SOLICITUD DE VIATICOS Y RENDICION DE GASTOS DE VIAJE

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1 Fecha de emisión Vigencia Código Versión Página JULIO24 1 de 5 SOLICITUD DE VIATICOS Y RENDICION DE GASTOS DE VIAJE Concepto Nombre y Apellido Cargo Firma Fecha de firma Elaborado por EQUIPO DE PROYECTO BPTC - PCR Revisado por VICTORIA FERNANDEZ Aprobado OSCAR JASAUI PRESIDENTE EJECUTIVO

2 2/9 1. OBJETIVO Establecer la norma y el procedimiento para solicitar viáticos y rendir cuenta de los viajes realizados dentro y fuera del país. 2. ALCANCE El presente instructivo debe ser aplicado por el personal de todas las oficinas de PCRpara las visitas dentro y fuera del país. 3. NORMAS A CONSULTAR 3.1 Procedimiento de pago a proveedores. 3.2 Normatividad pertinente de cada país. 3.3 Reglamento Interno de Trabajo. 4. DEFINICIONES 4.1 Viáticos: En este concepto se considera los rubros de alimentación, movilidad local y el alojamiento; sustentándose con facturas y/o comprobantes de pago del lugar o país de destino según corresponda y definido por país y zona geográfica de destino. 4.2 Cronograma de visitas anual del área de análisis: lo realiza el analista senior conjuntamente con sus analistas; en él se programan todas las visitas a los clientes ya existentes, sean estas locales o foráneas. Lo único que se agregaraposteriormente son los clientes nuevos. 4.3 Solicitud de viáticos local: formato por el cual se solicita el dinero para cubrir el viaje planificado dentro del cronograma anual (en el caso del área de análisis) y dentro del mismo país de vivienda del colaborador que solicita. (ver formato ANEXO B) 4.4 Solicitud de viáticos extranjero: formato por el cual se solicita el dinero para cubrir el viaje planificado en el cronograma anual (en el caso del área de análisis) fuera del país de vivienda del colaborador. (ver formato ANEXO C) 4.5 Informe de actividades: Informe posterior a la visita cuyo fin será documentar por escrito las respuestas de los clientes con respecto al objetivo, el cual puede ser general (conocer por primera vez al cliente) o motivos especificos (ejemplo ANEXO D) 4.6 Formato liquidación de gastos: formato donde se reportan los gastos que se incurrieron durante la visita y que fueron solicitados en la solicitud de viáticos. (ver formato ANEXO E) 5. CONDICIONES BASICAS 5.1 Los viáticos que se autoricen deberán estar sustentados con una Solicitud de Viáticos (Formato de solicitud de viáticos ANEXO B o C), firmado por la Gerencia del paísen el que se explique el motivo del viaje,con destino a las ciudades donde se encuentran ubicadas las sucursales donde opera la empresa y/o por motivos de visitas a prospectos, auditoría, evaluación de mercado, evaluación de clientes, capacitaciones, eventos, conferencias y/o seguimiento de filiales de otros países. 5.2 En el caso del área de análisis(a menos que se trate de clientes nuevos)deberá estar programada en el calendario anual y firmada la solicitud por el analista senior y el Gerente País. 5.3 Es responsabilidad del Gerente País aprobar y revisar que la Solicitud de Viáticos (ANEXO B o C) este autorizada y firmada por la Presidenciaantes de comprar pasajes o hacer reservas para cualquier colaborador que realice viajes al interior o exterior del país. 5.4 Es responsabilidad del colaborador: Solicitar los comprobantes de pago de acuerdo a ley que sustenten sus gastos, los cuales no consideran consumo de licor o cigarrillos, artículos personales o actividades de recreación. Además el elaborará una rendición de cuenta en el Formato de Liquidación de Gastos (ANEXO E) por los viáticos entregados la cual tiene carácter de declaración jurada y la falsedad en ella será considerada falta grave. Emitir un Informe de Actividades del viaje realizado (ANEXO D), el desarrollo de la visita deberá tener una guía o agenda que será enviada al cliente con anterioridad como sustento de los objetivos de la reunión y posteriormente archivada en el apartado del cliente en Project e impresa para adjuntar a la Liquidación de Gastos. 5.5 Es responsabilidad del Gerente País del colaborador aprobar la Liquidación de Gastos (ANEXO E) previa recepción y aprobación del Informe de Actividades (ANEXO D) correspondiente.en el caso de los Jefes o Gerentes será el Presidente directamente el que deberá aprobar la Rendición de Gastos de Viaje posterior a la recepción del informe de actividades. En el caso de que se haya incurrido en gastos adicionales a los viáticos entregados deberán justificarse llenando otra solicitud de viáticos que pasara por el proceso previamente detallado. 5.6 Es responsabilidad del asistente administrativotransferirla documentación al área contable. 5.7 Cualquier Solicitud de Viáticos del área de análisis debe estar avalada por un cronograma de visitas anuales al que se agregaran los clientes nuevos, este será elaborado al inicio de año por los Analistas Seniory aprobado por el Gerente País. Este calendario de visitas tentativas servirá de guía para que los analistas programen los viajes a realizar y definan con la anticipación debida las fechas exactas para realizar sus visitas.

