2.- CONDICIONES ESPECÍFICAS A QUE DEBE AJUSTARSE SU EJECUCIÓN.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO DE DOCUMENTOS DE CONSEJERÍAS Y ORGANISMOS AUTÓNOMOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID 1.- OBJETO DEL CONTRATO. Será objeto de este contrato el tratamiento archivístico de documentos de Consejerías y Organismos Autónomos de la Comunidad de Madrid, bajo la dirección, coordinación y supervisión de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid. 2.- CONDICIONES ESPECÍFICAS A QUE DEBE AJUSTARSE SU EJECUCIÓN Para la realización del tratamiento archivístico de documentos de Consejerías y Organismos Autónomos de la Comunidad de Madrid la empresa adjudicataria, bajo la dirección, coordinación y supervisión de la Subdirección General de Archivos y de acuerdo con el Manual de Archivos de Oficina para gestores. Comunidad de Madrid (Madrid, Consejería de Educación y Cultura de la Comunidad de Madrid y Marcial Pons, Ediciones Jurídicas y Sociales, S.A., 1997) en lo que sea de aplicación, realizará las siguientes tareas: a) Separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo informativo si aparece mezclada con éstos, atendiendo a la definición del artículo 1 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, con el fin de eliminar la documentación de apoyo informativo si ya no fuera de utilidad, según las directrices y criterios de la Subdirección General de Archivos. Antes de eliminarla se habrá de medir en términos absolutos y relativos (porcentuales) la proporción de documentos de archivo y documentación de apoyo informativo, debiendo el adjudicatario presentar los correspondientes informes, donde conste dicha proporción y la propuesta de eliminación, de manera que la Subdirección

2 General de Archivos pueda dar el visto bueno antes de la destrucción de la documentación de apoyo que no sea de utilidad. La documentación de apoyo informativo resultante se contabilizará como parte del volumen total objeto del contrato. Para la destrucción, en su caso, de la documentación de apoyo informativo, el adjudicatario aportará una máquina destructora de papel, que garantice la ilegibilidad de lo que se destruya y que se ubicará en el lugar donde se realicen los trabajos, o cualquier otro procedimiento que garantice la correcta destrucción. b) Identificación de las series documentales objeto de tratamiento archivístico. Dentro de esta operación se realizará la identificación del órgano productor, competencia, función y tipo documental, siguiendo las correspondientes normas de procedimiento así como las instrucciones dictadas por la Subdirección General de Archivos. c) Clasificación de las series documentales. Se clasificarán siguiendo los principios de respeto a la procedencia de los fondos de Archivo (que llevará implícito el principio de respeto a la estructura en que se generen los documentos) y al orden original. d) Realización de un cuadro de clasificación de series documentales, con el formato y criterios adoptados por la Subdirección General de Archivos, así como confección de un Registro de órganos y unidades productoras, para lo que se utilizará la información que será facilitada por la Subdirección General de Archivos. e) Ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie, atendiendo a los criterios cronológico, alfabético y numérico, según la naturaleza de los documentos. f) Separación física y descriptiva de las fracciones de series que están en fase de Archivo Central de las que ingresarán, por su frecuencia de uso, directamente en el Archivo Intermedio o Histórico.

3 g) Descripción con el fin de controlar los documentos objeto de tratamiento archivístico y de informar sobre los mismos. Dicha descripción se plasmará en una ficha de recogida de datos, con el formato adoptado por la Subdirección General de Archivos. Para el control de los documentos se realizará el Inventario General y el Inventario Topográfico, mediante la aplicación informática que será facilitada por la citada Subdirección. Las fotocopias de la mencionada ficha de entrada de datos serán realizadas por la empresa adjudicataria y a su costa, estimándose un número máximo que se especifica, para cada lote, en el Anexo I. h) Signaturado de carpetillas y de cajas de archivo, encajado de los documentos, y colocación de las cajas en las estanterías de los depósitos o traslado y posterior colocación de las mismas en su ubicación definitiva en caso de ser objeto de ingreso en el Archivo Regional. En este último caso, se preparará el ingreso físico de los documentos asignando a las unidades de instalación el número de orden correspondiente. Para el encajado de documentos se utilizarán cajas de archivo normalizadas de cartón de ph neutro y cinta balduque de algodón blanca de 10 mm., que serán aportadas por el adjudicatario y a su costa. Las carpetillas que sea necesario sustituir o reponer serán aportadas por el adjudicatario y a su costa. Dichas carpetillas deberán ser de papel o cartulina blancos de ph neutro para asegurar la buena conservación de los documentos. El número máximo estimado de cajas normalizadas, carpetillas y cinta balduque que los adjudicatarios deberán aportar se especifica, para cada lote, en el Anexo I. i) Realización de un croquis o esquema de situación de las unidades de instalación en los depósitos de archivo, al finalizar el tratamiento archivístico. j) Informatización de lo contenido en las fichas de recogida de datos y obtención de los inventarios a que se refiere el apartado g) anterior, listados, etc. mediante la

