PROCEDIMIENTO COLOCACIÓN DE RECURSOS TEMPORALES DE LIQUIDEZ

Transcripción

1 Revisó: Jefe División Financiera Jefe Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que deben seguirse para la administración de capital por manejo de inversiones con recursos de liquidez que se presenten en las cuentas de la Universidad Industrial de Santander. Aplica a todas las Inversiones realizadas con recursos de liquidez que se presenten en las cuentas de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Ley 819 de 2003, Artículo 17, por el cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Resolución 945 de 2005, por la cual se modifica el procedimiento de Colocación de Excedentes Temporales de Liquidez. Decreto No de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Artículos 48 y 58. Decreto No de 2015 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector hacienda y crédito público. Resolución 1407 de 2015, por la cual se aprueba el Manual para la Administración de Excedentes de Liquidez en la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Excedentes de Liquidez: Son todos aquellos recursos que de manera inmediata no se utilizan para el pago de los gastos de funcionamiento e inversión de la universidad. CDT: Certificados de Depósito a Término CS: Consejo Superior DGCPTN: Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional Depósito Centralizado de Valores: Entidades encargadas de custodiar, administrar y recibir en depósito los valores negociados en el mercado.

2 Página 2 de 9 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Fondo de Inversión Colectivo: Productos a través de los cuales se reúnen recursos que son administrados por sociedades comisionistas de bolsa, sociedades fiduciarias o sociedades administradoras de inversión, con el objetivo de realizar inversiones y obtener una rentabilidad. Fiducia: Mecanismo mediante el cual una persona natural o jurídica hace entrega de una suma de dinero o de unos bienes muebles o inmuebles a una Fiduciaria para que ésta desarrolle una gestión específica como puede ser la inversión, la administración, el recaudo o la garantía. Dicha gestión puede realizarse en provecho de sí mismo o de otra persona. Por esta labor la Fiduciaria recibe una remuneración llamada comisión. Recursos: Para efectos de este procedimiento, son aquellos valores recibidos en la Cajas de la Universidad y Entidades Financieras cuyo monto justifica la constitución de una inversión. SIF: Sistema de Información Financiero Bonos Ordinarios: Son aquellos que confieren a sus tenedores los mismos derechos, de acuerdo con el respectivo contrato de emisión y están garantizados con todos los bienes de la entidad emisora, sean presentes o futuros. Bonos de Deuda Pública Interna: Son bonos emitidos por entidades territoriales, (departamentos, municipios, distritos, etc.), así como por las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta. Títulos TES tasa fija (Renta Fija): Los títulos de tesorería TES son títulos de deuda pública colombiana emitidos por el ministerio de hacienda y administrados por el Banco de la república y hacen parte de las llamadas rentas fijas. Bono: Son títulos que representan una parte de un crédito constituido a cargo de una entidad emisora. Su plazo mínimo es de un año; en retorno de su inversión recibirá una tasa de interés que fija el emisor de acuerdo con las condiciones de mercado, al momento de realizar la colocación de los títulos. Por sus características estos títulos son considerados de renta fija.

3 Página 3 de 9 CONSIDERACIONES Las inversiones de recursos de liquidez se pueden realizar en: - Títulos de Deuda Pública Interna de la Nación - Inversiones de renta fija - Fondo de Inversión Colectiva - Bonos Ordinarios - Bonos de Deuda Pública Las inversiones se realizarán con recursos de liquidez cuyo monto justifique la inversión, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, incrementar el patrimonio institucional o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. Las inversiones serán autorizadas por el Jefe de la División Financiera y/o en su defecto el Vicerrector Administrativo, cuando se encuentre ausente o no pueda determinar la decisión. Según el artículo 48 del Decreto N 1525 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los entes universitarios autónomos podrán ofrecer a la DGCPTN, en condiciones de mercado sus excedentes de liquidez, es decir que la Universidad tiene autonomía para invertir en cualquier entidad y en cualquier título valor. Según el artículo 58 del Decreto N 1525 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Se debe reportar a la DGCPTN, la información relacionada con su portafolio de inversiones con una periodicidad trimestral con corte a 31 de Marzo, 30 de Junio, 30 de Septiembre y 31 de Diciembre de cada año, la cual debe presentarse ante la misma Dirección, máximo un mes después de la fecha de corte. Dicha información debe contener como mínimo, fecha de la inversión, fecha de vencimiento del instrumento, valor nominal y valor de giro al momento de la compra, tasa de rentabilidad efectiva anual para el inversionista y contraparte con la cual se realizó la operación. Igualmente, se deberá indicar las políticas de inversión que se han aplicado durante el período reportado para el manejo de los excedentes de liquidez, dicha información deberá ser suscrita por el representante legal de la respectiva entidad. NOTA: En caso de que el emisor no este asociado o no registre en el SIF se procede a crear el emisor como entidad bancaria y a su vez como proveedor.