3 3/9 6. CONDICIONES ESPECIFICAS 6.1 Toda visita del área de análisis debe coordinarse en base al cronograma de visitas anual previamente elaborado y aprobado, el analista llenara la solicitud de viáticos la cual deberá ser revisada por su analista seniory aprobada por el Gerente País. 6.2 Luego de la aprobación de la solicitud de viáticos por parte del Presidente, el Gerente País solicitará al asistenteadministrativo que obtenga las cotizaciones necesarias de pasajes y hoteles de acuerdo a las especificaciones de la solicitud de viaje y al proceso de compras regular, considerando cualquier convenio corporativo que se tenga y favorezca la adquisición. Los datos mínimos que debe contener son fechas, horas, escalas, fecha y hora límite para mantener una reserva, fecha y horas límite para la emisión de boleto y confirmar la existencia del vuelo. De ninguna manera se podrá hacer reservas en vuelos aún por confirmar. 6.3 La asistente deberá enviar la información de los vuelos al Gerente País,resaltando los puntos más importantes. Con esta información el gerente determina la mejor opción y solicita al colaborador que viaja su anuencia por escrito 1 con la cual procederá a autorizar la compra (ya sea por agencia o como compra por internet). 6.2 Una vez ejecutada la compra de los boletos, el asistente será responsable de coordinar la entrega del pasaje y del itinerario impreso al colaborador que viajara así como de coordinar el taxi de recojo para llevarlo al aeropuerto (si el colaborador que viajara solicita el taxi con menos antelación que la necesaria para llegar 2 horas antes de la hora de salida de su vuelo, la solicitud no procederá). 6.3 En caso sea el cliente el que deba correr con los gastos de viaje, esto deberá anotarse en la solicitud de viáticos y se deberá enviar el presupuesto preliminar al cliente para su aprobación, con dicha aprobación se procederá a comprar los pasajes, etc. para posteriormente reponerlo. Sin embargo, dado que muchos de los pasajes tienen tarifa promocional se debe indicar al menos la ejecución de la reserva para no perder la tarifa económica o en todo caso indicar la compra de pasaje (teniendo la conformidad en las fechas). El cuadro de presupuesto será enviado por el asistente al cliente para su conocimiento, considerando siempre estar dentro del rango para asignación de viáticos establecido en el contrato. De ser los gastos mayores al límite establecido para viáticos en el contrato o de no existir mención al límite, el cliente necesariamente deberá aprobarlos previamente. Es por ello la importancia de la confirmación de las fechas por parte del colaborador que viajara (que debe coordinar anticipadamente con el cliente la agenda de reuniones para especificar las fechas de visita). 6.4 Finalmente el Asistente Administrativo será responsable de adjuntar una copia de la solicitud de viáticos (la que debe estar debidamente visada) al voucher de pago y de darle seguimiento al cobro de ser necesario con el cliente, mismo que será responsabilidad del Gerente de País por medio del asistente administrativo. Se llevará un file donde se guardarán las solicitudes de viáticos aprobadas con sus liquidaciones correspondientes. 6.5 Todo el personal en general que ha sido autorizado para viajar deberá rendir sus Liquidación de viáticos en un plazo que no excederá los dos días laborales posteriores a su fecha de retorno. Presentará su liquidación (ver formato ANEXO B o C)al Gerente País donde reside con copia (de ser distinto) al Gerente País que visitó, junto con el informe de actividades (ANEXO D) y la liquidación de gastos (ANEXO E)ambos deberán darsuv B y transferir los documentos al departamento de contabilidad del país que asume los gastos y del que se produzcan cuentas Intercompany, en el formato de Liquidación de Gastos. En caso de que los gastos sean asumidos por el cliente es responsabilidad del gerente el cobro de los mismos. El Formato de Liquidación de Gastos deberá ir acompañado por los siguientes documentos: Boletos de viaje y/o ticket aéreos a nombre de la empresa con indicación del nombre del que viajo así como los respectivos boardingpass. Facturas por alimentación, alojamiento y otros servicios con la respectiva identificación tributaria 2. Constancia de participación a eventos y exposiciones, si es el caso. Voucher de depósito en cuenta corriente de PCR, en caso tenga saldo por devolver. Todo comprobante de pago (Factura, Boletas de Venta, Ticket) para liquidar el gasto deberá consignar: a. Razón social de la empresa b. Identificación Tributaria c. Dirección d. Glosa Los viáticos en el exterior, podrán sustentarse con los documentos emitidos en el exterior de conformidad con las disposiciones legales del país respectivo Cada Gerente País por medio del asistente administrativo se encargara de enviar los documentos a los destinos pertinentes para pedir la reposición de los viáticos que ya han sido previamente aprobados por el cliente. 1 Una vez comprado el boleto no se podrán realizar cambios. Considerar que la mayoría de boletos que se compran son no reembolsables y tienen restricciones. 2 Cuando existen oficinas de PCR en el país que se visita deben ser los datos del país los que se coloquen en los documentos, las facturas originales se dejaran en el país y lo que se presenta en el formato de Liquidación es una copia de las mismas.

