7. Cuentas por Pagar: Pagos

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1 7. Cuentas por Pagar: Pagos 30 septiembre 2014 Municipio de Apodaca / Advanzer

2 Índice Pagos Masivos Pagos Manuales Pagos con Cheque... 8 HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 2 de 10

3 7. Cuentas por Pagar: Pagos Pagos Masivos Definición Descripción del Proceso: Se utiliza para poder efectuar pagos de forma masiva aplicando ciertos filtros que permitirán crear una propuesta de pago y de esta forma poder contabilizar en un solo paso diferentes pagos a diferentes proveedores. Se podrá utilizar como vía de pago T (transferencia bancaria) o C (Cheques). Objetivo del Proceso: Ejecutar los pagos de las obligaciones contraídas en la Administración del Municipio, en forma eficiente, oportuna y ágil, cumpliendo con la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Disparador: El proceso inicia con la recepción de información de pasivos para pago. Áreas involucradas: Dirección de Egresos (Encargado de Pagos) Dirección de Contabilidad (Encargado de Banca Electrónica) Proceso: Paso 1. Recepción de Información de Pasivos para Pago Quién: Encargado de Adquisiciones Que: Realiza la recepción de factura del proveedor y en caso de ser un servicio la generación del pago es directamente en egresos Cómo: Actividad Manual Paso 2. Revisar y Decidir Pago de Pasivos Que: Recibe documentación del Departamento de Adquisiciones los pasivos para elaboración de la propuesta de pago y revisa que todos los documentos recibidos tengan su pasivo generado Cómo: Ejecutando transacción Paso 3. Elaboración de Propuestas de Pago Que: Procede a realizar el desbloqueo de partidas o bien de pasivos. HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 3 de 10

4 Cómo: Ejecutando transacciones (para desbloquear las partidas) y F110 (para decidir vía pago). Paso 4. Modificación de Propuestas de Pago Que: Podrá modificar la propuesta con base al flujo disponible o a la prioridad de pagos de algunos proveedores, para ello tendrá que bloquear las partidas que no se desean pagar en ese momento para que no se incluyan en dicha propuesta. Cómo: Ejecutando transacciones (lista de partidas abiertas de acreedores) y F110 (propuesta de pagos automática). Paso 5. Borrar Propuestas de Pago Que: Decidirá, dependiendo de las modificaciones solicitadas por Dirección de Egresos, si es necesario borrar la propuesta. Cómo: Ejecutando transacciones F110. Paso 6. Ejecución de Propuesta de Pago Que: Realizará la corrida de pagos, obteniendo con ello, la contabilización de los movimientos bancarios y cancelación de pasivos, así como la afectación presupuestal y la emisión del archivo de dispersión para su carga a la banca electrónica Cómo: Ejecutando transacciones F110 Paso 7. Solicitar Ejecución en Banca Electrónica Que: Imprime la documentación del pago ejecutado en el sistema e informa a la Dirección de Contabilidad para que el responsable realice las transferencias de acuerdo a lo que se ejecutó en la corrida de pagos. Cómo: Actividad Manual Paso 9. Archivar Documentación Que: Una vez procesadas las propuestas de pago y generados los archivos de carga para la banca electrónica (cuando es por Transferencia), archivará la documentación correspondiente tanto del soporte del pasivo pagado como la impresión de la propuesta de pago. Cómo: Actividad Manual Importancia del Proceso HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 4 de 10

5 Se utiliza para poder efectuar pagos de forma masiva aplicando ciertos filtros que permitirán crear una propuesta de pago y de esta forma poder contabilizar en un solo paso diferentes pagos a diferentes proveedores. Diagrama de Flujo 7.3 Pagos Fecha de Creación: 11 junio 2014 Fecha de Modificación: dd mes aaaa Versión: 1.0 Estado: Aprobado Revisado por: Abigail Montemayor - Líder AP Macroproceso: 7. Cuentas por Pagar Proceso: 7.3 Pagos Subproceso: Pagos Masivos Inicio Recibir y revisar soportes de pasivos Hay modificaciones? Modificar Propuesta Dirección de Egresos Revisar y decidir pago de pasivos Elaborar propuestas de pago, F110 Requiere eliminar propuesta? NO Eliminar Propuesta Ejecutar propuesta de pago F110 FIN Archivar documentación NO Es Transferencia? Dirección de Contabilidad Recibir aviso de encargado de pagos, para ejecución en Banca Electrónica Transacciones F110 HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 5 de 10

6 7.3.2 Pagos Manuales Definición Descripción del Proceso: Pagos con cheques, manuales. Objetivo del Proceso: Establecer los lineamientos para la realización de todos los pagos con cheque por las obligaciones contraídas en la Administración del Municipio, en forma eficiente, oportuna y ágil, cumpliendo con la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Disparador: El momento en que el encargado de pagos recibe documentación del Departamento de Adquisiciones los pasivos para elaboración del pago manual y revisa en la transacción del GRP, que los documentos recibidos tengan su pasivo generado, en caso de no contar con el registro correspondiente dará aviso al área origen del documento. Áreas involucradas: Dirección de Egresos (Encargado de pagos) Proceso: Paso 1. Revisión de Pasivos para Pago Quién: Encargado de Pagos Que: Revisa que los documentos entregados por el Departamento de Adquisiciones para elaboración del pago manual, tengan su pasivo generado. En caso de que la información no coincide con el soporte documental, regresara dicho documento para su verificación y en su caso creación de pasivo. Cómo: Ejecutando transacción Paso 2. Elaboración del Pago Manual Quién: El Encargado de pagos con base a la decisión tomada por Dirección de Egresos. Que: Procede a realizar el desbloqueo de partidas. Cómo: Ejecutando la transacción para su tratamiento dentro de la transacción F-53 donde decide la clase de documento a utilizar (transferencia o cheque) así como el día de aplicación. Paso 3. Cancelación del Pago Manual HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 6 de 10

