INVENTARIO FÍSICO DE INSUMOS EN LOS ALMACENES

Transcripción

1 Hoja: 1 de 6 Puesto Firma Elaboró: Revisó: de Subdirector de Compras y Almacenes y Suministros Autorizó: Director de Administración

2 Hoja: 2 de 6 1. Propósito Establecer los lineamientos para planear y elabora el inventarios físicos de los insumos en el Instituto Nacional de Rehabilitación. 2. Alcance Aplica al control del inventario físico de los insumos del Instituto Nacional de Rehabilitación. 3. Responsabilidades de Almacenes y Control de Inventario: Coordinar la planeación para el levantamiento del inventario, estableciendo las fechas y el equipo que conformará la mesa de control y entregar los informes del resultado final del inventario a la Subdirección de Compras y Suministros. Jefes y Coordinadores: Integrar la mesa de control para efectos de llevar a cabo los conteos necesarios para la realización del inventario en los almacenes del Instituto Nacional de Rehabilitación. 4. Políticas de operación y normas El Departamento de Almacenes y asigna un número a cada anaquel para la identificación de las secciones. El Jefe del Departamento de Almacenes y conformará con los coordinares y jefes de almacenes la mesa de control para efectos de realizar los conteos necesarios para llevar a cabo el inventario al interior de los mismos. El Jefe del Departamento de Almacenes y designará los equipo de trabajo que participarán en la verificación física del inventario y debe involucrar a una persona de otras áreas administrativas del INR para garantizar la transparencia del inventario e invita a participar a las áreas normativas para la realización del mismo. El Departamento de Almacenes y elabora con un mes de anticipación el programa de capacitación y contempla en el programa de capacitación, la nomenclatura de los artículos, ubicación de los mismos, unidad de medida, estibas, empaques y presentaciones, así como la prevención de riesgos. El Jefe del Departamento de Almacenes y elabora el programa de inventarios y de coordinar que los miembros participantes en los inventarios se presenten a la hora y que cuenten con los formatos previamente establecidos para el mismo. Los conteos posteriores al primero y el segundo quedarán registrados en los marbetes F02- correspondientes hasta satisfacer una igualdad y se analizará las diferencias entre el inventario físico y los registros en kardex y aclararlas. Se elaborará una carpeta del resultado del inventario con su respectiva valuación. El resultado del inventario podrá tener un diferencial de % del importe total. Para la realización de los ajustes de las diferencias del inventario positivas, deberá solicitar un pedido de ajuste, al Departamento de Adquisiciones, misma que deberá registrar como entrada; en el caso de las diferencias negativas, se elaborará una Solicitud de Abasto, misma que se tomará como una salida.

3 Hoja: 3 de 6 5. Descripción del procedimiento No. RESPONSABLE ACTIVIDAD PLANEACION DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO (PREINVENTARIO) Jefe de Elabora programa con fechas y tiempos de inventario con Departamento de base al Kardex y comprueba que este se encuentre Almacenes y actualizado. Control de Inventarios Se encuentra el inventario actualizado? 1 SI: Indica el inicio de preparación de inventario y Pasa a la siguiente actividad. NO: Actualiza. Determina y señala en lugares visibles que secciones, 2 estantes y anaqueles que tienen existencias. 3 4 Prepara un plano de ubicación y distribución de áreas a inventariar y programa los tiempos y el equipo de trabajo para el acomodo de los bienes e insumos. Realiza el acomodo de los bienes e insumos. INICIO DEL INVENTARIO Jefe de Departamento de Reúne al personal que participa en el levantamiento del Almacenes y 5 Control de inventario el día asignado para el mismo Inventarios Recabará las firmas de los participantes en la Lista de 6 Asistencia F01- y redacta el Acta de Inicio de Corte de Formas de Entradas, Salidas y Kardex. Verifica que los artículos estén correctamente acomodados y 7 marbeteados. 8 Asigna a los responsables de mesa de control para captura de conteos y distribuye almacenes para la realización del primer conteo.

4 Hoja: 4 de 6 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Redacta el Acta de Inicio de Corte de Formas del 9 Levantamiento Físico de Inventario. Responsable Realiza el primer conteo de los equipos asignados e integrará los marbetes F02- del primer conteo y que se asignado de la hayan contado todos los artículos y los entregará en la mesa 10 Mesa de Control de control. Recibe los marbetes F02- correspondientes al primer conteo y los captura en el SIA e indica el inicio del 11 segundo conteo 12 Realiza el segundo conteo y entrega marbetes F02-PR-SCS- 06 de segundo conteo. 13 Recibe los marbetes F02- correspondientes al segundo conteo y lo captura en el SIA e imprime el reporte de diferencias entre el primer y el segundo conteo, que proporciona el sistema Jefe de Departamento de Almacenes y Control de Inventario y Auditores Indica que los marbetes F02- deben ser aclarados para satisfacer la igualdad. Realiza el tercer conteo y aclararán las diferencias. Verifica que no haya diferencias físicas se da por concluido el inventario. 16 Procede? No: Regresa a la actividad 15. Si: Continua con la siguiente actividad. Elabora Acta de Cierre de Inventario y resultados del 17 levantamiento físico del inventario. Jefe de Informa mediante oficio a la Subdirección de Compras y 18 Departamento de Suministros el resultado final del levantamiento físico del

5 Hoja: 5 de 6 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Almacenes y inventario. Control de Inventario 6. Documentos de referencia DOCUMENTO NMX-CC-9001-IMNC-2008 ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos Manual de Gestión de la Calidad TERMINA PROCEDIMIENTO CÓDIGO N/A MGC-DG-01 Control de Documentos y Registros PR-SGC-01 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal articulo 37, fracciones II, VI, VIII, XIX y N/A XXV Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y N/A Entidades de la Administración Pública Federal Reglamento Interior de la Secretaria de Salud N/A TIEMPO DE RESPONSABLE DE REGISTRO CONSERVACIÓN CONSERVACIÓN CÓDIGO Kardex generado por el 2 años de Almacenes y SIA. N/A Reporte de inventario, que 2 años de Almacenes y se registra en el SIA. N/A Marbetes, generado por el 2 años de Almacenes y SIA. F02- Acta de corte de formas 2 años de Almacenes y N/A Acta de cierre de inventario 2 años de Almacenes y N/A

6 Hoja: 6 de 6 Lista de asistencia 2 años de Almacenes y F01-7. Glosario Almacenes: Los almacenes que conforman el Departamento de Almacenes y Control de Inventarios: Almacén de Farmacia, Almacén General, Almacén de Ortesis y Prótesis. Kardex: Registro impreso con el listado de existencias por artículos, por partida y con costos promedio y totales de cada almacén, que se genera por el SIA SIA: Sistema Integral de Administración. 8. Control de cambios Revisión Descripción del cambio Fecha 00 Inicio del Sistema de Gestión de la Calidad Febrero Se adicionan políticas Noviembre Se cambia la abreviatura SAIH por la abreviatura SIA Noviembre Se da de alta el formato de marbete F02- Octubre 2014 En el punto 5. Descripción del Procedimiento, se agrega la 04 palabra (PREINVENTARIO) Abril 2015