4 4/9 6.7 Es necesario respetar el procedimiento para evitar cualquier problema teniendo en cuenta que cualquier sobrecosto producido a PCR por alguna negligencia será responsabilidad enteramente de los participantes pudiéndose incluso imputar el cargo por penalidades. 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Nº ACCION RESPONSABLE 1. Elabora Solicitud de viaje de acuerdo a cronograma anual (en el caso del área de Colaborador que viajara análisis) y remite al analista senior para aprobación. En el caso de las otras áreas remiten al Gerente País para su aprobación. 2. Evalúa plan de viaje. Si lo aprueba, remite al Presidente. Si no lo aprueba, retorna al colaborador para los ajustes pertinentes. Gerente País 3. Evalúa solicitud de viaje y firma; en caso contrario, retorna al Gerente País. Presidente 4. Enviará la información de los vuelos al Gerente País y solicitará por escrito la anuencia al colaborador para proceder con la compra. 5. Procura la aprobación en el APS para el desembolso según el procedimiento. Pago a proveedores. Será responsable de la entrega del pasaje al colaborador. Asistente Administrativo Asistente Administrativo 6. Realiza el viaje de trabajo. Colaborador que viajara 7. Completa el formato de Liquidación de viáticos y adjunta los documentos sustentatorios dentro de los dos días hábiles posteriores a su retorno. En caso haya saldo a favor de PCR, adjunta el voucher del depósito en la cuenta corriente de PCR. 8. Revisa y aprueba el informe de actividades y la Liquidación de viáticos, si no lo aprueba, retorna al colaborador que realizó el viaje para los ajustes correspondientes. 9. Valida el cumplimiento de políticas de gastos de viaje e instruye el registro a Contabilidad. 10. Registra losdocumentos incluidos en la liquidación de viáticos en el sistema. (Ver Instructivo ATP-I Registro de comprobantes del proveedor) Fin Si existe saldo por reembolsar por parte del colaborador recibe el voucher y genera los datos para el reintegro a la compañía. Si existe reembolso por parte del cliente solicita al cliente el mismo como corresponda segúnel país (nota de debito, factura, etc.) 8. FORMULARIOS Y/O REPORTES Documento CódigoFormulario Solicitud de viáticos local PCR-TS-F-0-V1 Solicitud de viáticos extranjero PCR-TS-F-002-V1 Informe de actividades PCR-TS-F-003-V1 Liquidación de gastos de viaje PCR-TS-F-004-V1 9. ANEXOS Colaborador que viajara Gerente País 3 Jefe de Administración y Finanzas Asistente Administrativo DESCRIPCION ANEXO 9.1Flujograma A 9.2 Solicitud de viáticos local B 9.3 Solicitud de viáticos extranjero C 3 En el caso de Gerentes País y Jefes, lo aprueba la Presidencia

