INSTRUCTIVO PARA TESORERÍA FINA IN 008

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA TESORERÍA FINA IN 008 HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción 01 13/02/12 Emisión Inicial Elaboró Revisó Aprobó Asistente Contable Directora Financiera Presidente

2 1. OBJETIVO Realizar en el momento adecuado los pagos a proveedores, pagos de leasing, pago de impuestos, pago de nomina, para llegar al cumplimiento de todas las obligaciones financieras con el fin de que la empresa en un momento determinado no se vea afectada tanto tributaria como financiera. 2. ALCANCE Este instructivo va dirigido a todas las personas de la empresa que posean conocimientos contables, con el fin de facilitar la aplicación de cada uno de los pasos que se requieren en la elaboración de los pagos, ya sean por transferencia o por cheque, con el fin de cumplirle a los proveedores y entidades financieras

3 3MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE TESORERIA FUNCIÓN PROCESO LLENAR SELLO DE CANCELADO O ABONO RECOGER FIRMAS DE CHEQUES, COMPROBANTES DE EGRESO Y CARTAS. RELACIÓN DE CHEQUES EN EL LIBRO. Se debe colocar el sello de cancelado sobre la factura En donde dice egreso se escribe el número correspondiente al consecutivo de egreso. En la parte donde dice valor pagado se coloca el valor total del egreso. La primera persona que debe firmar los documentos es quién los elabora. Sigue la firma de director financiero o asistente contable que se encarga de revisarlo si es cheque debe firmarse el libro de relación del consecutivo. Después la firma de quien lo autoriza que es la gerente financiera, debe firmar el libro si es cheque. Por último firma una de las tres firmas restantes autorizadas Se coloca la fecha de elaboración de cheque. Luego el número de cheque correspondiente. A quien se gira El valor Después quien lo revisa La persona que autoriza Luego se marca con una x si es para el mensajero o para recepción.

4 ARCHIVO DE EGRESOS ARCHIVO DE TRASLADOS ENTRE CUENTAS BANCARIAS Los egresos deben estar con los soportes correspondientes y las firmas. Se deben separar los egresos de la mesa de los santos aparte esos van en otra carpeta de igual forma los traslados de las cuentas bancarias. Antes de archivar un egreso de cheque debe entregarse en el sistema. Los egresos todos están numerados se archivan de acuerdo al consecutivo y al mes correspondiente de forma ascendente. Se ubican más o menos de 20 a 30 egresos en cada A-z. Los egresos faltantes deben marcarse al principio para llevar un control. Los traslados de igual forma que los egresos se encuentran numerados y se deben archivar en orden consecutivo y por meses.

5 SISTEMA 4.ENTREGA DE CHEQUES INGRESAMOS AL SISTEMA LUEGO, DAMOS CLIC EN GESTIÓN FINANCIERA 1. LUEGO TESORERIA, Y TRANSACIONES. TESORERIA TRANSACIONES

6 2. LUEGO CLIC EN EGRESOS, ENTREGA DE CHEQUES. 3. APARESE EL SIGUIENTE CUADRO CODIGO: Se coloca un punto de igual manera en NOMBRE y DESCRIPCION En VENTA: Colocamos 1 y le damos TAB, o clic. En TERCERO colocamos el Nit. del PROVEEDOR si no se encuentra en el cheque se debe buscar por giro múltiple

7 En giro múltiple damos clic en el icono de consulta y aparece el siguiente cuadro. Aquí se digita el número del cheque y se le da aceptar

8 Este es el Nit: del tercero En ocasiones el cheque ya puede estar entregado si aparece la E en el cuadro donde dice estado del cheque no es necesario entregarlo. 5.ORDENES DE PAGO: Se debe tener la factura con la contabilización correspondiente para poder cargarla en el sistema. Se ingresa al sistema por los mismos pasos anteriores; GESTION FINANCIERA, TESORERIA, TRANSACIONES, ORDENES DE PAGO.

