Gestión de Contratación

Transcripción

1 Gestión de Contratación El presente documento contiene un extracto del contenido relevante del curso, con el objeto de ser un apoyo y guía de consulta para el trabajo diario del Administrador de Contrato.

2 Índice de contenidos: Elaboración del Requerimiento Elaboración de la Estrategia Salida al Mercado Adjudicación Objetivo General Conocer las etapas involucradas en el proceso de Gestión de Contratación en Codelco, estableciendo las responsabilidades directas que un Administrador de Contrato debe asumir en cada una de ellas. Gestión de Contratación Es el conjunto de actividades que permiten la contratación de servicios de terceros, que los diferentes usuarios requieren para ejecutar de forma eficiente sus procesos. Abastecimiento será el área responsable de liderar la gestión de contratación, con los mejores estándares de calidad, plazo y costo. En tanto, corresponderá al Área Usuaria apoyar a Abastecimiento en la preparación de los documentos técnicos, necesarios para llevar a cabo los procesos de contratación. La Gestión de Contratación se compone de las siguientes 4 etapas: 1

3 GESTIÓN DE CONTRATACIÓN ELABORACIÓN DEL REQUERIMIENTO 1 2 Detección de la necesidad Emisión del requerimiento 3 Modalidad de salida al mercado ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA 4 Preselección y precalificación 5 Definición método de evaluación de propuestas 6 Petición de propuestas SALIDA AL MERCADO 7 Recepción, apertura y evaluación de propuestas 8 Negociación ADJUDICACIÓN 9 Autorización, adjudicación y formalización de contratos 2

4 Elaboración del Requerimiento En esta primera etapa se efectúa un análisis de la real necesidad, se cuestiona la demanda que el usuario requiere del servicio y se emite el requerimiento formal. El Administrador de Contrato deberá participar directamente en la detección de la necesidad, coordinando - con apoyo de las Áreas de Abastecimiento correspondientes - el inicio del proceso de contratación. Las tareas que el AdC tiene a su cargo son: Identificar la demanda del servicio que se requiere contratar con sus especificaciones particulares. Definir los criterios de aceptación de los entregables: set de Indicadores de Gestión con foco en el resultado y el desempeño. Preparar las Bases Administrativas Especiales en conjunto con las unidades de gestión de contratación, en relación con aspectos técnicos. 3

5 Elaboración de la Estrategia Aquí corresponde elaborar la estrategia de contratación y preparar los antecedentes del proceso y la salida al mercado. A continuación se describen las diferentes modalidades de contratación que, normalmente, se utilizan en la Corporación: MODALIDAD CONTRATACIÓN RESUMEN Invitación a presentar propuestas para la provisión de un determinado servicio. Puede ser: Licitación Pública: se genera una amplia convocatoria de oferentes, sin restricciones respecto de la inscripción en los registros de contratistas. Para negocios sobre US$ se recomienda que la salida al mercado se haga a través de una licitación pública. Privada: se emite invitación a un número determinado de contratistas, preferentemente inscritos en el registro de proveedores de servicios, de acuerdo al rubro y especialidad correspondiente al requerimiento de la Corporación para licitar una obra o servicio. Asignación directa La adjudicación de la contratación de un servicio se negocia directamente con un determinado contratista, sin que medie un proceso de competencia entre proponentes que ofrecen servicios similares. La contratación de servicios por medio de esta modalidad se debe justificar en base a tres criterios: la real necesidad, el proveedor y el precio. Asignación a proveedor único Adjudicación de un determinado servicio en forma directa a un proveedor, no existiendo alternativas en el mercado - para un período de tiempo determinado - debidamente comparables en calidad y bajo estándares técnicos preestablecidos. Dicha condición debe ser previamente calificada y validada por Abastecimiento. 4

6 MODALIDAD CONTRATACIÓN Órdenes de Trabajo Menor RESUMEN Se recurre a esta modalidad para resolver necesidades puntuales - cuyo monto no debe superar los US$ privilegiando los procedimientos estándares simplificados para responder rápida y ágilmente a las necesidades que tenga un usuario. Estos estándares serán administrados por la dirección de Abastecimiento. Proyectos de Desarrollo, Expansión o de Inversión de Envergadura Proyectos que por sus características técnicas, económicas y de relevancia para la Corporación ameriten una gestión de contrataciones de servicios externos distintas a las definidas previamente. Esta modalidad se utiliza preferentemente en contratos de tipo EPC, EPCM, BOT, entre otros. Durante la etapa de Elaboración de la Estrategia, al Administrador de Contrato le corresponderá: Realizar la generación de las especificaciones técnicas del servicio. Participar en la elaboración del método de evaluación de las ofertas. Asimismo, será imprescindible que el AdC sea incluido en la Comisión Evaluadora, que tiene a su cargo evaluar las ofertas de los proponentes al proceso de licitación. Ésta debe estar compuesta por al menos tres personas del Centro de Trabajo al que pertenece el Área Usuaria, quienes deben ser independientes entre sí y no tener relación de subordinación, de manera que actúen bajo su propio criterio. Para la evaluación de los respectivos aspectos de las ofertas, la Comisión Evaluadora será constituida por: 5

