PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES

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1 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCES POLÍTICA DESCRIPCION PROCESO DE Y ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES SOLICITANTE SUBGERENCIA DE ABASTECIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ÁREA CALIDAD ANEXOS FLUJOS DE PROCESOS CONTROL DE MODIFICACIONES Revisión Nº Fecha Descripción del cambio Elaborado por 1 01/11/2013 Versión inicial Roberto Morales 2 14/11/2013 Revisión Fernando Moreno 1

2 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objetivo dar los lineamientos para gestionar los procesos de licitación, desde la identificación de la categoría, la descripción de los análisis previos, información necesaria y la documentación que debe acompañar cada una de sus etapas. 2. ALCANCES El procedimiento aplica a todas las áreas de Enaex S.A. y Filiales que para el desarrollo de sus funciones requieran aprovisionamiento tanto de bienes o servicios y que estén incluidas dentro del alcance de los procesos de compra que desarrolla la Subgerencia de Abastecimiento Corporativo. 3. POLÍTICA Es exigible un proceso de Licitación cuando existe una ventaja económica en los potenciales costos de adquisición de un bien o servicio cuyo costo de adquisición (anual o única) es superior a 500 UF y se dan las siguiente condiciones: - Existe más de una opción de aprovisionamiento valida. - Los plazos requeridos para contar con el producto o servicio se ajustan a los plazos propios requeridos para un proceso de Licitación. - Existe la opción real y certera de comprometer la compra de aquello que se licita. - Se aproxima el vencimiento del contrato o acuerdo comercial actualmente vigente Aun con lo anterior queda a criterio del Subgerente de Abastecimiento incluir o excluir en flujo de licitación categorías de servicios o bienes que puedan cumplir o no los criterios anteriores. 4. DESCRIPCION PROCESO DE Y ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO 1) Identificación de una categoría de compra. Se deben identificar las categorías de compras que sean idóneas para ser objeto de un proceso de licitación ya sea por una definición estratégica, comercial, operacional u otra. La identificación de categorías es una responsabilidad de la subgerencia de Abastecimiento, sin embargo estas categorías pueden igualmente ser propuestas por las áreas usuarias o requirentes. 2

3 En ese marco es responsabilidad de la subgerencia de abastecimiento gestionar y mantener las agrupaciones necesarias en el sistema de gestión de recursos de la compañía (SAP) con el objetivo de facilitar la identificación y posterior análisis de las categorías. Se podrán definir categorías agrupando familias de productos o familias de servicios (o ambos) que podrían ser abastecidos por un mercado común o utilizando criterios de negociación similares. Los factores a tener en cuenta para la definición de las categorías de compra son los siguientes: Proveedores comunes Procesos productivos similares Uso similar Insumos con materiales comunes Especificaciones comunes Tecnología similar Queda a criterio de la subgerencia de abastecimiento la agrupación en función de estos factores u otros. 2) Análisis de la categoría Realizar un análisis detallado de una categoría de compras o familia de productos o servicios con el objetivo de obtener un entendimiento detallado de la misma para poder realizar una negociación eficiente y eficaz. Esta tarea es responsabilidad del Subgerente de Abastecimiento, Jefe de compras o quien por parte de la subgerencia de abastecimiento lidere la licitación. Se deberá velar por el interés general de la compañía en cada proceso de negociación, por lo anterior se deben identificar para cada categoría las necesidades en forma transversal a la compañía, considerando las particularidades propias que podría requerir cada planta, faena o instalación pero buscando el beneficio general de la compañía. Etapas del análisis: Qué se compra? Realizar el análisis de compras actuales Por Materiales (Transacción ME2M, MB51) Por familia de productos para los productos que estén Categorizados en SAP (ME2M, Buscar objetos por clase, partiendo de Clase ) 3

4 A quién se compra? Realizar Análisis de compras por proveedor (Transacción ME2L) Realizar un análisis del volumen de compra en general que se realiza con los proveedores actuales ya sea en esta categoría u otra (Transacción FBL1N) Quién Lo Utiliza? Realizar un análisis por Planta y/o por centro de costo (Transacciones ME2K, MC.9, MB51) Cómo se compra y que se requiere del bien o servicio?, Qué aspectos se deben o pueden mejorar? Identificación de los procedimientos (formales y/o reales) de realización de las transacciones de compra y la gestión operativa (ver procedimiento GFP/PRC-CORP COM). Verificar la gestión mediante solicitud de pedido del bien o servicio (transacción ME5A), si existe contrato marco actualmente creado en SAP (ME2N Pedidos Abiertos) y la operación de ordenes de compra con el proveedor (ME2L). Quien realiza seguimiento de la O/C, lugares de despacho, recepción y almacenamiento en el caso de materiales (MMBE), etc. Identificación general de restricciones. Fuentes de información: Manual de procedimientos, Entrevistas con las áreas usuarias y de calidad o HSEC si aplica. La identificación de estos procesos será responsabilidad de quien lidere el proceso de licitación por parte de la subgerencia de Abastecimiento. Quiénes son los posibles proveedores del mercado y que otras compañías utilizan el bien o servicio? Análisis del mercado proveedor. Identificar la situación competitiva del mercado proveedor, las fuerzas que intervienen, y los factores claves que definen su evolución. Entender su evolución pasada y perspectivas hacia el futuro. Esta tarea es responsabilidad de quien esté liderando la licitación por la subgerencia de Abastecimiento. Entre otros se deberá realizar: a. Segmentación del mercado: análisis de los criterios más importantes. b. Entendimiento de la situación del mercado: competitividad actual de los distintos proveedores, identificación de nuevos entrantes al mercado, identificación de productos substitutos, entender el poder de negociación de los proveedores y el poder de compra de Enaex en el mercado. 4

