COMITÉ DE EQUIDAD DE GÉNERO

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1 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 HOJA DE AUTORIZACION NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL DOCUMENTO Procedimiento de Control de Documentos NO. DE CONTROL DEL DOCUMENTO VERSIÓN 0 ELABORÓ Miriam Montiel Ávila Integrante del REVISO Cecilia de F. Pérez Cetina Coordinadora de Equidad de AUTORIZÓ M.A. William H. Briceño Guzmán Director General

2 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0. OBJETIVO Establecer un procedimiento con el fin de mantener un control en la emisión, distribución y revisión del los documentos que soportan la ejecución del Sistema de Gestión de (SGEG) del Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos que permita regularlos de manera ordenada y consistente, basándose para ello en el Modelo de MEG: ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos involucrados en la implementación y seguimiento del Sistema de Gestión de (SGEG) en el Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos Plantel Centro y Plantel Proterritorio. 3. REFERENCIAS Manual de MEG:2003, Ley del Instituto Nacional de las Mujeres, Ley General de Acceso de las Mujeres a una vida libre de violencia. 4. RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Es responsabilidad de el/la Coordinador/a de : Diseñar, elaborar, revisar este procedimiento y someterlo a consideración del Director(a) de planeación para su validación. Es responsabilidad del Director/a de Planeación: Validar este procedimiento y someterlo para autorización de el/la Director/a General. Es responsabilidad del Director General: Autorizar y aprobar este procedimiento. Vigilar el cumplimiento del presente procedimiento. Otorgar la autoridad necesaria para la puntual aplicación del mismo. Es responsabilidad de La Coordinación y del : La aplicación correcta, revisión, control y difusión de este procedimiento para el Control de los Documentos; Cuidar que los documentos del SGEG se encuentren disponibles y se pueda tener acceso a ellos. La distribución de los documentos generados con la implementación del SGEG, sustituir las modificaciones a los mismos, el retiro de los documentos obsoletos y actualizar los documentos de dicho sistema. Es responsabilidad de todo el personal que labora en el Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos: Cumplir con los lineamientos y/o requisitos establecidos en este procedimiento.

3 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 5. POLITICAS DE OPERACIÓN El Controlador de Documentos de SGEG (MEG:2003) notifica a los cambios y correcciones que se hagan a los Documentos Controlados e informa a los responsables de los procesos para su. Las firmas autógrafas se conservan en los documentos originales en resguardo de la Coordinación General por lo que las versiones vigentes en el portal no cuentan con las firmas correspondientes. Es responsabilidad del Controlador de Documentos del Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos actualizar la lista maestra de documentos controlados. Las áreas encargadas de elaborar o actualizar documentos relacionados con el Sisitema de Gestión de, utilizarán para su elaboración, diseño y control este procedimiento. Los formatos requeridos para operar el Modelo de Equidad, son elaborados por el área responsable, revisados por el(la) Coordinador(a) de y en su ausencia por el(la) Director/a de Planeación y autorizados por la alta gerencia. El resguardo y control de Ia documentación original generada como implantación, ejecución y desarrollo del Modelo de Equidad es responsabilidad del Comité y de Ia Coordinación de. La documentación que sea producto de la ejecución de los procedimientos contenidos en el presente Manual, es resguardada y controlada por los responsables de su ejecución. Niveles de Revisión y aprobación Se debe asignar a un miembro del Equidad la elaboración (edición, y/o resguardo) de los procedimientos del SGEG, persona a quien se le denominará Encargado/a del proceso, del nombre establecido para cada proceso. Una vez listo el procedimiento, deberá ser turnado a el/la Coordinador/a de para que realice la REVISIÓN y el Director/a General será responsable del nivel de APROBACIÓN del documento. El procedimiento deberá contar con las firmas que avalen los niveles antes mencionados para poder comenzar con su ejecución y difusión. Identificación Los documentos deben ser identificados de manera única por lo que el/la Encargado/a de Control de Documentos, asignará un Número de Control a la documentación empleada por el Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos para la implementación del SGEG, con el objeto de identificar y regular dicha documentación.