7 Comisión Técnica: un representante de las Áreas de Abastecimiento en calidad de coordinador, pero no como presidente. La evaluación de las ofertas técnicas estará radicada en especialistas de las Áreas Usuarias o de apoyo a las mismas. El representante de Abastecimiento finalmente revisará la consistencia de las evaluaciones realizadas por los especialistas. Comisión Económica: considera a representantes del Área Usuaria y de abastecimiento donde el representante de Abastecimiento actuará como coordinador y presidente. Especialistas: se podrá designar integrantes adicionales para la evaluación de aspectos muy especializados. En la siguiente tabla se desarrolla una lista con los antecedentes que se debe tener en cuenta para evaluar una determinada propuesta: Antecedentes de seguridad Antecedentes financieros Índice de Frecuencia Índice de Gravedad Capital de Trabajo Capacidad Económica Índice Liquidez Índice Endeudamiento Antecedentes Comerciales Certificado de Inspección del Trabajo Antecedentes técnicos Experiencia de la Empresa Metodología de Trabajo Organización de la Empresa Planificación, Programación y Control de los Trabajos Aseguramiento de la Calidad Programa de Prevención de Riesgos Herramientas, Equipos, Maquinarias y Vehículos Antecedentes económicos Itemizado de presupuesto Análisis de precio unitario Compromiso remuneracional si el servicio es intensivo en mano de obra 6

8 Salida al Mercado Durante esta etapa se efectúa la preparación de todos los antecedentes y gestiones necesarias que permiten realizar la consulta al mercado. Esta etapa inicia con la comunicación formal dirigida a las empresas, en la que se les informa respecto del inicio de un proceso de licitación para la contratación de servicios. La petición de propuestas es responsabilidad del Área de Abastecimiento y del Área Usuaria y consta de las siguientes actividades: PETICIÓN DE PROPUESTAS Licitación pública Licitación privada Quién procede Cuándo procede Publicación y A Venta de Bases Llamado a licitación Emisión Carta B de Invitación Abastecimiento En todos los casos Proceso de precalificación Abastecimiento Lic. Públicas: Obligatorio Lic. Privadas: De ser requerido de acuerdo a lo definido en la estrategia de licitación. Visita a terreno o reunión aclaratoria Área Usuaria (con participación de Abastecimiento cuando corresponda) De ser requerido de acuerdo a lo definido en la estrategia de licitación. Es opcional. Ronda de consultas, respuestas y aclaraciones Abastecimiento responderá directamente a los contratistas todas las consultas; para ello, deberá pedir al Área Usuaria contestar las consultas sobre aspectos técnicos. De estar establecido según lo definido en la estrategia de licitación. 7

9 Las ofertas de los proponentes deberán ser entregadas de acuerdo a lo establecido en las bases de licitación y complementado con las aclaraciones. Además, se define que el número mínimo de ofertas requeridas en un proceso de licitación será 3 ofertas válidas y evaluables. Excepcionalmente, se aceptarán menos de 2 ofertas siempre que sea autorizado por el nivel facultado. Una vez que hayan sido evaluados los aspectos técnicos y económicos de las propuestas, la Comisión Evaluadora debe presentar un informe en el cual se presente un resumen del resultado obtenido durante el proceso de evaluación de las ofertas. Este informe debe contener además una recomendación para ser sometida a la aprobación del nivel facultado de acuerdo al MAF. Una vez aprobado, Codelco podrá negociar con una o más empresas, en forma separada y directa, para fijar y especificar de común acuerdo las condiciones de contratación. 8

10 Es importante destacar que en esta etapa las respuestas y aclaraciones a las consultas generadas por los proponentes sobre aspectos técnicos de la licitación, deberán ser preparadas por el Administrador de Contrato. El AdC - en razón de su cargo y de su pertenencia al Área Usuaria - deberá participar además del análisis técnico-económico de las propuestas recibidas. En consecuencia, el AdC será responsable de: Generar las orientaciones a los contratistas en los aspectos técnicos que tendrán una mayor valoración al momento de la evaluación de propuestas. Preparar las respuestas a las consultas de carácter técnico de los licitantes sobre el trabajo o servicio a realizar y emitir las aclaraciones a las bases de la propuesta durante la etapa de licitación. Participar en el análisis técnico-económico de las propuestas recibidas. Asegurar que la Comisión Evaluadora prepare y entregue el Informe de Evaluación, que resume el resultado obtenido durante el proceso de evaluación de ofertas y presenta una recomendación para ser sometida a la aprobación del nivel facultado de acuerdo al MAF. 9

11 Adjudicación En esta última etapa se debe seleccionar, en función del informe de evaluación, la mejor alternativa para adjudicar y generar el contrato. Para llevar a cabo la formalización del contrato, Abastecimiento con el apoyo del Área Usuaria correspondiente, deberá solicitar la autorización de contratación de servicios a la instancia de aprobación respectiva. En esta última etapa del Proceso de Gestión de Contratación, el Administrador de Contrato deberá: Participar en la preparación del contrato respectivo, cuando le sea requerido. Mantener bajo su poder una copia del contrato suscrito con el contratista. 10

