CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 Fecha: 23/08/2012 Página 1 de 12 PROCESO: Planeación de la Gestión Institucional PROCEDIMIENTO: Control de Documentos OBJETIVO Establecer los parámetros para la adecuada administración y control sobre la creación, modificación, revisión, aprobación y divulgación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de sus Fondos Adscritos. ALCANCE El procedimiento aplica desde la aprobación de creación, modificación y/o eliminación del documento que hace parte del Sistema de Gestión de Calidad NTCGP1000:2009 de la Registraduría Nacional del Estado Civil hasta la divulgación.

2 Fecha: 23/08/2012 Página 2 de 12 BASE LEGAL Ley 594 de Ley General de Archivos Decreto 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Resolución 1891 de 2007 por la cual se crea el Comité y los órganos institucionales para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Registraduría Nacional del Estado Civil. Resolución 5766 de 2009 Modificatoria de la Resolución 1891 del 7 de mayo de 2007, por la cual se crea el Comité y los órganos institucionales para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la Registraduría Nacional del Estado Civil. BASE DOCUMENTAL NTC GP 1000:2009. Sistema de Gestión de la Calidad. Términos y Definiciones, Cap. 3. Numeral M-PDE-PGI-001 Manual de Calidad. Manual de Imagen Corporativa de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Instructivo I-GAF-ARFD-005 aplicación de las tablas de retención documental. Instructivo I-GAF-ARFD-006 organización de archivos de gestión. Instructivo Modulo documentos Aplicativo DARUMA versión 002 F-PDE-MPI-011 Control de cambios de los documentos y registros. F-PDE-PGI-001 Listado maestro de documentos F-PDE-PGI-003 Normograma por procesos. ELABORÓ: Sandra L. Sánchez CARGO: Prof. Universitario FECHA: 23/08/2012 REVISO: Martha V. Diaz Molina CARGO: Jefe O. de Planeación FECHA: 21/09/2012 APROBÓ: Martha V. Diaz Molina CARGO: Jefe O. de Planeación FECHA:

3 Página 3 de 12 ACTIVIDAD FLUJO GRAMA INICIO RESPONSABLE 1. Identificar la necesidad de crear, modificar y/o eliminar un documento del Sistema de Gestión de Calidad. 1. Identificar la necesidad. a Responsable del Proceso 2. Comunicar a la Oficina de Planeación mediante correo electrónico, la necesidad de crear, modificar y/o eliminar un documento del Sistema de Gestión de la Calidad, en el formato F-PDE-MPI Comunicar a la Oficina de Planeación. Responsable del Proceso 3. Revisar, analizar y aprobar la solicitud. SI 3. Solicitud aprobada? NO Enviar para corrección Oficina de Planeación 1 a

4 Página 4 de Informar por correo electrónico al responsable del proceso la aprobación, para que inicie la creación, modificación y/o eliminación del documento en el aplicativo Daruma Informar la aprobación de la solicitud. Comunicación Oficina de Planeación 5. Registrar en el aplicativo Daruma la creación, modificación y/o eliminación del documento, de acuerdo al instructivo (Ver instructivo en el aplicativo Daruma) Módulo Documentos-Documentos externos. 5. Registrar en el aplicativo DARUMA Responsable del Proceso 6. Inactivar y/o pasar a obsoleto el documento modificado o eliminado en el aplicativo Daruma. Esta actividad se realiza únicamente cuando un documento del listado maestro de documentos, se vaya a modificar o requiera eliminarse y el sistema lo hace automáticamente. Inactivar documento obsoleto 2 Documento Responsable del Proceso

5 Página 5 de Bajar del aplicativo Daruma el documento nuevo o modificado del listado maestro de documentos en PDF. 2 Bajar documento en PDF Documento Oficina de Planeación 7. Registrar el documento nuevo o modificado en la intranet. Registrar Intranet Oficina de Planeación FIN

6 Página 6 de Clases de documentos en la RNEC Red de Macroprocesos y Procesos Caracterizaciones Procedimientos Instructivos Fichas técnicas Metodologías Informes Guías Manuales Formatos 2. Disposiciones generales 2.1 Todos los Documentos originales en copia física y registrada en medio magnética, pertenecientes al Sistema de Gestión de la Calidad, deben reposar en los archivos de las dependencias que hacen parte del proceso que los origina, conforme al procedimiento establecido y las Tablas de Retención Documental. 2.2 La Oficina de Planeación de la RNEC, a través del aplicativo DARUMA, administrará, conservará y efectuará control a los documentos que se generen en los procesos. 2.3 La versión original de los documentos y actualizada es la que se registre en el aplicativo Daruma y en la INTRANET de la RNEC.