5 5/9 9.4 Informe de actividades D 9.5 Formato liquidación de viáticos E Anexo 9.1:Flujograma

6 6/9 Anexo B :Solicitud de viáticos internos SOLICITUD DE VIATICOS INTERNOS Nombre completo del beneficiario Residencia: Centro de costos Forma de transporte: Lugar y Fechas de la visita Reembolso por cliente si no Observaciones: (obligatorio) Si hay reembolso especificar: Revisado Senior Autorizado Gerente Pais Especificar 1 fecha DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES 2 Marcar con una X el concepto al que corresponde Desayuno $ 5 Almuerzo $10 Cena $10 Monto por concepto Monto total por concepto 3 De realizar gastos adicionales, detalle: Pasajes1 Hotel1 Taxi Otros 4 Monto total de Viáticos aprobados Coloque agenda de la visita (Obligatorio) 8:00-9:00 9:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 13:00-14:00 14:00-15:00 16:00-17:00 Yo beneficiario de los viaticos anteriores certifico que hare la visita descrita anteriormente y acepto devolver el dinero recibido por los dias no utilizados y entregar facturas correspondientes a lo consumido. Fecha Nombre y Firma del beneficiario OBLIGATORIO Autorizado Gerente Pais Autorizado Presidente POLITICAS 1. De necesitar hospedaje o transporte aereo de indicara el monto como referencia en la solicitudo y se incluira en APS respectivo. 2. Las facturas para liquidar el presente anticipo de viaticos deberan contar con los siguientes requisitos: 2.1 la fecha de la factura no puede ser de mas de un mes atrás No se aceptara ningun tipo de alteracion en la factura La factura debe tener los datos exactos de la empresa a facturar según el pais. 3. No se aceptara ninguna solicitud de viaticos de alguien que tenga anticipos pendientes de liquidar.

7 7/9 Anexo C:Solicitud de viáticos extranjero SOLICITUD DE VIATICOS EXTRANJERO Nombre completo del beneficiario Residencia: Centro de costos Forma de transporte: Lugar y Fechas de la visita Reembolso por cliente si no Observaciones: (obligatorio) Si hay reembolso especificar: Revisado Senior Autorizado Gerente Pais Especificar 1 fecha DOMINGO LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES 2 Marcar con una X el concepto al que corresponde Desayuno $ 8 Almuerzo $20 Cena $20 Monto por concepto Monto total por concepto 3 De realizar gastos adicionales, detalle: Pasajes1 Hotel1 Taxi Otros 4 Monto total de Viáticos aprobados Coloque agenda de la visita (Obligatorio) 8:00-9:00 9:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 13:00-14:00 14:00-15:00 16:00-17:00 Yo beneficiario de los viaticos anteriores certifico que hare la visita descrita anteriormente y acepto devolver el dinero recibido por los dias no utilizados y entregar facturas correspondientes a lo consumido. Fecha Nombre y Firma del beneficiario OBLIGATORIO Autorizado Gerente Pais Autorizado Presidente POLITICAS 1. De necesitar hospedaje o transporte aereo de indicara el monto como referencia en la solicitado y se incluira en APS respectivo. 2. Las facturas para liquidar el presente anticipo de viaticos deberan contar con los siguientes requisitos: 2.1 la fecha de la factura no puede ser de mas de un mes atrás No se aceptara ningun tipo de alteracion en la factura La factura debe tener los datos exactos de la empresa a facturar según el pais. 3. No se aceptara ninguna solicitud de viaticos de alguien que tenga anticipos pendientes de liquidar. 6 FORMULARIOS Y REPORTES

8 8/9 Anexo D: Informe de Actividades Reporte de Actividad de Visita Información General Cliente: XXXXX Fecha: XXXXXX Lugar: XXXXXX Contacto: XXXXXX Hora: XXX XXX PM (X.0 horas) Agenda Detalle Duración (min) Objetivos Visita Desarrollo de los objetivos de la Visita Participantes de PCR Participantes de la Entidad Elaborado Por: VoBo Analista Senior: Anexo 9.5:Liquidación de viáticos

9 9/9 Liquidación de gastos de viajes Nombre: Motivo de viaje: Periódo de viaje: Fecha de liquidación: Lugar o país: T.C: Moneda: Valor Recibido: Fecha No. Doc Proveedor Concepto Valor Total Devolución a la empresa Número de depósito: Banco: Firma del trabajador Revisado Gerente País Recibido Contabilidad