12 ANEO 1. CHECK LIST A continuación se desarrolla un listado básico de verificación de actividades prácticas que el Administrador de Contrato debe corroborar durante el proceso de Gestión de Contratación. ETAPA ACTIVIDAD N FUNCIÓN SÍ NO 1. Detección de la necesidad 1 2 Liderar y coordinar el inicio del proceso de contratación, mediante el análisis de su necesidad y definición del alcance, con apoyo de las Áreas de Abastecimiento correspondientes. Identificar, en conjunto con el Área de Abastecimiento, la demanda del servicio que se requiere contratar con sus especificaciones particulares. 3 Definir, en conjunto con el Área de Abastecimiento, los criterios de aceptación de los entregables: set de Indicadores de Gestión con foco en el resultado y el desempeño. Elaboración de Requerimiento 4 Para respaldar que la definición de la necesidad ha considerado todos los elementos esenciales, el AdC en conjunto con el Gestor de Abastecimiento deberán: Analizar alcance del problema. Identificar fuentes del problema que generan necesidad. Evaluar si fuentes del problema son aislables y luego tratables. Identificar interferencias que activan problema. Evaluar impacto en caso de no intervenir. Analizar propuestas de solución. Revisar mejor práctica vigente en la Corporación. Revisar mejor práctica vigente en la Industria 2.Emisión del requerimiento 5 Preparar las Bases Administrativas Especiales en conjunto con las unidades de gestión de contratación, en relación con aspectos técnicos. 11

13 ETAPA ACTIVIDAD N FUNCIÓN SÍ NO 3. Modalidad de salida al mercado - Elaboración de la Estrategia 4. Preselección y precalificación 5. Definición método de evaluación de propuestas - 6 Participar en la elaboración del método de evaluación de las ofertas. 6. Petición de propuestas 7 Generar las orientaciones a los contratistas en los aspectos técnicos que tendrán una mayor valoración al momento de la evaluación de propuestas. 8 Preparar las respuestas a las consultas de carácter técnico de los licitantes sobre el trabajo o servicio a realizar y emitir las aclaraciones a las bases de la propuesta durante la etapa de licitación. Salida al Mercado 7. Recepción, apertura y evaluación de propuestas 9 Participar en el análisis técnico-económico de las propuestas recibidas. Para ello, es imprescindible que en la conformación de la Comisión Técnica y Económica (que constituyen la Comisión Evaluadora) se incluya al Administrador de Contrato, representante del área de recibirá la obra o el servicio. 10 Asegurar que la Comisión Evaluadora prepare y entregue el Informe de Evaluación, que resume el resultado obtenido durante el proceso de evaluación de ofertas y presenta una recomendaciónpara ser sometida a la aprobación del nivel facultado de acuerdo al MAF. 8. Negociación - Adjudicación 9. Autorización, adjudicación y formalización de contratos Participar en la preparación del contrato respectivo, cuando le sea requerido. Mantener bajo su poder una copia del contrato suscrito con el contratista. 12

14 ANEO 2. MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES Las responsabilidades del Área Usuaria y de Abastecimiento involucradas durante el Proceso de Gestión de Contratación son las siguientes: ACTIVIDAD RESPONSABLE N GESTIÓN DE CONTRATACIÓN USUARIO ABAST AMBOS 1 Definir estrategia de licitación 2 3 Preparación Bases Técnicas Creación y liberación Solicitud de Pedido en SAP Preparación Bases Administrativas Generales Preparación Bases Administrativas Especiales Definición de multas Definición Garantías Definición listado de Proveedores Elaboración Método de Evaluación 10 Aprobación Método de Evaluación De acuerdo al MAF Firma invitación Llamado a Licitación Visita a Terreno Recepción de Consultas 15 Respuestas a Consultas Técnicas 16 Respuestas a Consultas Económicas Envío de respuestas Recepción de Ofertas Ingreso de Ofertas en SAP Apertura Técnica y recepción de económica Preparación Consultas Técnicas a los Proveedores Envío Consultas Económicas a los Proveedores 13

15 ACTIVIDAD RESPONSABLE N Emisión de Informe de Evaluación Técnica Apertura de Ofertas Económicas Consultas Económicas a los Proveedores GESTIÓN DE CONTRATACIÓN USUARIO ABAST AMBOS Emisión de Informe de Evaluación Técnico - Económico Aprobación Adjudicación Eventuales negociaciones Emisión, Firma y Envío Carta de Intención (si procede) Creación, Firma y Distribución Contrato Ingreso Contrato en sistema SAP Emisión Contrato Controlar el cumplimiento en la prestación de servicios de acuerdo a lo establecido en los contratos Ingresar Hoja de Entrada para el pago de servicios Modificaciones de Contratos Emisión de Modificación Ingreso Modificaciones en SAP Ajuste de Cantidades en SAP (sin modificación) De acuerdo al MAF 14