1.- DESCRIPCIÓN DEL EVENTO

Transcripción

1 1.- DESCRIPCIÓN DEL EVENTO La Asociación de Hostelería de la Comunidad de Madrid, LA VIÑA, organizará del 19 al 29 de enero 2017 la Segunda Edición del evento de tapas GASTROLETRAS, en el barrio de las letras de Madrid. En su desarrollo contará con la colaboración del Ayuntamiento de Madrid y el patrocinador del mismo será la empresa Mahou. 2.- OBJETIVOS Y BENEFICIOS Esta acción de LA VIÑA, que celebra su segunda edición, conjuga la gastronomía con la cultura, en un punto neurálgico del llamado eje del arte, el barrio de las letras de Madrid. El objetivo de dinamizar el consumo, se suma al de animar al público a recorrer las calles de este barrio, para entretenerse con las distintas actividades culturales que realizaremos de forma complementaria al tapeo. Para los socios de LA VIÑA participar en un evento de estas características, les ayuda a promocionar y dinamizar su negocio, a través de: Fidelización de clientes. Posicionamiento de marca. Captación de nuevos clientes.

2 3.- BASES DE PARTICIPACIÓN Las empresas de hostelería (bares, tabernas, restaurantes, ) que quieran participar, deberán elaborar una tapa original, de calidad y una cuidada presentación, para ofrecer a sus clientes a un precio cerrado de 3. La tapa irá acompañada de un botellín de cerveza Mahou Cinco Estrellas (Mahou Sin, Mixta, agua Solán de Cabras o refresco Solán). Una vez presentada la tapa, la organización de la ruta revisará si la misma tiene la calidad necesaria para su participación en la ruta. Los establecimientos podrán optar a ganar al siguiente premio (diploma): Premio Tapa Popular. Será la más votada en la web del evento por los participantes de la ruta (clientes). CONDICIONES GENERALES 1.- Podrán participar de FORMA GRATUITA todos los establecimientos de hostelería asociados a LA VIÑA que entreguen la información solicitada (hoja de inscripción adjunta) antes del 4 de enero de 2017, y con ello acepten las bases de participación que rigen el evento. 2.- Es imprescindible que las empresas inscritas ejerzan legalmente su actividad. Estén en posesión de licencia de actividad, registro sanitario, carné de manipulador, etc. A este respecto, la organización de la ruta no será responsable de las reclamaciones que al efecto pudiera haber lugar por parte de los participantes. 3.- Podrán participar los establecimientos que acepten las condiciones establecidas por el patrocinador del evento Mahou. (Se recogen a continuación). 4.- Se deberán leer detenidamente las bases que rigen el evento, rellenar la solicitud de inscripción y entregar firmada dicha documentación, lo que implicará la aceptación de las bases de participación. 5.- En el caso de que el establecimiento se quede sin producto (Mahou y/o tapas), ni la organización ni el patrocinador se responsabilizan de ello. El empresario deberá ser previsor para atender la demanda. 6.- La organización contestará a la solicitud de inscripción con la mayor prontitud posible. 7.- Podrán participar todos los establecimientos de hostelería asociados que estén dentro de la siguiente zona seleccionada:

3 CONDICIONES PARTICULARES DEL PATROCINADOR 1.- Los establecimientos de hostelería participantes deberán ofrecer al público la siguiente promoción: Tapa + Botellín Mahou: 3 (Se podrán ofrecer otras alternativas: Mahou Sin, Mixta, Agua Solán de Cabras, Refresco Solán) 2.- Las empresas participantes deberán adquirir un pedido mínimo de productos Mahou. (Ver condiciones de Mahou). 3.- La promoción Tapa + Botellín a 3, sólo se tendrá que aplicar los días del evento. 4.- La relación Empresa de Hostelería-Mahou (para aquellas empresas que no tengan firmado algún tipo de acuerdo personal con la misma), termina una vez finalice el evento. No es necesario, ni se obligará al empresario a firmar ningún compromiso de compra de cerveza después de los 11 días de evento. 5.- Los elementos promocionales de la ruta deberán ser colocados en lugar visible de los establecimientos antes del inicio de la ruta. 6.- La Tapa presentada deberá ser puesta a la venta en el establecimiento durante todos los días que dure el evento (del 19 al 29 de febrero de 2017), en los horarios que el empresario se comprometa a mantener de atención al público. En la solicitud de inscripción y posteriormente en todos los elementos informativos y de promoción que se realicen se recogerá dicho horario. 7.- Se deberá enviar al mail info@saborea-madrid.com o entregar en La Viña la solicitud de inscripción firmada y sellada con la información requerida, lo antes posible y en último caso nunca más tarde del 4 de enero de 2017 (fecha improrrogable). La solicitud se la hemos enviado por mail junto con estas bases. También la puede recoger en las oficinas de La Viña o solicitarla llamando al Todos los establecimientos participantes contarán con el servicio de un fotógrafo profesional para la realización de la foto de su Tapa. Dicha foto deberá ser fiel reflejo de lo que se venderá durante los días del evento (calidad, cantidad y presentación). 9.- A todos los clientes que consuman la promoción Tapa + cerveza, se les tendrá que entregar (hasta en su caso fin de existencias), una tarjeta de fidelización del evento. En esta tarjeta se informará sobre la dinámica para votar la Tapa Popular, sobre las instrucciones del sorteo de premios, y de la necesidad de conservarla para poder asistir a las actividades culturales del evento.

