ELABORACION DEL DOCUMENTO. REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L.

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1 Página 1 de 6 Elaborado por Danitza Núñez A. Carla Jofré C. Irene Cosentino C. Erich Schnake W. ELABORACION DEL DOCUMENTO Área Abastecimiento Casa Matriz Abastecimiento Casa Matriz Gerencia Contraloría Consultor TRIPONTIS REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Directores de Abastecimiento Verónica Toro L. Direcciones de Abastecimiento Divisionales Jefa Departamento Gestión y Comercio Electrónico May-2013 Sep-2013 AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Sep-2013 ÍNDICE 1. REFERENCIAS OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DETECCIÓN DE LA NECESIDAD EMISIÓN DEL REQUISITOS EMISIÓN DEL GESTIÓN DOCUMENTAL... 4 ANEXO I. TÉCNICAS LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREPARACIÓN DE ESPECIFICACIONES 5

2 Página 2 de 6 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA 0 Aprobación del REFERENCIAS GAB-M-002 Manual Gestión de Contratación Manual de alcance de facultades de la dirección superior Subdelegaciones del manual de alcance de facultades de las divisiones 2. OBJETIVO Establecer los procedimientos para, a partir de la definición de la necesidad de servicios externos de un área usuaria de la Corporación, requerir su contratación al área de abastecimiento correspondiente. 3. ALCANCE Toda la Corporación. 4. DEFINICIONES Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GCAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Servicios Compartidos. 5. DETECCIÓN DE LA NECESIDAD Será responsabilidad del área usuaria determinar la necesidad teniendo presente las causas que la originan, las alternativas que existen en el mercado para su satisfacción, y la aplicación de criterios de eficiencia. Será responsabilidad de las áreas de Abastecimiento informar a las áreas usuarias en forma oportuna y anticipada el término de los servicios contratados, ya sean permanentes o no, a fin de que el usuario pueda determinar la necesidad de renovar o no renovar dichos servicios. Detectada la necesidad, el área usuaria deberá identificar al profesional que, de acuerdo a su rol y funciones, será responsable de coordinar con el área de Abastecimiento correspondiente la gestión de contratación respectiva, y que actuará posteriormente como Administrador del Contrato (AdC). (Véase instructivo GAB-I-206 Designación de Administrador de Contratos) El AdC será la persona que en función del cargo que desempeña es el responsable directo de la correcta ejecución del servicio a contratar y será el único responsable de la relación formal entre CODELCO y la empresa Contratista. En esta etapa el AdC designado, tendrá la responsabilidad, de proceder a la adecuada identificación y dimensionamiento de los servicios o trabajos cuya prestación y estimación de duración del contrato respectivo se consultará al

3 Página 3 de 6 mercado, esta definición se hará con el apoyo de área de Abastecimiento correspondiente. Estos elementos deberán quedar establecidos en las Especificaciones Técnicas. Para respaldar que la definición de la necesidad ha considerado todos los elementos esenciales y en definitiva apunta hacia la atención de las causas raíces de fondo del problema, el AdC en conjunto con el Gestor de Abastecimiento deberán analizar lo siguiente: Alcance del problema Identificar fuentes que generan el problema y que por tanto derivan en una necesidad para el usuario Evaluar si esas fuentes son aislables y tratables de forma independiente Identificar las interferencias de otros procesos que activan el problema Evaluar posible resultado en caso de no ejecutar ninguna acción para resolver el problema (impacto en el negocio) Analizar propuestas de solución que el usuario final considera pueden resolver o atenuar las causas fuentes. Revisar la mejor práctica vigente en la Corporación Revisar la mejor práctica vigente en la industria. Con las conclusiones del análisis anterior, se determinará el alcance definitivo del servicio a requerir, el AdC deberá proceder a generar las Especificaciones Técnicas donde deberán quedar establecidos los antecedentes técnicos del servicio; y las orientaciones a los contratistas en los aspectos técnicos que tendrán una mayor valoración al momento de la evaluación de propuestas. En el Anexo I se indican los detalles y estándares para la preparación de las Especificaciones Técnicas. 6. EMISIÓN DEL Definida la necesidad, será responsabilidad del área usuaria proceder a la emisión formal del requerimiento para dar inicio al proceso de contratación, el que será dirigido al área de Abastecimiento y sometido a la aprobación del nivel facultado correspondiente. Dicho requerimiento deberá hacerse a través de la plataforma electrónica dispuesta por la Corporación, esto es SAP (Solicitud Electrónica para Gestión de Servicios SEGES) y Portal de Compras (SRM de SAP) u otra que la reemplace. Lo anterior debe materializarse con la debida anticipación, en consideración del tipo de proceso y de la fecha de inicio requerida del contrato. En la emisión del requerimiento el área usuaria podrá sugerir la estrategia de contratación a emplear. Sin perjuicio de lo anterior, todos los elementos de la estrategia de contratación (descritos en los documentos pertinentes) serán evaluados y ratificados por Abastecimiento como unidad experta antes de dar inicio a la gestión de contratación. La estrategia de contratación considera, entre otras cosas: modalidad de salida al mercado (licitación pública, licitación privada, asignación directa, proveedor único); definición de plazo, demanda, nivel de servicio y gestión de riesgo;

