cual se detalla la deuda con cada uno, indicando el vencimiento por periodos y se entrega a Gerencia. El Gerente General decide el monto a pagar por proveedor, indicándolo en la planilla del Informe de Proveedores. Con esta información las Administrativa de Cuentas Por Pagar separan las facturas según el monto y vencimiento indicado en el informe. Además se debe chequear con el informe de canjes pendientes para realizar los descuentos correspondientes. (Ver Manual de Adm. Y Finanzas) El equipo de Cuentas Por Pagar genera los egresos en el sistema (Ver Manual de Adm. Y finanzas), divididos en dólar y pesos luego se entregan a la administrativa de contabilidad para que imprima los cheques y la cartas que detallan lo pagado. El equipo de cuentas por pagar recibe los cheques, compagina y solicita firma a las Gerencias autorizadas, luego se dividen en: retiro en oficina, envío por correo certificado y depósitos. A su vez se exporta de SICON la planilla de cheques emitidos del día, y se prepara el informe de cheques, separándolo de la misma forma mencionada anteriormente y agregando los cheques en carpeta de las semanas anteriores. Una vez divididos, la Supervisora de Cuentas. Por Pagar designa a una persona del equipo para preparar los sobres de envío a provincia y las boletas de depósitos. Un administrativo del staff de Junior hace la entrega de los cheques para retiro en oficina y posteriormente la limpieza del informe de cheques, dejando en el sólo lo que quedó sin entregar en carpeta. Este informe se envía vía mail al equipo de cuentas por pagar y a la tesorera. El Gerente de Finanzas indica el día del envío de los cheques a provincia y el día en que los depósitos se hacen efectivos, luego de tener los comprobantes del banco la designada de cuentas por pagar adjunta la carta, y envía por mail a los proveedores Devolución de Facturas a Proveedores. En el caso de que las facturas entregadas por la recepcionista no sean de CTS según su documentación adjunta (voucher, parte de reserva, mail de confirmación, etc), mala facturación, cobro indebido de No Show, reserva anulada, duplicidad de facturas, cobro reiterado al mismo pax, solicitud de franquicia tributaria u otro. Se debe proceder a realizar la devolución de la o las facturas al Proveedor, esta se realiza completando la

7 Página 7 de 17 planilla Carta de Devolución, en la cual se lleva un orden de todas las facturas que están para ser devueltas. Luego se imprimen dos copias de la Carta de devolución FORM-GF- CP-007 (la primera copia queda en CTS para respaldo de que se hizo correctamente la devolución del o los documentos y la segunda se entrega en conjunto con la factura a la persona que llega a retirarla). Enseguida se envía un mail al Proveedor en el cual se avisa de la devolución de la factura y el motivo del porque se esta realizando este procedimiento. Cuando llega la persona a retirar la factura, la administrativa procede pedir la firma de la primera copia de la Carta de Devolución para luego ser archivada. 5.2 Abono de ETI Las facturas ingresadas al sistema que se presenten con error de ETI se le entregan a la Supervisora de Cuentas por Pagar para que las guarde en la carpeta (ETI). Una vez a la semana se toman estos documentos y se ingresan al sistema, a través, de SICON para generar el ajuste (pagar la diferencia entre el monto cargado por el operador y el monto facturado por el proveedor). Luego de hacer este ajuste se ingresa normalmente por Sopsicon y se guarda para ser archivada para el posterior pago. 5.3 Prepago de Proveedores Dentro de los proveedores con los que trabajamos existen algunos con los cuales no tenemos crédito, por lo que hay que generar prepago de estos servicios dependiendo de las condiciones que nos de cada uno. Un administrativo de cuentas por cobrar, entrega los memos de pagos de negocios de individuales del área de receptivo a un administrativo de cuentas por pagar, en donde se especifica que proveedor hay que prepagar, el file a que corresponde el pago, el monto a pago y si es abono o pago total del servicio. En el caso de prepagos del área de grupos e incentivos, ejecutiva encargada del costeo entrega los memos una vez autorizados por el gerente de administración y finanzas y la supervisora de cuentas por cobrar, donde se detalla la misma información anteriormente mencionada, por último, en el caso de los negocios del departamento de nacional, cada operador es el encargado de solicitar sus prepagos, ellos los envían por mail una vez recibido el pago de sus clientes. A diario se generan prepagos de los memos que se recibieron el día anterior, un administrativo de pago de proveedores revisa y concilia en el sistema ( ver Manual de Adm. Y Finanzas) los pagos que se deben realizar usando el número de voucher como número de factura ya que al ser reservas por entrar no tienen factura de respaldo. Una vez conciliado se deben traspasar los documentos en Sicón para que queden pendientes de pago. Cuando ya se está traspasando hay que revisar si los pagos tienen comisión, ya que si la tienen, debemos solicitar al área de contabilidad una factura de comisión que será enviada junto con el pago ( ver MANU-GG-GF-001 Número ) Antes de generar los cheques hay que fijarse en el listado de canjes por descontar, ya que si existen pagos de proveedores que tienen deuda con la empresa hay que descontarlo de cualquier pago que se les realice incluyendo prepagos. Una vez generados los egresos una administrativa de

