ELABORACION DEL DOCUMENTO. REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L.

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1 Página 1 de 5 Elaborado por Danitza Núñez A. Carla Jofré C. Irene Cosentino C. Erich Schnake W. ELABORACION DEL DOCUMENTO Área Abastecimiento Casa Matriz Abastecimiento Casa Matriz Gerencia Contraloría Consultor TRIPONTIS REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L. Direcciones de Abastecimiento Divisionales Jefa Departamento Gestión y Comercio Electrónico May-2013 Sep-2013 AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Sep-2013 ÍNDICE 1. REFERENCIAS OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES ALTERNATIVAS PARA LA CONSULTA AL MERCADO LICITACIÓN ASIGNACIÓN DIRECTA ASIGNACIÓN A PROVEEDOR ÚNICO ORDENES DE TRABAJO MENOR PROYECTOS DE DESARROLLO, EXPANSIÓN O DE INVERSIÓN DE ENVERGADURA FORMALIDADES... 4 ANEXO I. CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS EN LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS... 5

2 Página 2 de 5 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA 0 Aprobación del REFERENCIAS GAB-M-002 Manual Gestión de Contratación Manual de alcance de facultades de la dirección superior Subdelegaciones del manual de alcance de facultades de las divisiones 2. OBJETIVO Establecer las directrices para determinar la modalidad de contratación de servicios más conveniente para la Corporación en consideración a la naturaleza de cada contrato, su monto y su criticidad, en términos del impacto que tiene en el negocio. 3. ALCANCE Toda la Corporación. 4. DEFINICIONES Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GCAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Servicios Compartidos. 5. ALTERNATIVAS PARA LA CONSULTA AL MERCADO Abastecimiento con el apoyo del área usuaria deberá determinar el mecanismo a utilizar para buscar en el mercado la provisión del servicio requerido. En términos generales todos los servicios deben ser licitados, por ser la modalidad preferente para la realización de los procesos de contratación de la Corporación, dado que se entiende que dicho mecanismo vela porque las contrataciones se materialicen en condiciones de competencia y en un marco de ética, formalidad y transparencia. Sin perjuicio de lo anterior, se podrá recurrir a otros procesos de contratación cuando las circunstancias lo aconsejen y existan argumentos suficientes que justifiquen su uso en el interés de la Corporación (condiciones de mercado, características técnicas del servicio a contratar, razones estratégicas o económicas). Asimismo, se debe tener presente que el costo de la gestión correspondiente a la modalidad de salida al mercado elegida debe ser inferior al beneficio que se obtendrá de la concreción del negocio. A continuación se describen las diferentes modalidades de contratación que, normalmente, se utilizan en la Corporación, sin que éstas constituyan una limitante para agregar otras modalidades de contratación.

3 Página 3 de Licitación Proceso en que la Corporación, a través de las áreas de Abastecimiento correspondientes, genera una invitación a presentar propuestas para la provisión de un determinado servicio, de acuerdo a una de las siguientes modalidades: Licitación Pública: se genera una amplia convocatoria de oferentes, sin restricciones respecto de la inscripción en los registros de contratistas, a través de medios electrónicos, tales como el e-marketplace, y/o de la publicación en la página web corporativa de CODELCO. Licitación Privada: se convoca en forma privada a través de la emisión de invitaciones intransferibles un número determinado de contratistas, preferentemente inscritos en el registro de proveedores de servicios, de acuerdo al rubro y especialidad correspondiente al requerimiento de la Corporación para licitar una obra o servicio. Para la contratación de servicios cuyo monto supere los US$ , el nivel facultado podrá recomendar que la modalidad de salida al mercado se haga por medio de una licitación pública o privada, en consideración de las condiciones del servicio y del mercado asociado Asignación Directa Proceso en el que la adjudicación de la contratación de un servicio se negocia, por razones fundadas y conforme a los lineamientos establecidos para ello, directamente con un determinado contratista, no único en el rubro respectivo, sin que medie un proceso de competencia entre proponentes que ofrecen servicios similares. Se justifica una asignación directa cuando: existe un contratista que tiene una posición claramente dominante que hace que una licitación no sea competitiva y que sea mejor negociar las condiciones sólo con esa empresa; las características del servicio, técnicas y/o de criticidad para el negocio, lo hacen aconsejable (típicamente servicios de ingeniería, asesorías o consultorías, en los que, por la especificidad de la materia, se requiere alta especialidad del proponente, conocimiento experto de determinadas operaciones y/o disciplinas, entre otros); en el caso de consideraciones estratégicas, de urgencias o económicas, debidamente acreditadas, que hagan preferible la elección de un proveedor o contratista específico sin mayor consulta al mercado. (Véase PROCEDIMIENTO Contratación por Asignación Directa, donde se detalla etapas, documentación requerida y formalidades correspondientes) Asignación a Proveedor Único Proceso de adjudicación de un determinado servicio en forma directa a un proveedor que califique como único para dicho requerimiento, no existiendo alternativas en el mercado - para un período de tiempo determinado - debidamente comparables en calidad y bajo estándares técnicos preestablecidos.

