PROPUESTA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN, DE NIVELES DE AUTORIDAD Y DE PROCESOS

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Ángel Torregrosa López
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1 PROPUESTA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN, DE NIVELES DE AUTORIDAD Y DE PROCESOS I. ANTECEDENTES La Comisión Permanente de Contingencias (COPECO) ha iniciado un proceso de mejoramiento o de reingeniería (siguiendo su Visión: Ser líder del Sistema Nacional de Gestión de Riesgos, promoviendo una cultura de prevención en la población y contribuyendo al desarrollo nacional en cada una de sus áreas de responsabilidad clave, para lo cual ha dispuesto contratar los servicios de consultoría organizacional y de procesos en la misma con el propósito de incrementar los niveles de desempeño organizacional, de ahorro, productividad y eficacia y así mismo documentar, agilizar, optimizar y racionalizar el uso de los recursos técnicos, humanos, financieros y materiales de la cual es responsable como institución gubernamental para prevenir y gestionar el riesgo y atender operacionalmente las respuestas humanas, logísticas, de mitigación y de emergencia nacional provocada por los desastres naturales y tecnológicos. II. OBJETIVOS 1. General Diseñar las propuestas alternativas con el propósito de contribuir al proceso de modernización organizacional de COPECO para fortalecer capacidades institucionales a fin de transformarla en una institución ágil, eficiente y eficaz para la ejecución de las Políticas y objetivos institucionales 2. Específicos a) Contribuir al proceso de implantación del manual de funciones por puestos, en donde se definan las funciones de COPECO, cada una de las Direcciones,

2 2 Unidades Técnicas adscritas al Comisionado, Departamentos de cada Dirección Unidades de cada Departamento, Funciones de cada Oficina Regional. b) Un Manuel de puesto con desglose de funciones por puesto. c) Un manual de puestos con desglose secuencial de tareas, logrando en una primera etapa la revisión con los directores y jefes con el propósito de ajustar los manuales y definir con claridad y precisión las funciones de las unidades organizacionales, para después, en una segunda etapa de acuerdo con la metodología sugerida y las acciones preliminares que habrán de tomarse, monitorear su puesta en práctica hasta lograr su ejecución total. d) Analizar el Marco Legal que fundamenta y dirige a las acciones de COPECO, de su Estructura Administrativa, Orgánica-funcional en relación con las funciones de sus órganos, con la responsabilidad y autoridad de los jefes, y con los Procesos Claves de gestión de la prevención, de la gestión del riesgo, de la gestión de preparación y respuesta ante la emergencia nacional, de la gestión estratégica relacionada con los procesos de planificación, desarrollo y comunicación institucional, de cooperación internacional, de manejo de fondos externos, de los Recursos Humanos, de Compras y Contrataciones, de gestión financiera, presupuestaria, contable y de tecnología informática y de comunicación electrónica, por lo tanto y como producto de lo anterior, elaborar los Manuales de Organización, de Niveles de Autoridad y de los Procesos Técnicos, de Asesoría y Administrativos como respuestas para minimizar la problemática identificada la ejecución de los procesos actuales. III. ACTIVIDADES A REALIZAR En el desempeño de su trabajo, el consultor desarrollará las siguientes actividades: 1. Celebrar las reuniones de trabajo con los directores y jefes seleccionados para la revision del manual de descripción de funciones por puestos y el

3 3 manual de puestos con desglose secuencial de tareas, y redifinir las funciones de las unidades organizacionles. 2. Recopilar información que se requiera en el desarrollo de las funciones, normas, métodos y procedimientos, y otros que sean aplicables. 3. Realizar participativamnete con la contraparte, jefes y directores, mediante la aplicación de una dinámica pro-activa para llevar a cabo las mejoras dramáticas que sean necesarias en los procesos claves para asegurar calidad en el producto o servicio de la cual es responsble cada una de las direcciones y los jefes de departamentos y secciones para sus clientes internos y externos. 4. Efectuar el Diseño o rediseño de los procesos, incluyendo los diseños conceptuales de aquellos procesos que sean automatizables, establecimiento ademas las normas técnicas que los guiarán para su efectiva aplicacion por los usuarios 5. Desarrollar esquemas o modelos complementarios que permitan iimplementar una forma de administración fundamentada en la racionalidad del uso de los recursos, en la optimización de los insumos y en el mejoramiento continuo en función a las prioridades de la institucion IV. PRODUCTOS A ENTREGAR En base las actividades ejecutadas, el consultor presentará los siguientes productos: 1. PRODUCTO 1 Una propuesta con respectivo plan de trabajo Detallado (Cronograma de actividades) de la Consultoría 2. Producto 2. Manual de Descripción de Funciones por Puestos y del Manual de Puestos con Desglose Secuencial de Tareas ajustados