8 Página 8 de 17 contabilidad imprime el cheque, se solicita firma y se deriva al banco si es depósito o se les entrega a los juniors para que hagan entrega de estos. 5.4 Pago de Guías Semanalmente los guías y los guías conductores solicitan su hoja de servicios al área de tráfico, estos últimos agregan su documentación, es decir, su factura y los gastos adicionales. La Administrativa de cuentas por pagar recepciona las facturas, gastos adicionales y hojas de servicios y además actualiza la planilla de descuentos de guías (préstamos o multas) una vez al mes. La Administrativa de cuentas por pagar ingresa el costo manual de los servicios por guía, de acuerdo a la semana correspondiente y de acuerdo al tarifario que corresponda según: Logo, no Logo, Inglés o tarifario diferenciado ( Ver Manual de Adm y finanzas). En el caso de los guías nuevos o que trabajen con CTS en forma circunstancial y no tengan tarifas establecidas previamente, se solicita al jefe de Tráfico el monto a pagar y su firma autorizando el pago. Luego en otro modulo se ingresan los gastos adicionales y las comisiones.( Ver Manual de Adm y Fin) Una vez ingresado todos los servicios, la Supervisora de Cuentas por pagar chequea uno por uno y las dudas con Tráfico. Los guías llaman para saber el monto total de los servicios entregados, para emitir su boleta electrónica. En el caso de los guías que tienen boletas de papel, deben entregarlas junto con su hoja de servicios. La Administrativa de cuentas por pagar genera los egresos en el sistema incluyendo en el pago las comisiones y gastos adicionales, descontado los préstamos y/o multas, si existen. Luego se entrega a la administrativa de contabilidad para que imprima los cheques. Una vez que recibe los cheques la administrativa de cuentas por pagar compagina y solicita firma a las Gerencias autorizadas. Luego se genera un informe con el listado de los cheques para su entrega a la Recepcionista, quien es la encargada de entregar los documentos. 5.5 Pago de BSP Auditoria de boletos aéreos En el Departamento de Marketing y Productos, en el área de Allotment y Ticket, se emiten diariamente boletos aéreos que son rendidos a contabilidad semanalmente, estos boletos vienen con un memo que especifica el número de negocio de SIGAV, los vouchers de los FF y los tickets electrónicos, luego se auditan en el sistema SIGAV, (Ver Manual de Adm. Y Finanzas Auditoria Del Ticket Aéreo), específicamente deben ser revisados:

