GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Transcripción

1 MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información Versión 1.0 Febrero

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3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 0: Gestión de Estudios y Gestión de la Información Proceso Nivel 1: Gestión de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información Proceso Nivel 2: Gestión de Inteligencia de Negocios Proceso Nivel 3: - Fecha Vigencia del 09/02/2018 Documento: Versión del Documento: 1.0 Número de Páginas: 16 Responsable del proceso: Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información Frecuencia de ejecución: Bajo demanda REGISTRO DE VERSIONES Versión 1.0 Descripción de la versión (motivos y cambios) Creación Realizado / Aprobado por Ing. Gabriela Pereira / Ing. Celene Vargas Cargo en Administración Técnica / Coordinadora General de Planificación y Mejoramiento Continuo Fecha de elaboración Documentos que se dan de baja con la vigencia de este documento 3

4 ÍNDICE Y CONTENIDO 1. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS FICHA DEL MANUAL ALCANCE DEL PROCESO NORMAS GENERALES DEL PROCESO DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS FICHA DEL SUBPROCESO NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ELABORACIÓN DE REPORTES PERÓDICOS DE INFORMACIÓN (VOLÚMEN CRÉDITO, CAPCOL, CALIFICACIÓN DE CARTERA) FICHA DEL SUBPROCESO NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS SUBPROCESOS TÉRMINOS Y DEFINICIONES TÉRMINOS DEFINICIONES LISTADO DE DOCUMENTO Y ANEXOS

5 1. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS 1.1. FICHA DEL MANUAL Descripción: PROPÓSITO: Administrar la herramienta BI para acceder a la actual e histórica de una manera más eficiente y oportuna y de esta forma elaborar los reportes periódicos para volumen de crédito, captaciones y colocaciones y calificación de cartera DISPARADOR: Requerimientos de (oficio, memorando o correo de requerimiento). ENTRADAS: BI SAP. Administración y gestión del Sistema de Inteligencia de Negocios. Subprocesos: Productos/Servicios del proceso: Tipo de proceso: Elaboración de reportes periódicos de (volumen crédito, captaciones y colocaciones y calificación de cartera). Reportes de inteligencia de negocios Informes de monitoreo y resultados de herramientas de Inteligencia de Negocios Agregador de Valor Responsable proceso: Tipo de cliente: Marco Legal: del Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información Interno/Externo Código Orgánico Monetario y Financiero. Ley de Seguridad Social. Ley del Banco del IESS. Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria. Resoluciones del Superintendente. Catálogos de Cuentas. Norma Técnica para el uso de las Clasificaciones y Nomenclaturas. Norma de liquidez. Normas para que las Instituciones Financieras, las Compañías de Arrendamiento Mercantil y las Emisoras o Administradoras de Tarjetas de Crédito mantengan un Nivel de Liquidez Estructural Adecuado. 5

6 Resolución , R.O. 487 de abril de 2015 Fe de erratas Resolución F, F, F (reforma PT) Patrimonio Técnico Constituido. Resolución F, Normas para la Calificación de Activos de Riesgo y Constitución de Provisiones de las instituciones de los sectores financieros público y privado y bajo el control de la Superintendencia de bancos (febrero de 2016) ALCANCE DEL PROCESO El proceso de Gestión de Inteligencia de Negocios inicia con la administración de la herramienta, en el caso de tener requerimientos de reportes se procede con la creación de los mismos. El proceso es de aplicación a nivel de matriz (Quito) 1.3. NORMAS GENERALES DEL PROCESO La Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información deberá mantener actualizado el registro de perfiles, cada vez que se incorpore, actualice o cancele un usuario. Así también, una lista de usuarios del BI detallando el perfil asignado a cada uno de los servidores de la SB. La Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación es la encargada de custodiar la institucional que se genera en la herramienta de inteligencia de negocios. La preparación y divulgación de está sujeta a las normativas vigentes y en el Código Orgánico Monetario y Financiero. La preparación de solicitada deberá ser autorizada por el Director de Estudios y Gestión de la Información o por el Subdirector de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información, quienes definirán la pertinencia de la atención de estos requerimientos y prioridades. Los datos para la generación de la financiera y estadística deben ser receptados y clasificados de manera ordenada y estandarizada. La sometida a sigilo y reserva deberá ser tratada de conformidad con las disposiciones del Código Orgánico Monetario y Financiero y otras normas definidas por la Superintendencia de Bancos. 6

