ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA Gerente General 1

2 ÍNDICE I. Nombre del Proceso: ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA... 3 II. Propósito... 3 III. Alcance... 3 IV. Datos del Proceso... 3 V. Documentos relacionados... 4 VI. Descripción del Procedimiento... 4 VII. Diagrama de Flujo del Proceso... 4 VIII. Anexos... 6 Gerente General 2

3 I. Nombre del Proceso: ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA II. Propósito Asegurar el correcto funcionamiento y administración de la Caja Chica de la Sociedad, estableciendo adecuados procedimientos administrativos para la asignación, utilización, reposición y rendición de Caja Chica. III. Alcance Los recursos de Caja Chica representan una disponibilidad de dinero, por un monto de Bs3.000 (Tres Mil Bolivianos), que está destinado a cubrir gastos urgentes y que no excedan a Bs700 de una sola vez, no se podrán separar los montos de las compras mayores para poder realizarlas por caja chica. La actualización de estos valores estará en función a la revisión y necesidades de Gerencia General. Asimismo los gastos que podrán ser cubiertos por caja chica son: - Transporte urbano del personal. - Correo, courier y otros servicios. - Pago de servicios que no excedan el monto definido. - Compras de material de escritorio, materiales, suministros eléctricos, de limpieza, ferretería u otros para uso exclusivo de la oficina, que no excedan el monto definido. - Servicio de refrigerios al personal o al Directorio, en casos debidamente justificados y con autorización del Gerente. Los gastos menores de la oficina deberán ser aprobados por el Jefe de Administración y Contabilidad; los gastos del personal deberán contar con el V B del Jefe Inmediato Superior. No se utilizará este fondo para el pago de sueldos, ni adelantos, pagos de viáticos de viajes, otras compras o adquisiciones. IV. Datos del Proceso Dueño Jefatura de Administración y Contabilidad Insumos Solicitudes de fondos Productos Compras urgentes realizadas eficiente y oportunamente. Subprocesos No tiene. Indicadores 0 pérdidas o fallas en caja. Gerente General 3

4 V. Documentos relacionados Código de Comercio. Manual de Funciones y Descripción de Puestos. Proceso de Compras de Bienes y Contrataciones de Servicios. VI. Descripción del Procedimiento PROCESO DECOMPRAS POR CAJA CHICA.- 1. El Jefe de Administración y Contabilidad mediante un memorándum de nombramiento designará a Responsable para el manejo de caja chica, podrá cambiar de responsable si así lo ve necesario. 2. El Jefe de Administración y Contabilidad genera cheque para reposición de caja chica, dicho cheque deberá ser girado únicamente a nombre del Responsable de caja chica. 3. El Analista Contable entrega cheque al Responsable de caja chica para su cobro por medio de Entrega de reposición de caja chica (MP-ADM-003-F03). 4. El Solicitante de fondos de caja chica hace una solicitud al Responsable de caja chica, mediante el llenado de un Cuaderno de solicitud (MP-ADM-002-F01) por el total de fondos a rendir. 5. Posteriormente a haber realizado el gasto y con el comprobante (factura, recibo u otro), el Solicitante realiza la rendición de cuentas por medio de un recibo (MP-ADM-002-F02). 6. Responsable de caja chica Cuando el monto en efectivo alcance al 20% del total entregado, deberá hacer una solicitud de reposición de caja chica, por medio de Formulario (MP-ADM-002- F03) Reposición de caja chica, al que se adjuntaran los formularios de pedido, los formularios 2 de solicitud. 7. Analista Contable revisa que todos los registros tengan respaldo y estén correctamente apropiados. Si está todo bien, remite a Jefe de Administración y Contabilidad para la reposición, sino es así, solicita correcciones. 8. El Jefe de Administración y Contabilidad revisa, si se encuentra todo correcto, envía a Analista Contable para su contabilización respectiva y elabora el cheque de reposición de caja chica, lo firma y envía a Gerencia General para firma. 9. Gerencia General revisa y si no tiene observaciones firma el cheque de reposición de caja chica. VII. Diagrama de Flujo del Proceso Gerente General 4

5 Manual de Procedimientos Proceso de administración de caja chica 1 Nombra a Responsable de caja chica JAC Memorandum de nombramiento 2 Genera cheque para reposición de caja chica JAC 3 Entrega cheque para reposición de caja chica AC Entrega cheque de reposición 4 Realiza la solicitud y llena el Libro de solicitudes de fondos SO Cuaderno de solicitudes de fondos 5 Entrega el monto al solicitante RCC NO 6 Solicita llenado del Recibo de caja chica y llena la planilla de caja chica RCC 7 El saldo es menor al 20% del monto total entregado? RCC SI 8 Presenta la planilla de registro de compras por caja chica y solicita reposición SR Planilla de registro Facturas y recibos NO 9 Está correcto? AC SI 10 Envía la revisión con solicitud de reposición de caja a JAC AC 11 Revisa, da su V B Y firma 12 Revisa, da su V B Y firma JAC JAC CLAVE Responsabilidades *JAC- Jefe de Adm. Y Contabilidad *AC Analista de Contabilidad *RCC Responsable de caja chica *SO- Solicitante Gerente General 5

6 VIII. Anexos MP-ADM-003-F01- Entrega de reposición de caja chica. MP-ADM-003-F02 - Formulario de solicitud. MP-ADM-003-F03 - Vale de caja chica. Gerente General 6

7 FORMULARIO ENTREGA DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA- MP-ADM-002-F01 Control de caja chica por rendir Fecha Nombre apellido Concepto Monto Firma Observaciones Gerente General 7

8 FORMULARIO DE SOLICITUD - MP-ADM-002-F02 VALE DE CAJA CHICA Fecha. SOLICITANTE..... CARGO... MOTIVO. FIRMA SOLICITANTE FIRMA AUTORIZACION Gerente General 8

9 FORMULARIO DE RENDICION DE CAJA CHICA - MP-ADM-002-F03 Gerente General 9