MANUAL DE PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS P.A.C.

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1 MANUAL DE PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS P.A.C. ELABORADO REVISADO APROBADO MBA. Karina Ayala Consultora Ing. María José Zambrano Administradora Contrato Abg. Calixta Cabrera Vélez Registradora

2 Página: 2 DE 11 Contenido: Tabla de Contenido Objetivo... 3 Alcance... 3 Marco legal y normativo... 3 Definiciones... 4 Descripción del Procedimiento... 7 Anexos:... 8 INSTRUCTIVO: Cuadro de Modificaciones No. Revisión Tipo de Modificación Revisado Aprobado Fecha

3 Página: 3 DE 11 Objetivo Contar con un manual que permitan determinar y definir el plan anual de compras de la institución. Alcance Esta metodología se aplica desde: Desde: El establecimiento de necesidades permanentes y nuevas una vez finalizado el Plan Operativo Anual-POA por parte de Planificación. Hasta: La actualización del PAC en el portal del Servicio Nacional de Contratación Pública - SERCOP. En el caso de existir nuevas necesidades en el transcurso del año se deberá realizar el mismo procedimiento. Marco legal y normativo Norma General de Control Interno N señala que las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente. El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de la Institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el régimen especial, establecidos en la ley. El plan al igual que sus reformas será aprobado mediante resolución de la máxima autoridad o s delegado de la entidad y publicado en el portal de compras públicas

4 Página: 4 DE 11 incluirá al menos la siguiente información: los procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del Plan. Definiciones Acta de Apertura de Ofertas.- Documento mediante el cual se formaliza el acto de apertura de las ofertas presentadas. Acta de Entrega de Recepción Definitiva.- Documento que será suscrito por las partes una vez transcurrido el término previsto en el contrato, que formaliza la entrega y recepción de suministros, bienes y servicios contratados. Acta de Evaluación de Ofertas.- Documento mediante el cual se deja constancia de la evaluación realizada a las ofertas presentadas dentro del proceso de contratación por la Subcomisión de Apoyo. Acta de Entrega Recepción Parcial.- Documento que deja constancia de la entrega-recepción parcial de bienes o servicios, en la cual se hará constar como antecedente los datos relacionados con la recepción precedente. Adjudicatario Fallido.- Es el oferente adjudicado que no se presenta dentro del término de 15 días a suscribir el contrato y/o orden de compra, a partir de la adjudicación. Administrador del Contrato.- De conformidad a la naturaleza de la contratación el área requirente y/o Director Ejecutivo designará el/los servidor (es) con las competencias idóneas para dar seguimiento o cumplimiento a las obligaciones del contratista, el mismo que estará definido en los pliegos respectivos. Bienes y Servicios Normalizados.-Son bienes y servicios normalizados cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizados u homologados por la Entidad Contratante; y en consecuencia, dichas características o especificaciones son homogéneas y comparables en igualdad de condiciones. Catálogo Electrónico.- Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el Portal de Compras Públicas para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco.

5 Página: 5 DE 11 Comisión AD-HOC.- Cuerpo colegiado conformado para los procesos cuyas cuantías sean iguales o menor al coeficiente 0,000002*PIE, Procesos de Régimen Especial y Procedimientos Especiales, cuya finalidad es realizar la apertura y análisis de las ofertas presentadas. Comisión Técnica.- Cuerpo colegiado conformado de acuerdo a lo que establece el Art. 18 RGLOSNCP que entre sus principales funciones esta: realizar el análisis del proceso, informes, recomendación expresa de adjudicación, y declaratoria de desierto del proceso a la máxima autoridad. Se la integra para los procesos de consultoría por lista cortao por concurso público; subasta inversa electrónica cuyo presupuesto referencial sea superior a multiplicar * PIE, cotización y, licitación. Contratación Pública.- Se refiere a todo procedimiento concerniente a la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras o prestación de servicios incluidos los de consultoría. Contratista Incumplido.- Es el contratista que ha incumplido todas o una parte de las obligaciones adquiridas por el hecho de firmar un contrato para la adquisición o arrendamiento de un bien o la prestación de un servicio, incluidos los de consultoría. Entidad o Contratante.- Los organismos, entidades o en general las personas jurídicas previstas en el ámbito de la LOSNCP. Especificaciones Técnicas.- Características fundamentales que deberán cumplir los bienes o rubros requeridos. INCOP.- Instituto Nacional de Contratación Pública. Entidad rectora del Sistema Nacional de Contratación Pública. Ínfima Cuantía.- Las contrataciones para ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios cuya cuantía sea igual o menor al multiplicar el coeficiente 0, *PIE, conforme la casuística emitida por el INCOP para el efecto. Máxima Autoridad.- Quien ejerce la representación legal y administrativa de la Entidad Contratante. Mejor Costo en Bienes y Servicios Normalizados.- Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo.

