1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. POLÍTICAS 4. MARCO NORMATIVO 5. TERMINOS/ DEFINICIONES

Transcripción

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2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Recibir, administrar y elaborar diariamente todos los documentos en cualquier esquema de pago con la finalidad de atender de manera oportuna a los proveedores, prestadores de servicio, pago de nómina al personal de magisterio y burocracia del Gobierno del Estado y diversos apoyos a la población en general. 2. ALCANCE El proceso tiene un alcance con todas las dependencias del Gobierno del Estado, Gobierno Federal y Municipal, Organismos Descentralizados, Instituciones Educativas y población en general. 3. POLÍTICAS 3.1 Cualquier tipo de pago deberá tener por lo menos dos de las cinco firmas autorizadas ante las instituciones financieras (firmas del Secretario de Finanzas y Administración, Director de Egresos, Director de Tesorería, Jefa del Depto. de Tesorería y Encargada de Caja ). 3.2 Todos los documentos que sean una forma de pago deberán firmarse por el beneficiario o persona autorizada mediante poder simple por el beneficiario para su cobro, exceptuando las transferencias de pago electrónicas, ya que todas estas transferencias son al nombre del beneficiario. 3.3 Las Cuentas por Liquidar deben tener los datos bancarios para la transacción de operaciones del día. 3.4 Toda Solicitud de Orden de Pago deberá contener la firma de autorización del titular de la instancia que corresponda. 4. MARCO NORMATIVO 4.1. Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Colima Ley Orgánica del Gobierno del Estado de Colima Reglamento Interior de la Secretara de Finanzas y Administración Ley de Contabilidad Gubernamental Modelo de Equidad de Género MEG: Ley de Protección de Datos Personales. 5. TERMINOS/ DEFINICIONES Cadenas Productivas: Opción de pago que el Gobierno del Estado ofrece a los proveedores para cobrar un contra recibo/documento, antes de la fecha de vencimiento con un pequeño costo que aplica Nacional Financiera por cobro anticipado Publicación: Es el momento en que el encargado de cadenas productivas pone a disposición del proveedor el documento de pago en la plataforma electrónica de Nacional Financiera. Lo anterior con el fin de que sea cobrado anticipadamente o se quede sin cobrar y sea dispersado. Dispersión: Es cuando Nacional Financiera a través de las plataformas bancarias de los siguientes bancos: Banco del Bajío, Banorte, Bancomer y HSBC realizan el pago a los proveedores en la fecha de vencimiento del contra recibo en virtud de no haber descontado su documento anticipadamente por acción de cadenas productivas. Descontado: Acción del proveedor para cobrar anticipadamente su contra recibo/documento. Pago Electrónico: Pago por transferencia electrónica. Tarjeta Prepago: Tarjeta de débito Bancaria utilizada principalmente para pagos de becas y apoyos diversos a la población en general. SIIF: Sistema Integral de Información Financiera (plataforma SAP)

3 Secretaría de Finanzas y Administración Trasmisión del pago: Es el momento preciso en que vía electrónica se realiza el pago en línea. Página 3 de 5 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Cuenta por Nómina. Recibo de Caja (efectivo o cheque). Oficio/Solicitud apoyos. Documentos SAP. Cuenta por Nómina. Cheques para deposito. Efectivo para Deposito. Oficio/Solicitud Doc. SAP pago efectivo INICIO Recibir documento Distribuir documentos. Depto. Control y Seguimiento. Coord. Fondos Federales. Coord. Tecnologías de la Información. Dependencias del Poder Ejecutivos, legislativo y judicial. Organismos Descentralizados. Recursos humanos. Cotejar la relación de folios co los documentos soportes. Fechas. Esquema de Pago. Registro en SIIF: 1.- Núm. De Cuenta por 2.- No. E iimporte de Depósitos. 3.- No. De Pago de Efectivo. 4.- No. E importe d cheques, pagos electrónicos y cadenas productivas. Reporte Electrónico por tipo de documento ( SIIF No. De control. Pago en efectivo. Listado -firma de beneficiario: 1.- Nombre. Importes. 2.-Resumen de listado de pagos. Fecha. Núm. Cuenta por Nombre Doc/SAP Orden de publicación de cadenas productivas. Orden de Transacción Resumen de pago nominal vía Resumen de pago vía tarjeta prepago por Relación de cheques por Cuenta Bancaria. Formato SAP paga Efect Autorizar. Autorizar por parte del Director de Egresos Reporte SIIF: 1.- Núm. Cuenta por 2.- Núm. De Cheque. 3.- Fecha de 4.- Reporte de 5.- Reposición de Fondos Revolvente. Póliza de cheque. Reporte de Reporte de Orden de publicación de cadenas productivas. Orden de Transacción Resumen de pago nominal vía Resumen de pago vía tarjeta prepago por Relación de cheques por Cuenta Bancaria. Emitir, Publicar y Transmitir de forma electrónica. Autorizar por parte del Director de Egresos Reporte SIIF: 1.- Núm. Cuenta por 2.- Núm. De Cheque. 3.- Fecha de 4.- Reporte de 5.- Reposición de Fondos Revolvente. Póliza de cheque. Reporte de Reporte de FIN

4 Página 4 de 5 7. INDICADORES: Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Porcentaje de pagos electrónicos a proveedores (Número de pagos electrónicos a proveedores/tota de pagos a proveedores)*100 TRIMESTRAL JEFATURA DE TESORERÍA Seguimiento de Entrega de Cheques a proveedores y prestadores de servicio con motivo de perdida de vigencia (Número de cheques cancelados por vigencia/número de cheques emitidos en el mes)*100 Mensual JEFATURA DE TESORERÍA 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo FO Cuenta por Liquidar 10 años Contabilidad N/A 9. SECCIÓN DE CAMBIOS Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) 5 años Coordinación de Informática Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Línea y/o ventanilla 1486 Pago de Nómina a Jubilados y Pensionados Ventanilla y/o electrónico MA Manual de Procesos Administrativos de la Secretaría de Finanzas y Administración Pago de Nómina a personal Activo. Préstamos a Empleados Recuperación de Gastos a Empleados. 10. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio Ventanilla y/o electrónico 7 15/01/2014 Se modificó cierta normatividad y se modificaron los indicadores 6 7/06/2013 Se modificó una normatividad aplicable al plan de calidad, así como se agregaron dos documentos de entrada para las actividades 1, 2 y 3.

5 Página 5 de 5 5 4/02/2013 Se modificó el alcance, políticas, se agregó la Ley de Contabilidad Gubernamental en el punto 4; así también se modificó el diagrama de flujo. 4 28/09/2012 Modificación del Diagrama de Flujo (entradas, salidas y puntos de control) 3 10/11/2011 Modificación al Objetivo, Alcance, Política, Términos y Definiciones, Diagrama de flujo (entradas, salidas, puntos de control y requerimiento de salidas, así como el orden de las actividades 3 y 4) 2 13/05/2011 Modificación en Alcance; modificación en entradas, puntos de control, salidas y requerimientos de salida. 1 25/10/2010 Modificación en Registros 0 N/A Inicia su uso