4 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 El/la Encargado/a de Control de Documentos utiliza una lista Maestra de Procedimientos para concentrar la información mencionada. El número de control que se asigna, es de acuerdo al tipo de documento utilizado, para ello se establecen los s códigos: EVA Nombre del organismo (Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos) 2 MEG Modelo de. 3 PR / FO / RE.. Tipo de PR= FO= RE= documento Procedimiento Formato Registro 4 0, 02, 03 Número consecutivo: se creará una serie para cada tipo de documento. 6. MECANISMOS DE CONTROL Regulación de documentos Para efectos de regulación de documentos se imprime un original y dos copias, los cuales serán reconocidos con la leyenda Original y Controlado respectivamente; la documentación que quiera ser consultada por personal externo al Centro de Estudios, se le proporcionará una copia del documento No Controlado. Toda copia en PAPEL es una Copia No Controlada a excepción del original que se encuentra resguardado por el Coordinador General del SGEG (MEG:2003). 7. DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS El/la Encargado/a de Control de Documentos es quien tendrá el dominio de los documentos difundidos, por lo que será la persona quien proporcionará a los/las encargados/as de otros procesos para que lleven a cabo la operación y difusión de los mismos. La difusión de los Procedimientos del SGEG, será a través de la página de internet del Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos: Los/as encargados/as de Proceso pueden proponer medios y tiempos de difusión de acuerdo a sus actividades y necesidades, siempre y cuando sean previamente asesoradas y autorizadas por el. 8. PERIODOS DE RETENCIÓN El periodo de retención de los documentos se determina de conformidad con Ia normatividad aplicable en el Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos.

5 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 9. RESGUARDO El responsable del resguardo es quien decide dónde y cómo ordenar, archivar y guardar los registros que se encuentren bajo su responsabilidad, asegurando que se encuentren disponibles cuando así se requiera. 0. CONSERVACIÓN Los registros deben conservarse en un lugar libre de humedad y exposición al sol, donde se prevenga cualquier tipo de daño o deterioro que dificulte o impida su acceso, por lo menos durante el periodo de retención de los documentos.. TERMINOLOGÍA MEG:2003: Modelo de, es una estrategia que proporciona una herramienta dirigida para que empresas privadas, instituciones públicas y organismos sociales asuman el compromiso de revisar sus políticas y prácticas internas, para reorganizar y definir mecanismos que incorporen una perspectiva de género e instrumenten acciones afirmativas y/o a favor del personal, que conduzcan al establecimiento de condiciones equitativas para mujeres y hombres en sus espacios de trabajo. EQUIDAD DE GÉNERO: Quiere decir que mujeres y hombres tienen derecho a acceder con justicia e igualdad al uso, control y beneficio de los bienes y servicios de la sociedad, así como en la toma de decisiones en los ámbitos de la vida social, económica, política, cultural y familiar. SGEG: Sistema de Gestión de, conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan entre sí con el fin de dirigir y controlar una organización con respecto a la equidad de género. PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCESO: Conjunto de procedimientos secuenciales y/o de naturaleza común y/o relacionados por su materia. DOCUMENTO: Soporte de información que acredita los requerimientos del MEG:2003 (llámese procedimiento, formato, registro, etc.) FORMATO: El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, impreso o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales, que se desprende de un procedimiento