6 Página: 6 DE 11 Mejor Costo en Obras, o en Bienes y Servicios No Normalizados.- Oferta que ofrezca a la entidad las mejores condiciones presentes y futuras en los aspectos técnicos, financieros, legales, sin que el precio más bajo sea el único parámetro de selección. Orden de Compra.- Documento con el cual se formaliza la contratación de un bien cuyo monto es menor o igual al 0,000002*PIE. Orden de Servicio.- Documento con el cual se formaliza la contratación de un servicio cuyo monto es menor o igual al0,000002*pie. Partida Presupuestaria.- Número asignado conforme el clasificador presupuestario. Pliegos.- Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública. Portal de Compras Públicas ( Sistema informático oficial de contratación pública del Estado Ecuatoriano. Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la entidad contratante al inicio de un proceso precontractual. Proveedor.- Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las entidades contratantes. Registro Único de Proveedores RUP.- Es la base de datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en la LOSNCP. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las entidades contratantes. Situaciones de Emergencia: Son aquellas generadas por acontecimientos graves, tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción interna, inminente agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situación de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva. Solicitud de Contratación.- Documento interno a través del cual la unidad requirente solicita la adquisición del bien o servicio en base a criterios de priorización, los cuales deben estar considerados en los lineamientos respectivos salvo casos excepcionales.

7 Página: 7 DE 11 Términos de Referencia.- Constituyen las condiciones especificas bajo las cuales se desarrolla la consultoría o prestación de servicios. Tipo de Compra.- Identifica si el ítem es un bien, obra, servicio y consultoría. Unidad Requirente.- Es la unidad que necesita la obra, el bien o servicio, incluyendo el de consultoría. Esta unidad emitirá la solicitud de contratación priorizando el requerimiento. Descripción del Procedimiento La Unidad de Planificación será la responsable de este proceso y los resultados que se establezcan en el Plan Estratégico: 1. Una vez terminado el Plan Operativo Anual por el Analista de Planificación, continuará con el detalle de cada actividad con las áreas de Planificación, Presupuesto y Compras Públicas, hasta llegar a nivel de ítem donde se describirá el producto, bien, servicio obras y consultoría. 2. Brindar la colaboración respectiva, tanto los responsables de Planificación como Presupuesto para que cada responsable de proyecto realice el llenado de la matriz del Plan Anual de Compras PAC, conforme el siguiente detalle: a. AÑO b. PARTIDA PRESUPUESTARIA / CUENTA CONTABLE c. CODIGO CATEGORIA CPC A NIVEL 8 d. TIPO COMPRA (Bien, obra, servicio o consultoría) e. DETALLE DEL PRODUCTO (Descripción de la contratación) f. CANTIDAD ANUAL g. UNIDAD (metros, litros etc) h. COSTO UNITARIO (Dólares) i. CUATRIMESTRE REQUERIDO j. TIPO DE PRODUCTO (normalizado / no normalizado) k. CATALOGO ELECTRÓNICO (si/no) l. PROCEDIMIENTO SUGERIDO (son los procedimientos de contratación) m. FONDOS BID (si/no)

8 Página: 8 DE 11 n. NUMERO CÓDIGO DE OPERACIÓN DEL PRÉSTAMO BID o. NUMERO CÓDIGO DE PROYECTO BID p. TIPO DE RÉGIMEN (común, especial) q. TIPO DE PRESUPUESTO (proyecto de inversión, gasto corriente) 3. El servidor responsable del manejo del portal de compras públicas, será el responsable de consolidar estas matrices y una vez aprobado por la máxima autoridad y comunicado a los responsables de las Subdirecciones se encargará de subir al portal del SERCOP. Para este efecto el Asesor Jurídico deberá elaborar una Resolución de aprobación del PAC firmada por el Registrador(a) de la Propiedad. 4. La subida deberá realizar hasta el 15 de enero de cada año. Para el caso de modificaciones o actualizaciones, se deberá realizar los cambios respectivos tanto el POA como en el PAC y proceder nuevamente a subir al portal los cambios y registrarlos, con su respectiva Resolución de modificación del PAC. DISPOSICIONES GENERALES 1. Encárguese de la ejecución del presente manual al Responsable de la Subdirección Administrativa. DISPOSICIÓN FINAL El presente manual entrará en vigencia desde esta fecha. Dado, en el Despacho de la Registradora, en la Ciudad de Santo Domingo,a los..días del mes de de Anexos: Ficha PAC MODELOS. FICHA PAC