4 4 de acuerdo con la ronda de revisión y discusión con los directores y jefes seleccionados, su monitoreo e implantación final 3. PRODUCTO 3. Diseño del Manual de Direcciones, y cada una de sus oficinas técnicas, oficinas regionales con sus respectivas funciones 4. PRODUCTO 4. Diseño del Manual de Niveles de Autoridad 5. PRODUCTO 5. Diseño del Manual de Gestión de Procesos Técnicos (información geográfica, documentación, mapeo, planificación y ordenamiento territorial, obras de mitigación, evaluación de daños, alerta temprana, investigación y formación en riesgo, desarrollo social, comunitario, albergues, enlaces interinstitucionales, asistencia humanitaria, logística, comunicaciones y monitoreo y otros) con la descripción de sus diferentes subprocesos, métodos, procedimientos, formularios, informes y distribución de trabajo 6. PRODUCTO 6. Diseño del Manual de Gestión de Procesos de Asesoría (legales, de planificación y desarrollo institucional, formulación del POA/ presupuesto, relaciones publicas internas y externas, imagen institucional, de cooperación internacional y manejo de fondos externos, formulación de proyectos, promoción y gestión de recursos no reembolsables y otros), con la descripción de sus diferentes subprocesos, métodos, procedimientos, formularios, informes y distribución de trabajo 7. PRODUCTO 7. Diseño del Manual de Gestión de Procesos Técnicos y Administrativos de la Regionales con la descripción de sus diferentes subprocesos, métodos, procedimientos, formularios, informes y distribución de trabajo 8. PRODUCTO 8. Diseño del Manual de Gestión de Procesos Administrativos (recursos humanos, reclutamiento, selección contratación, capacitación, evaluación del desempeño, planillas, salarios y beneficios; manejo de Fondos Nacionales, ejecución presupuestaria, transferencias, modificaciones, pre intervención presupuestaria; contabilidad y control interno; compras y contrataciones, registro y

5 5 suministro de proveedores, almacenamiento y suministro de artículos; inventario, registro, movimientos y subastas de los bienes nacionales; Mantenimiento y Control de Vehículos y Transporte; Mantenimiento y Control de Oficinas e Instalaciones con la descripción de sus diferentes subprocesos, métodos, procedimientos, formularios, informes y distribución de trabajo 9. Un Informe Final con los resultados de la consultoría. V. CALENDARIO El calendario a ejecutar será básicamente el indicado en el PLAN DE TRABAJO DETALLADO que será presentado como primer producto al iniciar la consultoría. VI. REQUISITOS Profesional universitario con nivel de licenciatura en Administración (Administración Publica o Administración De Empresas o carreras afines) con grado de maestría preferiblemente. Experiencia en Administración o Gerencia. 5 de años de experiencia en este tipo de consultaría VII. PERÍODO DE DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA El período de duración de esta consultoría será de 60 días de trabajo consultor(a). Los honorarios se negociaran de acuerdo a experiencia y resultados exitosos de otras consultorias. La Fecha de inicio de la consultoria será 16 septiembre del año en curso. Fecha limite para recibir los CV es el día sábado 06 de Septiembre del año en curso. La dirección a la cual deben enviar su CV es a la Oficina de Recursos Humanos de COPECO, 300 metros después del Hospital Militar, entre el CALE y el Primer Batallón de Infantería, carretera a Mateo a al correo electrónico nergalrhe@yahoo.com.

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