5 c. Determinar la posible evolución de la categoría de compra en base a la evolución esperada del mercado. d. Definir el posible grupo de proveedores. Fuentes de información: áreas usuarias de Enaex, Internet, publicaciones especializadas, organizaciones y asociaciones sectoriales, organismos gubernamentales y municipales, información de comercio exterior, evaluación de la competencia. 3) Confección de las Bases de licitación. Luego de la revisión y levantamiento de los aspectos generales del bien o servicio requerido se deberá designar un interlocutor del área usuario y/o Control de Calidad y/o HSEC según corresponda, quien será responsable de disponer de la BASES TÉCNICAS con las especificaciones requeridas para el bien o servicio y será el responsable de las definiciones técnicas que se realicen antes y durante el proceso de licitación. Dicho (s) Responsable (s) deberán entre otros definir elementos como: Para Bienes (muebles y Inmuebles): - Condiciones técnicas que deben reunir los productos (Especificación técnica y gráficas). - Condiciones de Embalaje requeridas para los productos. - Condiciones de Despacho (días y rangos Horarios, plazos de entrega requeridos, etc.). - Objetivo del producto o bien. - Validaciones requeridas para los productos durante el proceso de Licitación. - Verificaciones necesarias y requisitos de aceptación del producto en cada despacho. - Garantías requeridas para los productos. - Requerimientos de puesta en marcha y capacitaciones. - Requerimientos de Asistencia técnica en Instalaciones de Enaex. - Requerimientos de Auditorías y/o Visitas Inspectivas por parte de Enaex al proveedor. Para servicios: - Condiciones y disponibilidades requeridas para el servicio. - Nivel de servicio requerido y métodos de evaluación. - Requisitos del proveedor y su personal para ejecutar la prestación del servicio (Requisitos particulares definidos por Administración de planta). - Objetivo del servicio. - Cualquiera de los mencionados anteriormente u otros que puedan no estar definidos y que por su naturaleza puedan ser considerados una definición técnica. 5

6 A su vez quien lidere la licitación por parte de la subgerencia de abastecimiento deberá definir las bases comerciales para el proceso y la relación con el proveedor adjudicado. - Requisitos para participar del proceso de licitación - Calendario de actividades - Medios de comunicación y formalización de ofertas - Antecedentes que se requerirán a los participantes. - Garantías de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento, o todas las que se definan como necesarias. - Responsabilidades del proveedor tanto durante el proceso de licitación como una vez finalizado. - Responsabilidades del proveedor adjudicado. - Términos de confidencialidad - Condiciones Comerciales, procedimiento de facturación y forma de Pago. - Definir si se permitirán Re-ajustes de precios y en que condiciones. - Propiedades industriales - Criterios de adjudicación - Cualquier otro no considerado que pueda ser considerado una definición comercial o administrativa. 4) Definición de Objetivos de Licitación y Caso Base ( Baseline ). Posteriormente a la confección de las respectivas bases de licitación se deben definir los objetivos de la licitación y el documento de caso base que se presentará, donde se detalle los costos actuales de servicio o bien y los escenarios posibles del proceso de licitación. 5) Definición de la estrategia de Licitación y abastecimiento. Identificar la estrategia de licitación que permita cumplir con los objetivos estratégicos definidos en el punto anterior, confeccionar un árbol de decisiones con los posibles escenarios que señalen los cursos de acción que se tomarán para cada escenario previsible en el proceso. 6) Presentación de las bases, objetivos y estrategias de Licitación. Se deberá enviar por correo electrónico a la gerencia del área usuaria y a la Gerencia corporativa de Finanzas y Planificación una copia de las bases para su conocimiento. Se deberá enviar además un resumen ejecutivo a la Gerencia Corporativa de Finanzas y Planificación donde se señalen los objetivos de la licitación y el caso base. 7) Desarrollo de la licitación 6