4 10.- LA VIÑA nombrará una comisión técnica independiente, compuesta por profesionales del campo de la Hostelería para supervisar la calidad de las tapas presentadas y en su caso realizar labores de asesoramiento para mejorarlas Las Tapas deberán cumplir unas condiciones mínimas de calidad, presentación y originalidad. Se recomienda para su elaboración tener en cuenta los siguientes aspectos: Maridaje; ya que la tapa se acompañará de una cerveza. Equilibrio en la presentación, que no sea muy compleja para agilizar su servicio. Cantidad razonable. Volumen a la hora de presentar. Nota muy importante: Como el evento a nivel cultural girará sobre la poesía, todas las tapas deberán tener una referencia poética en su nombre: nombre de un poeta, de una obra o de un personaje de la misma. Ejemplos: * Azorín * El lagarto está llorando * Antoñito el Camborio Trasladaremos esta temática poética a la elaboración y/o redacción de la tapa, ya que con toda seguridad se convertirá en el principal elemento de promoción del evento entre los medios de comunicación y por consiguiente en la repercusión que tendrá entre los clientes que visiten el barrio. Programa de actividades: Durante los días que dure la ruta se organizarán varias acciones complementarias relacionadas con las letras y la cultura, para fomentar la visita al barrio y por consiguiente a los locales participantes. De cara a enriquecer el evento y fomentar la asistencia de clientes a los establecimientos, si conoce algún artista (escritor, pintor, fotógrafo ) que desee colaborar en el programa de actividades complementarias por favor pónganse en contacto con nosotros para valorarlo. De momento tenemos cerrado la realización de las siguientes acciones culturales: * Concurso de micro-poemas y fotografía: para los amantes de la poesía/fotografía y para profesionales se realizará un concurso de micro poemas y de fotografía. Las bases de ambos se colgarán en la página web: Se editará un libro con las mejores poesías y fotografías. * Actuaciones en los locales: en algunos locales se realizarán breves actuaciones musicales relacionadas con la poesía. * Acuerdos con librerías: las librerías del barrio de las letras participantes en el evento, ofrecerán a los clientes que previamente hayan consumido en algunos de los locales participantes, descuentos o promociones especiales en sus productos. * Exposiciones: en aquellos locales que están interesados y en función de las colaboraciones que consigamos, se realizarán exposiciones de pintura, fotografía, etc * Rutas Culturales: actores recreando a personajes de la literatura, recorrerán en visitas guiadas las calles del barrio de las letras, contando curiosidades e historias allí vividas.

5 4.- COMUNICACIÓN Y PROMOCIÓN DEL EVENTO (Imágenes pertenecientes a la 1ª edición) Inauguración: se convocará a los establecimientos participantes, instituciones, medios de comunicación, colaboradores y organización a una presentación. Se informará a todos los interesados una vez que esté el evento definido. Carteles y elementos de activación en el punto de venta: se repartirán varias unidades a los participantes. Llegarán a cada establecimiento 1 semana antes de comenzar el evento. El cartel de ejemplo es el de la edición anterior. Tarjeta de fidelización con código votación: servirá para que los clientes voten a través de la web o el App las tapas que consuman, entren en el sorteo de un premio y puedan acudir a las actividades culturales del evento. Esta tarjeta de ejemplo es la de la edición anterior. Carteles personalizados. Se entregará un cartel de gran tamaño con la información del local y la tapa con la que participa. Este elemento informará al cliente desde el exterior qué tapa ofrece su establecimiento. El cartel personalizado de ejemplo es el de la edición anterior.

6 Folleto-plano: se repartirán varias unidades a los participantes. En él aparecerán todos los establecimientos participantes, sus fotos, todos sus datos, plano de localización, calendario de actividades culturales, etc El folleto de ejemplo es el de la edición anterior. Campaña de Comunicación en medios On-Off, así como en sus ediciones impresas. Web y App: Se dispondrá de dichas herramientas para informar, promocionar y recoger toda la información relativa al evento (fechas, votación, participantes, geolocalización, prensa, galería fotográfica, descarga de planos, etc.), la dirección web del evento es: Redes Sociales: Todos los establecimientos que lo soliciten podrán beneficiarse de unas clases básicas sobre redes sociales, y de esta manera interactuar con los responsables del evento en este campo.