Procedimiento Pago Proveedores CODIGO PROC PP 07

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1 Procedimiento Pago Proveedores CODIGO PROC PP 07

2 Página 2 de 12 PROCEDIMIENTO DE PAGO PROVEEDORES 1. Objetivo Pagar a los proveedores de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación Municipal de lo Prado. 2. Alcances Se aplica desde la recepción de la OC o factura o Boleta de honorarios, hasta la entrega física de cheque por tesorería. 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Proveedores Orden de compra (OC) Factura Boleta de Honorarios ( BH) Pago anticipado al proveedor DEFINICIÓN Corresponde a la persona natural o jurídica que presta servicios y/o vende a la CMLP los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad. Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC. Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la factura. Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el pago por los servicios, detallados en la BH. Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios y/o insumos, materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o

3 Página 3 de 12 insumos, materiales por parte del proveedor. El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorería la factura correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia. Obligación Corresponde al documento que imputa la ejecución presupuestaria. Se obligan los fondos por rendir, facturas de proveedores, y BH Devengado Es la acción de reconocer la deuda con un proveedor o prestador de servicios; por lo tanto, se devenga factura y/o BH. Egreso Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o prestador de servicio Imputar Acción de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operación Operación Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura 4. Funciones y Responsabilidades Responsable del proceso: DAF: Director de Administración y Finanzas. Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los proveedores y /o prestadores de servicios que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado. Jefe de Finanzas

4 Página 4 de 12 Responsable: Coordinar y supervisar las operación del pago de proveedores; registros presupuestario y contable de los movimientos financieros, asegurando la confección y resguardo de la documentación del respaldo. Tesorero Responsable: Registrar los cheques emitidos en planilla de conciliación bancaria Administrativo Tesorería Responsable: Impresión y/o elaboración de cheques, obtención de firma y entrega al proveedor Unidad Contabilidad En esta unidad, reciben las obligaciones y otros documentos y emite documento llamado egreso contable, que luego se envía a tesorería para hacer el cheque Responsable: Realiza el devengado de facturas y/o BH, elabora el egreso contable. Directores de área: Responsable: firmar los cheque emitidos de los cuales deben estar firmados 2 de los 4 Directores. Depto. Adquisiciones Responsable: Emitir Orden de compra, solicitando cheque adjunto (anticipo al proveedor)

5 Página 5 de Diagrama de Flujo de proceso

6 Página 6 de 12 Continuación.

7 Página 7 de Descripción de Actividades Etapa Descripción Evidencias 1 Verificación del presupuesto disponible para compra: El Sectorialista verifica si hay presupuesto suficiente. Si lo hay, realiza un documento llamado Obligación. Se envía por libro de correspondencia a Contabilidad. Si no hay saldo, se informa a DAF para autorización. 2 Egreso para Orden de Compra con cheque adjunto y Fondos por Rendir: estas obligaciones, requieren de la emisión de cheque sin documento tributario de respaldo, por lo que, Contabilidad emite un egreso que envía a tesorería para la emisión de cheque. 3 Boleta o Factura: estas obligaciones, requieren de un respaldo tributario, los cuales son digitados en los correspondientes libros auxiliares de contabilidad por medio del sistema contable. Posterior a esto, son archivados ordenados por su número de obligación, a la espera de la solicitud de pago emitida por el DAF, la cual puede ser, vía correo electrónico o cuenta corriente del proveedor a pagar impresa. 4 Emisión del documento egreso: Cuando se recibe la solicitud de pago por parte del DAF, el administrativo Contable busca los documentos (boleta o factura) en el archivo de obligaciones, y emite el egreso correspondiente, el que se envía a Tesorería para emitir el cheque. Documento de obligación Egreso Obligación y factura o boleta adjunta Egreso

8 Página 8 de 12 5 Tesorería: Recibe dicho documento (egreso), emitiendo el cheque, por medio del sistema contable, el que se debe firmar por dos de las cuatro firmas disponibles para tales efectos. (Secretario General, DAF, Director de Salud, Director de Educación). Una vez realizado este trámite, el o los cheques firmados vuelven a Tesorería para su pago. 6 Tesorería: Al realizar los pagos correspondientes, se solicita el carné de identidad de la persona que retira y por seguridad se prefiere fotocopiar los cheques y carné de identidad del proveedor que solicita el pago, verificando que los datos sean correctos. Una vez finalizado este trámite se adjuntan a los documentos las fotocopias y se envían para su archivo al departamento de contabilidad. Comprobante del cheque Comprobante de cheque firmado 7. Control de registros Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Obligación Jefe Finanzas físico y/o electrónico Sistema computacio nal de respaldo cada 7 días Físico: Gaveta archivador de obligaciones/ Nº de obligación Digital: Software contable/ Siempre N/A

9 Página 9 de 12 modulo compras y ventas/obliga ciones/n de obligaciones Comprobante de Egreso Jefe Finanzas físico y/o electrónico Sistema computacio nal de respaldo cada 7 días Físico: Gaveta Nº de egreso Digital: Software contable/ modulo búsqueda de comprobante 1 año Bodega de Contabilidad Egreso Cheque Jefe Finanzas Físico Gaveta Físico: Gaveta archivador Egresos/ Nº de egreso 1 años Bodega de Contabilidad Factura de compra Jefe Finanzas físico Gaveta Of. de Contabilidad Físico: Gaveta archivador de egresos /Nº de egreso 1 años Bodega de Contabilidad Orden de compra Jefe Finanzas Físico Gaveta Físico: Gaveta archivador 1 años Bodega de Contabilidad

10 Página 10 de 12 Egresos/ Nº de egreso Traspaso contable Jefe Finanzas Físico Gaveta Físico: Gaveta archivador Egresos/ Nº de egreso 1 años Bodega de Contabilidad 8. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN INDICADORES: FORMULA DE CALCULO META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO Mide porcentaje de anticipos no respaldados Cantidad de egresos por anticipo al proveedor/traspasos de anticipos al proveedor) % Proceso Eficiencia Trimestral Define el universo de proveedores (Total de proveedores calificados con nota 4/Total de proveedores ) *100 80% Proceso eficacia Ultimo trimestre del año 9. Referencias No hay 10. Anexos Anexo 1: Formato Obligación (según sistema) Anexo 2: Comprobante de Egreso (según sistema) Anexo 3: Egreso Cheque (según sistema) Anexo 4: Factura de compra (según proveedor)

11 Página 11 de 12 Anexo 5: Orden de compra (según sistema) Anexo 6: Traspaso contable (según sistema) 11. Aprobación y Control de los Cambios Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable 01/03/2013 Responsable del proceso 03/03/2013 Secretario General 03/03/2013 Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Modificados Versión inicial Estandarización Resumen de Modificaciones Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones

12 Página 12 de 12 - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios Capítulo 2: Descripción de la Objetivos de la calidad Corporación Municipal de Lo Estructura Organizacional- Prado Organigrama 07 03/03/2013 Estandarizar - Hubo cambio en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.