7 El líder del proceso de licitación de la subgerencia de abastecimiento deberá desarrollar el proceso de Licitación de acuerdo al plan y calendario de actividades definidos en las bases, será el responsable de la gestión de la licitación, coordinación de las actividades en terreno, coordinación de la comunicaciones y documentación del proceso y recepción de las ofertas por la vía definidas en las bases. El desarrollo del Proceso de Licitación debe Contener las Siguientes Actividades: - Distribución de bases de la solicitud de cotización. - Recepción de carta de confirmación de participación y aceptación de bases. - Visitas en Técnicas y/o Terreno (si aplica). - Período de consultas. - Respuestas a las consultas. - Recepción de ofertas impresas en sobre cerrado. - Apertura de sobres - Evaluación de las propuestas. - Validación de dudas en propuestas o reuniones (Si aplica). - Adjudicación. La Documentación que Respalda el desarrollo de las actividades indicadas en este punto se encuentra detallada en el punto 12. 8) Presentación de las propuestas de Adjudicación. El líder del proceso de licitación de la subgerencia de abastecimiento será el responsable de presentar a la Gerencia Corporativa de Finanzas y planificación, a la(s) Gerencia(s) de el(las) área (s) usuaria(s) y a la gerencia de calidad y/o HSEC si aplica la propuesta de adjudicación con una análisis del cumplimiento de los objetivos del proceso y un análisis económico de los impactos de la definición. Las respectivas gerencias podrán requerir las aclaraciones o realizar las observaciones que consideren necesarias. La Subgerencia de abastecimiento evaluará y/o aclarará las dudas previo a la formalización de la adjudicación a él o los proveedores adjudicados. 9) Formalización de las adjudicaciones Una vez concluido el proceso de adjudicación la subgerencia de Abastecimiento formalizará las adjudicaciones y la comunicación con los proveedores no adjudicados. El área usuaria deberá formalizar un administrador del contrato en el caso de servicios quien será el coordinador de la puesta en marcha del mismo. 7

8 10) Implementación de los acuerdos y puesta en marcha. a. De requerirse se deberá confeccionar el contrato físico para ser firmado por las respectivas partes. En su defecto se podrá formalizar un acuerdo comercial. El responsable del contrato de la subgerencia de abastecimiento será el responsable de solicitar al proveedor las garantías que estén contempladas en las bases de la licitación. b. Por otra parte el jefe de compras será responsable de incorporar el contrato o acuerdo comercial en SAP de forma de asegurar el proceso administrativo definido en las bases (Transacción ME31K). 11) Operación y mejora continua Para los efectos de operación existirá un administrador del contrato definido por el área usuaria quien será el responsable de coordinar la ejecución y operación del servicio con el proveedor (en el caso de servicios), para el caso de los bienes será responsabilidad exclusiva de la subgerencia de abastecimiento. La subgerencia de abastecimiento deberá monitorear continuamente tanto la gestión del proveedor como la evolución del mercado. Deberá Realizar reuniones periódicas con las áreas usuarias y de calidad, quedando registro de ellas en minutas. Controlar la implementación de los acuerdos, asegurando la obtención de los resultados en términos comerciales. Asegurar el respeto de los acuerdos pactados y de la relación comercial mutua. Resolver los conflictos comerciales que se pudieran presentar durante el desarrollo del contrato. 5. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES 5.1 Solicitante Corresponde al funcionario de Enaex o sus filiales responsable de solicitar un bien o servicio entregando toda la información técnica necesaria para su selección, contratación y adecuada realización. Debe además definir los estándares de servicio apropiados para el monitoreo del fiel cumplimiento del contrato y velar porque la futura compra requerida cuente con presupuesto aprobado antes de ser comprometida. Es además el Responsable de la recepción conforme o rechazo del bien o servicio con la periodicidad que el contrato o acuerdo comercial demande. 8

9 5.2 Subgerencia de Abastecimiento Jefe Departamento de Compras - Es el responsable de analizar las categorías de productos o servicios susceptibles a ser licitadas y proponer procesos de licitación. - Es el responsable de definir la persona que liderará el proceso de licitación en cuestión. - Será el responsable de incorporar al ERP el contrato para su adecuada administración. 5.3 Administración y Finanzas Jefe de Administración Corporativa Responsable de definir los aspectos técnicos (bases técnicas) de las categorías de productos o servicios que son de su responsabilidad corporativa. 5.4 Área Calidad Responsable de suministrar las especificaciones técnicas de los productos que están relacionados a procesos específicos de fabricación por parte de Enaex S.A. o sus filiales. 6. ANEXOS Detalle de documentación de Proceso y Respaldo de Actividades que deben estar presentes en el proceso de Licitación: - Documento: Declaración Objetivos de Licitación - Documento: Condiciones generales y Comerciales: Solicitud de Cotización (Ver Anexo A.) - Documento: Especificaciones Técnicas del Producto (Bienes o Equipos). - Documento: Respuestas a las Preguntas Enviadas por proveedores durante proceso de licitación (Ver Anexo B.) - Documento: Registro de recepción de ofertas en sobre Cerrado. - Documento: Registro de Visitas a Terreno proceso de Licitación (Si aplica). - Documento: Registro de Apertura de Ofertas. - Documento: Propuesta de Adjudicación. - Documento: Cartas de Adjudicación y Agradecimiento para proveedores no adjudicados. 9

10 7. FLUJOS DE PROCESOS Fig. 1: Flujo desarrollo de proceso de Licitación 10

11 Fig. 2: Flujo de Actividades proceso de Preparación de licitaciones y abastecimiento estratégico hasta su adjudicación. 11