6 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 REGISTRO O EVIDENCIA: Documento con información contenida en un formato que manifiesta hechos claros y legibles y que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. COPIA CONTROLADA: Copia de un documento del SGEG sometida a los controles que se describen en un procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del documento que cuenta con la última versión de éste y se identifican a través de un sello con la palabra Controlado COPIA NO CONTROLADA: Copia de un documento del SGEG que no está sujeta a revisiones y no precisamente se actualiza de manera sistemática, es destinada sólo para consulta identificándose a través de un sello con la palabra No controlado. HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y Formato que se integrara después de Ia hoja de autorización del documento el cual registra los cambios que sufre durante su vigencia. CONTROL DE REGISTROS: Mecanismo mediante el cual se establece y mantienen los controles necesarios para Ia identificación, el almacenamiento, Ia protección, Ia recuperación, y Ia disposición de los mismos. AUTORIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Es Ia firma de la autoridad mayor en el cuerpo del documento, para ponerlo en operación. VALIDACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Es Ia firma que el responsable de validación de doctos., estampa después de que el responsable de revisión lo ha revisado y firmado. Actualización de documentos. ANEXO: Ejemplos de formatos que se generan de los procedimientos. 2. ANEXOS NUMERO NOMBRE HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN EVA-MEG-HO-0 2 HOJA DE AUTORIZACION EVA-MEG-HO-02 3 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EVA-MEG-LM-0

7 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NO. DE ACTIVIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD. Elaborador del Documento Identifica la necesidad de documentar un procedimiento o un documento de trabajo (emisión), define el nombre con el que se dará a conocer el documento. El nombre deberá hacer referencia a la actividad propia a realizar. Elabora Documento conforme al instructivo de trabajo para elaborar documentos. Asigna código y número de revisión al documento, fecha de revisión. 2. Responsable de Revisar. 3 Responsable de Autorizar. Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables. SI es correcto firma documento en el campo correspondiente de revisado y envía al responsable de autorizar el documento. NO es correcto remite para corrección. Enlaza con la actividad. Recibe documento revisado y autoriza documento y firma en el campo correspondiente Se entrega al Controlador de Documentos 4. Controlador de Documentos Recibe la documentación revisada y autorizada verifica cambios y número de revisión En caso de identificar algunas inconsistencias en los documentos en cuanto a códigos, número de revisión, denominaciones, fechas de elaboración, revisión y autorizaciones debe notificar al Coordinación del SGEG (MEG:2003)

8 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 para su aclaración 5. Controlador de Documentos Se Encarga de que se den de alta en la página del organismo los Documentos y formatos actualizados una vez autorizados y los registra en la lista maestra de documentos. Difunde la disponibilidad de la documentación incluyendo formatos y su fecha de aplicación. 6. Controlador de Documentos Consulta en la página del organismo la documentación publicada recientemente.

9 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 4. FLUJOGRAMA ELABORADOR DE DOCUMENTOS RESPONSABLE DE REVISAR RESPONSABLE DE AUTORIZAR CONTROLADOR DE DOCUMENTOS INICIO 2 Identifica la necesidad de documentar un procedimiento o documento de trabajo Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables. NO Es correcto? SI 3 Remite Documento Firma documento y envía para autorización Recibe documento revisado, autoriza y envía a controlador de documentos Recibe documento, verifica cambios y número de revisión Se encarga de que se den de alta en la página del organismo los Documentos y formatos actualizados 7 Consulta en la página del organismo la documentación publicada recientemente. 8 Fin

10 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 ANEXO HOJA DE CONTROL DE EMISION Y REVISION El original de este (Nombre del documento si es manual o procedimiento) queda bajo resguardo de (responsable del resguardo) en el archivo general de (nombre de la organización) que tiene para el efecto (nombre del área responsable), la distribución se realiza (anotar de que manera si impreso o vía electrónica) No. Rev. Motivo del cambio Responsable de la modificación Sección afectada Fecha de vigencia Número consecu tivo de la revisión Descripción de la situación que motiva la revisión Nombre, cargo y firma del responsable de la modificación Apartado de la sección que es modificado Día mes y año cuando es autorizado el documento

11 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 ANEXO 2 HOJA DE AUTORIZACION NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL DOCUMENTO NO. DE CONTROL DEL DOCUMENTO VERSIÓN Que elabora el Procedimiento Denominación Identificación No. de versión del procedimiento ELABORÓ REVISO AUTORIZÓ