4 Página 4 de 5 Para tratar la contratación de un servicio como asignación a Proveedor Único, dicha condición debe ser previamente calificada y validada por el Gerente de Abastecimiento, quien determinará las formalidades de dicha calificación y validación (véase PROCEDIMIENTO Asignación a Proveedores Únicos, donde se detalla etapas, documentación requerida y formalidades correspondientes) Ordenes de Trabajo Menor De acuerdo a lo indicado en el numeral anterior, ya que el costo de la gestión del proceso de contratación debe ser inferior al beneficio que se obtendrá de la concreción del negocio, cuando se trate de contrataciones de bajo monto, se deberán privilegiar los procedimientos estándares simplificados dispuestos por la Gerencia de Abastecimiento (véase INSTRUCTIVO sobre Orden de Trabajo Menor ) Proyectos de Desarrollo, Expansión o de Inversión de Envergadura En proyectos de desarrollo, de expansión o de inversión de envergadura que, por sus características técnicas, económicas y de relevancia para la Corporación ameriten una gestión de contrataciones de servicios externos distinta a las definidas en este documento, el Gerente de Abastecimiento podrá definir procedimientos de una organización ad hoc para gestionar adecuadamente la contratación de servicios de dicho proyecto. 6. FORMALIDADES Al igual que todos los elementos de la estrategia de contratación, la modalidad elegida para consultar al mercado debe contar con la revisión y aprobación del nivel facultado correspondiente de acuerdo al MAF, según el monto estimado del contrato, siendo responsabilidad del área usuaria en conjunto con el área de Abastecimiento correspondiente, presentarla y obtener su aprobación. Habrá que tener en cuenta que el MAF consigna niveles distintos de autorización en función de la modalidad de contratación elegida. En anexo I se muestran las Consideraciones específicas en Contratación de Servicios como guía para las formalidades a tener en cuenta en un proceso de licitación. 7. GESTIÓN DOCUMENTAL La documentación asociada a la etapa de emisión de requerimiento de contratación de servicios deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa pertinente: procedimiento GCAB-P-006).

5 Página 5 de 5 ANEXO I. CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS EN LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS NIVELES DE GESTION PARA CONTRATACION DE SERVICIOS Nota 1: En columna Modalidad de Apertura no regirá lo especificado si la recepción y apertura de ofertas se hace por Portal de Compra u otro medio electrónico idoneo. Nota 2: En los negocios en que la moneda del presupuesto y/o contrato es distinta al dólar, la conversión se hará utilizando el valor promedio del índice de conversión para el mes inmediatamente anterior a aquel de la apertura de ofertas (para el caso de $ o UF es el DOB). Nota 3: Valores Netos sin impuestos Nota 4: Para negocios sobre KUS$ , se deberá privilegiar la licitación pública. No obstante, cuando aquella es exigible, sólo se podrá obviar si los servicios son altamente especializados y lo autoriza el nivel facultado. Monto Licitación o Requerimiento US$ Más de Tipo de Licitación - Pública ó de tres invitaciones. Proceso Licitación Documento de cotización - BAG, BEC, Instrucción a los Proponente, Bases Técnicas y Otros Medio de envío o publicación - Publicación en página web de Codelco, Medio de recepción - Sobre cerrado (custodia sobre económico: Notario) Recepción de Ofertas Modalidad de Apertura - Privada ante notario Criterio de Adjudicación - Con tres o más ofertas válidas y evaluables: Evaluación Técnico- Económica Hasta Hasta de tres invitaciones. Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta Hasta de dos invitaciones. - BAG, BEC, Instrucción a los Proponentes, Bases Técnicas, Contrato Tipo y Otros - Pública, en presencia de los proponentes, o - 2 Profesionales de Codelco, uno de ellos de la GAB. - portal de compras - 2 Profesionales de Codelco, uno de ellos de la GAB. Con dos o más ofertas válidas y evaluables: Evaluación Técnico- Económica - Privada sin presencia de oferentes, en Oficina Recepción Ofertas o en Portal de Compras - Con mínimo dos ofertas económicas evaluables: Conveniencia económica o plazo de entrega - Con una o más ofertas económicas evaluables: Conveniencia económica o plazo de entrega Hasta Privada con una o más invitaciones. - Carta, Correo - Correo electrónico u eléctrónico u otro medio otro medio. No Aplica