MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO. PROCESO DE GESTION FINANCIERA Subproceso Gestión de Tesorería PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS EXCEDENTES DE TESORERIA

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1 MUNICIPIO DE Página 1 7 CONTENIDO Página 1. OBJETIVO ALCANCE Y RESPONSABLES DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE MARCO NORMATIVO RECURSOS GENERALIDADES DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS... 7 Elaborado Revisado Aprobado ORIGINAL FIRMADO ALICIA GUASCA VELASQUEZ Tesorera PATRICIA VENTO VENTO Delegada MECI DOLLY FORERO GRACIA Secretaria Hacienda FERNANDO SANDOVAL ZAMORA. Alcal (E) Fecha: 25/09/2013 Fecha: 30/09/2013 Fecha Vigencia Página 1 7

2 MUNICIPIO DE Página OBJETIVO El objetivo l presente procedimiento es establecer las medidas y la forma concreta para llevar a cabo la inversión segura los excentes tesorería manera inpendiente por cada uno los recursos (EDUCACION, SGP. REGALIAS, RECURSOS PROPIOS, ICLD) 2. ALCANCE Y RESPONSABLES. Se inicia con el análisis l informe financiero junto con la proyección l PAC cada recurso, para así establecer el excente y finaliza con la prorroga por un término igual o inferior, se ingresa al sistema y se archiva. La aprobación la mejor oferta mediante COMITÉ DE HACIENDA, los responsables l procedimiento son: la convocatoria, estudio mercado, análisis, Técnico Operativo: la recolección, estudio l pasivo y activo, proyección l PAC para concluir en el informe financiero, Comité Hacienda: Es la encargada autorizar la constitución la inversión legando al TESORERO GENERAL DEL MUNICIPIO constituir los excentes jando constancia en la respectiva acta. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE ACTIVO: Son los recursos con los que cuenta el Municipio como bienes, inversiones, cuentas por cobrar, recursos monetarios en bancos. PASIVO: Recursos que se encuentran comprometidos para inversión PAC: Plan anual Mensualizado caja EXCEDENTE: Es la disposición los dineros l Municipio que no se amparen reservas, compromisos las vigencias anteriores, presentes o futuras. INFORME FINANCIERO: Es la verificación, clasificación l recurso a invertir, don se estudio l activos, pasivo y proyección l PAC para concluir si existe un excente inversión. FORMATO ESTUDIO DE MERCADO: Es el diseño, recolección y análisis sistemático información las ofertas financieras presentadas por el Banco para la captación l recurso y la constitución l posito CDTS: Certificado pósito a término fijo. LARGO PLAZO: Es la inversión o posito a un termino igual o superior a un año CORTO PLAZO: Es la inversión o posito a un termino igual o menor a un año. CUENTA CORRIENTE: Cuenta pósito l MUNICIPIO a la vista que utiliza la emisión cheques para el movimiento los fondos. CUENTA DE AHORROS Dinero positado a salvo en una ENTIDAD FINANCIERA VIGILADA POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA que genera rentabilidad Página 2 7

3 MUNICIPIO DE Página 3 7 TES DE TESORERIA: Títulos uda pública emitidos por la Tesorería General la Nación (en pesos, en UVR s - Unidas Valor Real Constante - o en pesos ligados a la TRM) que son subastados por el Banco la República. Se caracterizan por ser una las mayores fuentes financiación l Gobierno. Son títulos a la orn, libremente negociables en el mercado secundario. El plazo se termina acuerdo con las necesidas regulación l mercado monetario y los requerimientos presupuestales tesorería y fluctúa entre 1 y 10 años. El rendimiento los títulos lo termina el Gobierno Nacional acuerdo con las tasas l mercado para el día emisión los mismos. TASA DE INTERES: La tasa interés es el porcentaje al que está invertido un capital en una unidad tiempo. FORMATO COTIZACION PARA INVERSION: Oficio invitación a las entidas financieras para que presenten sus ofertas para la constitución inversiones a corto o largo plazo indicándoles unos requisitos especiales. OFERENTES: Son las entidas financieras participantes en las cotizaciones. INVERSION: Es la aplicación unos recursos financieros con el objeto ser aumentados. CALIFICACION DE RIESGO: Valoración que realiza una empresa calificadora riesgo sobre la capacidad la entidad FINANCIERA para pagar el capital y los intereses en los términos pactados. RENTABILIDAD: Es la remuneración al capital invertido. Se expresa en porcentaje sobre dicho capital. ANALISIS FINANCIERO: Conjunto técnicas encaminadas al estudio las inversiones con un enfoque rentabilidad, plazo, rango, tasa, calificación riesgo, seguridad, sostenimiento la tasa. COMITÉ DE HACIENDA: Es una junta funcionarios la administración en el cual con un mínimo quórum se bate y aprueban las propuestas para lo cual fueron convocados. REDENCION: Es la renovación la inversión que se ha vencido en un termino inferior, igual o superior al inicial pactado siempre y cuando se mejoren las condiciones rentabilidad. CUSTODIA: Es la salva guarda los títulos valores. CONTABILIZACION: Es el registro en el sistema tesorería los excentes constituidos. 4. MARCO NORMATIVO DECRETO 1525 DEL 9 DE MAYO DE 2008 Los excentes liquiz que se pretenrán invertir l Ministerio Hacienda y crédito Público y más normas vigente. 5. RECURSOS Página 3 7