7 Página 7 de El servidor público es responsable de la(s) impresión(es) de los Documentos que realice y que corresponda(n) a la versión actualizada. 2.5 Toda impresión de cualquier Documento que haga parte del Sistema de Gestión de Calidad es copia no controlada. 2.6 Los Documentos con versiones anteriores (obsoletos), deberán ser destruidos una vez se tenga el original debidamente actualizado y registrado en el aplicativo Daruma y en la INTRANET. 3. Creación de documentos Para la creación y/o modificación de documentos de la Registraduría Nacional del Estado Civil se debe tener en cuenta el Manual de Imagen Corporativa. Codificación Los documentos estarán debidamente identificados con un código a través del aplicativo DARUMA y lo hará de acuerdo a su clasificación, el cual constará de cuatro secciones así: XX- YYY-YY-001. Este código es asignado directamente por el aplicativo DARUMA. 3.1 La primera sección esta conformada por una a tres letras -XXX- y se define: CP Caracterización de Procesos DP: Descripción Procedimiento D: Documento I: Instructivo F: Formato.

8 Página 8 de 12 MC: Manual de Calidad MET: Metodologías M: Manuales G: Guías FT: Fichas Técnicas 3.2 La segunda sección por tres letras YYY, hace referencia a la codificación del Macroproceso que emite el documento. 3.3 La tercera sección YY- hace referencia al código del proceso. 3.4 La cuarta sección conformada por tres dígitos indican el consecutivo del documento dentro del SGC. A continuación se identifican los Macro procesos y Procesos de la Entidad, mediante la codificación definida: Macroproceso Código macroproceso Proceso Código proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico PDE Planeación de la Gestión Institucional Métodos y procedimientos institucionales PGI MPI Comunicación Pública CPU Comunicación Interna Comunicación Externa CI CE Electoral EL Dirección y Organización de Debates Electorales y Mecanismos de Participación DDE Información Electoral IE

9 Página 9 de 12 Verificación y Validación de Apoyos VVA Identificación ID Registro y Actualización del Sistema Certificación, Documentación y Servicios RAS CDS Vinculación del Talento Humano VTH Gestión de Talento Humano GTH Permanencia del Talento Humano PTH Retiro RTH Gestión Tecnológica de la Información GTI Desarrollo de Tecnologías Informáticas y de Comunicación Administración de las Tecnologías Informáticas DT AT Gestión Jurídica GJ Asesoría Jurídica Representación Jurídica AJ RJ Gestión Administrativa y Financiera GAF Administración de los Recursos Financieros de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Adquisición de Bienes y Servicios Administración de Recursos Físicos y documentales ARFR ABS ARFD Gestión y Control Disciplinario GCD Asesoría y Control de la Actividad Disciplinaria Función Disciplinaria ACD FD Gestión del Sistema de Control Interno GCI Evaluaciones Integrales Relación con Entes Externos Seguimiento y Mejora Continua. EI REE SMC

10 Página 10 de 12 Ejemplo: Codificación de un procedimiento del Macroproceso de Planeación y Direccionamiento Estratégico: DP-PDE-PGI-001, Resultado de las combinaciones: DP: 1 Sección Descripción del procedimiento PDE: 2 Sección Perteneciente al Macroproceso de Planeación y Direccionamiento Estratégico PGI: 3 Sección Proceso de Planeación de la Gestión Institucional 001: 4 Sección Consecutivo. 4. Normograma 4.1 Los documentos (Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, Directivas, entre otros) provenientes de fuentes externas y que son insumo de los Procesos, se constituyen en la Información Primaria, la cual debe obedecer a los lineamientos establecidos en la Resolución Nº 9025 de 2012, mediante la cual se adopta la Política de Información de la RNEC. 4.2 El Responsable de cada Macroproceso debe enviar en medio magnético, las normas externas e internas que se expidan y aplique a cada uno de los procesos a la Oficina Jurídica de la RNEC, quien es la responsable de mantener actualizada en la página Web el Normograma de la Entidad.

11 Página 11 de Definiciones. (Fuente: NTC GP-1000:2009) Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA 1. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos. Documento Controlado: Documentos generados que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, sujetos de actualización cuando el original sufra cambios, asegurando que no se utilicen versiones que no estén vigentes. Documento No Controlado: Documentos que no son controlados en su distribución, son de carácter informativo y por lo tanto no requieren de una actualización cuando el original sufra un cambio. Documento Externo: Es aquel documento de origen externos que se necesita para realizar alguna gestión interna. Ej. Los de carácter legal o reglamentario: Leyes, decretos, resoluciones emanadas por entidades del Estado. Documentos relacionados con el sistema de calidad: Normas Técnicas.Normas del producto, Leyes, Norma ISO Documentos Internos: Se consideran documentos internos todos los que se generen en los procesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Documento Obsoleto: Es aquel cuyo contenido esta fuera de actualidad y ha perdido su vigencia. Documento Vigente: Es aquel cuyo contenido esta actualizado y se mantiene en uso. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

12 Página 12 de 12 organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Manual de la Calidad: Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. NOTA 2. Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular. Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. No Conformidad: incumplimiento de un requisito. Parte interesada: Organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidad. Ejemplo Clientes, servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de una entidad, proveedores, sindicatos, socios o accionistas, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en general. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA 3. Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.