AG-IN-02 Instructivo para la elaboración de diagramas de flujo

Transcripción

1 AG-IN-02: Instructivo para la elaboración de s de flujo 1. Propósito Definir los lineamientos que se deben aplicar para elaboración de los s de flujo de los procesos de la ARESEP. 2. Alcance Aplica de manera opcional como apoyo a los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la ARESEP, exceptuándose los que corresponden a su órgano de máxima desconcentración, SUTEL. 3. Documentos relacionados AG-PO-01: Procedimiento para el control de documentos del sistema de gestión de calidad AG-IN-01: Instructivo para la elaboración de documentos del sistema de gestión de calidad 4. Responsabilidades Es responsabilidad del Regulador General, aprobar lo estipulado en este documento. Es responsabilidad de la Dirección General de Estrategia y Evaluación velar porque se cumpla lo estipulado en este documento cuando se elaboren s de flujo. Es responsabilidad del Especialista en Estrategia y Evaluación de la DGEE asesorar y apoyar la elaboración de s de flujo según este instructivo. Es responsabilidad de las jefaturas y funcionarios, determinar si es necesario elaborar un de flujo previo a la documentación de un proceso, así como revisar periódicamente los procedimientos e instructivos vigentes para determinar la necesidad de elaborar los s de flujo asociados. 5. Términos Acrónimo: Tipo de sigla que se utiliza en vez de una palabra. Instructivo: Documento que muestra el detalle de los pasos necesarios para ejecutar actividades con mayor contenido técnico o para completar un formulario o registro. Diagrama de flujo: Representación gráfica de las actividades secuenciales de un proceso, donde se indican los responsables, entradas, salidas, herramientas y actores relacionados. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento: Documento donde se presenta el detalle de la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Versión 1 30 de junio de 2014 p.1/6 AG-IN-02 Instructivo para la elaboración de s de flujo

2 Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Revisión: actividad realizada para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia de un documento, necesario para ser sometido a aprobación. 6. Abreviaturas y acrónimos ARESEP: Autoridad Reguladora de Servicios Públicos DGEE: Dirección General de Estrategia y Evaluación SGC: Sistema de Gestión de Calidad 7. Descripción del instructivo 7.1 Elaboración de s de flujo En caso que la persona designada por la jefatura para elaborar el de flujo no sea la persona dueña o especialista de proceso, debe solicitarle una reunión para realizar el respectivo levantamiento de las actividades y tareas. Actividad Responsable Registro 1. Determina el inicio y fin del proceso a r, así como la interacción con otros procesos. En caso que requiera apoyo puede solicitar ayuda al jefe inmediato del área o al Especialista en Estrategia y Evaluación de la DGEE. 2. Solicita o realiza la descripción detallada del proceso, con todas las situaciones y posibilidades que se puedan presentar, debe incluir aspectos como: nombre de la actividad, entradas, salidas, puesto responsable de la ejecución de la actividad, herramientas utilizadas y documentación relacionada. 3. En caso que no sea el dueño o especialista del proceso, revisa con éste cada una de las actividades y elementos descritos, en caso de detectarse alguna inconsistencia realiza la modificación respectiva. 4. En caso que el jefe inmediato lo solicite, puede observar el proceso en operación, de manera que se solvente cualquier duda o inquietud, o sea necesario realizar alguna corrección. 5. Enlista los actores y áreas responsables que participan en el proceso, así como el orden de aparición de cada uno, para el respectivo acomodo en la plantilla del software Microsoft Visio AG-ES-02 Plantilla para de flujo (Anexo 1). Versión 1 30 de junio de 2014 p.2/6 AG-IN-02 Instructivo para la elaboración de s de flujo

3 6. El se dibuja de manera que cada actor o área responsable ocupa una columna, donde se incluyen las actividades ejecutadas en AG-ES-02 Plantilla para de flujo (Anexo 1). En el encabezado de la plantilla se indica el área de trabajo y el nombre del proceso, así como la codificación asignada por el Especialista en Estrategia y Evaluación de la DGEE y el mes y año de elaboración. En caso que sea necesario utilizar varias páginas, la presencia y colocación de los actores o personajes en las columnas puede variar siempre que se conserve el orden de aparición en el proceso. 7. Utiliza los Símbolos que se encuentran en Símbolos para s de flujo (Anexo 2), según lo que busca describir y define la secuencia lógica, detallada y completa de las actividades que siguen los puestos o áreas involucradas en el proceso, utilizando el formato de columnas de la plantilla. 8. Se asegura que todas las líneas y conectores están debidamente unidos. Debe prestar especial atención a que los rombos de decisión deben indicar los caminos que siguen los SI s y los NO s. Es importante considerar cuando haya posibilidad de regresos a pasos anteriores (para esto se puede hacer uso de los conectores), y que todos los posibles caminos siempre deben llevar a un FIN. 9. Verifica que todos los textos dentro de cada figura de actividad, empiecen con un verbo conjugado en tercera persona singular (compra, firma, revisa, acepta, aprueba, etc.). El formato a utilizar es: tipo de letra Arial, tamaño 10 y centrado en el símbolo. 10. Revisa que el esté completo según lo anotado, que todo lo que se hace en la realidad esté allí plasmado con las situaciones y posibilidades que se puedan presentar. 11. En caso que el de flujo no haya sido elaborado por el dueño o especialista del proceso, valida con éste que contemple todo lo conversado, caso contrario se deben realizar las modificaciones respectivas. 12. Solicita al jefe inmediato la revisión del de flujo, en caso que se solicite alguna modificación debe realizarla. Con el visto bueno del jefe inmediato, el puede ser utilizado como base para la elaboración del procedimiento o instructivo respectivo. Versión 1 30 de junio de 2014 p.3/6 AG-IN-02 Instructivo para la elaboración de s de flujo

4 8. Control de cambios Fecha Apartado Descripción Justificación 9. Aprobaciones Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Paolo Varela Especialista en Estrategia y Evaluación Guisella Chaves Directora Estrategia y Evaluación Dennis Meléndez Regulador General Ricardo Matarrita Director General de Estrategia y Evaluación Versión 1 30 de junio de 2014 p.4/6 AG-IN-02 Instructivo para la elaboración de s de flujo

5 10. Anexos Anexo 1: Plantilla para de flujo Versión 1 30 de junio de 2014 p.5/6 AG-IN-02 Instructivo para la elaboración de s de flujo

6 Anexo 2: Símbolos para de flujo ACTIVIDAD CONECTOR DECISIÓN DOCUMENTO TERMINAL LÍNEA DE FLUJO Versión 1 30 de junio de 2014 p.6/6 AG-IN-02 Instructivo para la elaboración de s de flujo