POLITICA DE COBRANZA

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1 POLITICA DE COBRANZA Dirigido a: Gerente General, Gerente de Finanzas, Gerente de Carga, Gerente Comercial Pasajes, Gerente Comercial Carga, Comité de Cobranzas, Jefe de Cobranzas y Personal Relacionado. Fecha de Vigencia: 01 de Enero de Versión: 1.0 RUTA DE VALIDACIÓN FUNCION NOMBRE CARGO FECHA Ricardo Fuenzalida Marzo Elaborado por: Jefe de Cobranzas Vargas 2014 Revisado y Gerente Corporativo de Marzo Egor Zurita Cárdenas aprobado por: Finanzas 2014 Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 1

2 INDICE 1. INTRODUCCION Objetivo Alcance Actualización Conceptos POLÍTICA DE COBRANZA Proceso de Cobranza Mecanismos de Cobranza Opciones de Pago Formas de Pago Canales de Pago Prórrogas y Renegociaciones de deuda COBRANZA PRE-JUDICIAL Y JUDICIAL POLÍTICAS O PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS...9 Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 2

3 1. INTRODUCCION 1.1 Objetivo Establecer los lineamientos generales que se aplicarán en la gestión de cobranza de las cuentas por cobrar, asociadas a clientes con cuenta corriente. 1.2 Alcance Esta política abarca las gestiones a realizar por el área de Cobranzas del Grupo de Empresas Tur Bus: Empresa de Transportes Rurales Ltda., Transporte, Tecnología y Giros EGT Limitada, Santa Marta Courier And Cargo S.A. y Cóndor Bus Ltda. Con el propósito de recuperar las cuentas por cobrar y disminuir la deuda vencida. 1.3 Actualización Será responsabilidad de la Gerencia Corporativa de Finanzas mantener actualizada esta política. La frecuencia de revisión y actualización será cada 6 meses, o cuando algún cambio en los procesos asociados lo amerite. 1.4 Conceptos Comité de Cobranzas: Instancia que controla y aprueba decisiones y acciones a seguir para mejorar la gestión de cobranza. Este deberá ser integrado por: representantes de las áreas Comerciales, con autoridad para tomar decisiones a nivel de sus clientes (Gerente Comercial, Subgerentes, Jefes de área), Gerente Corporativo de Finanzas y Jefe de Cobranzas de Grupo TUR BUS. Cuenta Corriente: Cada cliente podrá tener una o más cuentas creadas en el sistema de Cuentas Corrientes, las cuales contarán con un código único y un monto de línea de crédito asignado, que en suma no podrá ser superior a la línea de Crédito otorgada al cliente (RUT). Deuda Vencida: Toda factura o saldo de factura cuyo plazo sea mayor a 45 días corridos desde la fecha de emisión. Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 3

4 2. POLÍTICA DE COBRANZA Establece el Proceso de cobranza y los Mecanismos de cobro que aplicará el Departamento de Cobranzas del grupo TUR BUS, para recuperar las cuentas por cobrar en los plazos de crédito otorgados a sus clientes y disminuir la deuda vencida. 2.1 Proceso de Cobranza El proceso de cobranza consta de las siguientes etapas: 1. Deuda Vencida: el Ejecutivo de Cobranzas debe identificar los clientes de su Cartera, que tienen deuda vencida (45 días). Luego debe informar a cada cliente, las facturas y montos que componen la deuda vencida y solicitar el pago respectivo. 2. Bloqueo de CTA.CTE.: el Ejecutivo de Cobranzas debe identificar los clientes de su Cartera que tienen deuda vencida con 55 días. Luego debe bloquear la CTA.CTE. e informar al cliente que su CTA.CTE. se encuentra bloqueada y solicitar nuevamente el pago, indicando además que de seguir en mora la deuda podría ser publicada en DICOM. 3. Publicación en DICOM: el Ejecutivo de Cobranzas debe identificar los clientes de su Cartera que tienen deuda vencida con 70 días. Luego debe publicar las facturas vencidas en DICOM., e informar al cliente que fue publicado en DICOM, y solicitar nuevamente el pago, indicando que de seguir en mora la deuda podría ser enviada a Cobranza Externa. 4. Cobranza Externa: el Ejecutivo de Cobranzas debe identificar los clientes de su cartera que tienen deuda vencida con 95 días, luego debe enviar al Jefe de Cobranzas el listado respectivo. El Jefe de Cobranzas debe analizar la información aportada por cada Ejecutivo de Cobranzas y consolidar en un único Reporte, el que debe ser autorizado por el Gerente Corporativo de Una vez autorizado, el Jefe de Cobranzas debe enviar el Reporte a la Empresa de Cobranza Externa. El Ejecutivo de Cobranzas debe informar al cliente que la deuda vencida fue enviada a Cobranza Externa. Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 4