7 2. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS 2.1 FICHA DEL SUBPROCESO Descripción: Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: PROPÓSITO: Administrar las fuentes de de los cubos/universos de datos y reportes existentes para generar confiable, oportuna e histórica a los requirentes de de la Superintendencia de Bancos. DISPARADOR: Memorando de requerimiento de de las Unidades Administrativas de la Superintendencia de Bancos ENTRADAS: BI SAP. Reportes de inteligencia de negocios. o Cubos/Universos de, reportes (Dashboards) Informes de monitoreo y resultados de herramientas de Inteligencia de Negocios Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información Interno/Externo 2.2 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO La Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información (), analizará los requerimientos cotejando los inventarios de datos que mantienen los universos ya definidos y/o reportes elaborados, con el fin de evitar la duplicidad de dentro de la Institución. La, coordinará con la Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación y canalizará los requerimientos recibidos (a través de memorando) que ameriten la creación, modificación o habilitación de accesos de los universos de. Una vez que se perfeccione el requerimiento sobre la creación de los universos, se incorporará el detalle de la conformación de los mismos, para mantener el inventario 7

8 correspondiente y se hará el pedido formal a la Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación. Las áreas usuarias de los universos, mediante memorando deberán notificar a la la creación de los reportes dando a conocer las variables utilizadas, con lo cual se deberá mantener un inventario de reportes y sus detalles. 2.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 8

9 2.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO # Actividad Descripción Responsable 1 Realizar requerimientos de Información Institucional Intendente o Director envía solicitud de mediante memorando, vía Quipux al Subdirector de la. Requirente (Unidad Administrativa de la SB) Documentos generados Memorando, solicitud de. Analizar el requerimiento receptado. 2 Analizar requerimiento y/o solicitud de Unidad Administrativa puede tener acceso a la solicitada? No: ir a la actividad 3. Si: ir a la actividad 4. Subdirector (a) Realizar contestación y enviar a la Unidad requirente Analizar requerimiento y/o solicitud de Entregar acceso al reporte ya existente Analizar si existe. Envía un memorando de respuesta indicando que no es factible atender el requerimiento. FIN Analizar si en el inventario de reportes existe un reporte similar que pueda ser utilizado, sino revisar y determinar en el inventario de variables en cubos/universos existentes si existe la requerida. Existe reporte? Si: ir a actividad 5. No: Continuar actividad 6 Habilitar al usuario requirente el acceso al reporte existente. FIN El experto analiza si la existe Existe? Si: Continuar actividad 7 No: Continuar actividad 9 Subdirector (a) Técnico Técnico Técnico Memorando, no procedencia. *Memorando, solicitud de *Revisar bases de datos (BDD): -Reportes. - Cubos/universos de Información. -Requerimientos anteriores. - Perfiles de usuarios. Memorando, entrega de acceso al reporte - 9

10 Proporcionar acceso(s) a la para requirente Generar documentación Convocar a reunión con el requirente de Determinar necesidades de Habilitar al constructor del área solicitante el acceso al universo donde se encuentra la requerida. El constructor del área solicitante genera un nuevo reporte e informa a través de memorando a la para que actualice el inventario de reportes e informes. FIN Convocar a reunión, mediante correo electrónico institucional, a Constructor del área solicitante, y funcionario de CGTIC. En la reunión mantenida entre la, la CGTIC y la Unidad Requirente, se deberá establecer el alcance de las necesidades de, y contrastar con lo existente en base de datos y estructuras ya creadas, con el fin de determinar puntualmente el requerimiento y evitar duplicidad de en la Superintendencia de Bancos. Técnico Requirente (Unidad Administrativa de la SB) Técnico Requirente (Unidad Administrativa de la SB) Técnico Memorando, acceso a la Reportes de Inteligencia de Negocios Informes de monitoreo y resultados de herramientas de Inteligencia de Negocios Correo electrónico Acta de reunión 11 Realizar requerimiento para generar Información Formalizar requerimiento de generación de universo mediante memorando dirigido a CGTIC. Revisa el requerimiento enviado por la y define: Técnico Memorando, requerimiento para proporcionar la Receptar requerimiento Es necesario crear un nuevo universo de datos? SI: Ir al proceso Gestión de Diseño, Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones Tecnológicas NO: Ir al proceso de Necesidades del Negocio Director de Soluciones Tecnológicas - 10

11 Es necesario carga de adicional? SI: Continuar proceso Gestión de Estructuras para carga de Información. Continuar actividad 12 NO: Continuar actividad 12 Proceso Gestión de Diseño, Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones Tecnológicas Dirección de Soluciones Tecnológicas Proceso Proceso Necesidades del Negocio Gestión de Estructuras para carga de Información Dirección de Soluciones Tecnológicas Dirección de Estudios y Gestión de la Información 12 Verificar respuesta de la necesidad solventada Recibir memorando de contestación por parte de CGTIC y revisar que el universo contenga la solicitada. Cumple requerimiento? SI: Pasar a actividad 7. NO: Solicitar a CGTIC la corrección del universo, regresa actividad 11. Técnico Memorando, generada 3. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ELABORACIÓN DE REPORTES PERÓDICOS DE INFORMACIÓN (VOLÚMEN CRÉDITO, CAPTACIONES Y COLOCACIONES, CALIFICACIÓN DE CARTERA) 3.1 FICHA DEL SUBPROCESO Descripción: PROPÓSITO: Proporcionar financiera, inherente al funcionamiento del sistema financiero, para apoyar los procesos de supervisión. DISPARADOR: Necesidad de generación de por mandato legal y normas de supervisión. Necesidad por parte de los usuarios internos y externos de obtener financiera relacionada a las 11

