PROCEDIMIENTO ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

2 1 OBJETIVO GENERAL: Proporcionar un servicio de calidad mediante un adecuado control y un eficiente manejo en el envío y entrega de correspondencia a las diversas áreas e instancias de gobierno, instituciones privadas y público en general, que son entregadas en la Oficina de Oficialía de Partes. Enviar y entregar la correspondencia que es recibida en la Oficialía de Partes de las áreas internas que conforman la Oficina de la Secretaría, a las diversas instancias de gobierno, instituciones privadas y público en general, a través de un adecuado control y manejo en el envío y entrega de documentación. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: Solicitar un número (s) de control a la Oficina de Oficialía de Partes para el envío de todo tipo de correspondencia, esto permitirá su fácil identificación y seguimiento. La Oficina de Oficialía de Partes recibirá para el envío sólo aquella documentación que presente el número de control que le fue asignado. Toda documentación que ingrese de las áreas a la Oficina de Oficialía de Partes, deberá traer la información (actualizada) de la dirección y/o domicilio del destinatario, para facilitar su entrega. La correspondencia deberá incluir su acuse respectivo y el número de copias citadas en el documento debidamente marcadas. No se aceptará hasta en tanto no cubra este requisito. La recepción de la documentación se hará en días hábiles y en el horario establecido para ello. No se recibirá documentación fuera del horario de servicio. La Unidad de Mantenimiento y Apoyo Logístico sólo se hará responsable del envío y entrega de los documentos que cuenten con el número de control asignado por la Oficina de Oficialía de Partes y que tengan el nombre y dirección actualizados del destinatario. Toda correspondencia que sea entregada en la Oficina de Oficialía de Partes, que su destino o domicilio se encuentre fuera de los perímetros del Distrito Federal, será enviada mediante un servicio de mensajería postal y al acuse se adherirá el Ticket de envío.

3 2 Toda documentación que este dirigida a particulares, deberá incluir a demás de la dirección el número telefónico para facilitar su entrega. LIC. FERNANDO PENILLA ROSAS

4 3 Unidad Administrativa No. Descripción de Actividad Tiempo Área (as) de la Secretaría de Desarrollo Social 1 Solicita número (s) de control a la Oficina de Oficialía de Partes y entrega la correspondencia para su envío, con las copias correspondientes y copia adicional para su acuse. 1 min. J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico (Oficina de Oficialía de Partes). 2 3 Recibe correspondencia y regresa a el área su copia sellada. Registra la correspondencia en el formato de Entrega de y entrega a la Unidad de Mantenimiento y Apoyo Logístico mensajería- para su distribución. 5 min. 1 min. J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo Logístico (Mensajería) 4 Recibe, y separa la documentación por rutas, dando prioridad a la correspondencia de carácter de urgente, el mensajero asignado informa a Oficialía de Partes de documentos con base a los números de control que entregará. 3 min. 5 Entrega correspondencia a los destinatarios y recaba acuses. 1 a 5 hrs. Destinatario Recibe correspondencia y acusa de recibido. 5 min. Mensajería 7 Entrega los acuses debidamente rubricados por los mensajeros a la Oficialía de Partes. 15 min.

5 4 Unidad Administrativa No. Descripción de Actividad Tiempo J.U.D. de Mantenimiento 8 Recibe acuses y descarga los oficios con base 5 min. y Apoyo Logístico al número de control en el formato Entrega de (Oficina de Oficialía de. Partes) Áreas Administrativas de la Secretaría de Desarrollo Social 9 Registra en sus controles y archiva copia de los acuses para su posterior consulta. 3 min. 1 Recibe original del acuse de recibo de la correspondencia entregada. 15 min. FIN DE PROCEDIMIENTO LIC. FERNANDO PENILLA ROSAS

6 5 ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SDS OFICIALÍA DE PARTES ( APOYO LOGÍSTICO) (MENSAJERÍA) Inicio 1 Solicita número de control y entrega 2 Recibe, registra y sella Entrega 3 4 Recibe y separa por rutas y prioridad en la entrega 5 Entrega A

7 DESTINATARIO (MENSAJERÍA) (OFICIALÍA DE PARTES) ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SDS A Recibe y acusa 7 Entrega acuses 8 Recibe acuses y descarga datos 9 Registra en controles y archiva copia para consulta 1 Recibe original del acuse de recibo y archiva correspondencia entregada Fin LIC. FERNANDO PENILLA ROSAS J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y