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1 PD-A-GF de 5 HISTORIAL DE CAMBIOS No. VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A

2 PD-A-GF de 5. OBJETIVO. Describir los pasos que se deben realizar para la anulación y pérdida de cheques emitidos por la Universidad de la Amazonia. 2. ALCANCE. Este procedimiento empieza desde el momento en que se tiene conocimiento de la inconsistencia presentada o la pérdida de un cheque hasta el registro contable de su anulación y nuevo giro según el caso. 3. DEFINICIONES. 3. Cheque: documento mercantil que concede a una entidad financiera una orden de pago, para cancelar a una persona natural o jurídica un valor determinado 3.2 Anular: procedimiento mediante el cual se deja sin validez un documento previamente constituido. 4. DESCRIPCION No PASOS A REALIZAR Analizar la causa de anulación del cheque 2 Anular el cheque DESCRIPCION DE ACTIVIDAD Por inconsistencias: Identifica la inconsistencia o situación en el giro de un cheque, que hace tomar la determinación de anularlo. Por pérdida de vigencia: Analiza la vigencia del cheque, para establecer prescripción, según el Artículo 730 del Código de Comercio, y demás normas vigentes. Por inconsistencias: Escribe en el cheque la palabra ANULADO, elabora comprobante de anulación de cheque detallando la anulación del cheque; asignando el código contable de acuerdo al concepto, imprime y anexa el cheque. Si el cheque se gira nuevamente no tiene afectación presupuestal, de lo contrario remitirse al procedimiento ajustes presupuestales. Por pérdida de vigencia: A los cheques que se tienen en mano se escribe la palabra ANULADO, comprobante de anulación de cheque detallando la anulación del cheque; RESPONSABLE

3 PD-A-GF de 5 asignando el código contable de acuerdo al concepto, imprime y anexa el cheque y archiva los documentos. Recepciona la información sobre la pérdida del cheque por parte del beneficiario, mensajero o del auxiliar de Tesorería. Informa al Banco de la pérdida del cheque, solicitando el no pago del mismo y la certificación de que éste aún no ha sido cobrado. 3 Registrar perdida de un cheque Certificación del banco de no pago: Se elabora comprobante de anulación de cheque registrando el valor de anulación del cheque, anexa los soportes respectivos. Este procedimiento no tiene afectación presupuestal. Certificación de pago: Se informa al beneficiario que el cheque ya ha sido cobrado ante la entidad financiera. 4 Verificar el registro contable Analiza y establece que código contable se debe utilizar, de acuerdo a la naturaleza del gasto o motivo de anulación del cheque; e informa a la Tesorería. Auxiliar Contable Por inconsistencias y pérdida: 5 Realizar el giro del nuevo cheque Elabora un comprobante de egreso, con el cual genera el cheque, indicando que los soportes se encuentran en la nota de contabilidad de anulación. 6 Entregar el cheque 7 Archivar documentación Firma el comprobante de egreso y el cheque, y se entrega al beneficiario solicitando la firma en constancia del recibido. Archiva los documentos en el boletín diario Auxiliar Administrativo de Tesorería

4 PD-A-GF de 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO 6. ANEXOS

5 PD-A-GF de 5 7. DOCUMENTO DE REFERENCIA. Formato comprobante de egreso. Formato nota de contabilidad. Comprobante de anulación de cheques. Libro auxiliar de bancos Oficio de perdida Solicitud ante la entidad financiera de no pago Certificado del banco Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: María Elena Chaguala Nombre: Guineth Facundo Nombre: Guineth Facundo Vargas Vargas Cargo: Profesional Especializado Cargo: Jefe División Cargo: Jefe División Financiera con funciones de contadora Financiera Fecha: Sep. 5 de 2009 Fecha: 5 de Octubre de Fecha: 5 de Noviembre de 2009