12 entidades financieras y el comportamiento de los sistemas controlados. ENTRADAS: Bases de datos de de estructuras integradas de datos y aplicativos institucionales. Calendario de productos periódicos. Cuadro de productos asignados. Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Reportes de Inteligencia de Negocios. o Reportes financieros Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información 3.1 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO La deberá ser elaborada y publicada de acuerdo a lo definido en las normativas vigentes y en el Código Orgánico Monetario y Financiero. La prioridad de elaboración de la deberá ser asignada por el Director de Estudios y Gestión de la Información o el Subdirector de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información. Debido a que el objeto de la Superintendencia es la supervisión y control financiero y de seguridad social, la elaboración y divulgación de financiera estará determinada por la normativa prudencial para supervisión ecuatoriana y las buenas prácticas en supervisión de los sectores mencionados acogidas por esta Superintendencia. La protección de los microdatos se aplica para los datos de clientes en el sistema financiero tales como saldo cartera de cartera y volumen de créditos; o situación de clientes en cuentas corrientes. Los datos individuales de los clientes de las entidades controladas no se divulgan al público de manera individual sólo en datos agregados que resuman las variables para la supervisión financiera o datos estadísticos agregados. De acuerdo las necesidades que surjan en los sistemas controlados, la financiera y estadística se podrá modificar para adecuar los productos a las nuevas normativas o por instrucción del Subdirector de Inteligencia del Negocios y 12

13 Administración de la Información y el Información. Director de Estudios y Gestión de la 3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 3.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO # Actividad Descripción Responsable 1 Revisar Para correr los procesos se revisan las bitácoras, y se comprueba la disponibilidad de. Información completa? SI: Continuar actividad 3. NO: Continuar actividad 2. Técnico Documentos generados 2 Solicitar Si no está completo se requiere a las entidades Técnico Correo electrónico / 13

14 3 4 Generar en BI reportes Verificar la consistencia de los datos obtenidos controladas el envío de las estructuras y regresar a la actividad 1. Se generan los reportes en BI a la fecha planificada. Realiza verificaciones para determinar la razonabilidad de la y evitar duplicidad de datos. Datos correctos? SI: Pasa actividad 5. NO: Pasa actividad 6. Técnico llamada telefónica / gestor documental Reportes de Inteligencia de Negocios: Reportes financieros Técnico Estructurar boletín Solicitar correcciones Construir los reportes y analizar. Se evidencia error? SI: Continuar actividad 6. NO: Continuar actividad 7. Se solicita a CGTIC que realice las correcciones requeridas. Volver a la actividad 3. Técnico Técnico Reportes de Inteligencia de Negocios: Reportes financieros Correo electrónico / llamada telefónica Proceso Gestión de Diseño, Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones Tecnológicas Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación 7 Revisar y aprobar Información Revisa la remitida por el experto. Información correcta? SI: Continuar actividad 8. NO: Regresar actividad 5. Subdirector Inteligencia de Negocios y Administración de la Información Reportes de Inteligencia de Negocios: Reportes financieros 8 Gestionar publicación Se envía al Administrador de la página Web la para la respectiva publicación. Se ejecuta el proceso de Técnico Reportes de Inteligencia de Negocios: Reportes financieros 14

15 Gestión de Comunicación Interna. Proceso Gestión de Comunicación Interna Coordinación General de Comunicación 9 Verificar publicación Se verifica que la publicación en la web se encuentre correcta. Está correcta? SI: FIN. NO: Continuar actividad 9.1. Técnico Comunicar inconformidad publicación de Si la publicación se encuentra incorrecta se comunica al administrador de la web la incidencia. Regresar actividad 8. Técnico Correo electrónico / llamada 4. INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS SUBPROCESOS Los indicadores se encuentran descritos como anexos en el formato F-GPP-01 - Ficha de Indicadores de Gestión de Procesos. 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES N/A 5.1 TÉRMINOS 5.2 DEFINICIONES Requerimiento.- Solicitud de un usuario interno con respecto a que requiere. Sigilo bancario.- Constituye un término referente al ámbito de las relaciones entre la institución bancaria y sus clientes, e impone la obligación de confidencialidad de la institución sobre las informaciones que aquéllos le proporcionan. El cual está limitado por la que por disposiciones legales debe proporcionar a los Organismos de Control. 15

16 Unidades requirentes.- Son todas las Unidades Institucionales Administrativas de la Superintendencia de Bancos que desean obtener. 6. LISTADO DE DOCUMENTO Y ANEXOS N/A 16