PROCEDIMIENTO. Fondos Fijos Fondos por Rendir Reembolso de gastos

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO Fondos Fijos Fondos por Rendir Reembolso de gastos Enero 2014 Página 1

2 Resumen de actualizaciones Fecha de actualización Gerencia responsable Administrador Fecha publicación 03 de marzo 2014 Gerencia de Administración y Isabel Aliste V. 05 de mayo 2014 Finanzas Corporativa Página 2

3 INDICE OBJETIVO 4 ALCANCE 4 DEFINICION 4 PROCEDIMIENTO 6 APROBACIONES 9 PLAZOS DE RENDICION 10 Página 3

4 OBJETIVO Controlar vía procedimientos la rendición de gastos y solicitud de fondos, de empleados del Grupo de empresas de Tur Bus. ALCANCE Este documento aplica a todos los miembros del grupo de empresas de Tur Bus, Gerentes, Subgerentes y empleados del grupo de empresas de transportes y servicios. Lista de empresas que están en el alcance Empresa de Transportes Rurales Limitada. Centro de Formación Profesional Ltda. Cóndor Bus Limitada. Buses Bío Bío Limitada. Importadora y Comer. Mares del Sur Ltda. Productora de Televisión Móvil S.A. Renta Maquinarias y Equipos Amancay Ltda. Compañía Jac Transportes Ltda. Transportes Tecnología y Giros EGT Ltda. Transportes Tas Choapa Internacional Ltda. Cía. de Transportes Ventrosa Ltda. Santa Marta Courier and Cargo S.A. Intersur Ltda. Servicios Profesionales Ayelen Ltda. Avant Servicios Integrales S.A. DEFINICION A continuación se detallan los distintos conceptos de fondos; Fondo Fijo: Monto en dinero asignado a un empleado, para realizar gastos propios de la operación, administración y funcionamiento de la Empresa, el cual se hace responsable del Fondo y se compromete a usarlo para dichos fines de acuerdo a la normativa. Este tipo de fondos se asignan una vez por año, las reposiciones de dinero se realizan cada vez que el Página 4

5 responsable de Fondo Fijo rinde sus gastos, las rendiciones deben ser periódicas, cumpliendo con los plazos estipulados. Cierre y renovación anual cuando corresponde. Fondo por Rendir Monto en dinero asignado a un empleado, para realizar gastos específicos a nombre de la empresa. Este tipo de fondos se asignan de acuerdo a las necesidades de cada área, las rendiciones de gastos se deben realizar de acuerdo a lo dispuesto en el presente procedimiento, teniendo como plazo máximo 5 días habiles (desde la fecha de asignación), para los Fondos a Rendir desde el día siguiente de la finalización de esta. Rembolso de gastos Cuando un empleado deba pagar, con medios propios, gastos por cuenta de la empresa, podrá solicitar el rembolso del dinero gastado. Para tal efecto, debe rendir los gastos que pagó, respetando la normativa y los plazos establecidos. Los gastos a rendir deben ser respaldados según normativa. Página 5

6 PROCEDIMIENTO Solicitud de Fondos Tanto la solicitud de fondos fijos como los de fondos por rendir, deben realizarse a través del módulo Solicitud de Egresos, en ambos casos, el procesos de solicitud concluirá con una escala de aprobación de los fondos, la cual se encuentra descrita en el punto Aprobaciones. Rendiciones de Fondos Las rendiciones de los fondos entregados, podrán incluir todos aquellos gastos que un empleado puede incurrir producto de sus labores y condición de su cargo en la empresa. Ejemplos de esto son: gastos de atención de clientes-proveedores, gastos de mantenimiento en ruta y otros. Todas las rendiciones deben ser canalizadas a través del módulo de Solicitud Egresos y/o manualmente por contabilidad. Las solicitudes de egresos y sus respectivos respaldos una vez aprobados según la estructura aprobadora, debe ser enviada a las siguientes áreas; EMPRESAS TUR BUS PASAJES CONDOR BUS SAMEX EGT CARGA AVANT SORTER INTERSUR TAS CHOAPA EGT SERVICIOS TUR BUS INDUSTRIAL VENTROSA MARES DEL SUR AMANCAY AVANT INDUSTRIAL AYELEN TV MOVIL DEPARTAMENTO RECEPTOR CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD Página 6