7 Que: Si se requiere realiza la cancelación del documento de pago manual para la anulación del documento de compensación y el respectivo documento de pago. Cómo: Ejecutar la transacción FBRA Paso 4. Archivar Documentación de Comprobante de Pago Que: Después de procesado el pago manual archivará la documentación correspondiente al pago realizado. Cómo: Actividad manual Importancia del Proceso Este proceso es primordial para tener al día los gastos/egresos del Municipio. Diagrama de Flujo Pagos Manuales Fecha de Creación: 11 junio 2014 Fecha de Modificación: dd mes aaaa Versión: 1.0 Estado: Aprobado Revisado por: Abigail Montemayor - Líder AP Macroproceso: 7. Cuentas por Pagar Proceso: 7.3 Pagos Subproceso: Pagos Manuales Archivar documentación de pagos Dirección de Egresos Inicio Recibe y revisa soportes de pasivos Elaboración del pago manual, F-53 NO Hubo error en el pago? Fin Anulación de compensación manual FBRA Eliminación de Documento FB08 Transacciones FBRA HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 7 de 10

8 7.3.3 Pagos con Cheque Definición Descripción del Proceso: Emisión de Pagos con Cheque. Objetivo del Proceso: Establecer los lineamientos para la realización de todos los pagos con cheque por las obligaciones contraídas en la Administración del Municipio, en forma eficiente, oportuna y ágil, cumpliendo con la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Disparador: Cuando el encargado de pagos recibe de la institución bancaria correspondiente las remesas de cheques necesarias para la operación de pagos y requiere realizar el alta de dicha remesa. Áreas involucradas: Dirección de Egresos (Encargado de pagos) Dirección de Presupuestos (Encargado de presupuestos) Dirección de Presupuestos (Encargado de operaciones) Proceso: Paso 1. Alta de Remesa de Cheques Quién: Encargado de Pagos Que: Recibe de la institución bancaria correspondiente las remesas de cheques necesarias para la operación de pagos y procede a realizar el alta de dicha remesa en el sistema SAP. Cómo: Ejecutando transacción FCHI Paso 2. Revisión de Pasivos para Pago Que: Recibe documentación del Departamento de Adquisiciones los pasivos para elaboración de la propuesta de pago y revisa en el sistema SAP, que todos los documentos recibidos tengan su pasivo generado. En caso de no contar con el registro correspondiente, dará aviso al área origen del documento (Encargado de control presupuestal, el Encargado de contabilidad o el Encargado de nóminas), de que la información no coincide con el soporte documental y regresará dicho documento para su verificación y en su caso creación de pasivo. En caso de que todo documento entregado tenga su registro correspondiente, se procede a realizar el análisis de las partidas que se tienen que pagar en base al vencimiento de las mismas y en conjunto con dirección de Egresos se decide cuales entraran para pago con cheque. Cómo: Ejecutando la transacción HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 8 de 10

9 Paso 3. Elaboración de Pagos con Cheque Que: Realiza el desbloqueo de partidas en el sistema SAP para su tratamiento. Genera el registro de cancelación de pasivo y emite la impresión de cheques. Cómo: Ejecutar las transacciones, F-58. Paso 4. Visualización de Pagos con Cheque Que: Si requiere cotejar datos puede visualizar información en el sistema SAP utilizando el número de cheque. De la misma forma se puede visualizar los cheques emitidos. Cómo: Ejecutando las transacciones FCHN, FCH1 Paso 5. Relación Documento Contra Cheque Que: Visualiza el cheque con el número de documento. Cómo: Ejecutando la transacción FCH2 Paso 6. Anulación de Pagos con Cheques Que: Puede decidir si anula el pago con cheque. En tal caso anulará la compensación del pago y posteriormente realizará un marcado al número de cheque emitido, como cancelado. Cómo: Ejecutando la transacción FCH8: Este proceso puede realizarse antes o después de mandar a imprimir ya que en ambos casos será necesaria la anulación de dicho folio y se tendrá que utilizar el consecutivo. Ejecutando la transacción FCH3: En caso de que por alguna razón no se haya utilizado algún rango de la remesa, ejemplo: Cambio de formato de chequera. Ejecutando la transacción FCH9: En caso de haber entregado el cheque y el mismo fue extraviado, robado o dañado se procedería a anular. Paso 7. Archivar Documentación de Comprobante de Pago Que: Después procesadas las operaciones con cheque, archivará el soporte del pasivo pagado y el cheque emitido. Cómo: Actividad manual HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 9 de 10

10 Importancia del Proceso Este proceso es importante para cumplir de forma oportuna y ágil con los pagos con cheque correspondientes del Municipio. Diagrama de Flujo 7.3 Pagos con cheques Fecha de Creación: 11 junio 2014 Fecha de Modificación: dd mes aaaa Versión: 1.0 Estado: Aprobado Revisado por: Abigail Montemayor - Líder AP Macroproceso: 7. Cuentas por Pagar Proceso: 7.3 Pagos Subproceso: Pagos con cheques Dirección de Egresos Inicio Existe Remesa? FIN NO Alta de remesa de cheques FCHI Recepción de información de pasivos para pago MANUAL Revisión de pasivos para pago Elaboración de pagos con cheque, F-58 Visualización de pagos con cheque FCHN, FCH1 Relación Documento vs Cheque FCH2 Hay que anular pago con cheque? NO Archivar documentación de comprobante de pago Anulación de pagos con cheque FCH8, FCH3 FIN Transacciones FCHI FCHN FCH1 FCH2 FCH3 FCH8 HMAPS_Manual De Usuario_AP_Pagos Página 10 de 10