ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD Versión

2 1. Objetivo Cumplir con el pago de los salarios y prestaciones sociales a que tienen derecho los funcionarios de la Entidad, en cada período mensual, con los respectivos descuentos de ley, así como el pago al sistema de seguridad social, aportes parafiscales y otros terceros. 2. Alcance El procedimiento inicia con el reporte de las novedades de personal, devengados y deducidos, para ser procesadas en el sistema de nómina y realizar su pago mensual, igualmente generar los reportes de aportes de seguridad social, parafiscales y otros terceros para su respectivo pago. 3. Definiciones Nomina: Sistema que permite administrar información del capital humano de la Entidad, así como también manejar todos los conceptos salariales y no salariales que hacen parte del pago a los empleados, deducciones y aportes. Está regido por las normas vigentes. Aportes de seguridad social: la Ley 100/93 creo en Colombia el Sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regímenes: a. Régimen Pensional b. Régimen salud c. Régimen Sistema de Seguridad y Salud de Trabajo. Aportes parafiscales: De acuerdo con la Ley, todo empleador de carácter permanente que tenga trabajadores a su servicio, está obligado a pagar aportes parafiscales, equivalentes al 9% de su nómina mensual de salarios, los cuales son destinados al SENA, ICBF y las Cajas de Compensación Familiar. 4. Referencias Normativas 4.1 LEYES. Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Ley 244 de 1995, por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones Ley 432 de 1998, por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de Ahorro, se transforma su naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones. 1

3 Ley 797 de 2003, por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previstas en la Ley 100 de 1993 y se adoptan otras disposiciones. 4.2 DECRETOS. Decreto 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el sector privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales. Decreto 1950 de 1973, por el cual se reglamentan los Decretos Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración de personal civil. Decreto-Ley 1042 de 1978, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales de orden Nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. Decreto-Ley 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Decreto 806 de 1998, por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad Social en Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud y como servicio de interés general, en todo el territorio nacional. Decreto 047 de 2000, por el cual se expiden normas sobre afiliación y se dictan otras disposiciones. Decreto 1703 de 2002, por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el sistema de seguridad social en salud. Decreto 3150 de 2005, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional. Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional. Decreto 2489 de 2006, por medio del cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la rama ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 1737 de 2009, por medio del cual se regulan aspectos del pago de la remuneración de los servidores públicos. Decreto anual de Auxilio de Transporte. Decreto anual de salário mínimo. Decreto anual de fijación de las escalas de asignación básica mensual, para los empleados públicos del orden nacional. 5. Condiciones generales El procedimiento de nómina se establece con el fin de dar directrices a los funcionarios de la entidad, de quienes son los partícipes de la nómina mensual de la misma y se le da claridad a los servidores públicos ante quién pueden acudir para resolver las dudas. 2

4 6. Procedimiento para la elaboración y pago de la nómina de personal, aportes de seguridad social y parafiscales. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS 1. Recibir novedades y documentos soporte: El grupo de Talento Humano de la Secretaria General recibe las novedades y documentos soportes para la elaboración de la nómina en las fechas previstas por el grupo de Talento Humano. Coordinadora de Talento Humano Novedades y Documentos 2. Revisar novedades del personal y documentación soporte.: El coordinador de Talento Humano recibe las novedades del personal y la documentación soporte, la revisa, si la información es correcta pasa al funcionario responsable de elaborar la nómina y si no estan correctas se devuelve al funcionario para su correspondiente ajuste o correccion. Coordinadora de Talento Humano Profesional Especializado. Novedades y Documentos 3

5 ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS 3. Clasificar, ingresar, imprimir y revisar Información: El profesional especializado y el técnico Administrativo, clasifican la información, la ingresan al aplicativo Quick Data ERP de nómina e imprimen las mismas, los consolidados, reportes y prenómina se revisan y lo entregan a el Coordinador de Talento Humano para su revisión y firma. Nota: En caso de problemas o ajustes en el sistema del aplicativo de nómina, se acude al profesional externo de la firma Advantage Microsystem Software Technology, entidad que brinda soporte a nómina. 4. Recibir y revisar nóminas, consolidados y reportes: El Coordinador de Talento Humano recibe la nómina, consolidado de nómina y reportes de las mismas, los revisa. Si detecta inconsistencias, devuelve al profesional Especializado y al técnico Administrativo para las correcciones pertinentes. Firma y envía los consolidados, reporte de nómina a el ordenador del Gasto (Secretario General), para su aprobación y firma, después es devuelta al coordinador de Talento Humano, quien la remite al Coordinador del grupo de Financiera, para el trámite correspondiente. El equipo de nómina empasta la nómina para consulta y posterior entrega al archivo central. Coordinadora de Talento Humano Profesional Especializado Técnico Administrativo Profesional externo. Secretario General Coordinador de Talento Humano Coordinador de Financiera Aplicativo Quick Data ERP Nomina Fisica. Flujo Grama 4

6 inicio Recibir novedades SI Revisión NO Devolución al funcionario Ingreso de novedades Liquidación de la nomina Revisión de nomina NO Se realiza las correcciones SI Entrega para aprobación y firma para el ordenador del gasto Se entrega la nomina la Grupo de Financiera Fin Elabora: Raúl Panche Profesional Especializado Helmuth Bettin Técnico Administrativo Vo.Bo: José Ricardo Fonseca Tarazona Revisó: Aprobó: Martha Mogollón Coordinadora de Talento Humano Martha Lucy Cubillos Soto Secretaria General