Política Corporativa de Abastecimiento

Transcripción

1 Política Corporativa de Abastecimiento Febrero 2017

2 DESCRIPCIÓN. Esta política establece los lineamientos corporativos para la gestión de abastecimiento de bienes y servicios en Empresas CMPC y sus filiales en Chile y en el extranjero. El objetivo de la gestión de abastecimiento es lograr la optimización de costo, calidad y oportunidad en el suministro de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de los negocios de CMPC, asegurando un eficiente control de riesgos del proceso. La gestión de abastecimiento comprende los siguientes conceptos: 1. Principios Generales de la Gestión de Abastecimiento. 2. Utilización de Maestros de Materiales, Proveedores y Servicios. 3. Solicitudes de Pedido, Cotizaciones y Contratos Marco de Bienes y Servicios 4. Órdenes de Compra y Documentación para la Compra de Bienes y Servicios 5. Logística y Administración de Bodegas de Abastecimiento. 6. Administración de Contratos 7. Anexo: Roles y Responsabilidades en el Abastecimiento de Bienes y Servicios. Responsable Política: Gerente de Contraloría, Empresas CMPC S.A. 2

3 1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO EN CMPC a) La gestión de abastecimiento de bienes y servicios en CMPC debe estar integrada con la administración de los negocios de la Compañía, para alcanzar la máxima eficiencia en costos mediante el desarrollo de negociaciones que permitan obtener ventajas de economías de escala. b) Las negociaciones y relaciones con proveedores deben ser ejecutadas en un marco que garantice el cumplimiento del Código de Ética, Manual de Libre Competencia y las Políticas Corporativas de CMPC. La Empresa opera y se relaciona con proveedores que contribuyan al cumplimiento de sus políticas y objetivos de sostenibilidad. c) Las Filiales Áreas de Negocio deben definir la estructura organizacional necesaria para desarrollar la gestión de abastecimiento de bienes y servicios de sus respectivas Filiales, y asegurar un adecuado control de riesgos y del cumplimiento de esta Política y las normas y procedimientos complementarios. d) Los procesos de compra, recepción y pagos correspondientes a la gestión de abastecimiento de bienes y servicios en CMPC deben realizarse exclusivamente mediante el sistema SAP corporativo. e) Los proveedores de bienes y servicios de CMPC deben ser evaluados periódicamente con respecto al cumplimiento de las especificaciones de calidad de los bienes o servicios, plazos de entrega, gestión de riesgos y otras obligaciones de los contratos u órdenes de compra respectivas. 3

4 2. MAESTROS DE MATERIALES, PROVEEDORES Y DE SERVICIOS. a) Todas las Unidades de Negocio y filiales de CMPC deben utilizar los Maestros de Materiales, Proveedores y Servicios que residen en el sistema SAP corporativo de CMPC. b) La creación o modificación de materiales, proveedores y/o servicios debe ser solicitada por la filial, a través del ejecutivo responsable del proceso de abastecimiento, cumpliendo con los requerimientos de información definidos por la unidad de catalogación de Servicios Compartidos. c) Sólo se podrán realizar compras de bienes o servicios que estén debidamente registrados en los maestros correspondientes, y sólo a aquellos proveedores que se encuentren registrados en el Maestro de Proveedores. d) Los materiales se deben describir en forma genérica, o sea, sin marcas ni modelos específicos. En caso que no exista alternativa viable de más de una marca y/o modelo, en el registro correspondiente deberá quedar constancia de la autorización por parte del ejecutivo responsable de abastecimiento de la Filial o Área de Negocio respectiva. e) Los materiales imputados, en general activos fijos tales como equipos de proyectos, estarán excluidos del requisito de registro en el Maestro de Materiales. f) La creación de proveedores estará sujeta a la verificación e incorporación en SAP de antecedentes legales, financieros y de compliance para cada proveedor. Los antecedentes de proveedores de bienes y servicios con compras superiores a USD1 millón anuales deberán ser actualizados anualmente. 4 4