9 Página 9 de 17 número de tickets, valor de pasaje, tasas de embarque, monto de comisión, y tipo de cambio. En el caso de no tener un file asociado se emite una factura cobrando el ticket. (Ver Manual de Adm. Y finanzas Emisión De Factura De Cobro De Ticket Aéreo) Una vez emitida se debe enviar al cliente para posteriormente recibir el pago, luego se debe hacer ingreso de este dinero. En el caso de las facturas directas a pax, serán procesadas en el mismo sistema, en SIGAV control facturación factura cliente estado (por generar) seleccionar el operador quien emitió el tkt aéreo y luego buscar el nombre del pax o empresa a quien será emitida la factura. Se debe revisar el detalle de la facturación y luego procesar. Estas facturas son enviadas en forma interna al Sistema Sicon para imprimirlas. (Ver Manual de Adm y finanzas). Luego los tickets aéreos son ingresados en una planilla Excel TKT Aéreo, en la que se controlan los correlativos de los tickets y se identifica el número de los FF, negocio y el voucher que corresponde a cada uno de ellos, todo esto es para cuadrar el BSP al momento de ser cancelado Pago BSP Los días martes se imprime la planilla del BSP (página IATA) en donde se detallan los tickets a cancelar, más una planilla en donde viene el detalle de las facturas de comisión, luego se cuadra la planilla de TKT Aéreo con la planilla del pago del BSP. Después se imprime y se concilian los vouchers de cada FF, una vez hecho esto se traspasan los documentos en el Sistema Sicon. (Ver Manual de Adm. Y finanzas Facturas y/o Vouchers Cuadrados Con El Sistema) El BSP se debe cuadrar en el Sistema Sigav, (Ver Manual de Adm. Y finanzas Cuadratura De Bsp) para poder emitir las facturas de comisión a cada línea aérea. (Ver Manual de Adm. Y finanzas Facturas De Comisión A Líneas Aéreas Por Sigav) estas son enviadas al IATA, se detalla la información a enviar en una planilla de Excel FACT.BSP, se imprimen dos copias, se guardan en un sobre naranjo de la compañía y son enviadas a ellos, una vez entregadas se debe traer una copia timbrada. En conjunto con esto se deben enviar el cheque del pago del BSP al Banco Santander junto con un cupón de pago que se imprimen de la página del IATA Santander, también se trae el cupón timbrado. Para emitir el cheque se debe hacer un egreso (Ver Manual de Adm. Y Finanzas) donde se pagan los vouchers conciliados y las facturas de comisión, en el caso de haber tickets emitidos por gastos de viajes se deben llevar a la cuenta de gastos, en ocasiones también deberan ser canceladas los bloqueos de LAN (son pagos anticipados de servicios) lo que irán a la cuenta pago anticipado de servicios. Además una vez al mes BSP cobra sus gastos de administación, que también serán cargadas a esta misma cuenta. Posteriormente, recibiremos una factura por estos costos de mantención que serán

10 Página 10 de 17 rebajados de la cuenta. En el caso que devuelvan tickets que fueron anulados se deben descontar de la cuenta ticket aéreo devuelto, luego se entregan a tesorería para que impriman el cheque y envíen los documentos Devolución tickets aéreos La persona encargada de emitir los tickets también es el encargado de solicitar a contabilidad la devolución de los tickets entregando el memo de anulación adjuntando copia de los ticket electrónicos, una vez entregado esto al administrativo de contabilidad, este es responsable de solicitar en la pagina del IATA la devolución, imprimir un Refund el cual tiene un número, con este se revisa el estado de los ticket en el sistema del IATA y se guardan en el archivador de TKT aéreos en devolución. Al momento de realizar el pago de BSP, a través de la página del IATA informa que hay una devolución a descontarse, se concilian las notas de crédito, (Ver Manual de Adm. Y finanzas) para rebajar del FF el costo de los tickets en caso de que la línea aérea cobre una multa, esta a su vez debe ser cobrado en el FF, puede tener un voucher por la multa o se descuenta en la conciliación de la nota de crédito. Luego se traspasan los documentos en el Sistema Sicon Cuentas por pagar y se cancelan al momento de hacer el egreso por el pago del BSP, reversando la cuenta ticket aéreo devuelto Solicitud de devolución de bloqueo El encargado de allotment envía correo electrónico con la información detallada de cuales serán los bloqueos que deben ser solicitados para devolución. Ésta se realizará por medio de la página web de IATA seleccionar consulta de documento consulta documento digitar el número de registro indicado en emial consulta básica revisar la información sea la correcta emitir reembolsos indirectos señalar los motivos de la solicitud de devolución (se debe digitar) presionar el botón emitir. Posterior a esto, se deberá imprimir el comprobante de solicitud de reembolso, el que será archivado hasta cuando este venga rebajado en el BSP de las semanas siguientes. Una vez recibida la devolución deberá ser ingresada con el mismo tipo de cambio que salió el pago. Generalmente se deberá generar montos bajo el concepto de diferencia tipo de cambio. FEE comisión ganada por emisión de tickets aéreos a cuenta de terceros, es incorporado dentro de la venta del ticket (proceso realizado por el operador de allotment), es facturado dentro de la misma factura de pax. Además se realiza una boleta para poder justificar este ingreso adicional, la cual debe ser ingresada a SICON (ver manual de administración y finanzas Facturas De Comisión A Proveedores Por Cuenta De Terceros).

