GUÍ A PLAN ANUAL DE CONTRATACÍO N 2018

Transcripción

1 GUÍ A PLAN ANUAL DE CONTRATACÍO N 2018 Las entidades del Estado con el objeto de planificar sus adquisiciones de bienes, contratación de obras, servicios incluidos los de consultoría, están obligados a formular cada año el PAC.

2 Contenido INTRODUCCIÓN 1 VENTAJAS QUE SE ESTIMAN OBTENER EN BASE A LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS 2 PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE COMPRAS 2 Qué debe contener el Plan Anual de Contratación? 3 INFORMACIÓN QUE CONTIENE EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (Instructivo) 4 GUÍA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN 6

3 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS ANUAL 2018 INTRODUCCIÓN El proceso de Abastecimiento en el último tiempo ha empezado a ser reconocido como clave dentro de la organización, debido al impacto que tiene para su operatividad, costos y cumplimiento de objetivos. Para cumplir La necesidad de contar con una planificación de compras es imperante para contar con un buen proceso del abastecimiento, que permita realizar un análisis de los bienes y/o servicios prioritarios para las actividades de la empresa, una evaluación del proceso de adquisición y del desempeño de los proveedores; y una estimación de la demanda proyectada, permitiendo además, poder tomar mejores decisiones a futuro. El plan de compras permitirá conseguir precios más competitivos, sobre la base de las economías de escala, efectuar compras más oportunas sobre cronogramas alineados a los tiempos de las diferentes etapas precontractuales, controlar y transparentar el gasto; y aumentar la productividad de la empresa. Es necesario que la planificación cuente con el compromiso organizacional de toda la empresa, no es una tarea exclusiva del departamento de abastecimientos; además, siendo conscientes que no se podrán ejecutar procesos de Abastecimiento exitosos, si este funciona como un departamento de emergencias, dirigiendo toda su atención y esfuerzo a apagar incendios causando insatisfacción, tensión y presión entre usuarios y compradores. Sobre los resultados de los análisis realizados a la ejecución de la planificación anual de contratación, se evidencia que muchos de los procedimientos de adquisición no son solicitadas oportunamente, llegan de forma dispersa a las áreas de Compras, Contratos e Importaciones; y son repetitivas, pudiendo en muchos casos ser consolidadas acorde a su naturaleza, lo que permitiría establecer mejores estrategias de compra como: mejor precio, menores tiempos de entrega, mejores condiciones de entrega, disminución de documentación, disminución de procesos dispersos y de cuantías menores y mayor concentración a los procesos globales con atención y tiempo más oportuno, entre otros. La planificación de compras debe responder principalmente a las preguntas: Qué necesita la empresa?, Cuánto necesita?, Para cuándo necesita? y Con qué recursos?. JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 1

4 VENTAJAS QUE SE ESTIMAN OBTENER EN BASE A LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Consolidaciones de compras: menos documentación, menos procesos de compra, menos órdenes de compra, menos coordinaciones, menos procesos de verificaciones de entrega. Compras oportunas: establecer cronogramas de compras, procesos más ágiles, mejor distribución de la carga de trabajo del personal de Abastecimiento. Menor costo de inventario: definir requerimientos consolidados de bienes inventariables bajo estrategias de frecuencia de entregas, disminuyendo los stocks y los costos. Disminución de compras urgentes y resolver situaciones de crisis: menores procesos de compra bajo cronogramas establecidos y con los recursos adecuados, que a su vez permitirá estar preparados para enfrementar las verdaderas emergencias que pueden suscitarse en la empresa y que no podían ser planificadas. Mejorar procesos de importación y gestión de proveedores: Identificar los procesos requeridos por importación, a fin de establecer estrategias que permitan reducir tiempos. Verificar requerimientos con marca específica, basado en una justificación técnica, a fin de identificar en el mercado a los fabricantes y/o distribuidores autorizados, oportunamente. PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE COMPRAS El proceso de planificación de compras debe comprender desde el levantamiento de los requerimientos o necesidades de las diferentes áreas usuarias hasta el seguimiento y control del plan: JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 2

5 LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES PROGRAMACIÓN DE COMPRAS SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN USUARIO (con apoyo de Planificación de Abastecimientos) VERIFICACIÓN DE DATOS Verificar existencias en inventario. Información histórica: comprado y consumido en el presente año. Cumplimiento del PAC actual. Requerimientos de compras en proceso. VERIFICAR LINEAMIENTOS Tipos de procedimientos de compras establecidos, por la naturaleza del bien o servicio. Tiempos promedios establecidos por procedimiento. Tipos de requerimientos que deben estar contenidos en el plan VALIDAR REQUERIMIENTOS Validar las previsiones y proyectos nuevos aprobados, conjuntamente con los usuarios estratégicos. VALIDAR PRESUPUESTO Verificar listado de requerimientos de compras en función del presupuesto anual y plurianual. Ajustar requerimientos del plan. ELABORAR PLAN Elaborar plan de compras para el año fiscal, sustentado en el presupuesto disponible. PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Evaluación del plan de compras durante todo el año. PUBLICAR PLAN Cargar plan de compras anual en plataforma del SERCOP. Cargar plan de compras anual en herramienta EBS/ERP APROBAR PLAN Aprobación del plan de compras anual, por representante legal de la empresa o su delegado. PLAN ANUAL DE COMPRAS Verificar planes de compra. Realizar ajustes necesarios. Consolidar en un único plan de la empresa. Qué debe contener el Plan Anual de Contratación? El Plan de Compras debe contener el listado de todos los bienes, obras, servicios incluidos los de consultoría que se contratarán durante un año fiscal, en función de las metas institucionales y la disponibilidad presupuestaria, conforme se dispone en el artículo 22 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y artículo 25 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional Contratación Pública. En el Plan de Compras NO debe contener los siguientes requerimientos: Contrataciones que respondan a declaratorias de Emergencia y Contratos Complementarios. Pago de Servicios Básicos y Remuneraciones. Requerimientos ya adjudicados con ejecuciones presupuestarias plurianuales. JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 3