4 MUNICIPIO DE Página Talento Humano:, Técnico Operativo, Entidad Financiera, Comité Hacienda 5.2 Maquinaria y Tecnología: Computadores alta capacidad con acceso a internet, Divulgación, Red LAN software, Impresoras Laser, Portales empresariales Fax, programa sistema financiero. 5.3 Materiales o Logísticos: Papelería, elementos oficina. 5.4 Metodológicos: Protocolo: Invitación a las entidas financieras a presentar ofertas. Procedimiento: oficio Estudio mercado, oficio Cotización para inversión. 5.5 Medio Ambiente: Oficina acuadamente dotadas y suficientes, sala juntas 6. GENERALIDADES Enmarcación los parámetros requeridos para la presentación y realización la inversión los excentes liquiz cada uno los recursos l Municipio, teniendo en cuenta las medidas y la forma específica para llevar a cabo la inversión segura los excentes tesorería manera inpendiente por cada uno los recursos (EDUCACION, SGP. REGALIAS, RECURSOS PROPIOS, ICLD) 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO EN FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS Nº ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE 1 INICIO Analizar financieramente Inicia con el análisis financiero porrmenorizado l recurso a excepción los convenios especificados con el Tesoro Nacional, los ingresos y egresos junto con la proyección l PAC, terminando si existe o no la disponibilidad para la inversión los excentes. Técnico Operativo 1 Página 4 7

5 MUNICIPIO DE Página Convocatoria oferentes Verificada la existencia excentes, se proce a convocar mediante un oficio a las entidas Financieras las condiciones la inversión la cual be ser allegada por escrito en un término no superior a dos (2) días y don se presenten como mínimo tres (3) oferentes por plazo la inversión. 3 Estudio Mercado y convocatoria Comité Recopilada la información, se proce a elaborar un estudio mercado con base a las cotizaciones soportadas por las entidas financieras. Se realiza una citación por escrito a Comité Hacienda el cual berá efectuarse en un término no mayor a tres (3) días. 4 Realizar reunión l comité Hacienda Se programa y se realiza reunión l Comité hacienda para someter a consiración la viabilidad la inversión l excente. Se be diligenciar el formato 1103-F-GCM-05 Acta reunión y Formato 1103-F- GCM-06 para registro asistencia a eventos y reuniones. Integrantes l comité Hacienda 5 SI 2 Verificar si cumple? NO 10 Se presenta al Comité Hacienda los respectivos estudios para el análisis, confrontación y aprobación la oferta más compatible y si reúne los requisitos exigidos ley. Este acto es aprobado mediante Acta Comité X Comité Hacienda Página 5 7

6 MUNICIPIO DE Página Notificación y legalización Aprobada y autorizada la viabilidad la inversión se notificara mediante comunicación escrita al Banco ganador la licitación que en un término no mayor a dos (2) días berá título valor legalizar la inversión. Entidad Bancaria 7 Contabilización Una vez legalizada la inversión soportada con el titulo valor se proce a registrarla en el sistema operativo y contabilizarla según comprobante egreso. Técnico Operativo 8 Custodia Contabilizados los títulos valores quedaran en custodia y responsabilidad en la bóveda la Tesorería 9 Realiza informe Inversión Se realiza y entrega a comité Hacienda el informe la inversión y su comportamiento según los soportes financieros Si 3 Cumple? Prorrogar inversión Reintegra No Caducada la inversión se verifica si los requisitos legales son iguales o mayores a lo pactado inicialmente Si los requisitos no son iguales la inversión se reintegrara a al cuenta origen Si los requisitos son iguales la inversión se prorroga por un término igual o inferior y se ingresa al sistema y se archiva. Fin. X Comité Hacienda FIN Página 6 7

7 MUNICIPIO DE Página REGISTROS CODIGO NOMBRE DEL FORMATO CARPETA RESPONSABLE ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION DESTINO FINAL Molos oficio Estudio mercado. Excentes Tesorería 2 Años Archivo central Molo oficio Cotización para inversión. Excentes Tesorería 2 Años Archivo central 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES 01 Primera versión nueva codificación. Se modificó: objetivo, se, agregaron responsables, recursos, generalidas, sarrollo l procedimiento, se incluye punto control. La codificación anterior PR V1 29/11/ ANEXOS Página 7 7