4 aplicación informática que se facilitará por la Subdirección General de Archivos. Para ello, el adjudicatario aportará, a su costa, los equipos informáticos, así como los materiales informáticos necesarios y análogos (disquetes, papel, filtros para pantallas, cartuchos de tóner, etc.) para su funcionamiento. k) Una vez mecanizados todos los datos correspondientes a la realización de inventarios, la empresa adjudicataria imprimirá los instrumentos de control que sean necesarios, que se entregarán a la Subdirección General de Archivos al final de la ejecución de los trabajos. Igualmente, se actualizará la relación de mantenimiento de términos indizados de la aplicación informática, eliminando términos erróneos y vacíos. Los costes de material correrán a cargo de la empresa. l) Realización de informe y listado de series documentales expurgables (incluida propuesta de muestreo), así como de series a conservar permanentemente y de series a conservar temporalmente (en directa relación con los plazos de vigencia de los valores), con expresión, en todos los casos, de motivos y límites cronológicos. m) Memoria final detallada de los trabajos realizados Para poder llevar a cabo los trabajos reflejados en el apartado 2.1 anterior, el adjudicatario procederá previamente al traslado de los documentos ubicados en los depósitos de archivo de la Consejería, Organismo Autónomo o lugar donde se encuentren los documentos a tratar hasta el lugar donde se realizará dicho tratamiento. Igualmente se realizarán los traslados que sean necesarios para efectuar los ingresos de los documentos en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid o lugar donde éste determine y su posterior colocación en el lugar definitivo, para lo que el contratista aportará los medios necesarios a su costa (medios de transporte, personal, carros de mano, cajas de embalaje, etc.). La recogida y adecuada eliminación de material de desecho (papel, cartón, plástico, etc.) resultante de los trabajos y los gastos derivados de ello correrán a cargo 4

5 de la empresa adjudicataria Previamente a las sucesivas entregas de los trabajos, el adjudicatario acreditará la realización del control periódico de ejecución y de calidad y comunicará por escrito los medios y procedimientos utilizados para ello. En concreto, se efectuará el control de calidad del 100% de las fichas de inventario (tanto manuales como mecanizadas), el cotejo del 25% de los documentos descritos, y el control de calidad del 100% de los índices correspondientes al tratamiento archivístico. Estos controles se plasmarán en una ficha de control de calidad según el formato adoptado por la Subdirección General de Archivos y se entregarán periódicamente a la citada Subdirección General Las tareas se realizarán por un equipo de trabajo facilitado por el adjudicatario, que se ha estimado como personal mínimo necesario, formado por archiveros, grabadores de datos y mozos, cuyo número se especifica para cada uno de los lotes (ver Anexo I). Los requisitos mínimos exigidos al personal prestador del servicio son los que a continuación se detallan. Titulación mínima del archivero coordinador y de los archiveros: - Título de licenciado o diplomado universitario o equivalente, en las Áreas de Humanidades o de Ciencias Sociales y Jurídicas. - Conocimientos en archivística, acreditados por la superación de alguno de los siguientes cursos específicos: Proyecto de Escuela-Taller de Archivos o Campo de Archivos del Ministerio de Cultura/INEM, Master/Magister en Archivística y/o Curso de Postgrado Especialista Universitario en Archivística impartido por una facultad universitaria. 5

6 Experiencia del archivero coordinador: - Experiencia en tratamiento archivístico / descripción / cotejo / normalización de documentos de tres proyectos archivísticos diferentes Antes del inicio de los trabajos, la Subdirección General de Archivos dará su conformidad al equipo de trabajo que la empresa adjudicataria adscribe a la ejecución de los mismos, tras comprobar que cumple los requisitos exigidos. Para ello, la empresa adjudicataria deberá presentar curriculum vitae detallado de todos los componentes del equipo de trabajo. La titulación académica y los conocimientos en archivística se acreditarán mediante originales o fotocopias compulsadas de los títulos académicos y de los títulos que acrediten la formación en archivos. La experiencia en archivística se acreditará mediante la presentación de fotocopias compulsadas de los correspondientes contratos de trabajo o por un certificado expedido por la entidad contratante en el que conste el objeto del contrato, su duración y la ausencia de defectos o incumplimientos contractuales El incumplimiento por parte de la empresa adjudicataria de la obligación de presentar un equipo de trabajo que cumpla los requisitos anteriormente relacionados, podrá estimarse como causa de resolución del contrato El resultado de las tareas realizadas, así como el soporte donde se refleje el tratamiento archivístico de los documentos (cajas de archivo, inventarios impresos, fichas de entrada de datos, disquetes, etc.) serán propiedad de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid La aplicación informática, registros, ficheros, inventarios, modelos, gráficos, ideas o cualquier otra información contenida o derivada de los mismos, se entregarán al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido, para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización, su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona, física o jurídica, así como la publicación o divulgación de cuanta información 6

7 se derive del mismo En toda actividad que implique divulgación o publicidad de los servicios, se hará constar expresamente que se trata de trabajos meramente ocasionales, que se realizan (o se han realizado) bajo la dirección, coordinación y supervisión de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid, las fechas de inicio y finalización de los servicios y que la custodia y el servicio de los documentos corresponden exclusivamente a la Comunidad de Madrid. Madrid, 21 de octubre de 2008 SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS Fdo. Ana Duplá del Moral 7