6 INFORMACIÓN QUE CONTIENE EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (Instructivo) CAMPO INSTRUCCIÓN PARTIDA PRESUPUESTARIA CENTRO DE COSTO Incluir código UEN y cuenta. Ejemplo: RE Para el caso de proyectos, incluir UEN, cuenta y código de proyecto. Ejemplo: CM CI06. Incluir el centro de costo donde se encuentra presupuestado el requerimiento de contratación. CÓDIGO CPC Ingresar una categoría del producto CPC de 9 dígitos, no menos de los dígitos indicados, en función del Clasificador establecido por el SERCOP. Adjunto Código CPC nivel 9 SERCOP. Si no encuentra una categoría exacta, ingrese una categoría afín a lo que está contratando. TIPO DE COMPRA Tipo de compra que va a contratar y que tiene que estar relacionado con la cuenta presupuestaria: BIEN, SERVICIO, OBRA o CONSULTORÍA. DETALLE DEL PRODUCTO INVENTARIABLE / CARGO DIRECTO / ACTIVO FIJO MARCA REQUERIDA Descripción de la contratación que se va a realizar, objeto de contratación, no ingrese caracteres especiales. En caso de bienes indicar si estos corresponden a INVENTARIABLE, CARGO DIRECTO o ACTIVO FIJO. En caso de que se requiere contratar una marca específica, ingresar la marca que se requiere, siempre y cuando exista una justificación técnica. IMPORTADO? Indicar si su requerimiento corresponde a proceso de importación SI o NO. CRITICIDAD EN LA OPERACIÓN Indicar el nivel de criticidad que la contratación implica sobre las actividades de su operación: ALTO, MEDIO o BAJO MES DE INICIO DEL PROCESO Indicar el mes en que se remitirá la Solicitud Interna de Compra para inicio del proceso de contratación. CANTIDAD ANUAL Ingrese la cantidad de la contratación que va a realizar en el año. UNIDAD DE MEDIDA Ingresar la unidad de medida, como: unidad, centímetro, metro, kilometro, kilómetro cuadrado, metro cuadrado, metro cúbico, yarda, litro, galón, gramo, kilogramo, tonelada, quintal, libra, entre otras. COSTO UNITARIO Monto de la contratación que se realizará en el año de cada cantidad anual ingresada. JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 4

7 COSTO TOTAL Es la multiplicación de la cantidad por el costo unitario. Considerar que los bienes / servicios Normalizados, corresponden a aquellos con especificaciones técnicas estandarizadas o comunes, ubicados fácilmente en el mercado y existen varios proveedores que pueden ofertar. Aplica solo en procedimientos de Catálogo Electrónico, Ínfima Cuantía y Subasta Inversa Electrónica. TIPO DE PRODUCTO En el caso de los No Normalizados son aquellos bienes / servicios que tienen especificaciones o características especiales y existen pocos proveedores que tienen capacidad de ofertar este tipo de requerimientos. Aplica para los procedimientos de Menor Cuantía, Cotización y Licitación. No aplica para Obras, Consultoría y los definidos por procedimientos de Régimen Especial. CATÁLOGO ELECTRÓNICO PROCEDIMIENTO SUGERIDO Indicar si el requerimiento se encuentra dentro del Catálogo Electrónico definido por el SERCOP. Revisar lista de códigos CPC restringidos por Catálogo, en el siguiente link: CpcEnCatalogo.cpe Indicar el procedimiento de contratación que se aplicará acorde a la naturaleza del requerimiento, tipo de producto y costo total establecido. Ver: Guía de Procedimientos de Contratación TIPO DE RÉGIMEN Ingresar el tipo de régimen acorde al procedimiento sugerido: COMÚN o ESPECIAL. Ver: Guía de Procedimientos de Contratación TIPO DE PRESUPUESTO Indicar el tipo de presupuesto: GASTO o INVERSIÓN, acorde a la Partida Presupuestaria. NÚMERO DE CONTRATO ACTUAL FECHA FINALIZACIÓN CONTRATO REFERENCIA En caso de que el requerimiento corresponde a contratos cíclicos, indicar el número del contrato vigente. Indicar la fecha de finalización del contrato vigente, para los procesos cíclicos, lo que permitirá controlar cronogramas de compras de forma oportuna. REFERENCIA: MANUAL DE USUARIO. INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMATO PAC (SERCOP, 2011) JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 5

8 GUÍA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN Cabe mencionar que el Plan Anual de Contratación, PAC, está dispuesto con carácter obligatorio por la normativa de Contratación Pública emitida por el SERCOP y Normas de Control interno emitidas por la Contraloría General del Estado. JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES SUBGERENCIA DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO JEFATURA DE PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y GESTIÓN DE PROVEEDORES Página 6