9 PLAN ANUAL RUC_ENTIDAD 1. INFORMACION DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA 2. INFORMACION DETALLADA DE LOS PRODUCTOS 1.1 AÑO 1.2 PARTIDA 2.1 CODIGO PRESUPUEST CATEGORIA ARIA / CPC A NIVEL CUENTA 8 CONTABLE 2.2 TIPO COMPRA (Bien, obra, servicio o consultoría) 2.3 DETALLE DEL PRODUCTO (Descripción de la contratación) 2.4 CANTIDAD ANUAL 2.5 UNIDAD (metros, litros etc) 2.6 COSTO UNITARIO (Dólares) 2.7 CUATRIMEST RE 1 (marcar con una S en el cuatrimestre que va a contratar) 2.8 CUATRIMEST RE 2 (marcar con una S en el cuatrimestre que va a contratar) 2.9 CUATRIMEST RE 3 (marcar con una S en el cuatrimestre que va a contratar) 2.10 TIPO DE PRODUCTO (normalizado / no normalizado) 2.11 CATALOGO ELECTRÓNIC O (si/no) 2.12 PROCEDIMIE NTO SUGERIDO 2.13 FONDOS (son los BID (si/no) procedimiento s de contratación) 2.14 NUMERO CÓDIGO DE OPERACIÓN DEL PRÉSTAMO BID 2.15 NUMERO CÓDIGO DE PROYECTO BID 2.16 TIPO DE RÉGIMEN (común, especial) 2.17 TIPO DE PRESUPUEST O (proyecto de inversión, gasto corriente)

10 INSTRUCTIVO: 0. RUC_ENTIDAD No modifique el RUC de la Entidad que se encuentra en la celda. Tenga cuidado que el RUC no se convierta a número exponencial, el formato de este campo debe ser del Tipo Texto 1. INFORMACION DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA 1.1 Año: Digitar el año que corresponde al PAC 1.2 Partida Presupuestaria / Cuenta Contable: Codigo correspondiente al ítem. 2. INFORMACIÓN DETALLADA DE LOS PRODUCTOS 2.1 Código Categoría Cpc A Nivel 8: Revise que la categoría del CPC sea a nivel 8, si es un código que no existe en el CPC tampoco lo va a aceptar. Recuerde que la categoría debe ir con la separación de codificación que es el punto no la coma. Ejemplo Tipo Compra (Bien, Obra, Servicio O Consultoría): Colocar los correspondientes a las categorías descritas. 2.3 Detalle Del Producto (Descripción De La Contratación): Hace referencia a una breve Descripción de la Contratación; no ingrese caracteres especiales como (,,. : ; - ). 2.4 Cantidad Anual: Está relacionado con el valor total del PAC para el año vigente 2.5 Unidad (Metros, Litros etc): En la columna UNIDAD puede ingresar solo los tipos de unidades que se especifican a continuación, tome en cuenta que no puede estar vacía la celda. 2.6 Costo Unitario (Dólares): En la columna correspondiente al COSTO UNITARIO recuerde ingresar un valor de hasta 4 decimales. El separador decimal debe ser el punto (.) no la coma (,). Se observa que el costo no debe incluir el IVA 2.7, 2.8, 2.9 CUATRIMESTRE 1, CUATRIMESTRE 2, CUATRIMESTRE 3: Para indicar el cuatrimestre debe ingresar la letra S (MAYÚSCULA), la misma que debe ser registrada en alguna de las celdas,, tome en cuenta que no pueden estar vacías las tres celdas.

11 Página: 11 DE Tipo De Producto (Normalizado / No Normalizado): El Tipo de Producto puede ser: NORMALIZADO Y NO NORMALIZADO Catalogo Electrónico (Si/No): Permite identificar si se adquisición se efectuará a través de la herramienta Catálogo Electrónico identifique esta elección colocando la palabra SI, caso contrario use la palabra NO Procedimiento Sugerido (Son Los Procedimientos De Contratación): Los procedimientos sugeridos pueden ser los detallados en la tabla de categorías que el SERCOP detalla en su Instructivo. 2.13; 2.14 y 2.15 Fondos BID (Si/No): Si la adquisición se realiza con fondos pertenecientes al BID poner la palabra SI, caso contrario NO. o NÚMERO CÓDIGO DE OPERACIÓN DEL PRÉSTAMO BID o NÚMERO CÓDIGO DE PROYECTO BID 2.16 Tipo De Régimen (Común, Especial): Para especificar el Tipo de Régimen al que pertenece la adquisición puede ingresar: COMUN, O ESPECIAL 2.17 Tipo De Presupuesto (Proyecto De Inversión, Gasto Corriente): Para especificar el Tipo de Presupuesto puede ingresar: PROYECTO DEINVERSION, O GASTO CORRIENTE