12 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 ANEXO 3 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS. EVA-MEG-LM-0 No. Codificación Nombre del Documento EVA-MEG-MG-0 Manual de Gestión del Modelo de del Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos 2 EVA-MEG-FO-0 Formato de Política de 3 EVA-MEG-RE-0 Reporte Estudio Diagnóstico 4 EVA-MEG-FO-02 Formato de Matriz de Objetivos y Metas 5 EVA-MEG-FO-03 Formato de Matriz de Responsabilidades 6 EVA-MEG-FO-04 Formato del Cronograma General de Implantación del MEG 7 Procedimiento de Control de Documentos Fecha de emisión 09/JUL/0 08/DIC/09 0/FEB/0 26/FEB/0 09/DIC/09 29/FEB/09 07/MAY/0 Tiempo de retención Responsable Coordinación MEG Coordinación MEG 8 EVA-MEG-PR-02 Procedimiento de Atención a quejas por Discriminación, Acoso u Hostigamiento Sexual 9 EVA-MEG-PR-03 Procedimiento de Auditoría Interna del MEG 08/JUL/0 09/AGO/0 0 EVA-MEG-PR-04 Procedimiento de Reclutamiento y Selección del Personal 4/AGO/0 Dirección administrativa.

13 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 EVA-MEG-PR-05 Procedimiento de Capacitación 2 EVA-MEG-RE-02 Reporte de Evaluación de la Política de 3 EVA-MEG-HO-0 Hoja de control de Emisión y Revisión 09/AGO/0 0/JUN/0 07/MAY/0 4 EVA-MEG-HO-02 Hoja de Autorización 07/MAY/0 5 EVA-MEG-LM-0 Lista Maestra de Documentos 6 EVA-MEG-FO-05 Formato de Encuesta del Clima Laboral 7 EVA-MEG-FO-06 Formato de Encuesta de Hostigamiento Sexual 07/MAY/0 0/DIC/09 0/DIC/09 Unidades Administrativas y 8 EVA-MEG-FO-07 Formato de Acción Afirmativa y/o a Favor del Personal 9 EVA-MEG-NO-0 Nombramiento de la persona Coordinadora del MEG 20 EVA-MEG-NO-02 Nombramiento de los Integrantes del Comité MEG 2 EVA-MEG-FO-08 Formato de Atención a quejas por discriminación, acoso u hostigamiento sexual 22 EVA-MEG-FO-09 Formato de Plan de Auditoría Interna 23 EVA-MEG-LV-0 Lista de verificación para la auditoría interna del MEG 24 EVA-MEG-FO-0 Formato de Reunión de Apertura de Auditoría Interna del 0/FEB/0 30/NOV/09 04/DIC/09 08/JUL/0 09/AGO/0 09/AGO/0 09/AGO/0 Dirección General Dirección General

14 FECHA ELABORACIÓN: 07/05/0 MEG 25 EVA-MEG-FO- Formato de Reunión de Cierre de Auditoría Interna del MEG 26 EVA-MEG-FO-2 Formato de Notas de Auditoría Interna del MEG 27 EVA-MEG-FO-3 Formato de Informe de Auditoría Interna del MEG 28 EVA-MEG-FO-4 Formato de Detección de Área de Oportunidad 29 EVA-MEG-FO-5 Formato de Encuesta para la Detección de Necesidades de Capacitación 30 EVA-MEG-FO-6 Formato Encuesta de la Evaluación de la Política de 3 EVA-MEG-OR-0 Organigrama del Centro de Estudios de Bachillerato Técnico Eva Sámano de López Mateos 32 EVA-MEG-OR-02 Organigrama del 33 EVA-MEG-FO-7 Formato de Acta de Compromiso de Confidencialidad 34 EVA-MEG-FO-8 Formato de Carta Compromiso de Confidencialidad 09/AGO/0 09/AGO/0 09/AGO/0 09/AGO/0 09/AGO/0 24/MAY/0 0/JUN/0 0/JUN/0 30/AGO/0 30/AGO/0 Unidades Administrativa s, Unidades Administrativa s