5 2.2 Mecanismos de Cobranza a. Contacto telefónico o vía de los ejecutivos de Cobranzas con sus clientes, en donde se indica el estado de la cuenta y se solicita el pago de las facturas, ya sea deuda vencida como facturas dentro del plazo. o Se definen cuatro Cartas de Aviso de Cobranza, con formato estándar, las cuales deben ser usadas por los ejecutivos de Cobranzas, para informar la deuda pendiente y solicitar el pago respectivo, de acuerdo al proceso de cobranza. Estas Cartas son: i. CARTA AVISO POR DEUDA VENCIDA ii. CARTA AVISO BLOQUEO CTA.CTE. iii. CARTA AVISO DICOM iv. CARTA AVISO COBRANZA EXTERNA. b. Bloqueo de Cuenta Corriente: el ejecutivo de Cobranzas debe ingresar bloqueos en el Sistema de Cuentas Corrientes o modificar motivos de bloqueo (ver Anexo 1), siempre y cuando se dé alguna de las siguientes situaciones: Clientes con deuda vencida. Para estos efectos se considera la deuda del RUT, independiente de sus cuentas corrientes. Si al entregar facturas, cliente no existe en la dirección o establecimiento se encuentra cerrado. A solicitud del cliente. A solicitud de las áreas Comerciales. Clientes que documentan deuda vencida con cheques a fecha. Clientes con cheques protestados no regularizados en un plazo máximo de 3 días. Clientes que se rehúsen a pagar por reclamos pendientes (ejemplo: pérdida de mercadería). Se procederá al desbloqueo de las cuentas corrientes cuando un cliente haya regularizado la situación que provocó el bloqueo. En el caso de bloqueo por deuda vencida el desbloqueo se realizará cuando el cliente realice el pago total de la deuda respectiva. Nota: El día 15 de cada mes el Jefe de Cobranzas debe enviar a las áreas Comerciales las nóminas de clientes con deuda vencida y pendientes de bloqueo, para su conocimiento y gestión. c. Publicación en DICOM: el ejecutivo de Cobranzas debe publicar en DICOM una o más facturas de un determinado cliente, cuando se de alguna de las siguientes situaciones: Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 5

6 Cuando la factura impaga tenga una antigüedad igual o superior a 70 días desde su fecha de emisión y el cliente no haya formalizado un compromiso de pago o documentado la deuda. Cheque protestado sin respuesta del cliente al ser informado de la situación. Esto considera la publicación de la factura completa aunque el protesto sea por un pago parcial. d. Cobranza Externa: el ejecutivo de Cobranzas debe solicitar al Jefe de Cobranzas el envío a Cobranza Externa, cuando se hayan cumplido los siguientes requisitos: La o las facturas impagas tengan una antigüedad igual o superior a 95 días desde su fecha de emisión. Se hayan enviado al cliente las 3 Cartas de Aviso (Deuda Vencida, Bloqueo y DICOM). El cliente debe estar bloqueado y Publicado en DICOM. No exista compromiso formal de pago o documentación de deuda. En el caso de los clientes más importantes (clasificados como VIP), el proceso de cobranza solo varía en los plazos: Bloqueo : a contar del día 60 DICOM : a contar del día 90 C. Externa : a contar del día 105 Nota: Cliente VIP, son aquellos clientes definidos por las respectivas Áreas Comerciales. Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 6