4 Página 4 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Estima posibles egresos con base en compromisos de pago 1. Estima los posibles egresos con base en los próximos compromisos de pago. Jefe de Sección detesorería 2. Informa disponibilidad de recursos y fecha en que se pueden necesitar 2. Informa la disponibilidad de recursos según los requerimientos necesarios para dar cumplimiento a los pagos establecidos. Jefe de Sección detesorería 3. Solicita cotizaciones a entidades financieras 4. Elabora cuadro comparativo con alternativas de inversión 5. Revisa y analiza cuadro comparativo y sugiere alternativas 6. Analizan alternativas, definen tipo de inversión y eligen las opciones más convenientes 1 3. Solicita por lo menos tres cotizaciones a entidades financieras. 4. Elabora un cuadro comparativo con las alternativas de inversión a partir de las cotizaciones solicitadas y lo envía a la. 5. Revisa y analiza el cuadro comparativo y sugiere las posibles alternativas de inversión. 6. Analiza las alternativas de inversión en el mercado y una vez definido el tipo de inversión que puede realizar, elige las opciones que considere más convenientes, teniendo en cuenta lo contenido en el Manual de Inversiones. Los recursos se deberán invertir en entidades financieras calificadas como de bajo riesgo crediticio. Profesional División Financiera Profesional División Financiera Jefe de Sección detesorería Jefe División Financiera / Vicerrector Administrativo Modelo para la Calificación de Entidades Financieras y Alternativas de Inversión Ley 819 de Artículo 17. Manual para la Administración de Excedentes de Liquidez en la Universidad Industrial de Santander.

5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 7. Aprueba la inversión 7. Aprueba la renovación, cancelación o constitución de la inversión, la cual puede realizarse: Jefe División Financiera Recursos recibidos en Caja? No a) Utilizando recursos recibidos en Caja b) Utilizando recursos provenientes de la cancelación de inversiones c) Utilizando recursos consignados en las Cuentas bancarias y Fondos de Inversión de la Universidad Si Elabora Recibo de Caja Nota: Envía correo electrónico al Auxiliar Administrativo de la para iniciar trámite de constitución, renovación o cancelación. Profesional División Financiera A Pág.7 Recibo de Caja a) Utilizando recursos recibidos en Caja. Ingresa los recursos mediante el recibo de caja correspondiente e Informa a la División Financiera para iniciar el proceso de constitución de la inversión en forma inmediata. Cajero Auxiliar Tesorería de Inversiones? No B Pág.6 Si Analiza si renueva o cancela la inversión b) Recursos provenientes de la cancelación de inversiones. Cuando las inversiones están próximas a vencerse, analiza si las cancela para reinvertir el capital o las dispone para pagos. Jefe División Financiera 2

6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 No Renueva la inversión? Si Envía carta de renovación Carta de solicitud de renovación de la inversión C Pág.7 Si se decide renovar la inversión, remite carta junto con el respectivo título valor indicando el tiempo de la inversión y la tasa de interés efectiva anual pactada a la Entidad Financiera según información del Profesional de la División Financiera solicitando la renovación del título y la expedición del cheque o transferencia a la cuenta bancaria correspondiente de los intereses generados. Jefe Sección Tesorería y/o Auxiliar Administrativo de la Solicita cancelación del Título a Entidad Financiera Cuando se cancela la inversión, recibe dos cheques de la Entidad Financiera, uno de ellos por el valor del capital de la inversión cancelada, con el cual se efectuará una nueva Inversión y/o se ingresarán los recursos a una cuenta bancaria, y el otro cheque, por el valor correspondiente a los intereses generados. Jefe Sección Tesorería y/o Auxiliar Administrativo de la B Solicita cheque de gerencia o efectúa transferencia electrónica c) Utilizando recursos consignados en las Cuentas de la Universidad. Solicita cheque de gerencia de la misma Entidad donde se va a realizar la constitución de la inversión previo traslado de los recursos para evitar el cobro del gravamen. Jefe Sección Tesorería y/o Auxiliar Administrativo de la 3