5 3. SOLICITUDES DE PEDIDO, COTIZACIONES Y CONTRATOS MARCO DE BIENES Y SERVICIOS 3.1. Solicitud de Pedido de Bienes y Servicios. a) Todo proceso de compra de bienes o servicios debe iniciarse con la emisión de una solicitud de pedido por parte de los ejecutivos autorizados de cada filial. Se excluye de la exigencia de solicitud de pedido a las compras de servicios de acuerdo a contratos vigentes, compras de servicios a honorarios, compras de servicios básicos de agua y electricidad a entidades reguladas por el Estado, compras de maderas y recortes, compras de tierras y bosques, compras especificadas en los procedimientos de gastos de viaje y de gastos menores, y las compras realizadas a través de catálogos electrónicos negociados por la Unidad de Negocio o la filial. b) Cada filial debe asegurar que antes de emitir una solicitud de pedido de bienes se haya revisado la disponibilidad de stock, ya sea en bodegas propio o de otras filiales. Los stocks declarados como transferibles por cualquier filial, deben tener un estado preferencial en la solicitud de pedido, promoviendo su consumo, evitando nuevas compras Cotizaciones y Licitaciones de Compra de Bienes y Servicios. a) El proceso de cotización tiene el objetivo de conseguir las mejores condiciones de la compra de bienes y servicios para CMPC y sus filiales. El proceso de cotización deben considerar todas las variables relevantes para la decisión de compra, incluyendo al menos las condiciones de precio, calidad, plazos de pago y tiempos de entrega. b) Para todas las compras de bienes y servicios con valor estimado anual sobre USD 100 mil, se debe obtener al menos dos cotizaciones, y cuando el valor anual supere USD 1 millón, se debe tener al menos tres cotizaciones formales. En ambos casos, con excepción de materiales o servicios que tengan un solo proveedor, lo que deberá quedar especificado en la respectiva solicitud de pedido u orden de compra, o que cuenten con contrato marco c) El resultado de los procesos de cotización y/o licitación debe quedar registrado en el sistema SAP corporativo, incluyendo el respaldo de las cotizaciones obtenidas. En caso que no se selecciona la cotización de menor costo y/o mejores condiciones para CMPC, la justificación correspondiente deberá quedar registrada en SAP, incluyendo la autorización del Gerente General o Gerente de Administración de la Filial correspondiente. d) En los procesos de licitación de bienes y servicios, las Bases de Licitación deben incluir el contrato correspondiente, debidamente 5 aprobado por la Gerencia de Asuntos Legales de CMPC. 5

6 3.3. Contratos Marco. a) Las compras de bienes y servicios de uso frecuente deberán ser realizadas de preferencia a través de Contratos Marco SAP, los que permiten soportar la ejecución y control de los acuerdos de compra con los proveedores. b) Los Contratos Marco SAP deben estar respaldados por un Contrato cuya emisión debe seguir las formalidades y procedimientos establecidos en l a Política Corporativa de Fiscalía de CMPC. c) Se debe tener vigente como máximo dos Contratos Marco para un conjunto de bienes o servicios afines. d) Los Contratos Marco deben ser negociados al menos cada 3 años. 4. ÓRDENES DE COMPRA Y DOCUMENTACIÓN PARA LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS 4.1. Órdenes de Compra de Bienes y Servicios. a) La Orden de Compra es el instrumento necesario para ejecutar la compra de un bien o servicio al proveedor seleccionado. No se debe comprometer con ningún proveedor ninguna condición de precio, cantidad, oportunidad, calidad y logística, sin contar con una Orden de Compra, debidamente aprobada. b) Para la liberación de ordenes de compras de bienes o servicios por sobre USD 1 millón por año o por evento, se requiere contar con un Contrato válido, aprobado de acuerdo a los poderes vigentes otorgados por el directorio de la Filial correspondiente y a los requisitos establecidos en la Política Corporativa de Fiscalía de CMPC. c) Cada Área de Negocio y Filial debe definir la estructura de ejecutivos facultados para la aprobación y liberación de órdenes de compra en SAP, junto con los valores límites de aprobación asignados a cada uno. Dicha estructura debe contar con la autorización del Directorio correspondiente. d) Las ordenes de compra de bienes o servicios siempre deberán ser aprobadas por al menos dos ejecutivos debidamente autorizados, asegurando una adecuada segregación de funciones. 6 6

7 4.2. Documentación y Pagos de Compra de Bienes y Servicios. a) En Chile y en todos los países en que la legislación lo permita, se debe exigir a los proveedores utilizar la facturación electrónica. b) Las condiciones y plazos de pago a cada Proveedor deben cumplir los criterios establecidos en la Política Corporativa de Finanzas de CMPC. c) Los proveedores deben enviar todas las facturas de cobranza de bienes y servicios a la unidad de cuentas por pagar de Servicios Compartidos en Chile o de la filial en el extranjero, especificando el número de la Orden de Compra y el número de la Hoja de Aceptación de Servicio (HAS). En los casos que se consolide en una factura varias ventas, se debe indicar claramente los números de las correspondientes órdenes de compra y el número de guía de despacho u hoja de aceptación de servicio (HAS). d) Se debe indicar en las órdenes de compra que el incumplimiento de la fecha de entrega comprometida en la orden de compra, puede implicar una suspensión del proveedor en el Maestro de Proveedores de CMPC y que ante incumplimientos significativos CMPC se reserva el derecho de rechazar la recepción del correspondiente bien o servicio. e) Las unidades de cuentas por pagar de SSCC en Chile o de filiales en el extranjero deberán procesar los pagos de las facturas de tal forma de permitir cumplir con los plazos estipulados y de acuerdo a los calendarios de pagos definidos por CMPC, previa verificación de consistencia con la respectiva orden de compra, y previa verificación de ingreso en el sistema SAP del parte de entrada del bien o la hoja de aceptación del servicio (HAS). f) Los anticipos de pago a proveedores de bienes o servicios deberán ser aprobados en SAP por los ejecutivos formalmente autorizados de la filial. El pago de la factura por anticipo será liberado únicamente previa verificación de la existencia en SAP de un respaldo válido, por ejemplo: contrato, documento de embarque, recepción en destino, garantía bancaria o informe de surveyor. 7 7