7 2.3 Opciones de Pago Los clientes podrán pagar o documentar su deuda con las formas de pago y canales de pago detallados a continuación: Formas de pagos Efectivo Cheque Vale Vista Transferencia o depósito bancario: Cuentas Corrientes por empresa: TUR BUS LTDA. Nombre Empresa : Empresa Transportes Rurales Ltda. RUT : Nombre Banco : Santander Santiago Cuenta Corriente : [email protected] EGT Carga Nombre Empresa : Transporte, Tecnología y Giros EGT Limitada. RUT : k Nombre Banco : Chile Cuenta Corriente : [email protected] CONDOR Nombre Empresa : Cóndor Bus Limitada RUT : Nombre Banco : Santander Cuenta Corriente : [email protected] SAMEX Nombre Empresa : Santa Marta Courier And Cargo S.A. RUT : Nombre Banco : Santander Cuenta Corriente : [email protected] Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 7

8 2.3.2 Canales de Pago En cualquiera de las oficinas TUR BUS a lo largo del país. Información Agencias y Oficinas está en página web Cobrador en Terreno del área de Cobranzas. Bancos (Transferencia o Depósito Bancario), El cliente debe enviar su comprobante de depósito ó transacción vía mail a [email protected] o fax número , agregando la siguiente información: Número factura y monto del pago. 2.4 Prórrogas y Renegociaciones de deuda El Jefe de Cobranzas podrá autorizar prórrogas y renegociaciones de deuda considerando el tipo de negocio, comportamiento de pago del cliente, DICOM, monto y antigüedad de la deuda de un determinado cliente, las cuales deberán ser informadas al Gerente Corporativos de En los casos en que se haya negociado la documentación de una deuda, la Cta.Cte., del cliente debe quedar bloqueada por el motivo Cheque a Fecha. Si el cliente requiere el desbloqueo de la Cta.Cte., el Jefe de Cobranzas deberá solicitar al Gerente Comercial que corresponda, la autorización respectiva, para los cual entregará los antecedentes del caso (monto deuda, detalle de los cheques a fecha, y copia de la negociación). Los plazos máximos autorizados para renegociar y prorrogar serán definidos por el Comité de Cobranzas. Las tasas de interés a cobrar por una renegociación de deuda serán definidas por el Gerente Corporativo de Finanzas, en el marco de tasas de referencia de mercado. 3. COBRANZA PRE-JUDICIAL Y JUDICIAL Las gestiones de Cobranza Pre-Judicial y Judicial serán efectuadas por la empresa de Cobranza Externa. Transcurridos 90 días desde el envío a Cobranza Externa y agotadas todas las acciones de Cobranza, se solicitará Certificado de Incobrabilidad. Una vez recibido, el Certificado de Incobrabilidad será enviado al Departamento de Contabilidad para que proceda a efectuar el castigo contable de la misma. Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 8

9 4. POLÍTICAS O PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS Provisión Deudores Incobrables Para cada periodo anual, se calculará la relación porcentual entre el saldo por cobrar de la facturación de los 5 primeros meses versus la facturación total del período (descontadas las N/C). Con esta información se estimará el Porcentaje de Deudores Incobrables del período siguiente. El cálculo antes descrito será efectuado el día 15 de Abril de cada año y será entregado a Contabilidad. Dueda x cobrar 5 primeros meses EDI = Dueda x cobrar Año X 100 Este documento ha sido elaborado por la Finanzas, es de exclusiva propiedad de Tur Bus Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 9