7 Los costos que se rindan y que correspondan a centros de costos distintos al solicitante del fondo, deberán ser debidamente coordinados entre las dos áreas involucradas, de manera tal que exista una coordinación y comunicación entre las ellas. Los plazos de reposición dependerán del tipo de fondo, su proceso se detalla a continuación: - Reposición Fondo Fijo: A partir de la recepción de la rendición con sus respectivos respaldos 6 días. Se recomienda solicitar reposición antes de consumir el 50% del Fondo asignado - Solicitud de Fondo x Rendir: 3 días a partir de la recepción de la solicitud. - Reembolso de Gastos: a partir de la recepción de la rendición con sus respectivos respaldos 6 días. Cada rendición de gastos debe tener su respectivo respaldo físico del gasto. Esto son documentos originales de Facturas, Boletas de Honorarios, Boletas de compra y venta (con descripción detallada de que se compró y para qué fin), documentos que deben cumplir con los requerimientos definidos en el procedimiento Verificación de datos de facturas de compras. No se aceptarán documentos distintos a los mencionados, enmendados y tampoco vales por y todo aquello adicional que menciona el procedimiento de Renta efectiva. Las facturas que formen parte de una rendición, deben estar canceladas al contado por los fondos que se están rindiendo, es considerado una falta grave rendir facturas que se hayan cancelado al crédito. Junto con esto, deberán venir con el timbre de cancelados por parte del proveedor y además deberán rendirse incluyendo la cuarta copia de la factura o la también denominada copia cedible de la factura. Queda totalmente prohibido realizar a través de estos fondos los siguientes conceptos de compras: - Compras de bienes de inversión, (activos fijos, intangibles) Página 7

8 - Combustible por panne en carretera, salvo que se indique desperfecto que implique fuga del mismo por parte del equipo mecánico. - Gastos cuyo comprobante presente algún tipo de enmendadura. - Gastos cuyo comprobante incluya adquisición de bebidas alcohólicas - Movilización de cualquier índole desde la casa habitación del trabajador al punto de destino y viceversa (costo del trabajador). - Gastos por multas de tránsito por incumplimientos de Ley de Tránsito - Gastos por Celebraciones a los funcionarios del Grupo de Empresas Tur Bus (Cumpleaños, Bienvenidas, Despedidas, etc.), que no sean debidamente autorizados para todo el grupo de empresas, por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. - Artículos de oficina y/o escritorio, ya que deben ser gestionados por Abastecimiento. - Cualquier gasto que ya se encuentre cubierto a través de otros fondos debidamente asignados, no serán aceptados. Como por ejemplo almuerzos o colaciones o cualquier gasto del personal que se encuentre en comisión de servicios, cuyo costo de estos conceptos, esté cubierto por los viáticos asignados. - Almuerzos, cenas, presentes o regalos a proveedores y/o clientes, que no estén autorizados por la Gerencias corporativas o de divisiones. - Aportes y/o donaciones, salvo las generadas por la Gerencia corporativa de Responsabilidad Social. - Cualquier otro gasto que se encuentre debidamente mencionado o referenciados en el procedimiento Renta efectiva Página 8

9 APROBACIONES A través del siguiente cuadro se detalla quien está en condiciones de aprobar/rechazar una rendición de gastos: Gastos Operacionales (Gastos Propios de la Operación de cada área) Estructura Rangos de aprobación Subgerente Todas Gerente M$ 0 a M$ Gerente Corporativo M$ a M$ Gerente General Mayor de M$ En los casos que corresponda quién rinde el gasto deberá preocuparse previo a la presentación de la rendición, de la gestión del Vº Bº según tabla anterior, el cual deberá estamparse en el documento de respaldo de dicho gasto Página 9

10 PLAZOS DE RENDICION Los plazos de las rendiciones de estos fondos son: - Fondos Fijos: Hasta el día 5 del mes siguiente al que se efectuó el gasto, de manera de que los gastos se reflejen en el mes en que se realizan (EERR). - Fondos a Rendir: Hasta el día 5 días hábiles desde la fecha que se efectuó el gasto, de manera de que los gastos se reflejen en el mes en que se realizan (EERR). - Rembolso de gastos: Hasta 4 días hábiles desde la realización del gasto. En los cierres de fines de años, es fundamental que los gastos del periodo de rendiciones, queden debidamente registrados al 31 de diciembre, independiente que estos se rindan al año siguiente, para lo cual será necesario que se haga llegar una rendición parcial del proceso. Salvo en los casos de los fondos fijos, los cuales, cada 31 diciembre deben cerrarse y rendirse. Y ser nuevamente otorgados al inicio del periodo siguiente. Página 10