INSTRUCTIVO ORDEN DE TRABAJO MENOR

Transcripción

1 Página: 1 de 11 UNIDAD AFECTADA: Usuario o emisor de una OTM Área de Abastecimiento Divisional Área divisional responsable del Control Laboral AREA COORDINADORA: Dirección de Abastecimiento Operaciones MATERIA Ordenes de Trabajo para contratación de Servicios Menores PROCESO ASOCIADO: Contratación de servicios menores

2 Página: 2 de 11 ELABORACION DEL DOCUMENTO Elaborado por Área Fecha Firma Daniela Jones D. Dirección Abastecimiento Operaciones Dirección Abastecimiento Danitza Núñez A Operaciones REVISION DEL DOCUMENTO Revisado por Área Fecha Firma Pablo Arteaga R. Consejería Jurídica APROBACION DEL DOCUMENTO Aprobado por Cargo Fecha Firma Cristián Donoso H. Director Abastecimiento Operaciones AUTORIZACION DEL DOCUMENTO Autorizado por Cargo Fecha Firma Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento

3 Página: 3 de 11 CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE TERMINOLOGIA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABILIDADES DOCUMENTOS RELACIONADOS CONTROL DE REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO ANEXOS... 11

4 Página: 4 de 11 1 OBJETIVO Definir los lineamientos que permitan contratar la ejecución de servicios menores en forma expedita y oportuna, de acuerdo a lo establecido en la NCC 14. Establecer responsabilidades particulares para cada división en lo que respecta a las áreas de Abastecimiento y Usuarias. 2 ALCANCE Este documento es aplicable a todas las contrataciones de servicios menores que se realicen para las áreas operativas y de proyectos en las diferentes divisiones de la Corporación. Permite la gestión de contratación de servicios mediante Ordenes de Trabajo Menor (OTM) por montos hasta KUS$ 100 en las siguientes divisiones: División Chuquicamata División Mina Ministro Hales División Mina Radomiro Tomic División El Teniente División Andina División Salvador División Ventanas Casa Matriz Es prerrogativa de la Dirección de Abastecimiento Divisional definir si la OTM será gestionada por el usuario o por Abastecimiento, así como el monto hasta el cual podrá gestionar el usuario. 3 TERMINOLOGIA La definición de los conceptos ocupados en este documento se encuentra en el Glosario de Términos de Abastecimiento, publicado en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento, en el Portal Codelco (Intranet). Para efectos del presente instructivo se incluye la siguiente definición: Orden de Trabajo Menor (OTM): Documento que formaliza la contratación de servicios por montos inferiores a KUS$ 100. Su elaboración se rige por los procedimientos de contratación establecidos en la normativa vigente de Abastecimiento.

5 Página: 5 de 11 4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 4.1 Disposiciones Generales a) En general, los precios deben ser convenidos en pesos chilenos. b) El precio pactado no estará sujeto a reajustes. c) En aquellos casos que los servicios a contratar sean repetitivos y sistemáticos, se deberá privilegiar la generación de contratos de largo plazo, a través del Área de Abastecimiento Divisional, entregando toda la información asociada al negocio para su tramitación formal. d) La adjudicación de toda OTM debe ser autorizada por quien tenga la facultad delegada formalmente en el Manual de Alcance de Facultades de la Dirección Superior (MAF) y sus correspondientes subdelegaciones. e) En todas las contrataciones efectuadas bajo esta modalidad (OTM), independiente del tipo de asignación que se trate, se deberá requerir la Declaración Jurada de Persona Natural o de Persona Jurídica establecidas en la NCC Restricciones a) No deberá utilizarse este tipo de orden para la contratación de servicios transitorios, mano de obra, o de servicios profesionales a honorario y/o bajo la condición de supervisión directa de la División, generando vínculo laboral (se exceptúan los cursos de capacitación dictados por monitores o profesionales personas naturales). b) No deberá utilizarse una OTM para efectuar acuerdos de colaboración con compromisos de aporte. c) No deberá utilizarse una OTM para las contrataciones que importen transferencia o disposición de sustancias peligrosas de acuerdo con la ley. d) El usuario no podrá emitir una OTM si el servicio a contratar está considerado en el alcance y condiciones de un contrato vigente. e) El nivel facultado deberá abstenerse de aprobar OTM s que signifiquen parcializar trabajos o servicios cuyas características sean similares entre ellos y que, en consecuencia, puedan ser incluidos en el alcance de un solo Contrato. f) Los servicios no podrán iniciarse, en tanto no haya sido suscrita por ambas partes la OTM respectiva. g) Estas instrucciones no facultan para la adquisición de materiales o suministros cuyos requerimientos deben necesariamente canalizarse a través del área de Abastecimiento correspondiente.