8 5. LOGÍSTICA Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y BODEGAS DE ABASTECIMIENTO a) Cada filial es responsable de la logística de compra de bienes, sean estos de origen local o importaciones, de acuerdo a las condiciones establecidas con los proveedores respectivos,. b) Cada Área de Negocio deberá definir y mantener una clasificación documentada de las existencias de materiales y repuestos asociadas a sus filiales, establecer criterios para definir materiales inventariables, stock máximo y mínimo, punto de reposición y respaldo técnico de los inventarios clasificados como estratégicos. c) Cada filial es responsable de la administración de sus existencias y de sus bodegas, sean estas propias, arrendadas o correspondan a servicios de almacenamiento. d) Cada filial debe realizar inventarios físicos anuales de sus existencias, en conformidad con las normas específicas corporativas, gestionando sus existencias con el objetivo de evitar la acumulación de inventarios obsoletos, inutilizados, dañados, inmovilizados y o transferibles. e) Las compras de bienes locales o de Importación se deben incorporar en el sistema SAP en el menor plazo posible, desde la recepción física del material en alguna bodega de propiedad, contratada o al servicio de la filial. En cada parte de entrada al sistema, la filial deberá ingresar la información de calidad de los bienes recepcionados, para una adecuada evaluación de los proveedores. 8 8

9 6. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS a) Cada filial es responsable de la administración de sus Contratos de compra de Bienes y Servicios, cumpliendo con la Política y Procedimientos correspondientes, incluyendo la incorporación oportuna al sistema de administración de contratos, reajustabilidad de precios, garantías, multas, plazos de vencimiento o renovación, control y evaluación de contratistas, etc. b) Cada filial debe controlar mensualmente el cumplimiento de las obligaciones relevantes, laborales, tributarias, ambientales u de otro tipo, por parte de sus contratistas. Al término de los contratos o de la prestación de servicio, cada filial debe asegurar la realización de un adecuado procedimiento de término y finiquito con el proveedor respectivo. c) Los contratos de compra de bienes y servicios deben ser ingresados y controlados mediante un Sistema de Administración de Contratos de Bienes y Servicios (SAC), correspondiente al sistema web que TI SSCC ponga a disposición de las Unidades de Negocio. El SAC debe contener al menos los siguientes documentos o alertas: Bases de licitación o negociación, preguntas y respuestas, bases administrativas y técnicas, acta de adjudicación, contrato firmado escaneado, fecha inicio, fecha y aviso de término, fecha y aviso vencimiento garantía, formas de término anticipado contrato, plazos de alargue del contrato, adendum y ficha resumen de datos relevantes de cada contrato. d) Las Unidades de Negocio deben supervisar la correcta administración de los contratos de sus filiales y asegurar que se aplique, al menos anualmente, una evaluación a los proveedores de bienes y servicios con facturación anual superior a USD 1 millón. 9 9

10 7. ANEXO 1: ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS Empresas CMPC Criterios de definición de la Política y Procedimientos de Abastecimiento Unidad de Negocio Definir las estrategias, planificación y proceso de abastecimiento de sus respectivas filiales para asegurar el cumplimiento de los objetivos generales del negocio y garantizar un adecuado control de riesgos y cumplimiento de esta Política y las normas y procedimientos complementarios. Definir las estructuras organizacionales necesarias para la ejecución de los procesos de abastecimiento de sus respectivas filiales. Definir políticas de gestión de inventarios, con el objetivo de optimizar el capital de trabajo, que consideren criterios documentados con respecto a la definición de materiales inventariables, puntos de reposición, niveles de stock de seguridad, definición de inventarios estratégicos y sus niveles máximo y mínimo correspondientes. Generación Indicadores de control y productividad. Emisión de Informes Comparativos y Monitoreo de Mejores Prácticas Filial Unidad de Catalogación de SS.CC Ejecutar el proceso de compra de todos los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de sus operaciones. Planificar las necesidades de abastecimiento de bienes y servicios para el cumplimiento de sus objetivos de negocio. Utilizar exclusivamente el sistema SAP para la ejecución de las transacciones necesarias para desarrollar el proceso de compra de bienes y servicios. Cumplir los niveles de aprobación y liberación de las órdenes de compra por parte de ejecutivos debidamente facultados por los directorios correspondientes. Administración y recepción de materiales en bodegas propias, arrendadas o de servicios Administración y control de los contratos con proveedores Evaluación de los principales proveedores de bienes y servicios Administrar los Maestros Corporativos de Materiales, Proveedores y Servicios.