4 Página 4 de 6 definición del perfil o panel de los contratistas o prestadores de servicios a consultar; criterios de evaluación y selección de propuestas, si procediere; criterios de evaluación de los servicios durante su ejecución (KPI); mecanismos de penalización y/o incentivos; y confección de la documentación técnica y administrativa. 7. REQUISITOS PARA LA EMISIÓN DEL 1. Generar la solicitud del requerimiento a través de la plataforma electrónica dispuesta para ello. Abastecimiento se reserva el derecho de NO recibir solicitudes en papel. 2. Contar con presupuestos previamente aprobados. Excepcionalmente, el área usuaria podrá cursar solicitudes sin presupuesto aprobado previniendo a Abastecimiento que la materialización del negocio queda supeditada a la aprobación de los fondos respectivos. 3. La aprobación del requerimiento por parte del cargo autorizado del área solicitante debe realizarse de acuerdo a lo dispuesto en el Manual de Alcance de Facultades respectivo (MAF). Dado que el MAF establece los niveles de aprobación en dólares (US$), para la autorización de los requerimientos enviados a través de SAP (Solicitud Electrónica para Gestión de Servicios SEGES) y Portal de Compras expresados en otras monedas, se considerará válido el tipo de cambio asignado automáticamente por el sistema. Sin perjuicio de lo anterior, si fuera necesario estimar el monto de requerimientos expresados en monedas distintas del dólar (moneda nacional - $ mn o CLP - o cualquier otra moneda extranjera de países con los cuales Chile mantiene Convenios de Crédito Recíproco vigentes) deberán utilizarse las siguientes convenciones de paridad cambiaria: Moneda del Requerimiento Moneda extranjera (distinta a US$) Peso Chileno Unidad de Fomento (UF) Paridad Cambiaria para la conversión a dólares (USD) Última paridad cambiaria vigente para esa moneda, publicada por el Banco Central de Chile en su sitio web ( - Valor del Dólar Observado, vigente al último día del mes anterior al de la presentación del requerimiento para autorización, según publicación del Banco Central. Se debe realizar la conversión a peso chileno utilizando el valor vigente de la UF a la fecha del requerimiento. Posteriormente, se procederá a la conversión a dólar de acuerdo a lo señalado en línea anterior. 8. GESTIÓN DOCUMENTAL La documentación asociada a la etapa de emisión de requerimiento de contratación de servicios deberá ser debidamente archivada y mantenida en los sistemas dispuestos al efecto por la Gerencia de Abastecimiento (según lo establecido en la normativa pertinente: procedimiento GAB-P-006)

5 Página 5 de 6 ANEXO I. LINEAMIENTOS GENERALES PARA PREPARACIÓN DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Para la preparación de Especificaciones Técnicas referidas a Servicios clasificables en los siguientes rubros, deberá utilizarse el respectivo formato estándar vigente: 1. Servicios de Transporte de Cargas Varias 2. Servicios de Seguridad y Protección Industrial 3. Servicios de Mantenimiento de Sistemas de Chancado y Molienda 4. Servicio para Refinería a Fuego 5. Servicio de Mantenimiento de Sistemas de Ventilación y Control de Polvo 6. Servicio de Eliminación y Estandarización de Condiciones Sub-estándar, Mantención y Reparación de Instalaciones 7. Servicio de Asistencia Técnica y Reparación de Componentes 8. Servicio de Captura y Procesamiento de Información Geológica Geotécnica y Geometalúrgica para Operaciones y Proyectos de Exploración 9. Servicio de Clasificación y Manejo Integral de Paquetes de Cátodos para Despacho en Patio Embarque Para otros servicios, deberán tenerse presentes los siguientes lineamientos al momento de preparar el documento Especificaciones Técnicas (ET): 1. Las ET deberán ser lo más precisas posible, sin perjuicio de permitir los aportes de soluciones alternativas de parte de los contratistas. En ellas deberán quedar claramente definidos los requisitos técnicos-operacionales respecto de los cuales el contratista deberá presentar su oferta y deberá contemplarse un procedimiento que señale la forma en cómo se procederá respecto de aquellos aspectos que no hayan sido definidos plenamente. Sin perjuicio de lo señalado, se debe tener presente que el experto es el contratista, por lo que corresponde abstenerse de detallar todas las tareas a realizar. 2. Se deberán establecer claramente los indicadores de resultado y desempeño que comprende el contrato (KPI), el mecanismo de multas y/o premios, además de las metas que se espera alcanzar en los diversos periodos. 3. Se deberá evitar incluir disposiciones destinadas a traspasar al contratista costos de aspectos indefinidos, para los cuales no existan elementos que permitan su cuantificación en la propuesta. 4. Se deberá incluir una lista de los documentos que componen o complementan las ET, tales como planos con sus identificaciones y número de revisión, diagramas y normas aplicables, entre otros, que sean necesarios para eliminar incertidumbres sobre el alcance de los servicios. Asimismo, las ET deberán señalar a modo ilustrativo la normativa de carácter legal, reglamentaria o interna de CODELCO aplicable a los servicios licitados. 5. Deberán establecerse al menos los siguientes contenidos : Objeto y alcance del servicio contratado Descripción de las actividades que conforman el servicio contratado. Exigencias técnicas y formas de trabajo requeridos. Plazo y lugar de ejecución de los trabajos.

6 Página 6 de 6 Normas de ejecución, operación y control que deben observar. Pruebas que deben superar las diferentes etapas del proyecto o trabajo efectuado, estableciendo parámetros y mediciones de productividad y calidad. Personal técnico requerido para la ejecución del servicio. Características, equipos, infraestructura u otros activos esenciales para prestar los servicios. Normas específicas de seguridad que debe cumplir el servicio. Definición de aportes del contratista y de CODELCO. s, relativos al término, entrega y aceptación de las distintas etapas de materialización de un proyecto o trabajo, si corresponde. Forma de evaluación de los servicios. Requisitos de calidad, eficiencia y desempeño o KPI (Key Performance Indicators) del Contrato y Metas mínimas de cumplimiento de estos, en aquellos contratos de mayor criticidad.