6 Página: 6 de Formalidades para la Obtención de Ofertas a) El usuario efectuará la petición de ofertas para la contratación de trabajos o servicios por medio de una OTM, previa autorización del nivel facultado según MAF materia Requerimiento de Suministro de Bienes y Servicios. b) El usuario, previo a la selección de los oferentes, deberá tener presente la naturaleza de los servicios a contratar y por tanto, deberá recurrir a contratistas debidamente instalados como empresas y que dispongan de capacidad acorde al servicio tanto en recursos materiales como los recursos humanos. Lo anterior, con el objeto de asegurar un adecuado nivel de competencia entre los oferentes. c) Para la selección de invitados se privilegiará el uso del REGIC, de modo que la selección se realice utilizando todos los criterios disponibles en el sistema, escogiendo los que se estimen adecuados a la naturaleza del servicio. Solamente en los casos en que por esta vía no se encuentre el número suficiente de empresas, de acuerdo a la naturaleza de la licitación, se podrá completar la nómina de invitados obtenida de REGIC con otros participantes que cumplan los mismos criterios que fueron considerados para la selección en el REGIC, a fin de mantener condiciones de selección idénticas para todos los invitados a la licitación. d) Cuando los oferentes invitados a cotizar no estén inscritos en el Registro de Contratistas de la Corporación, al momento de emitir la OTM y si corresponde, debe estar gestionando su inscripción en REGIC, ya que al ingresar la OTM a SAP debe estar inscrito. e) Las bases de cotización deberán contener en forma precisa, clara y suficiente el alcance, especificaciones y plazo del servicio u obra a cotizar, así como las condiciones que las rigen. Aplicará la normativa señalada en el anexo N 2, cuando corresponda. Además de toda otra normativa que considere necesaria para la ejecución del servicio. f) Cuando se trate de obras o servicios que se desarrollen en los recintos de alguna División, las bases de cotización deberán mencionar la normativa de seguridad que le es aplicable (por ejemplo: NEO's, NECC's, NEL's, etc.). g) En materia de indicadores de seguridad (Tasa de frecuencia y Tasa de gravedad) 1, cada División determinará los estándares que deberán cumplir las empresas de acuerdo a sus políticas y normas internas. Estos estándares no podrán de ningún modo ser menos exigentes de aquellos establecidos por las normas o lineamientos corporativos vigentes. h) Para cualquier servicio a contratar, se debe exigir que los oferentes se encuentren adscritos a algún organismo de seguridad. i) Todo proceso de decisión de una OTM deberá contar a lo menos con tres (3) ofertas válidas y evaluables y el proveedor adjudicado sólo podrá iniciar el servicio una vez que la OTM ha sido debidamente suscrita (firmado por ambas partes). En aquellos 1 Instructivo GCAB-I-203 Precalificación de Empresas Contratistas, para Procesos de Contratación, en Materia de Riesgos Profesionales, Ambiente y Calidad

7 Página: 7 de 11 casos en que se reciban menos de 3 ofertas, se deberá obtener la autorización del nivel facultado, ver instructivo GAB-I-301. j) No será obligatorio exigir garantías de seriedad de ofertas, fiel cumplimiento, retenciones, multas ni seguros. Sin perjuicio de lo anterior, atendidas las características y naturaleza del servicio a contratar, se podrá exigir Boletas de fiel cumplimiento, establecer retenciones y multas. En tal caso, estas condiciones deberán estar expresamente consignadas en las Bases de Licitación o petición de ofertas. k) Para mantener la confidencialidad de las ofertas, para la recepción de cotizaciones se debe utilizar medios idóneos, de modo tal, que en la entrega de ofertas se asegure que su contenido sea conocido en la oportunidad que corresponda, de acuerdo a lo estipulado en las Bases y en forma simultánea por quienes evaluarán la propuesta, y no antes. Entre los medios de cotización a utilizar se pueden mencionar los siguientes: sobre cerrado, cotización electrónica a través de las plataformas electrónicas disponibles en Abastecimiento, entre otros. Se deberá privilegiar el uso de plataforma electrónica. En la Apertura, de carácter Privado, deberán estar al menos presente 2 personas de la División, de distintas áreas funcionales. l) Todas las ofertas deben solicitarse en forma simultánea, otorgando a todos los proponentes el mismo plazo para responder y entregar su oferta. m) Efectuada la Evaluación Técnica, la adjudicación de la OTM se realizará al proveedor que ofrezca el menor precio. En los casos en que las adjudicaciones estén sujetas a consideraciones especiales como, por ejemplo, plazo relevante, éstas deben estar definidas previo a la apertura de ofertas, autorizadas por el nivel facultado y estar expresamente señaladas en las Bases. n) Para la autorización de Asignación Directa de una OTM, el usuario deberá tener presente lo dispuesto en el Manual de Alcance de Facultades, específicamente en el punto o) En aquellos casos en que se proponga adjudicar a una empresa relacionada, según la NCC 18, se deberá requerir las autorizaciones previas establecidas en dicha norma y en el MAF. 4.4 Formalidades para la Emisión de una OTM a) El alcance del trabajo (definido por el usuario) y su monto (según la oferta evaluada y aprobada) deberán estar definidos en el documento contractual suscrito por ambas partes, formulario de anexo N 2. b) El proceso de licitación, la emisión y suscripción de una OTM, es de responsabilidad y atribución exclusiva de quien tenga la facultad, de conformidad a los montos y niveles de delegación establecidos en el Manual de Facultades de la División que lo esté gestionando. c) En los casos que la prestación de servicios se desarrolle dentro de los recintos de la División y con trabajadores asociados a la OTM, deberá señalarlo expresamente al emitir el documento, indicando si se requiere Control Laboral (a fin de cumplir con la