7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 A 8. Solicita constitución del Título a entidad financiera y adjunta documentos Cheque Carta de solicitud de constitución del Título 8. Remite una carta a la Entidad Financiera elegida para efectuar la inversión, solicitando la constitución del título, donde debe figurar el tiempo de la inversión, la tasa de interés efectiva anual pactada y el monto del capital a invertir. Si la constitución de la inversión se va a efectuar con cheque, a la solicitud debe adjuntar como soporte el cheque por el valor de la inversión. Si la inversión se realiza por medio de un débito a la cuenta corriente, ahorros o fondos de inversiones, en la carta se debe mencionar la respectiva autorización. Jefe Sección Tesorería y/o Auxiliar Administrativo de la C 9. Entrega Carta al banco con el respectivo título 9. Entrega la carta de instrucciones al banco junto con el respectivo título y la devuelve al Auxiliar Administrativo de la debidamente firmada con el sello de recibido. Mensajero de la 10. Recoge el título original y lo entrega al Jefe de la 10. Recoge el original del título constituido y lo entrega al Jefe de la cuando la entidad financiera no lo remite directamente. Entrega copia al Auxiliar Administrativo de la Sección de Tesorería para su respectivo registro. Mensajero de la y/o Entidad Financiera 11. Deposita el Título en la caja de seguridad 11. Deposita el documento valor en la caja de seguridad, donde queda bajo su custodia. Jefe Sección de Tesorería 12. Registra el título en el SIF con las especificaciones correspondientes FIN 12. Efectúa el registro en el módulo de inversiones del SIF, especificando el número asignado al Título junto con la tasa de interés y período pactado, así como la fecha de apertura, fecha de vencimiento, Entidad, código y fondo al que pertenece la inversión. Auxiliar Administrativo Tesorería

8 Página 8 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN Octubre 11 de 1 Creación del Documento 2004 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 2 Septiembre 14 de 2005 Modificación de la calificación de las entidades financieras en las cuales se realizará la inversión, así como del tipo de Título en el que se deberán invertir los recursos Diciembre 04 de 2007 Septiembre 26 de 2008 Febrero 06 de 2009 Diciembre 06 de 2011 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos Modificación del Título del procedimiento Inclusión del alcance y definiciones Especificación de los responsables de las actividades Se clasifican y especifican las formas en que es posible realizar inversiones Inclusión del Decreto N 1525 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial, en la normatividad y en las consideraciones. Se complemento la actividad 3 con relación a la verificación periódica del monto de los recursos que se encuentran depositados en las entidades para determinar los dineros que se utilizarán en las inversiones. Cambio en el nombre de Encargo fiduciario por Carteras Colectivas. Modificación de la consideración Las colocaciones desmaterializadas serán autorizadas por el Jefe de la División Financiera y/o en su defecto el Jefe de la. Modificación de la actividad 4 como 4. Con base en información proporcionada por el Jefe de Tesorería, solicita por lo menos tres cotizaciones a entidades financieras y 5. Elabora un cuadro comparativo con las alternativas de inversión a partir de las cotizaciones solicitadas. Cambio en el responsable de las actividades 6,7, 8B y 15 como Jefe División Financiera / Jefe

9 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 7 Diciembre 06 de 2016 Ajuste del objetivo del Procedimiento Cambio de la palara colocaciones por inversiones en todo el documento. Cambio de responsable en las Actividades 4 y 5. Cambio de documentos de referencia en las Actividades 5 y 6. Modificación de la actividad 7, 2 e inclusión de las actividades 5 y 9. Se eliminan las actividades 3,10,13 y 15. Finaliza el Procedimiento en la Actividad 12. Revisión de la numeración de las actividades del procedimiento. Inclusión Decreto No de 2015 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Resolución 1407 de Inclusión de algunas definiciones y consideraciones. Eliminación del término temporales en los recursos de liquidez.