11 6. INDICADORES PROC-GF-CP-001 Página 11 de 17 Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica 7. REGISTROS Identificación del Registro Planilla Excel con el detalle de facturas revisado por cuentas por pagar. Informe de Proveedores Listado de cheques emitidos y en carpeta. Planilla Excel con detalle de ticket aéreos emitidos Planilla Excel con detalle de ticket aéreos a pagar semanal Código FORM-GF- CP-001 FORM-GF- CP-002 FORM-GF- CP-003 FORM-GF- CP-004 FORM-GF- CP-005 Responsable Analista Administrativo de cuentas por pagar Supervisora Cuentas por Pagar Analista Administrativo de cuentas por pagar Administrativo contable Administrativo contable Almacenamiento Protección Recuperación Retención Recepcionista Carpeta Registro de Recepción de Documentos Maria Paz Carpeta Informe Proveedores Maria Paz Carpeta Informe Cheques Computador administrativo contabilidad Computador administrativo contabilidad \\Recepcion\regi stro de recepcion de documentos 2009 D:\Mis documentos\ct AS POR PAGAR\INFOR ME PROVEEDORE S D:\Mis documentos\ct AS POR PAGAR\INFOR ME CHEQUES Escritorio/Acces o directo a TKT aéreo/hoja TKT Escritorio/Acces o directo a TKT aéreo/planilla Se mantiene Historial actualizán dolo. Se mantiene Historial actualizán dolo. Se mantiene Historial actualizán dolo. Disposición final Queda archivado Queda archivado Queda archivado Soporte Digital Digital y papel Digital Indefinido Se actualiza Digital Se actualiza semanalm ente, se imprime y se archiva en archivador Contabiliz ación TKT Aéreos Auditados Se guarda en bodega por 6 años Papel

12 Identificación del Registro Planilla Excel con detalle de facturas que se envían a la Línea Aérea Carta de Devolución Código FORM-GF- CP-006 FORM-GF- CP REFERENCIAS PROC-GF-CP-001 Página 12 de 17 Responsable Administrativo contable Supervisora de Cuentas x Pagar Almacenamiento Protección Recuperación Retención Computador administrativo contabilidad PC Supervisora de Cuentas x Pagar ISO 9001: 2008; Sección 7.4 Compras. Escritorio/ Acceso directo a FACT. BSP \\Pincheira\prove edores compartidos\ca RTA DE DEVOLUCION NCH 3067; Sección 4.1 Requisitos de Organización. 9. ANEXOS I. Planilla Excel Recepción de Facturas. II. Informe de Proveedores. III. Listado Cheques Emitidos y en Carpeta. IV. Carta de Devolución. 10. CONTROL DE CAMBIOS Se actualiza semanalm ente, se imprime y se archiva en archivador Pagos BSP Disposición final Se guarda en bodega por 6 años Soporte Papel Indefinida Se actualiza Digital VERSION FECHA MODIFICACIONES V Se agregaron los registros de Planilla Excel con detalle de ticket aéreos emitidos, Planilla Excel con detalle de ticket aéreos a pagar semanal y Planilla Excel con detalle de facturas que se envían a la Línea Aérea en el punto 7-

13 Página 13 de 17 VERSION FECHA MODIFICACIONES V Se agrega dentro del procedimiento el prepago de proveedores con los que no tenemos crédito. Se elimina dentro del procedimiento de pago de guías que se genera un informe de recepción de documentos ya que no se está haciendo. Se cambia la palabra tesorera por administrativa de contabilidad. V Se modifico el punto 5.2 Pago de Guías V Se agrego la responsabilidad de Ingreso de Facturas a la Recepcionista, correspondiente al punto 3.5 Se agrego la responsabilidad de la devolución de facturas a la Adm. De Cuentas por Pagar, correspondiente al 3.4 Se modifico el 1º párrafo al punto 5.1 Se agrego el punto Devolución de Facturas a Proveedores Se agrego el punto 5.2 Abono de ETI Se agrego el registro Carta de Devolución al punto 7. Se agrego Carta de Devolución a los Anexos. Se modifica punto 5.5 Pago de BSP

14 Página 14 de 17 ANEXOS I. Planilla Excel Recepción De Facturas

15 Página 15 de 17 II. Informe de Proveedores

16 Página 16 de 17 III. Listado Cheques Emitidos y en Carpeta. IV. Carta de Devolución

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