8 Página: 8 de 11 normativa y legislación vigente). También, para OTM s que lo ameriten deberán incluir lo relativo a las obligaciones laborales, previsionales, de seguridad, medio ambiente y de subcontratación. d) En las modificaciones que signifiquen ampliar la cantidad de trabajo, se podrá incrementar hasta el 30% del monto originalmente comprometido, las que deberán ser autorizadas por el nivel facultado y no sobrepasar el monto máximo autorizado para una OTM por división. Esta modificación deberá ser gestionada por Abastecimiento para ingreso a SAP y liberación del contrato. e) El Administrador de Contrato será responsable de efectuar los cierres y recepciones que correspondan, así como de poner término a cada OTM, de acuerdo a lo establecido en los documentos contractuales y normativa vigente. Cada OTM podrá considerar la emisión de un Informe de Evaluación de Desempeño del Proveedor. f) En aquellos casos en que se proponga adjudicar a una empresa relacionada, se deberá enviar además, el formulario Informe Condición de Relacionado que exige la NCC N 18 (anexo N 4 de la misma disponible en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento en intranet), solicitando la autorización previa del nivel facultado para aprobar este tipo de operaciones. g) Una vez emitida la OTM, Abastecimiento debe verificar la existencia de toda la documentación de la misma, de acuerdo al formulario GAB-R-009 (anexo 1). 4.5 Control y Término de una OTM Control de las OTM Las áreas clientes responsables de cada OTM deberán hacer un seguimiento y control periódico respecto del estado en que se encuentran las actividades bajo su responsabilidad, verificando el cumplimiento de los avances físico, valores comprometidos y valores pagados Término de los Servicios y Cierre de las Órdenes Asimismo, el Administrador de Contrato deberá preocuparse de que la carpeta de cada OTM contenga toda la documentación de respaldo. Será responsabilidad de cada Área Cliente disponer que la documentación física relacionada con la contratación de servicios sea archivada y almacenada en un lugar centralizado y de fácil acceso para futuras consultas, además deberá ser cargada en el repositorio documental que dispone Abastecimiento 2. 2 A abril de 2011 el repositorio documental vigente es Redoc.