9 En donde dice punto de venta colocamos 1 y se da TAB o clic. Y luego procedemos a cargar las facturas :

10 Las facturas se pueden cargar por el número de documento, por el número de factura o el nit del proveedor.

11 Al cargar la factura se debe verificar que el valor, el tercero coincidan con la contabilización. Por ultimo damos clic en aceptar y si tenemos que cargar más facturas hacemos el mismo proceso antes de darle grabar; por cargar facturas se revisa y se le da aceptar. Icono para grabar el proceso

12 Este número se debe anotar porque es necesario para el siguiente proceso para realizar la relación de pago o el cheque. 6.RELACIONES DE PAGO (EGRESOS) Antes de realizar Relaciones de pago se debe haber hecho la orden de pago. Hacemos el mismo paso en Stone; GESTION FINANCIERA, TESORERIA, EGRESOS, RELACIONES DE PAGO.

13 En el punto de venta colocamos 1 y le damos TAB.

14 Después siguen los datos del banco: 1 si es del Bogotá y la sucursal si es Bancolombia y la sucursal si es del BBVA y la sucursal si es del banco de crédito y la sucursal si es de corficolombiana y la sucursal 204 Cada banco tiene su cuenta antes de cargarla se debe consultar de donde se realiza el pago, ya sea cuenta de ahorros, corriente o rotativo. El siguiente paso es cargar la orden de pago En la parte donde dice N-No le damos R-Si para que me genere el valor de la orden de pago. En el centro de costo colocamos 6019 Y en el referenciado digitamos a administraciones generales. Por ultimo le damos clic en la parte de abajo en donde aparece como una especie de calculadora par que me aparezca el valor. Para generar el egreso le damos grabar.

15 ESTE ES EL EGRESO QUE SE GENERA. Número de Egreso Proveedor 7.CHEQUES: Para hacer los cheques ingresamos por GESTION FINANCIERA, EGRESOS, GIRO MULTIPLE. De igual manera para hacer cheques se debe haber hecho la orden de pago antes.

16 En el punto de venta colocamos 1 y le damos TAB De igual manera que los egresos se debe cargar la orden de pago En la parte donde dice banco se elige la cuenta de donde se va a sacar el cheque. Se le debe dar generar E-si y por último se le da clic en la calculadora para que genere el valor y se le da grabar en la

17 AL TERMINAR ME GENERA UN ARCHIVO COMO ESTE: Proveedor Número de Egreso COMO ANULAR UN EGRESO, UN CHEQUE O UNA ORDEN DE PAGO. 1. Antes de anular un documento se debe tener la seguridad del número, el valor, la fecha y el número de egreso si es cheque o relación de pago. 2. Se ingresa normal por GESTION FINANCIERA, TESORERIA, TRANSACIONES,EGRESOS, RELACIONES DE PAGO y se da clic en el botón de consulta, 3. Se digita el número de documento con su respectiva fecha y en el recuadro superior se le da anular 4. Después de abierto se le da y se le da ok.cuando salga el recuadro de si está seguro de anular el documento.

18 8.CONSULTAR PAGOS A PROVEEDORES Se ingresa por GESTION FINANCIERA, PROVEEDORES CXP, REPORTES Y AUXILIAR DE PROVEEDORES.

19 Al abrir el recuadro digitamos las fechas correspondientes de las facturas o pagos que se desean consultar, y en la parte donde dice selección le damos clic y no aparece el siguiente cuadro. Ahí digitamos el nit de l proveedor

20 Al digitar el Nit, me apárese la siguiente relación de facturas: donde se puede consultar. FILOSOFIA DEL AREA FINANCIERA UNIENDO ESFUERZOS, ENTREGAMOS CON CALIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA, LA INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA QUE CONTRIBUYA EN LA TOMA DE DECISIONES ACERTADAS EN CONSTRUVICOL S.A.