9 Página: 9 de 11 5 RESPONSABILIDADES 5.1 Del Emisor de una OTM a) Realizar el proceso relacionado con la cotización, evaluación, adjudicación y suscripción de una OTM, de acuerdo a la normativa vigente aplicable a la contratación de servicios (a lo menos lo planteado en los documentos GAB-M-002 y GAB-I-301). b) Verificar que la contratación de servicios se ajusta a los presupuestos previamente aprobados. Además, para cualquier trabajo que tenga carácter de Inversión, verificar que está previa y debidamente autorizado el API correspondiente. c) Obtener las firmas de la OTM por ambas partes (Proveedor y Codelco), distribuyendo una copia para el Proveedor y la otra para el Administrador de la OTM. d) Dejar una copia de la OTM firmada por las partes, al Área de Abastecimiento (Subgerencia, Superintendencia, Dirección o Departamento que corresponda a la División), adjuntando la documentación del proceso (Solp, Bases, Ofertas, Evaluación, Declaración Empresa Relacionada, OTM) y cualquier otro documento con información del mismo, en un plazo máximo de 5 días posterior a la emisión y firma de la OTM. Para estos efectos se puede utilizar, como lista de verificación, el formulario de anexo 1, mismo que Abastecimiento utilizará para el chequeo cuando reciba dicha documentación. 5.2 Del Administrador de la OTM a) Procesar los estados de pago de la OTM, emitiendo las Hojas de Servicios (HES) en SAP. b) Informar al Área de Abastecimiento cuando el desempeño de los contratistas no ha sido satisfactorio. Preferentemente deberá utilizar las herramientas de evaluación que Abastecimiento ponga a su disposición, para el caso de servicios corresponde utilizar EDIC Del Área de Abastecimiento Divisional a) Verificar que la gestión de cada OTM se ajuste a lo dispuesto en la normativa vigente aplicable, referenciada en este documento, solicitando además los complementos necesarios para los respaldos del mismo, verificar la situación de Empresa o persona relacionada, previo el ingreso a SAP de la OTM. 3 EDIC: Sistema para la Evaluación de Desempeño de Contratistas

10 Página: 10 de 11 b) La verificación debe hacerse con el formulario GAB-R-009 que se muestra en anexo 1 y se encuentra disponible en Biblioteca Normativa de Abastecimiento. c) Ingresar a SAP todas las OTM, a objeto que el usuario procese los estados de pago a través del sistema SAP, en un plazo máximo de 2 días hábiles posterior a la emisión y firma de la OTM. d) Ingresar y mantener la documentación asociada al proceso en REDOC u otro sistema definido por Abastecimiento (ref.5.1, d) Corresponderá a la Gerencia de Abastecimiento resolver los aspectos específicos que no estuvieren contemplados en este documento, generando las modificaciones o documentos complementarios que se requiera, ajustando éstos a la Normativa Corporativa y sometiéndolos a la aprobación correspondiente. 5.4 Del Área divisional responsable del Control Laboral a) Gestionar el control laboral del personal de contratistas que labora en los recintos de la División con el Departamento Contraloría si corresponde. 6 DOCUMENTOS RELACIONADOS Manual de Alcance de Facultades de la Dirección Superior Manual de Alcance de Facultades de cada División NCC 12 Normas aplicables a contratos pagaderos en pesos con base de precios o valores expresados en otras monedas NCC 14 Normas para la Compra o Contratación de Bienes y Servicios. NCC 15 Normas financieras aplicables a las adquisiciones y a los contratos con terceros NCC 18 Negocios con personas relacionadas. GCAB-M-002 Contratación de Servicios GCAB-I-203 Precalificación de Empresas Contratistas en aspectos de Riesgo Profesional, Ambiente y Calidad GCAB-I-301 Formalidades y Autorizaciones en procesos de compra de bienes y contratación de servicios 7 CONTROL DE REGISTROS Código Formulario Nombre del Registro Almacenamiento Nivel de Acceso Recuperación Tiempo retención y disposición

11 Página: 11 de 11 Código Formulario Nombre del Registro Almacenamiento Nivel de Acceso Recuperación Tiempo retención y disposición IT-VAF-202 GCAB-R SIN CÓDIGO ORDEN DE TRABAJO MENOR FORMULARIO DE REGISTRO DE OTM FORMULARIO ESTÁNDAR ORDEN DE TRABAJO MENOR Biblioteca Normativa de Abastecimiento Biblioteca Normativa de Abastecimiento Biblioteca Normativa de Abastecimiento Público Público Público Área responsable de Normativa Área responsable de Normativa Área responsable de Normativa Indefinido Indefinido Indefinido 8 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Rev Nº Fecha Modif. Item Modificado Descripción de la Modificación Se cambia nombre de Instructivo de Contratos de Trabajos Menores (CTM) a Orden de Trabajo Menor (OTM) 3.- ALCANCE: 7.2.a Restricciones: 7.4 Formalidades para la Emisión de un OTM 3.- ALCANCE: Se incorporan nuevas divisiones Se aumenta y homologa monto máximo autorizado de OTM 7.2.a Restricciones: Se agrega contratos transitorios, acuerdos de colaboración y contratación de sustancias peligrosas. 7.4 Formalidades para la emisión de un OTM: Se cambia letra d. Se elimina letra l. En anexo 2 Formulario Estándar para aplicación de OTM Ítem del documento que fue modificado 9 ANEXOS Nº Código Nombre 1 GAB-R-009 formulario GAB-R S/N Formulario estándar Orden de Trabajo Menor